Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Effektiva arbetsrutiner ÅAS styrelseutbildning, januari 2014 Tove Forslund, Lärcentret

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Effektiva arbetsrutiner ÅAS styrelseutbildning, januari 2014 Tove Forslund, Lärcentret"— Presentationens avskrift:

1 Effektiva arbetsrutiner ÅAS styrelseutbildning, januari 2014 Tove Forslund, Lärcentret 1

2 På dagens agenda  Tidshantering  Verktyg för att organisera arbetet  Dokumenthantering  Mejlhantering

3 “Learning by doing…”  Kom ihåg: Styrelseåret är också en skola, ni lär er den här typens arbete under årets lopp: – Lär av Kårens tjänstemän, – ta modell av andra som gör saker på bra sätt – hjälp varandra, – håll god min

4 Tidsplanering  För in i kalendern – Styrelsearbetet Tillställningar & möten Deadlines Tid att göra det som bör göras till deadlines (eget arbete) – Studier Närstudier: föreläsningar, gruppträffar mm Deadlines Självstudier – Boka aldrig kalendern helt full! Var realistisk, följ upp planer och hur de förverkligades.  Gör uppgiftslistor: bryt i mindre delar, följ upp, stryk över – prioritera!

5 Minst brådskande Mest brådskande Minst viktigtMest viktigt Gör genast ordentligt

6 Minst brådskande Mest brådskande Minst viktigtMest viktigt Gör genast ordentligt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort

7 Minst brådskande Mest brådskande Minst viktigtMest viktigt Gör genast ordentligt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Reservera tid för att göra det senare

8 Minst brådskande Mest brådskande Minst viktigtMest viktigt Gör genast ordentligt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Gör senare Reservera tid för att göra det senare

9 Prokrastinering Prokrastinering – att inte börja i tid, att skjuta upp, att använda tid till att göra “oviktiga” saker  inte ett personlighetsdrag utan ett beteende!  lägg märke till när du börjar prokrastinera, sök orsakerna, hitta på motargument, BÖRJA GÖRA  orsaker bakom – uppgiften upplevs svår > be om hjälp – kräver mycket tid > avsätt tid i kalendern, – tycker att saknar färdigheter utföra > kan du byta uppgift med någon? Men obs: styrelseåret är en skola, du lär dig medan du gör! – tror vi ska ha mer motivation för uppgiften i morgon > motivationen växer när vi väl kommer igång

10  Gör du en sak i taget eller håller du på med “multitasking”?  Vilka är dina tidstjuvar (åka buss, facebook, TV, kompisar, kaffepauser, kolleger som avbryter etc.)? – Bra rutiner hjälper Tidshantering forts.

11 Verktyg för att organisera arbetet  Kalender  Att göra-listor – Per tema/ kronologiskt insatta i kalender – Papper/elektronisk kryssa av prioritera – E-postens inbox  Arbetsmöten – Väl förberedd agenda som skickas ut åt mötesdeltagarna (som ska läsa agendan och även förbereda ärenden inför mötet) – Agendan kompletteras till mötesanteckningar Vad ska göras, när, av vem (färgkoda!) Lista också de goda idéer som skippades Skriv under mötets gång, gå inte ut ur mötesrummet innan anteckningarna skickats åt dem som bör få dem Den som skriver mötesanteckningarna bör kunna ärendet, inte nakki åt den försenade! – Nästa möte: genomgång av anteckningarna, vad ogjort (låt stå kvar under ”ogjort” i nya protokollet)

12 Val av kommunikationskanal  abo.fi-e-post  Facebook-grupp  Kårens webbsidor  Kårens blogg – arbetsfördelning  Andra kanaler…

13 Dokumenthantering  Hur komma åt dokument (word, ppt, excel) som flera använder/bearbetar? – Gemensamt område på ÅA:s server (“pcinst”)?  struktur där dokumenten sparas – Eftersträva samma struktur som bland e-postmappar – Hellre först för många undermappar än för få (lättare slå ihop)  Namnge dokumenten väl, – Tänk på att mottagaren kanske får många dokument av samma typ – Exempel: Arbetsgruppensnamn_protokoll _toveskom mentarer

14 Mejlhantering  Vilka verktyg (mejlprogramvara, dator/smarttelefon) använder dem du mejlar till och hur påverkar det rutinerna?  Tjänste-eposten och privata abo.fi-adressen  Läs mejl kontinuerligt – Rutiner för bekräftelse att noterat mejl/uppdrag från styrelsekolleger och kårens tjänstemän? – Mejl från utomstående: om inte kan svara genast > bekräfta att noterat och att återkommer  Inboxen – To do-lista? – Stryk genast mejl du verkligen inte behöver – Flytta genast till mappar åtminstone mejl av typen “läsa nångång då jag hinner”  Mappar – Skapa genast tydliga mappar, eftersträva samma struktur som för dina textdokument Exemplifiera

15 Mejlhantering: Skriva e-post  Rubricera väl: “[Huvudtemat] Vad handlar mejlet om, deadline/datum”, exempel –[Rapportering av LC-verksamheten] Meddela fortbildning du deltagit i (deadline ) –OBS! Sätt deadline på allt ni ber folk göra eller skicka åt er!  I långa mejl, skriv ingress: vad handlar om, vilka åtgärder förväntas av vem när  Signatur i alla mejl  Mottagare: to-raden, cc (andra ska se vem som får mejlet för kännedom), bcc (då mottagarna inte bör få se övriga mottagare, om väldigt många mottagaradresser)  Bifogade filer/inklippt i mejl (infon på webben?)  Mejl med många replies – Byt rubrik om ärendet ändrar under kommunikationens gång – Klippa bort delar av mejlet då svarar?

16 Mejlhantering forts.  Skicka vidare e-post – Skyldighet att skicka vidare om mejlen kommer fel – Gör rubriken tydligare, många andra är jättedåliga på att rubricera! – Förklara vid behov varför ni skickar vidare – Välj vem som behöver få mejlet (undvik att belasta folk med e-post/ informera så att ni inte pantar på information, utövar makt)

17 Allmänna goda råd  Samarbeta, sök hjälp av varandra, utnyttja varandras styrkor  Rutiner & kalenderhantering  “To do”-listor, prioritering  Bra mejlhantering  Effektiva arbetsmöten med mötesanteckningar


Ladda ner ppt "Effektiva arbetsrutiner ÅAS styrelseutbildning, januari 2014 Tove Forslund, Lärcentret"

Liknande presentationer


Google-annonser