Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

1 Bevarande utifrån nya Ladoks perspektiv »Möte med Arkivarier - Anna Åhnberg, Ola Ljungkrona »2015-01-13.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "1 Bevarande utifrån nya Ladoks perspektiv »Möte med Arkivarier - Anna Åhnberg, Ola Ljungkrona »2015-01-13."— Presentationens avskrift:

1 1 Bevarande utifrån nya Ladoks perspektiv »Möte med Arkivarier - Anna Åhnberg, Ola Ljungkrona »

2 2 Systemavgränsning Ladok är inte ett system för bevarande

3 3 Generell process som utgångspunkt Handling inkommer eller upprättas i enlighet med arkivredovisningen på myndigheten Hantera bevarande Överlämnas till arkivmyndighet Handling anses då vara Arkiverad i Ladok Handling bevarad

4 4 Vi kommer använda fel begrepp –Det är många begrepp inom området bevarande och dessutom många med tvetydiga betydelser –Jag kommer säkert säga fel ibland

5 5 Begreppsreferenser –e-Arkiv och e-Diarium (eARD) projektet – begreppslista –Sambruk – ordlista, elektroniskt bevarande etapp 2 –Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv) etc. – Dnr RA /3552

6 6 Begreppslista –Arkiv –e-arkiv –Arkivsystem –System för bevarande –System för långsiktig informationsförsörjning (SLI) –e-arkivering –Verksamhetssystem –….

7 7 Begrepp – många med olika tolkningar Därför behöver vi en gemensam definition under denna session

8 8 Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv) etc

9 9 Ladok är inte ett system för bevarande –Ladok uppfyller inte RAFS 2009:2 –Resultat kan anses vara arkiverade i samma stund som man för in dem enligt 3 § arkivförordningen ”I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts” –Dock inte bevarad! –Handling måste ”så snart som möjligt” föras över till ett bevarande. I Ladok kan ärenden var ”öppna” väldigt länge därför blir tidpunkten inte tydligt när överförandet skall ske –Resultat kan ses avslutade när inrapporteringen är gjord

10 10 Hur ser ”bevarande-output” från Ladok ut? Två olika e-handlingsvarianter –Dokumentliknande e-handlingar –e-handlingar av DB-karaktär eller Ärenden

11 11 Dokumentliknande e-handlingar –För dokumentliknande e-handlingar såsom: Examensbevis Kursbevis Etc –Dessa sparas inte i Ladok – de existerar endast som output från data i Ladok, dessa handlingar kan återskapas –Kommer ske genom att Ladok producerar PDF från data i Ladok –PDF kommer inte att lagras i nya Ladok

12 12 e-handlingar av DB-karaktär eller Ärenden –För dessa kommer Ladok skriva ut ett enklare representation som PDF utan några direkta formateringsanpassningar. Kommer att märkas med nycklar som gör PDF spårbar till e- handlingarna i Ladok –Detta kan jämföras med Arkivlista idag med skillnaden att beslutet fortfarande ligger kvar i Ladok –Dessa kallas Verifikat i nya Ladok –Verifikaten är en direkt representation av data i nya Ladok - dvs. ett bevarandeexemplar

13 13 Referensmodell arkivsystem OAIS – Open Archival Information System

14 14 Intressanta begrepp OAIS – vad gör nya Ladok –Producera det som kallas en SIP Submission Information Package; metadata plus bevarandeexemplar –Ladok kommer kunna leverera ett bevarandeexemplar –Metadata är en prioriteringsfråga

15 15 Metadata –Metadata som en del av ett SIP (Submission Information Package) enligt OAIS –Metadata (Descriptive Information) innehåller information som är relevant för bevarandeexemplaret så att det sorteras rätt och blir sökbart

16 16 Metadata - krav –Innehållet i Metadata är oklart –Behövs Metadata överhuvudtaget? –Metadata skulle kunna komma i ett senare skede –Nya Ladok behöver så fort som möjligt veta vad som är minsta godkända nivå på Metadata och hur det kan levereras till ett system för bevarande

17 17 Funktionalitet som erbjuds i nya Ladok – Bevarande –Nya Ladok erbjuder inget stöd för elektroniskt bevarande av dokument. –Ett sådant verktyg måste lärosätet implementera i enlighet med lokala regler och föreskrifter. –Nya Ladok tillhandahåller funktionalitet för att skapa underlag för vidare överföring till elektroniskt bevarande, och utskrift till papper för bevarande i traditionellt arkiv. –Metadatafrågan är oklar!

18 18 Lärosäten som har bevarande –Få kontakt för att definiera metadatadelen av en SIP –Om vi frågar om hjälp så kommer också förväntningarna på att vi kommer erbjuda stöd – vilket inte är prioriterat ännu

19 19 Uppgift för er –Prata med lokala PL för att kanalisera krav så att vi får in önskemålen till projektet

20 20 Frågor?


Ladda ner ppt "1 Bevarande utifrån nya Ladoks perspektiv »Möte med Arkivarier - Anna Åhnberg, Ola Ljungkrona »2015-01-13."

Liknande presentationer


Google-annonser