Excel 2003 - Kalkylering Fortsättningskurs Dag 2 Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim - 1.

En presentation över ämnet: "Excel 2003 - Kalkylering Fortsättningskurs Dag 2 Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim - 1."— Presentationens avskrift:

1 Excel 2003 - Kalkylering Fortsättningskurs Dag 2 Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim mahmud@hakimdata.se - www.hakimdata.sewww.hakimdata.se 1

2 Agenda 9.00 – 12.00 Säkerhet, lösenord och skydd Makron 12.00 – 13.00Lunch 13.00 – 16.00Pivottabeller 2

3 Spara arbetsbok med lösenord

4 Alternativ för Spara Obs! Lösenord är skiftlägeskänsliga d.v.s. Excel gör skillnad mellan stora och små bokstäver.

5 Ändra lösenord 1. Öppna arbetsboken. 2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. 3. Klicka på Allmänna alternativ på Verktyg-menyn. 4. Dubbelklicka på asteriskerna i rutan Lösenord eller Lösenord för skrivskydd. 5. Skriv det nya lösenordet 6. Skriv det nya lösenordet igen när du uppmanas att göra det och klicka sedan på OK. 7. Klicka på Spara. 8. Ersätt den befintliga arbetsboken genom att klicka på Ja, om du uppmanas till det.

6 Tips Använd starka lösenord med en kombination av stora och små bokstäver, siffror och symboler. Svaga lösenord innehåller inte alla de här elementen. Exempel ◦ Starkt lösenord: Y6dh!et5. ◦ Svagt lösenord: Hus27. Använd ett säkert lösenord som du kommer ihåg så att du inte behöver anteckna det.

7 Ta bort lösenord 1. Öppna arbetsboken. 2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. 3. Klicka på Allmänna alternativ på Verktyg- menyn. 4. Dubbelklicka på asteriskerna i någon av rutorna Lösenord eller Lösenord för skrivskydd (eller i båda rutorna) och tryck sedan på DEL. 5. Klicka på OK och sedan på Spara. 6. Klicka på Ja om du vill ersätta det befintliga kalkylbladet.

8 Dölj och ta fram kalkylblad

9 Skydda blad Genom att skydda blad kan du göra din arbetsbok tillgänglig för andra personer samtidigt som det krävs ett lösenord för att kunna förändra innehållet.

10 Dialogrutan Skydda blad

11 Skydda arbetsbokens struktur och fönster Du kan låsa arbetsbokens struktur för att därigenom hindra användare från att lägga till eller ta bort kalkylblad eller från att visa dolda kalkylblad. Dessutom kan du hindra användarna från att ändra kalkylbladsfönstrens storlek eller placering. Den här typen av skyddsinställningar tillämpas på hela arbetsboken.

12 Dialogrutan Skydda arbetsbok

13 Ta bort Skydd

14 Låsa enskilda celler i ett kalkylblad OBS! Alla celler är låsta som standard.

15 Övning: Kaj-Åkes möbler.xls Lås upp ”Antal”

16 Tips: Lås fönsterrutor När du låser fönsterrutor kan du markera data som syns när du bläddrar i ett blad. Du kan t ex visa rad- och kolumnetiketter när du bläddrar.

17 Verktyg – Alternativ - Säkerhet Tips! Snabbreferens - Hjälp till att skydda dig: Säkerhet i Office http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP0104262510 53&CTT=6&Origin=RC010425851053

18 Makro Ett makro är ett kommando som du tillverkar själv för att effektivisera ditt arbete och för att tjäna tid genom att låta programmet utföra arbetsuppgifter som annars skulle ta lång tid att uträtta manuellt. Ett makro kan snabbt köra en följd av steg och kommandon som skulle ta lång tid att göra "för hand". 18

19 Makron och säkerhet Det är enkelt att skriva ett makro som innehåller en skadlig serie kommandon. Sådana kommandon kan exempelvis lägga till eller ta bort text i ett dokument eller till och med radera data från datorn. Det finns två säkerhetsfunktioner i Excel som hjälper till att skydda dig från makrovirus: ◦ Kontroll av makron med hjälp av säkerhetsnivåer för makron. ◦ Kryssrutan Alla tillägg och mallar som är installerade är tillförlitliga

20 Ställa in säkerhetsnivå 20

21 Alla tillägg och mallar som är installerade är tillförlitliga

22 Hög säkerhet Övning: Öppna filen ”Bok med Makro.xls” Klicka på Verktyg-Marko-Markon… Kör

23 Medel säkerhet Ändra Säkerhet till Medel. Öppna filen ”Bok med Makro.xls” Aktivera makron. Klicka på Verktyg-Marko-Markon… Kör

24 Spela in ett makro Öppna filen tvålopera.xls 24

25 Spela in ett makro 25 Markera uppställningen v.1 (A31:G42) Verktyg – Makro – Spela in nytt makro

26 Inspelningen startas! Formatera området genom att t.ex. välja kursiv. Sortera efter totalt fallande Stoppa inspelningen 26

27 Kör ett makro 27

28 Makroalternativ 28

29 Ta bort ett makro 29

30 Övning Skapa ett makro som infogar dagens datum 30

31 Skapa nya verktygsfält Verktyg - Anpassa

32 Lägg till makrot i ett verktygsfält Visa – Verktygsfält – Anpassa Under kommandon välj Makron Dra ”Knapp” till verktygsfältet. Klicka på knappen och välj ett makro. 32

33 Ändra Knappbild 33

34 Redigera knappbild

35 VBA - Visual Basic for Applications Makrokodspråket för Excel är VBA (Visual Basic for Applications). När du spelar in ett makro spelar Excel in VBA-koden som beskriver vad du gör i en modul som är ansluten till kalkylbladet. En modul är en behållare som innehåller ett antal makron.

36 Skriv makron i Visual Basic Editor

37 Infoga en Modul Kom ihåg! En modul är en behållare för att lagra makron.

38 Ge makrot ett namn Skriv ordet Sub i modulfönstret. Skriv ett blanksteg och sedan namnet på makrot t.ex. MittMakro. När du trycker på Enter infogas en rad automatiskt under din Sub-rad med texten End Sub

39 Lägga till kod till ditt makro Exempel: Visa ett enkelt meddelande. Mellan raden Sub och raden End Sub skriv: MsgBox "Välkommen till mitt första makro"

40 Spara och kör makrot

41 Koppla makro till kommandoknappar! Visa – Verktygsfält- Kontroller Klicka på Kommandoknapp och rita en knapp. Dubbelklicka på knappen för att lägga till kod och ändra egenskaper.

42 VBA Tips! Ett bra sätt att skapa ditt eget kodexempel är att spela in ett makro för åtgärden först. Peka på Makro på Verktyg-menyn och välj Spela in nytt makro. När du har spelat in makrot tittar du på det i Visual Basic Editor för att se hur koden fungerar. Peka på Makro på Verktyg-menyn och välj Makron för att hitta det du spelade in. Markera det och klicka på Redigera för att se koden.

43 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200843 Pivottabell En pivottabell är en interaktiv tabell där du snabbt kan kombinera och jämföra stora mängder data. Du kan använda pivottabeller för att visa mönster, trender och samband i Excel-informationen. Följ följande steg för att skapa en pivottabell. 1. Formulera frågor. 2. Använd guiden. 3. Skapa pivottabellrapport. Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200843

44 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200844 Öppna filen clowner.xls Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200844

45 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200845 Uppgift Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200845 Ställ upp en enkel tabell och ett diagram som visar hur uthyrningen av clowner fördelats på orterna! Obs! Chefen vill ha rapporten inom 5 minuter ClownJönköpingPerstorpÖrebro Gertrud Kåverud 5 895 kr Mikael Kock 11 775 kr Sverre Lövgren6 810 kr

46 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200846 Rapport för pivottabell Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200846

47 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200847 Layout Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200847

48 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200848 Resultat Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200848

49 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200849 Pivotdiagram Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200849

50 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200850 Tabellalternativ Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200850

51 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200851 Formatera rapport Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200851

52 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200852 Fältinställningar Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200852

53 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200853 Fältlista för pivottabell Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200853

54 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200854 Visa och dölja information Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200854

55 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200855 Uppdatera Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200855

56 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200856 Gruppera i en pivottabell Öppna filen effektivitet.xls Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200856

57 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200857 Uppgift Hur många objekt per timme respektive avdelning hinner med, fördelat på tre olika åldersintervall ◦ 20-29 år ◦ 30-39 år ◦ 40-50 år Resultatet ska visas i ett stapeldiagram. Obs! Chefen vill ha rapporten inom 5 minuter Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200857

58 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200858Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200858

59 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200859 Skapa följande pivottabell Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200859

60 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200860 Gruppera Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200860

61 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200861 Skapa diagrammet Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200861

62 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200862 Övning 1: Filen ikea.xls Visa antal BILLY bokhylla som såldes under den aktuella perioden?

63 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200863 Övning 2: Filen ikea.xls Vilka varor sålde Gabriel?

64 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200864 Tips! Pivotera istället för att delsummera Filen Delsumma.xls

65 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200865 Läs mer Hjälp till att skydda dig: Säkerhet i Office http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010425851053 Arbeta med makron i Excel http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011506201053 Pivottabell I: Vad är det som är så speciellt med pivottabellrapporter? http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010136191053 Pivottabeller II: Arbeta med pivottabellrapporter http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010286901053 Pivottabell III: Imponera med dina kunskaper http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010381561053

66 Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200866 Utvärdering Glöm inte att fylla i utvärderingsblanketten! Tack för den här kursen och hoppas att du kommer att ha stor användning av det du lärt dig i framtiden. Lycka till Mahmud Al Hakim 66Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 2008