O-Ringen i Skåne 2014 2015-03-30/PS. O-Ringen AB bildas 2013 för att ”förbättra O-Ringens ekonomi”. 2014 skiljs bolagets ekonomi legalt från både SOFT.

En presentation över ämnet: "O-Ringen i Skåne 2014 2015-03-30/PS. O-Ringen AB bildas 2013 för att ”förbättra O-Ringens ekonomi”. 2014 skiljs bolagets ekonomi legalt från både SOFT."— Presentationens avskrift:

1 O-Ringen i Skåne 2014 2015-03-30/PS

2 O-Ringen AB bildas 2013 för att ”förbättra O-Ringens ekonomi”. 2014 skiljs bolagets ekonomi legalt från både SOFT och från funktionärsföreningarna Funktionärsföreningarna och SOFT kvarstår som ideella föreningar SOFT behåller varumärket och äger bolaget till 100 % Bolaget styrs enligt SOFT:s ägardirektiv och aktiebolagslagen Verksamheten fortsätter som tidigare, med en ”momseffekt”, som användes till att först bygga en stabil bolagsekonomi, därefter komma SOFT och funktionärsföreningarna tillgodo Genom ett tilläggsavtal mellan Skåne, SOFT och O-Ringen AB övertar O-Ringen AB SOFT:s roll som projektansvarig för O-Ringen i Skåne Överenskoms vidare att Skåne ska ersättas pekuniärt av O-Ringen AB såsom om O-Ringen AB inte fanns. Skåne ska vare sig belastas eller gynnas ekonomiskt av SOFT:s bolagisering av O-Ringen, dvs ingen ”momseffekt” Bolagisering av O-Ringen

3 O-Ringenchef Marknad sansvarig Marknad schef Service ansvarig Miljö ansvarig IT ansvarig Sälj ansvarig Personal ansvarig Ekonomi ansvarig Ekonomi chef Service chef IT-chef Säljchef Personal chef Miljöchef Generalsekreterare Upplevelse ansvarig Rese ansvarig Tävlings ansvarig Boende ansvarig O-Ringenorganisationen fr o m februari 2014 O-Ringen AB Ideella föreningar

4 Funktionärs- föreningarna O-Ringen AB Styrgrupp centralt Styrgrupp lokalt Ledningsgrupp lokalt Beställare VD, utnämnda GS, fasta personalen Lokal projektledare GS lokalt Huvud- funktionärerna Funktionärerna GS, cheferna för Tävling, ORS, Arenor och Logistik Platsansvarig. Ska se till att r ä tt saker blir gjorda, i tid. Kommunicera, styra, förhandla, delegera, f ö lja upp och rapportera till den centrala styrgruppen. Bistå projektledningen i budgetuppdateringen och uppföljningen. Leder den fasta organisationen, som ska stötta den lokala arrangören och skapa struktur för bl a bokföring, ekonomistyrning och rapportering samt redovisa och följa upp arrangemanget. Planera genomförandet, utreda, förhandla, besluta, informera, instruera – inom attestreglerna Inom var och en sitt ansvarsområde leda/ansvara för genomförandet Genomföra arrangemanget enligt anvisningar/utbildningar Organisationsplan 2014 OBS! Föreningen Skåne har ingen funktion i denna organisation mer än att besluta i frågor hänskjutna från den lokala styrgruppen, typ fördelningsnyckeln. VD Projektledare Planerar, förhandlar, tar övergripande, kort- och långsiktiga beslut

5 O-Ringen AB:s kontoplan Ansvarsområden A. Ledning B. Tävling C. Resa D. Boende E. Upplevelse F. Ekonomi G. Funktionär H. Marknad I. Sälj J. IT K. Service L. Miljö Totalsumma Resultat Bokföring enligt SOFT:s projektplan byts till O-Ringen AB:s kontoplan – från verksamhetsområde till ansvars område SOFT:s projektplan Verksamhetsområden 800 - O-Ringenstaden 810 - Tävling 820 - Marknad/Information 830 - Personal inkl funktionärsättning 840 - Administration 850 - Service 860 - Personal arrangemanget ( kläder utbildning) 870 - Academy 880 - Reklamförsäljning Summa Resultat

6 Kassaregisterlagen Försäljning mot kontant betalning (även betalkort) på bl a idrottsarrangemang sorteras sedan länge in under reglerna för s.k. torghandel Fr om januari 2014 måste även torghandlare registrera sin kontanta försäljning i ett av Skatteverket godkänt kassaregister, om försäljningen överstiger fyra prisbasbelopp under ett år. (178 000 kr under 2014) Kunden måste dessutom alltid erbjudas ett kassakvitto utformat enligt Skatteverkets krav Sker försäljningen mot en s.k. kontantfaktura måste den innehålla uppgifter som ska finnas på en faktura och ska ha löpnummer och bokföras enligt bokföringslagen Daglig tömning av alla kassor - tömningsrapporter typ kassaregistrets journal och Z-dagrapport, samtliga kvittenser och returkvitton. Underlag för bokföringen. Alla kvitton och listor måste sparas i 7 år. Vi fick 3 sopsäckar fulla med kvitton och tömningslistor mm lagda i kuvert per kassa och dag Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök Bolagiseringen gjorde att vi även måste hålla koll på fsg med 6, 12 och 25 %

7 Resultatet från arrangemanget ska fördelas i enlighet med följande principer: A.Resultat (budgeterat) 6 800 B. O-Ringenföreningen Skåne (*Garanti) - 2 000 C. SOFT - 2 000 D. O-Ringenföreningen Skånes utdelning efter garantisummorna och vid uppnådd budget - 2 800 E. Resultat utöver det budgeterade resultatet 6 800 fördelas mellan parterna sålunda: O-Ringenföreningen Skåne 70% O-Ringen Centralt 30% */SOFT garanterar ett resultat på 2 000 för O-Ringenföreningen Skåne.

8 Resultatbudget Med SOFTMed ORABDiff Intäkter31 577 Kostnader-24 726 Bruttoresultat6 851 Uppskattad momseffekt0 Överskott att fördela6 851 Skåne4 835 SOFT/O-Ringen AB2 015 30 255 -22 204 8 051 -1 200 6 851 4 835 2 015 -1 322 -2 522 1 200 -1 200 0 0 0 Att fördelaSkåneSOFTORAB Överskottsfördelning enl ovan4 835 Uppskattad momseffekt0 Ersättning till Skåne, SOFT resp ORAB4 835 2 015 0 1 200 3 215 Att betala för reseersättning 2000 Bolagets kostnader över 2 80000 Bolagets uppstartskostnader00 Återstår4 6352 015 0 750 350 2 115 Licensavgift till Soft0 0-2080 Återstår4 635 2 01535 Budgeten i bolagsmiljö 500 kkr + 20 kr/etappstart 79 000 etappstarter

9 Budget8 0514 8353 21535 apr-147 6345 2343 500 320 Att fördelaSkåneORAB ORAB efter kostnader för bolagsstart och licensavgift maj-148 6675 0573 610430 jun-148 3064 804 3 502 322 Resultatprognoser (inkl momseffekt) feb-154 9012568 2 333 -44 Efterkalkyl (inkl momseffekt) mar-146 8634 4633 500 320

10 ResultatUtfallBudgetDiff Anmälningsavgifter24 50618 3966 110 Sponsorer, bidrag8 05810 150-2 092 Kioskförsäljning2 4871 607880 Diverse808128706 Summa intäkter35 85930 2555 604 Intäkter

11 Konto O-Ringen ABUtfallBudgetDiff 4331 VVS2 027 0101 270 400756 610 4333 Vattenhantering695 000240 000455 000 4334 Camping717 894316 800401 094 4701 Bygg 379 932226 400153 532 4711 El1 335 928206 4001 129 528 4721 Tält197 550160 00037 550 4731 Toalett836 034440 000396 034 4751 Dusch34 2990 4951 Avfall ( schablon från faktura) 100 00080 00020 000 6 323 6472 940 0003 383 647 Utfall O-Ringenstaden, kostnader

12 ArenaUtfallBudgetDiff Vånga, 2 etapper825294531 Friseboda513294219 Ynde35129457 Ravlunda899294605 2 5881 1761 412 Utfall arenorna, kostnader Konto i SOFT-budgetenBeloppKommentar 81201 Tält 63Fördelat på 4 81202 Dusch 50Fördelat på 4 81205 Vätska 18Fördelat på 4 81207 Toalett 88Fördelat på 4 8135 Generellt 150 81107 Inträngningsavgift 0 Kostnad per arena införd i tabellen ovan 294 Budgeterat arenorna, kostnader

13 ResultatUtfallBudgetDiff O-Ringenstaden6 3242 9403 384 Kostnader Arenor2 5881 1761 412 Bussning3 7501 887 1 863 Kartor1 5651 50758 Personal, lokalt2 1723 000-828 Personal, centralt3 5522 800752 Bolagets uppstartskostnad3500 Summa kostnader30 95822 2048 754 Övrigt8 8496 9801 869 O-Ringentidningen9371 072 -135 48 mil om man åkte buss T/R alla etapperna att jämföra med 26 mil i genomsnitt tidigare år IT-kostnader871842 29

14 Intäkter35 85930 2555 604 Kostnader-30 958-22 2048 754 Bruttoresultat4 9018 051-3 150 Momseffekt-1 920-1 200720 Överskott att fördela2 9816 851-3 870 Skåne2 5684 835-2 267 O-Ringen AB4132 015-1 602 ResultatUtfallBudgetDiff

15 Att fördelaSkåneO-Ringen AB Överskottsfördelning enl förra bilden2 568413 Momseffekt01 920 Överskott att fördela 2 5682 333 Betalat för resers, marka, inhyrningar -8680 Överskott till funktionärerna/bolaget 1 7002 333 Licensavgift till SOFT0-2 377 Återstår 1 700-44 500 kkr + 20 kr/etappstart 93 850 etappstarter Betalda funktionärsersättningarBelopp Milersättningar498 Funktionärsmarka123 Inhyrda föreningar247 Totalt868 6,5 ggr runt jorden

16 Camping ORS4049 3300749 Kiosker ORS35532629200-171 Kiosker arenor241311241289650639 Busstransporter2582 2000582 Utfall intäktsställe inkl moms IntäktsställeIntäktKostnNettoBudgetDiff Academy164395-231-100-131 PreO212115977918 MTB-O och WC723314409110299 Nostalgirace53202 Sjukvården680613670

17 Redovisning av arbetade timmar Styrelsen beslöt redan 2011 att samla in uppgifter på all nedlagd tid eftersom detta skulle utgöra underlaget för den framtida ersättningsfördelningen Ansvaret för denna dokumentation lades på personalfunktionen med Mats Håkansson i spetsen I början av oktober 2014 överlämnade Mats sin slutredovisning till styrelsen över funktionschefernas och klubbarnas rapporterade antal arbetade timmar

18 Behandling av timrapporten Styrelsen utser en arbetsgrupp inom sig med uppdrag att exkludera arvoderade timmar från sammanställningen och vice versa att göra en normering/utjämning av angivna tider för likartade funktioner/uppgifter att föreslå styrelsen hur överskottet ska fördelas Timnormeringar gjordes på Starterna Arenorna Kioskerna I övrigt utgick fördelningen från den till styrelsen överlämnade timredovisningen att göra en allmän rimlighetsbedömning Arenorna Vånga10 100 h Friseboda 4 400 h Ynde 8 000 h (9 635 h) Österlen 7 400 h

19 Klubb%-andelKlubb%-andel FK Göingarna18,60Hästveda OK2,11 OK Pan Kristianstad15,94Ringsjö OK2,10 Stigmännen Karlshamn7,26BroSö OK1,99 Härlövs IF6,74Tormestorps IF1,76 OK Vilse 876,10Hässleholms OK1,74 Andrarums IF5,63Frosta OK1,73 Malmö OK4,60FK Åsen1,66 OK Kontinent3,11Helsingborgs SOK1,33 Lunds OK3,07OK Kompassen1,21 FK Boken2,62OK Torfinn1,07 OK Skogsfalken2,53Eslövs FK0,97 Rävetofta OK2,39Ystads OK0,76 OK Silva2,24OK Orion0,74 Totalt100,00 Styrelsens beslut om fördelning av funktionärsersättningen ( % av arbetade timmar )

20 Varför gick det som det gick? Verksamhetsgrenar och stödfunktioner blandades ihop Den fasta organisationen tog inte fullt ansvar och ledde inte genomförandet fullt ut Delat ansvar är ingens ansvar och det blir lätt ineffektivt då flera personer går på samma bollar Ansvaret för styrningen av projektet hamnade mellan stolarna ("för långt mellan båt och brygga" som ordföranden i O-Ringen AB Stefan Blomgren uttryckte det) Budgeten baserades i stora delar på historiska data med viss hänsyn till egna förutsättningar i Skåne. Vid upphandlingarna främst under våren 2014 konstaterades väsentliga prishöjningar jämfört med budgeten. Därtill kom i budgeten ej beaktade tvingande utvidgningar och tillägg. ………………………..……………………………………………………………………. ………………………............................................................................................... ……………………………………………………………………………………………… Organisatoriska brister – Ledning, styrning, kontroll Logistiska problem Oväntade problem Ingen framförhållning (budget) Ingen löpande uppföljning, inget att avstämma mot Fait accompli

21 År Arrangör Deltagare 1965 Skåne, Danmark, Blekinge 156 1966 Småland, Västergötland 672 1967 Östergötland/Motala 1 910 1968 Västergötland/Borås 3 250 1969 Dalarna/Rommehed 5 355 1970 Skåne/Kristianstad 6 378 1971 Södermanland/Malmköping 8 627 1972 Småland/Eksjö 8 253 1973 Dalarna/Rättvik10 449 1974 Skåne/Kristianstad 10 196 1975 Stockholm/Haninge 9 322 1976 Värmland/Ransäter 14 843 1977 Gotland/Visby 7 186 1978 Västergötland/Skara15 148 1979 Närke/Örebro 15 842 1980 Uppland/Uppsala 15 142 1981 Hälsingland/Mohed 18 983 1982 Norrbotten/Luleå 13 631 1983 Småland/Anderstorp 24 602 1984 Blekinge/Bräkne-Hoby 16 123 1985 Dalarna/Falun 24 995 1986 Västergötland/Borås 17 353 1987 Östergötland/Norrköping 16 216 1988 Medelpad/Sundsvall 16 413 1989 Jämtland/Östersund 17 818 1990 Bohuslän/Göteborg 20 172 År Arrangör Deltagare 1991 Västmanland/Arboga 16 581 1992 Södermanland/Södertälje 17 806 1993 Halland/Falkenberg 15 006 1994 Ångermanland/Örnsköldsvik 14 414 1995 Skåne/Hässleholm 14 304 1996 Värmland/Karlstad 17 007 1997 Västerbotten/Umeå 11 179 1998 Gästrikland/Gävle 13 249 1999 Dalarna/Borlänge 15 238 2000 Närke/Hallsberg 13 729 2001 Uppland/Märsta 11 325 2002 Skaraborg/Skövde 13 437 2003 Bohuslän-Dal/Uddevalla 13 688 2004 Göteborg 11 882 2005 Småland/Skillingaryd 12 601 2006 Hälsingland/Söderhamn 14 050 2007 Östergötland/Mjölby 13 793 2008 Dalarna/Sälen 24 375 2009 Småland/Eksjö 15 589 2010 Närke/Örebro 16 058 2011 Hälsingland/Söderhamn 12 939 2012 Halland/Halmstad 21 172 2013 Norrbotten/Boden12 907 2014 Skåne/Kristianstad23 088 O-Ringens unika deltagare 1965-2014 (tillkommer ca 20 % medföljare )

22 År 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Funktionärsersättning kr/timme 2005-2014 kr/timme

23

24

25