Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 1 Biståndsprojektet.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 1 Biståndsprojektet."— Presentationens avskrift:

1 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 1 Biståndsprojektet

2 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 2 Bakgrund Process, Kravspec, upphandling

3 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 3 Tjänsten när den är färdigutvecklad kommer att medföra en förenkling och skapa inre och yttre effektivisering av förfarandet vid kommunförvaltningen, då arbetet med att hämta information från övriga myndigheter till stora delar kan automatiseras. Handläggaren behöver heller inte föra över uppgifterna från handskrivna blanketter till datasystemet

4 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 4 Processen

5 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 5 Processen: Förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Medborgare finns registrerad i verksamhetssystem Medborgare har erhållit mjukt/hårt certifikat Medborgare loggar in till E-tjänst genom identifiering av certifikat Medborgarens certifikat verifieras mot certifikatutfärdare och verksamhetssystem Medborgaren ansöker om ”förnyad ansökan ekonomiskt Bistånd” Medborgaren signerar elektroniskt Ansökan inkommer till gemensam Inkorg i verksamhets- systemet Prövning av ansökan Bifall/Avslag Arkivering

6 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 6

7 7

8 8 Funktionalitet

9 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 9 Förnyad Ansökan Utbetalningsinformation Skicka meddelande E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd

10 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 10 E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Utbetalningsinformation Överklagan Utförda utbetalningar TypBeloppBetaldatum Planerad utbetalning Normberäkning SocialbidragX kr Beslut NormberäkningBeslut NormberäkningBeslut Betalsätt AVI Bet.mottagare TypBeloppBetaldatumBetalsätt Bet.mottagare Graninge EL SocialbidragX kr Konto- SocialbidragX kr AVIGraninge EL SocialbidragX kr Konto- NormberäkningBeslut

11 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 11 E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Förnyad Ansökan Personuppgifter PersonnummerNamnTfn nr bostad XXXXXX-XXXXPetra NilssonXX-XXXXXX Mobilnummer XXXX-XXXX AdressPostadressTfn nr arbete XXXXXX-XXXXBorlängeXX-XXXXXX E-post adress XXXX-XXXX Familjemedlemmar PersonnummerNamn XXXXXX-XXXXPetra Nilsson Ansökan om försörjningsstöd upp till norm för ”Datum” månad

12 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 12 E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Förnyad Ansökan Hämtade uppgifter MyndighetBidrags TypDatum CSNStudiebidrag Inkomst 0 Lämnade uppgifter Utgift 2000 CSNStudiebidrag CSNStudiebidrag RFVBarnbidrag RFVBarnbidrag TypDatum Hyra Inkomst 1400 Utgift 0 Hyra Elavgift Elavgift Elavgift Hyra RFVBarnbidrag Användargränssnittet och webbapplikationen ska stödja möjligheterna att lägga till Lämnade uppgifter. Presenterad historisk info för Hämtade och Lämnade uppgifter ska inte kunna ändras. Inkomster och utgifter

13 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 13 E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Förnyad Ansökan Kontouppgifter BankClearingnummer Avi SEB Signera x Konto Kontonummer Uppgifter lämnade från CSN stämmer inte, skall vara XXXX SEK. Meddelande till handläggare (Vid signering försäkrar Jag/Vi på heder och samvete att lämnade uppgifter är fullständiga och sanningsenliga. Jag/Vi godkänner vid signering att socialförvaltningen får kontrollera uppgifter med berörda myndigheter och leverantörer.) Bank, clearing och kontonummer kan inte förändras i webbformuläret.

14 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 14 E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Skicka meddelande Jag vill boka ett möte ……… Meddelande till handläggare Den handläggare som är kopplad till medborgaren som ansöker blir notifierad om att ansökan inkommit till Inkorgen i verksamhetssystemet. I inkorg för verksamhetssystemet presenteras även personnummer och namn för medborgare som signerat ansökan samt vilken handläggare som är kopplad till medborgaren.

15 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 15 Dokument som framtagits i biståndsprojektet

16 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 16 Begreppsmodell Kravspecifikation Nyttomeddelande Kravdokumentation: Biståndsprojektet Processkarta Krav på den interaktiva e-tjänsten. Ingående funktioner, och aktörer Informationsmängd och begrepp mellan: webbapplikationen och verksamhetssystem myndigheter Definition av nytto/ standard meddelande mellan: webbapplikationen och verksamhetssystem myndigheter Ärende flöde mellan olika aktörer (Roller & System)

17 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 17 Vad är en begreppsmodell!

18 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 18 Avtalskonstruktion/ Förhandling Utvärdering Upphandling: Biståndsprojektet Avropsförfrågan Definierar utvärderings- kriterier för att kunna välja leverantör Avtal som definierar villkor med leverantör Definiera förfrågningsunderlag för att avropa mot leverantörer.

19 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 19 Upphandlingsprocessen

20 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 20 Upphandlingsprocessen Analys kravspec/ ramavtal Produktion av avropsförfrågan Anbudstid Utvärdering Beslut Avrop eller upphandling Beslut Val av leverantör Avropsförfrågan sänds till leverantörer Avtals- text Avtals- förhand- ling Anbud kommer från leverantörer Avtal undertecknas

21 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 21 Vad upphandlas i biståndsprojektet!

22 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 22 Upphandlingsfasen! Tre leverantörer har lämnat anbud Utvärdering av tre anbud, prisjämförelse Underlag till medlemskommuner om att deltaga i genomförande av biståndsprojektet Avtalskonstruktion/förhandling enligt MBA och DÄHS Olika scenarier vid avtalskonstruktion 1. En leverantör för webbapp och adaptrar 2. En leverantör: - webbapp - adapter för EiD, Verksamhetssystem 3. Leverantör av: - webbapp och adaptrar för EiD, - adapter för Verksamhetssystem

23 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 23 Resultat av upphandlingsprocessen

24 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 24 Arbetsmöte 28 och 29 november i Södertälje

25 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 25 Processer Åtgärder Problem NU SEN HUR? Verksamhetsmål Vision, Strategisk inriktning Metoder Kritiska framgångsfaktorer Kartläggning Verksamhets- processer Effekt mål Förbättring Kort sikt Påverkar Förändringsarbete – Införande

26 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 26 Övergripande genomförande plan! Upphandling BP4 BP4:1 BP4:3 Specifikation Konstruktion Projektavslut Avtal/projektplan Kravdetaljering Utveckling/test (systemtest) Acceptanstest/drift Styrgruppsmöte BP4:2 BP5 Kommun införande Styrgruppsmöte

27 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 27 Agenda arbetsmöte

28 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 28 Agenda arbetsmöte Definiera framgångsfaktorer Samtliga deltagare skriver ned FFK på post-it lappar med utgångspunkt på: Framgångsfaktorer att lyckas med införande av tjänst för förnyad ansökan ekonomiskt bistånd. Resultatet dokumenteras och presenteras dag 2. Definiera aktiviteter Övning där samtliga personer skriver ned aktiviteter på post-it lappar med utgångspunkt på: Vilka aktiviteter behöver biståndsprojektet utföra fram till att tjänsten finns i drift.

29 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 29 Agenda arbetsmöte Definiera handlings-/aktivitetsplan Tillsammans definieras vilka aktiviteter som är kommununika aktiviteter och vilka som är projektgemensamma aktiviteter bland de kommuner som deltager i projektet. Resultatet av aktiviteter dokumenteras i en handlingsplan för biståndsprojektet Diskutera projektorganisation Tillsammans diskutera projektorganisation att hantera både genomförandeprojektet såväl som införandeprojektet.

30 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 30 Resultat från arbetsmöte Södertälje den november

31 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 31 Framgångsfaktorer

32 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 32 Framgångsfaktorer Följande kategorier av framgångsfaktorer definierades för att lyckas med införande av biståndstjänsten: Förankring Tillförlitliga uppgifter Införande i verksamheten Förväntat resultat/effekter Planering

33 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 33 Framgångsfaktorer - Förankring Inom kategorin förankring definierades följande: Ökad tillgänglighet för politiker och ledning Att få med sig den politiska ledningen (nämnd) samt kommunledning (tjänstemän) Ska ligga i linje med vision på nationell nivå Att det är en strategisk satsning där bistånd är första insatsen Uppnå en kritisk massa av tjänster

34 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 34 Framgångsfaktorer – Tillförlitliga uppgifter Inom kategorin tillförlitliga uppgifter definierades följande: Minskat socialbidragsbedrägeri – minskade kostnader Rättsäkerheten ökar – bättre beslutsunderlag

35 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 35 Framgångsfaktorer – Införande i verksamheten Inom kategorin införande i verksamheten definierades följande: Enklare och effektivare hantering för handläggare Tydligare uppgifter för handläggare Mindre stress för handläggare Mer tid för kvalitetsarbete och klientarbete för handläggare Positiv attityd hos medarbetare smittar av sig på klienterna Färre ansökningar behöver kompletteras Billigare administration Hög trovärdighet och tillförlitlighet i tjänsten Snarast påbörja införande av informationsutbyte med myndigheter

36 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 36 Framgångsfaktorer – Förväntat resultat/effekter Inom kategorin förväntat resultat/effekter definierades följande: Att medborgaren kan utföra sina tjänster när som helst Enkelt sätt att ansöka Snabba och tydliga svar, mindre väntan Lättare att komma i kontakt med kommunen Får mer tid till kvalitativa möten Att personal och klienter är nöjda med resultatet av tjänsten

37 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 37 Framgångsfaktorer – Planering Inom kategorin planering definierades följande: Att kommunerna inom projektet hjälps åt med aktiviteter i biståndsprojektet Att presentation av biståndstjänsten och införande i kommunen blir ”rätt i tiden” Att förbereda för den demografiska utvecklingen Att uppnå angelägenhets medvetande Planera för informationsutbyte med myndigheter

38 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 38 Aktiviteter

39 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 39 Aktiviteter Följande aktiviteter definierade för att lyckas med införande av biståndstjänsten samt att vi prioriterade med prickar. Nytta/Påvisa effekter. Fick 3 prickar Information. Fick 1 prick VuV – Verksamhetsutveckling. Fick 3 prickar Lansering. Fick 5 prickar Incitament/belöning. Fick 2 prickar Design och gränssnitt. Fick ingen prick Planering. Fick 1 prick Utbildning. Fick 1 prick Engagemang/delaktighet. Fick 8 prickar Kvalitetssäkring. Fick 2 prickar Ansvar. Fick 1 prick

40 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 40 Aktiviteter – Nytta/Påvisa effekter Inom kategorin nytta/påvisa effekter definierades följande: Definiera och tydliggöra praktiska effekter för handläggarna Påvisa och lyft fram nyttan för politiker, högre tjänstemän, handläggare och klienter Definiera hur tid som frigörs ska användas Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

41 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 41 Aktiviteter – Information Inom kategorin information definierades följande: Informera handläggare löpande och omedelbart. Tydlighet in informationen Offensivt marknadsföra tjänsten – medialt, medborgare … Ta fram olika exempelbilder – visa prototyper Informera på hemsidan i ett tidigt skede samt löpande Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

42 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 42 Aktiviteter – VuV Inom kategorin VuV definierades följande: Genomlysning av arbetsprocess Se över arbetsrutiner, ansvar - befogenheter Visa fördelarna med nytt arbetssätt både ekonomiskt och verksamhetsmässigt Ta tillvara möjligheterna att förändra organisation Låt processen få ta tid. Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

43 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 43 Aktiviteter – Lansering Inom kategorin lansering definierades följande: Börja i liten skala med få handläggare och klienter Översyn av klienter (vilka ansöker en eller är flera gånger, ålderstruktur etc samt orsak. Skapa förutsättning för publika datorer Satsa på flerkanalsstrategi. Att ansökan kan inkomma på olika sätt Skapa förebilder med lyckade exempel Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

44 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 44 Aktiviteter – Incitament/belöning Inom kategorin incitament/belöning definierades följande: Skapa ”morötter” till personal och klienter Vilken strategi bör användas för att få många klienter över tiden att använda tjänsten Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet.

45 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 45 Aktiviteter – Design och gränssnitt Inom kategorin design och gränssnitt definierades följande: Skapa användarvänlig design och gränssnitt Fokusera på enkelheten Online hjälp för medborgarna Stöd från FoU projektet Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

46 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 46 Aktiviteter – Planering Inom kategorin planering definierades följande: Projektplanering för genomförande och införande projektet. Noga utvald projektorg, styrgrupp. Att personal som arbetar i projektet sanktioneras av ledningen. Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

47 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 47 Aktiviteter – Utbildning Inom kategorin utbildning definierades följande: Ta fram utb mtrl för handläggare, klienter som är enkelt att förstå Aktivt gå igenom ett färdigt system med den personal som ska arbeta med tjänsten Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner Pedagogisera problembilden Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

48 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 48 Aktiviteter – Engagemang/delaktighet Inom kategorin engagemang/delaktighet definierades följande: Skapa engagerade medarbetare (tjänstemän, politiker, handläggare) samt klienter och få dom delaktiga i processen Få med alla intressenter tidigt i processen Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

49 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 49 Aktiviteter – Kvalitetssäkring Inom kategorin kvalitetssäkring definierades följande: Fungerande system/tjänst innan driftsättning Brukarråd där klienter få testa tjänsten Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

50 Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 50 Aktiviteter – Ansvar Inom kategorin ansvar definierades följande: Utse ansvarig i projektgrupp, referensgrupp, styrgrupp Hantera processägarskap (inom biståndsgruppen) för utveckling av tjänsten Utveckling av steg 2 tjänster Denna aktivitet definieras som en sambruksgemensam aktivitet.


Ladda ner ppt "Gemensam plattform för kommunala e-tjänster 1 Biståndsprojektet."

Liknande presentationer


Google-annonser