När välfärden går från deltid till heltid HELTIDSRESAN När välfärden går från deltid till heltid

VI ÄR ÖVERENS Alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. Alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. Fler av de som redan har en heltidsanställning, men av olika anledningar jobbar deltid i dagsläget, ska eftersträva heltidsarbete. INTRODUKTION Heltidsresan är ett partsgemensamt projekt som drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal).  Målet är att heltidsarbete ska bli norm inom välfärden.   SKL och Kommunal är överens om tre målsättningar: Att alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. Att alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. Att fler av de som redan har en heltidsanställning, men av olika anledningar jobbar deltid i dagsläget, ska eftersträva heltidsarbete.

FÖRDELARNA ÄR MÅNGA Tar vara på befintlig kompetens Minskar rekryteringsbehovet Stärker jämställdheten Ökar tryggheten Fördelarna är många Kommuner, landsting och regioner har ett stort rekryteringsbehov framöver. Behoven av välfärdstjänster ökar samtidigt som många medarbetare går i pension. Genom att skapa heltidsorganisationer tas befintlig kompetens tillvara bättre och på så sätt minskas en del av rekryteringsbehovet. För att kvinnor och män ska bli mer jämställda måste kvinnor få samma förutsättningar vad gäller arbete, både på jobbet och i hemmet. Att fler arbetar heltid bidrar till en mer jämställd arbetsmarknad och i förlängningen också till ett mer jämställt samhälle. Heltidsarbete är en stor jämställdhetsfråga. När fler kvinnor arbetar heltid påverkas jämställdheten i rätt riktning. Heltidsarbete ökar tryggheten och den ekonomiska friheten. Det ger till exempel makt att forma sitt eget liv.  

MEN HUR KOMMER VI DIT? Gruppövningar Pilen Organisera och bemanna Det är en stor omställning att gå från en deltidsorganisation till en heltidsorganisation. Därför behövs ett förändringsarbete. Innan schemat läggs behöver arbetsorganisation och bemanning vara på plats. I det förändringsarbetet har medarbetarna en viktig roll. Nu finns det två gruppövningar – ”processverktyg” – som stödjer förändringsarbetet. Fokus är att skapa engagemang på arbetsplatsen genom delaktighet som leder till förändring. Gruppövningarna är anpassade för att kunna användas på en arbetsplatsträff. Pilen handlar om att skapa engagemang och delaktighet som leder till gemensamma lösningar för att heltidsarbete ska bli norm. Organisera och bemanna handlar om att skapa en gemensam bild av de utmaningar som finns i en förändringsprocess. Nu ska vi gå igenom hur gruppövningarna går till.

PILEN Pilen är ett generellt problemlösningsverktyg som kan användas i olika sammanhang, till exempel på en arbetsplatsträff. Syfte med övningen Att skapa engagemang och delaktighet som leder till gemensamma lösningar för att heltidsarbete ska bli norm.    Övningen består av två delar. Första delen går ut på att: identifiera problem/hinder beskriva konsekvensen komma med förslag på lösningar komma förslag på vad man kan göra själv.   Andra delen går ut på att: fördjupa och utveckla utvalda/prioriterade lösningar skapa engagemang kring lösningarna.

Heltidsarbete som norm FÖRDELAR Heltidsarbete som norm Samhällsperspektiv Verksamhet/arbetsplatsen Individperspektiv Del 1. Pilen 1. Vad är fördelarna med heltid? Rulla ut ett stort ark på ett bord. Arket/bordet ska vara så stort att alla i gruppen får plats runt det. Rita en lång pil längs med hela arket och skriv ”Heltidsarbete som norm” mitt på. Lämna lite plats framför pilen (ca 30-40 cm) för kunna anteckna på. Skriv dit ”Fördelar". Pilen symboliserar resan till en heltidsorganisation. Alla tar var sin svart penna och svarar på frågan: Vilka är fördelarna med heltid ur ett samhällsperspektiv, verksamhetsperspektiv och individuellt perspektiv? Fundera var och en och skriv ned fördelarna längst fram till höger på pappret, framför pilen. Skriv direkt på pappret. (ca 5–10 min) Ställ gärna följdfrågor kring det som skrivs, så alla uppfattar fördelarna med heltidsarbete. T ex: ”Kan du utveckla det?”, ”Hur tänker du?” osv.

HELTID LÖSNING VAD JAG KAN GÖRA KONSEKVENS PROBLEM Pilen, fortsättning 2. Vad finns det för problem/hinder och hur ser lösningarna ut? Ställ er nu runt bordet, så att alla har en plats framför sig att skriva på pappersarket. Använd svart penna. Var och en skriver ett eller flera problem som hindrar oss att skapa heltid som norm. Ringa in problemet med en cirkel. Dra ett svart streck från cirkeln med problemet till tidslinjen. (ca 5 min) Ta nu ett steg till höger, så att du hamnar framför någon annans problembeskrivning. Byt till röd penna. Skriv ned vad konsekvensen är av problemet (som du ser det). Ringa in konsekvensen. Dra ett rött streck från cirkeln med konsekvensen till problemet. Ser du flera konsekvenser? Skriv ned dem också, ringa in varje och dra ett streck till problemet. (ca 5 min). Ta ett steg till höger.   Byt till grön penna. Skriv ned din lösning på det problem och den konsekvens du hamnat framför. Ser du flera lösningar? Skriv ned dem också, ringa in varje och dra ett streck till konsekvensen. (ca 10 min) Ta ett steg till höger. Byt till blå penna. Titta på alla lösningar framför dig. Välj den eller de lösningar som du känner för och skriv ned ett exempel på vad du själv kan göra för att bidra till lösningen. Ringa in ditt förslag och dra ett streck till lösningen. (ca 5 min) Alla tar ett steg tillbaka och tittar på alla problem, konsekvenser, lösningar och förslag som skrivits ner. Ta er tid att gå runt och läsa alla förslag och beskrivningar. (ca 15 min)

PROBLEMET ÄR… Pilen, fortsättning. 3. Utveckla lösningarna till förslag När alla har tittat igenom alla anteckningar väljer ni ut några problem/konsekvens/lösning/förslag som ni vill arbeta vidare med (ca 3 min) Dela ut separata papper – gärna större A3-papper som kan visas upp. Försök att utveckla lösningarna ni har valt. Skriv ned problemen som rubrik på var sitt A3-papper och formulera lösningarna som möjligheter. Lägg till vad som behöver hända (t ex att någon behöver fatta beslut, en rutin som behöver ändras, ett nytt sätt att tänka kring bemanning etc.) Var så specifik som möjligt och koppla gärna era lösningar till er arbetsplats. (ca 30 min) Lägg ert förslag intill pilen. (ca 5 min) Ta ett steg tillbaka. Nu har ni ett antal konkreta förslag som kan bidra till att heltidsarbete blir norm. Vilka är värda förverkliga? Prioritera de viktigaste.

HELTID VIKTIGASTE SLUTSATSER OCH INSIKTER Pilen, fortsättning. 4. Avslutning Ta ett par minuter och sammanfatta era reflektioner, insikter och idéer. Gå gärna varvet runt och fråga: ”Vad ser du som viktigast att prioritera bland alla problem, lösningar och förslag”. (ca 10 min)

ORGANISERA OCH BEMANNA Heltidsarbete i välfärden är en viktig fråga för hela Sverige. Att fler arbetar heltid är avgörande om vi ska kunna möta framtidens rekryteringsbehov och bidra till ett mer jämställt samhälle. Att gå ifrån deltidsarbete till heltidsarbete innebär antingen längre arbetspass eller fler pass än tidigare. Det kan leda till att det under vissa tider finns mer personal än arbetsuppgifter - och ibland kan det också bli tvärt om. Vi eftersträvar en bra balans mellan arbetsuppgifter och bemanning. Nu ska vi undersöka vad vi kan förändra genom att organisera och bemanna verksamheten på ett annat sätt än tidigare. Hur ser det ut idag? Hur skulle det kunna se ut i framtiden? Syfte med övningen: Att skapa en gemensam bild av de utmaningar som finns i en förändringsprocess. Visualisera dagens verksamhet och säkerställa att medarbetarna är delaktiga i processen. För att fördjupa dialogen kan ni ta hjälp av dialogkorten. OBS! Är ni fler än 8-12, dela in i mindre grupper så blir övningen lättare att genomföra.

Kan utföras när det finns tid Måste utföras på bestämda tidpunkter Arbetsuppgifter Måste utföras på bestämda tidpunkter Organisera och bemanna. 1. Arbetsuppgifterna OBS! Är ni fler än 8-12, dela in er i mindre grupper (4-6) så blir det lättare att genomföra övningen. Låt alla göra en lista över vilka arbetsuppgifter som utförs för att få verksamheten att fungera en normaldag. Dela upp arbetsuppgifterna i två grupper genom att skriva dem på post it-lappar. Skriv en arbetsuppgift per post it-lapp: – De som måste utföras vid en bestämd tidpunkt, fasta arbetsuppgifter – notera på röd post it – De som kan utföras när det finns tid, flyttbara arbetsuppgifter – notera på blå post it Dela ut papper att skriva på samt röda och blå post it-lappar. (ca 10–15 min)

Arbetsuppgifter som måste utföras PÅ BESTÄMDA TIDER Arbetsuppgifter som kan utföras NÄR DET FINNS TID Tar MER än en timme att utföra Tar MINDRE än en timme att utföra Organisera och bemanna. 2. (ca 10 min) Använd arket Arbetsuppgifter (som du förberett med kors och rubriker, enligt ovan). Låt deltagarna sätta upp alla arbetsuppgifter där de anser de ska sitta. Ta bort dubbletter. Diskutera om det finns arbetsuppgifter som skulle kunna bli flyttbara: Vad krävs för att det ska ske? Använd gärna dialogkorten som stöd. Arbetsuppgifter som måste utföras PÅ BESTÄMDA TIDER

2. ARBETSUPPGIFTER ETT NORMALDYGN 1. När arbetsuppgiften ska utföras 2. Hur lång tid den tar att utföra 3. Hur många personal som krävs Organisera och bemanna. Planering Använd arket ”Arbetsuppgifter ett normaldygn” som du förberett med en tidsaxel som motsvarar de tider som verksamheten är i drift. Rita tidsaxeln längst ned, enligt bild ovan. Skriv in alla timmar 00–24 om det är en dygnet-runt-verksamhet. 3. (ca 15–20 min) Välj ut en arbetsuppgift i taget från förra övningen. Börja med de arbetsuppgifter som måste utföras på bestämda tider (röda post it-lappar). Skriv ned arbetsuppgiften (igen) på en ny röd post it-lapp och placera in den på tidslinjen vid tidpunkten när den utförs. Sätt upp flera lappar om det är en arbetsuppgift som görs flera gånger om dagen. En lapp för varje gång den utförs. Är ni en liten grupp (4-6) kan ni ta en post it i taget och göra övningen tillsammans. Är ni en större grupp (fler än 10-12), kan ni för att hinna med behöva dela upp er i mindre grupper och ta ett par arbetsuppgift var. När alla arbetsuppgifter är inplacerade på tidslinjen ska ni addera a) om arbetsuppgiften tar längre tid än en timme samt b) om den kräver mer än en personal. Gör det genom att addera a) en extra post it för varje extra timme arbetsuppgiften kräver och placera den längs med tidslinjen, samt b) en extra post it ovanför arbetsuppgiften för varje extra personal som krävs. När ni är klara har ni fått en nulägesbild som ser ut som en bergskedja som visar vilka tider det är som mest att göra och vilka tider som det är mindre att göra. 4. (ca 5–10 min) Jämna ut arbetsbelastningen genom att placera in de blå lapparna på tider där det är mindre att göra. Gör det genom att skriva ned arbetsuppgifterna igen på blå post it-lappar. Placera in lapparna på tidslinjen vid tidpunkter när de kan utföras. Sätt upp flera lappar om det är en arbetsuppgift som görs flera gånger om dagen. En lapp för varje gång den utförs. Sträva efter att få en så jämn arbetsbelastning som möjligt. Diskutera gärna samtidigt vad som skulle göra det möjligt att flytta fler arbetsuppgifter. Fundera på om det skulle kunna leda till positiva konsekvenser för de som tar del av välfärdstjänsten. Använd gärna dialogkorten som stöd. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

3. BEMANNING ETT NORMALDYGN Organisera och bemanna. Bemanning Använd arket ”Bemanning ett normaldygn” som du förberett med en tidsaxel som motsvarar de tider verksamheten är bemannad, enligt bild ovan.   5. (ca 10 min) Var och en tar gula post it-lappar och ritar ett enkelt porträtt av sig själv på så många lappar som antalet timmar man jobbar. Ett ansikte på varje lapp. Den som jobbar fem timmar ritar fem post it-lappar med sitt ansikte på. Låt sedan alla placera sina gula post it-lappar längs tidsaxeln på de tider de jobbar den valda normaldagen. Låt en börja för att följas av de andra, så att det bildas staplar. 5. (ca 5 min) Alla som idag jobbar deltid tar sedan gröna post it-lappar och ritar sitt porträtt på så många timmar/post it-lappar som behöver adderas för att komma upp i en heltid (cirka åtta timmar). Flytta in de gröna post it-lapparna så ni får sammanhängande arbetspass motsvarande heltid. Titta gärna på arket med arbetsuppgifter och försök matcha det. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

HELTID VIKTIGASTE SLUTSATSER OCH INSIKTER Slutsatser och sammanfattning Jämför de två bilderna Arbetsuppgifter ett normaldygn och Bemanning ett normaldygn.  Diskutera: Finns det en obalans mellan uppdrag och bemanning? Vilka utmaningar uppstår för en heltidsorganisation? Vad drar ni för slutsatser utifrån det ni ser? Använda gärna dialogkorten som stöd för diskussion. Sammanfatta Sammanfatta era 3-5 viktigaste insikter eller slutsatser från övningen.

NÄSTA STEG… Hur ska ni gå vidare? Arbetet med att utforma en heltidsorganisation fortsätter. Vad blir ert nästa steg? Tips! Tillsätt gärna en arbetsgrupp som arbetar fram ett konkretare långsiktigt förslag med era samlade era insikter och synpunkter som underlag.

Följ Heltidsresan på heltid.nu