Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas."— Presentationens avskrift:

1 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Hej! Spara filen och öppna i PowerPoint. Klicka på ikonen ”Bildspel” och klicka dig sedan fram som på en vanlig webbplats. Vi reserverar oss för eventuella fel, detta är endast en prototyp. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till se under fliken Kontakt TACK TILL ALLA SOM BIDRAGIT TILL DENNA METODBOK!!!!

2 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Metodbok i innovationsupphandling Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till se under fliken Kontakt

3 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Dessa organisationer ingår i samarbetsprojektet Innovationskraft Sthlm Läs mer om metodboksprojektet och dess bakgrund genom att klicka här.här

4 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund Länsstyrelsen i Stockholm driver projektet Innovationskraft Sthlm med målet ”Stockholm Världens mest innovationsdrivna ekonomi”. Som en del av handlingsplanen för att uppnå målet med att Stockholm år 2025 ska vara världens mest innovationsdrivna ekonomi har det skapats fem handlingsprogram. Innovationskraft Sthlm Forts.

5 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Innovationsupphandling Ett av dessa handlingsprogram är ”Innovationsupphandling”, där målet att fler offentliga aktörer ska bli bättre på att använda sig av innovationsupphandlingar för att främja utveckling och innovation. För att nå detta mål är ett första delmål inom handlingsprogrammet att skapa en metodhandbok i innovationsupphandling som kommer att rikta sig till politiker, upphandlare, beställare, medarbetare samt leverantörer i offentliga organisationer. Forts.

6 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Dessa organisationer ingår i samarbetsprojektet IUSR (Innovationsupphandling i Stockholmsregionen) Forts.

7 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till I huvudsak har dessa organisationer tagit fram metodboken SLL Innovation SLL Tillväxt, Miljö och Regionplanering (NKS och SLL upphandling)

8 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Syftet med Metodboken Syftet med att skapa en metodbok i innovationsupphandling är att skapa ett stöd för upphandlare, beställare, politiker, medarbetare samt leverantörer av produkter och tjänster i offentlig sektor när de arbetar med frågor som rör innovationsupphandling. På sikt är syftet med detta stöd att målgruppen ska bli bättre på, och i större utsträckning utföra, innovationsupphandling. Detta kommer att främja etableringen av innovationsdrivna företag; utvecklingen av nya affärsmodeller, produkter och tjänster; och skapa en marknad där nytänkande är ett centralt inslag. På sikt kommer detta göra Stockholm till en mer attraktiv stad att verka i, både som medborgare och som aktör inom privat och offentlig sektor. Syftet med Metodboken Visa exempel på hur andra gjort innovationsupphandlingar t.ex. vad som gått bra och vad som kan gå bättre, från små tips till hela avtal En lätt och pedagogisk elektronisk vägledning från ax till limpa Sänka tröskeln för att genomföra en innovationsupphandling

9 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Kontakt För att få tillgång till metodboken innan Konkurrensverket har lagt upp den eller delar av den på sin webbplats: Maila till Ämne: ”Jag vill ha metodboken” Du får sedan en länk där du kan ladda ner Metodboken Du som har Metodboken får dela ut ovanstående mailadress internt och externt (även till leverantörer) men inte dela ut själva PPT-presentationen eller avtal. Vi har tyvärr begränsade resurser att ge support och att svara på frågor!

10 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Forum Denna del är under utveckling och kommer förmodligen komma på Konkurrensverkets webbsida

11 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till INNOVATIONSUPPHANDLINGSPROCESSEN Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Upphandling av innovation Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsvänlig upphandling

12 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till En innovationsupphandlingsprocess börjar med att ett behov identifieras. Detta kallas för behovsidentifiering. Behov kan identifieras på flera olika sätt, bland annat genom: Medarbetares insikter Experters utlåtanden Ekonomiska analyser Politiska beslut Problemlösning i ledningsgrupp Så här arbetar vi med behovsidentifiering RPS: Nya resehandlingar SLL Innovation: Personalbemannings- applikation på akutenSLL Innovation: Personalbemannings- applikation på akuten Lärdomar från andra organisationer: Arbeta aktivt med att skapa en kultur där medarbetare uppmuntras lyfta förbättringsbehov i verksamheten.Arbeta aktivt med att skapa en kultur där medarbetare uppmuntras lyfta förbättringsbehov i verksamheten. Sätt upp processer för hur och var medarbetare kan vända sig med behov de sett, för att behoven ska gå från idé till en fysisk produkt eller tjänst.Sätt upp processer för hur och var medarbetare kan vända sig med behov de sett, för att behoven ska gå från idé till en fysisk produkt eller tjänst. Behovsidentifiering Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsvänlig upphandling Innovationsupphandling Upphandling av innovation

13 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Utifrån det behov som identifierats bör en behovs- och marknadsanalys, samt behovsverifikation, tas fram. Behovsanalys En behovsanalys kartlägger förutsättningarna, specificerar behovet, och beskriva begränsningar och restriktioner. Klicka här för att se hur en behovsanalys kan se ut.här Behovsverifikation Behovsverifikationen bekräftar behovsanalysen, gärna av andra intressenter än de som arbetar inom projektet, för att kunna fastslå att behovet är rimligt. Klicka här för att se hur en behovsverifikation kan tas fram.här Marknadsanalys En marknadsanalys undersöker systematiskt om det redan finns tillgängliga och existerande lösningar – varor eller tjänster – på marknaden som motsvarar behoven i behovsanalysen. Vill du veta mer om marknadsanalyser? Klicka här!här Checklista! Säkerställ att behovet är reellt. Ställ frågan ”Varför” 5 gånger till problemställningen (Lean). Kan metoden eller processen ändras för att lösa behovet/problemet? Säkerställ att behovet är reellt. Ställ frågan ”Varför” 5 gånger till problemställningen (Lean). Kan metoden eller processen ändras för att lösa behovet/problemet? Dokumentera all typ av kommunikation mellan den upphandlande myndigheten och de leverantörer ni kommunicerar med. Dokumentera all typ av kommunikation mellan den upphandlande myndigheten och de leverantörer ni kommunicerar med. Behovs- och Marknadsanalys Marknadsdialog Redan i det här stadiet kan den upphandlande myndigheten börja föra en dialog med existerande och potentiella leverantörer på marknaden, för att bättre förstå sig på marknaden. Läs mer om marknadsdialoger genom att klicka här.här Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Hur går man vidare efter behovs- och marknadsanalys? Klicka här!här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

14 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Marknadsanalys En marknadsanalys undersöker systematiskt om det redan finns tillgängliga och existerande lösningar – varor eller tjänster – på marknaden som motsvarar behoven i behovsanalysen. Tänk på att: Vara noggrann i din marknadsanalys. Lägg ned den tid det krävs på att faktiskt förstå marknaden och de trender som kan ses. Ta gärna kontakt med experter på området för att få ökad förståelse för marknaden. Innovationsupphandlin g Så arbetar vi med marknadsanalyser: RPS projekt Nya Resehandlingar SAMSA Innovation Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Behovs- och Marknadsanalys Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Hur går man vidare efter behovs- och marknadsanalys? Klicka här!här

15 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Detta dokument finns just nu endast i detta format. Förstora upp ”bilden” för att läsa dokumentet.

16 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Detta dokument finns just nu endast i detta format. Förstora upp ”bilden” för att läsa dokumentet.

17 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Marknadsdialog En marknadsdialog kan genomföras via: Muntliga dialogmöten/ informationsmöten med leverantörer och branschråd RFI – Request for information Extern remiss av preliminärt förfrågningsunderlag Kammarkollegiet har tagit fram en vägledning kring marknadsdialog inom LOU och LUF. Denna vägledning finns tillgänglig här.här Tänk på att! Tillbak a Vid en markanddialog är det viktigt att hålla sig till de grundläggande EU-rättsliga principerna om icke- diskriminering, likabehandling, proportionalitet, ömsesidigt erkännande öppenhet. Klicka här för att läsa mer!här Innovationsupphandlin g Muntliga dialogmöten/ informationsmöten med leverantörer och branschråd RFI – Request for information Extern remiss av preliminärt förfrågningsunderlag Vad säger lagstiftningen? Får upphandlande myndighet föra dialog med leverantörer innan upphandlingen? ”Innan ett upphandlingsförfarande inleds får den upphandlande myndigheten genom en "teknisk dialog" söka eller godta råd som kan användas när specifikationerna utarbetas, dock under förutsättning att sådana råd inte leder till hinder för konkurrensen.” Källa: Beaktandesats 8 i direktiv 2004/18/EG (som LOU baseras på) Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Behovs- och Marknadsanalys Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Forts.

18 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Marknadsdialog Muntliga dialogmöten/informationsmöten med leverantörer och branschråd Ett sätt att föra dialog med marknaden är att bjuda in leverantörer till dialogmöten. Dessa kan hållas genom informationsmöten med flera leverantörer samtidigt eller genom enskilda möten med en leverantör åt gången. Via informationsmöten kan den upphandlande myndigheten deklarera sina kommande behov för att förbereda marknaden inför kommande innovationsupphandling och vid enskilda dialogmöten ges leverantörernas möjlighet att presentera möjliga lösningar. På detta sätt får den upphandlande myndigheten information om vad marknaden har att erbjuda och dess innovationspotential. Av tidsskäl kan det vara bra med informationsmöten i grupp eller med branschorganisationer. Av konkurrensskäl, främst risk för anbudskarteller, kan det i vissa fall vara olämpligt att samla konkurrerande företag i en och samma lokal inför en kommande upphandling. Av dessa skäl kan det vara lämpligare att den upphandlande myndigheten träffar leverantörerna var och en för sig. Tänk dock på att alltid dokumentera dialoger som förs med leverantörer för att på detta sätt kunna visa att otillbörliga fördelar inte getts en viss leverantör. Källa: Stockholms stad, Stockholms stad, Tillämpningsanvisning för att främja innovation vid upphandling - Dnr /2014. Tillbak a Innovationsupphandlin g Att tänka på! Dokumentera alltid dialoger som förs med leverantörer för att på detta sätt kunna visa att otillbörliga fördelar inte getts en viss leverantör. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Behovs- och Marknadsanalys Såhär jobbar vi med markandsdialog: RPS Nya resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Forts.

19 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Marknadsdialog RFI - Request for information En RFI är en skriftlig dialog inför att starta en upphandlingsprocess, där potentiella leverantörer ges möjlighet att inkomma med förslag. Den upphandlande myndigheten avgör vad som ska lämnas förslag på Den bör ske tidigt i processen för att den upphandlande myndigheten ska kunna ta del av övergripande information Källa: Stockholms stad, Stockholms stad, Tillämpningsanvisning för att främja innovation vid upphandling - Dnr /2014. Tillbak a Innovationsupphandlin g Att tänka på! Klargör tydligt för leverantörerna att RFI inte utgör ett förfrågningsunderlag. Myndigheten kan komma fram till att det aktuella projektet inte gynnas av en upphandling och därför inte ta fram ett FFU. Detta bör klargöras i RFI. Leverantörerna bör ges minst 14 dagar för att svara på en RFI. Avvägande ska dock göras i varje enskilt fall. För att främja fri konkurrens och öppenhet bör upphandlande myndighet redovisa leverantörernas svar på ett RFI-förfarande på ett öppet sätt så att alla presumtiva anbudsgivare kan ta del av dessa. På detta sätt tvingas även leverantörerna att rannsaka sig själva innan synpunkter och förslag lämnas. Om svaren innehåller affärshemligheter som kan skada företaget ska de dock sekretessbeläggas. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Behovs- och Marknadsanalys Bra att känna till är att det saknas domstolspraxis på området RFI. Det bör en upphandlande myndighet ha i åtanke inför beslut om användning av RFI. Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

20 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Marknadsdialog Extern remiss av preliminärt förfrågningsunderlag Extern remiss är precis som ett RFI-förfarande ett sätt att föra dialog med marknaden. Till skillnad från ett RFI-förfarande, så används extern remiss för att få synpunkter på ett preliminärt förfrågningsunderlag t.ex. på vilket sätt ett kommersiellt villkor är kostnadsdrivande eller påverkar leverantörernas möjlighet att lägga anbud. Syftet med att använda extern remiss är att få till ett bättre och mer konkurrensneutralt underlag. Under tiden som det preliminära förfrågningsunderlaget är annonserat ges således presumtiva anbudsgivare möjlighet att inkomma med synpunkter på underlaget. Metoden kan med fördel användas för att utveckla förfrågningsunderlaget och uppmärksamma staden på brister, exempelvis att utformningen av förfrågningsunderlaget utestänger innovativa lösningar från en leverantör. Viktigt är dock att det är den upphandlande myndigheten som avgör vad synpunkter ska lämnas på. Det kan exempelvis vara delar av ett förfrågningsunderlag, en speciell utvärderingsmodell eller en särskild paketering av en upphandling. Det är upp till den upphandlande myndigheten att avgöra om förändringar av förfrågningsunderlaget ska ske till följd av inkomna synpunkter eller inte. Källa: Stockholms stad, Stockholms stad, Tillämpningsanvisning för att främja innovation vid upphandling - Dnr /2014. Tillbak a Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Behovs- och Marknadsanalys Vill du veta mer? Läs om hur Stockholms stad arbetade med marknadsdialog genom Extern remiss vid en upphandling 2013 här.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Forts.

21 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Marknadsdialog genom Extern remiss – Stockholms stads statistikupphandling 2013 Tillbak a Innovationsupphandling För att skapa en bättre och mer konkurrenskraftigt förfrågningsunderlag för upphandlingen ”Undersökningstjänster 2013” publicerade Stockholms stad via DIBUS det preliminära förfrågningsunderlaget för extern remiss till potentiella anbudsgivare. Läs medskicket till den externa remissen här. Anbudsgivarna hade 12 dagar på sig att via mail inkomma med synpunkter på förfrågningsunderlaget, samt en motivering till de ändringar anbudsgivaren föreslagit.här 14 företag lämnade svar på den externa remissen. Därefter beslutade Stockholms stad själva vad i förfrågningsunderlaget som skulle ändras utifrån inkomna anbud. De inkomna synpunkterna från den externa remissen resulterade i att underlagen blev bättre och tydligare. Följande förändringar gjordes: Förtydligade vad som skulle upphandlas Upphandlingens indelning Kvalificeringskrav Utvärderingskriterier Referenser (antal och år) Utvärderingsmodell Ändringarna motiverades och antecknades. Den externa remissen var varmt välkomnat av leverantörerna, och Stockholms stad mottog bland annat följande kommentarer från potentiella anbudsgivare: ”Först och främst vill vi ge en stor eloge till Stockholms stad för att ge oss möjlighet att komma in med synpunkter på utkastet till förfrågningsunderlag. Vi hoppas att detta kommer leda till att ytterligare utveckla underlaget och kvalitén i det.” ” Tack för möjligheten att komma med synpunkter på er kommande upphandling.” ” Vilket bra upplägg med att efterfråga synpunkter.” Källa: Enheten för upphandling och konkurrens, Stockholm stads stadsledningskontor. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Behovs- och Marknadsanalys Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

22 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Detta dokument finns just nu endast i detta format. Förstora upp ”bilden” för att läsa dokumentet.

23 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsvänlig upphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Kommer den upphandlande myndigheten i sin marknadsanalys fram till att produkten/tjänsten som kan lösa de behov man har finns på marknaden, blir det en innovationsvänlig upphandling. Finns produkten/tjänsten på marknaden? Ja Nej Kommer den upphandlande myndigheten i sin marknadsanalys fram till att produkten/tjänsten som kan lösa de behov man har inte finns på marknaden, går man vidare till att göra en möjlighetsanalys för att utforska möjligheten kring att kunna genomföra en upphandling av innovation. Innovationsupphandling Upphandling av innovation Klicka för att starta bildspel

24 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till För att reda ut vilken typ av utvecklingsprojekt som skulle lämpa sig bäst för att lösa det aktuella behovet utförs en möjlighetsanalys. Möjlighetsanalysen omfattar att analysera behovsanalys, behovsverifikation och marknadsanalys, för att kunna bedöma rimligheten i att behovet kan tillgodoses genom en upphandling av innovation. Såhär arbetar vi med möjlighetsanalys: ITS Innovation Stockholm Kista SAMSA Innovation SLL Innovation: Personalhanteringssystem på DS akutmottagningSLL Innovation: Personalhanteringssystem på DS akutmottagning Checklista! Den upphandlande myndigheten har genomfört en analys av i tidigare steg: Den upphandlande myndigheten har genomfört en analys av i tidigare steg: Behovsanalys Behovsverifikation Marknadsanalys Utifrån analysen har myndigheten tagit ställning till huruvida en upphandling av innovation kan lösa det behov som myndigheten har. Utifrån analysen har myndigheten tagit ställning till huruvida en upphandling av innovation kan lösa det behov som myndigheten har. Möjlighetsanalys Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Upphandling av innovation Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Innovationsvänlig upphandling

25 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Upphandling av innovation är upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. Denna typ av upphandling bygger på en marknadsdialog mellan upphandlare och leverantörer för att ta reda på vad leverantörer kan utveckla och för att kunna välja lämplig form för upphandling. Det finns olika sätta att utföra upphandling av innovation – klicka på ett tillvägagångssätt för att läsa mer: Förkommersiell upphandling (utanför LOU)Förkommersiell upphandling Innovationspartnerskap (2015) Projekttävling/Innovationstävling LOU förfarandena: Gå till och sök på följande ord: Direktupphandling, Elektronisk auktion, Frivillig förhandsinsyn, Förenklat förfarande, Förhandlat förfarande, Selektivt förfarande, Öppet förfarande, Konkurrenspräglad dialog, Urvalsförfarandehttp://www.kkv.se/ DirektupphandlingElektronisk auktion Upphandling av Innovation

26 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Innovationsvänlig upphandling Innovationsvänlig upphandling är upphandling som sker på ett sådant sätt att den inte utesluter nya lösningar. Innovationsvänlig upphandling innebär att en upphandlande myndighet är öppen för leverantörers idéer om förnyelse. Det kan åstadkommas genom att aktivt beakta att det på marknaden kan finnas produkter baserade på nya innovationer eller som är så utvecklade att de vid upphandling kan utgöra ett alternativ till etablerade produkter. Det kan också innebära att den upphandlande myndigheten låter leverantörer erbjuda helt nya lösningar. Det handlar med andra ord om att inte utestänga eller missgynna innovativa lösningar. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Tips för att göra den innovationsvänliga upphandlingen ännu bättre! Incitamentklausuler Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Innovationsvänlig upphandling genom Funktionsupphandling Enligt både SOU 2010:56 - Innovationsupphandling och KKVs rapport 2014:5 Offentlig Upphandling och Innovation bör så mycket som möjligt av den offentliga upphandlingen göras om till innovationsvänlig upphandling. Enligt KKVs rapport är Funktionsupphandling – att beskriva den funktion som ska uppnås genom upphandlingen i stället för att beskriva produkten som ska upphandlas – det bästa sättet att göra om reguljär offentlig upphandling till innovationsvänlig sådan.SOU 2010:56 - Innovationsupphandling KKVs rapport 2014:5 Offentlig Upphandling och Innovation Läs mer om Funktionsupphandling här!här Det finns olika sätta att utföra innovationsvänlig upphandling på – klicka på ett tillvägagångssätt för att läsa mer: Funktionsupphandling LOU-förfarandena: : Gå till och sök på följande ord: Direktupphandling, Elektronisk auktion, Frivillig förhandsinsyn, Förenklat förfarande, Förhandlat förfarande, Selektivt förfarande, Öppet förfarande, Konkurrenspräglad dialog, Urvalsförfarande Tjänstekoncessionhttp://www.kkv.se/ DirektupphandlingElektronisk auktion

27 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Upphandling av innovation är upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. Denna typ av upphandling bygger på en marknadsdialog mellan upphandlare och leverantörer för att ta reda på vad leverantörer kan utveckla och för att kunna välja lämplig form för upphandling. Det finns olika sätta att utföra upphandling av innovation – klicka på ett tillvägagångssätt för att läsa mer: Förkommersiell upphandling (utanför LOU)Förkommersiell upphandling Innovationspartnerskap (2015) Projekttävling/Innovationstävling LOU förfarandena: Gå till och sök på följande ord: Direktupphandling, Elektronisk auktion, Frivillig förhandsinsyn, Förenklat förfarande, Förhandlat förfarande, Selektivt förfarande, Öppet förfarande, Konkurrenspräglad dialog, Urvalsförfarande Tjänstekoncessionhttp://www.kkv.se/ DirektupphandlingElektronisk auktion Val av förfarande Upphandling av Innovation Innovationsvänlig upphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Innovationsvänlig upphandling är upphandling som sker på ett sådant sätt att den inte utesluter nya lösningar. Innovationsvänlig upphandling innebär att en upphandlande myndighet är öppen för leverantörers idéer om förnyelse. Det kan åstadkommas genom att aktivt beakta att det på marknaden kan finnas produkter baserade på nya innovationer eller som är så utvecklade att de vid upphandling kan utgöra ett alternativ till etablerade produkter. Det kan också innebära att den upphandlande myndigheten låter leverantörer erbjuda helt nya lösningar. Det handlar med andra ord om att inte utestänga eller missgynna innovativa lösningar. Tips för att göra den innovationsvänliga upphandlingen ännu bättre! Incitamentklausuler Det finns olika sätta att utföra innovationsvänlig upphandling på – klicka för att ett tillvägagångssätt för att läsa mer: Funktionsupphandling LOU förfarandena: Gå till och sök på följande ord: Direktupphandling, Elektronisk auktion, Frivillig förhandsinsyn, Förenklat förfarande, Förhandlat förfarande, Selektivt förfarande, Öppet förfarande, Konkurrenspräglad dialog, Urvalsförfarande Tjänstekoncessionhttp://www.kkv.se/ DirektupphandlingElektronisk auktion

28 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Förkommersiell upphandling Vad är en förkommersiell upphandling? Förkommersiell upphandling är upphandling av FoU-tjänster. Den upphandlande myndigheten finansierar upphandlingen (utvecklingen) – antingen via monetära medel eller via arbetstimmar – gemensamt med leverantören, och tar del av resultatet tillsammans med leverantören. Om den upphandlande myndigheten vill nyttja slutresultatet av den förkommersiella upphandlingen måste myndigheten upphandla resultatet genom en kommersiell upphandling enligt LOU. Lärdomar från andra organisationer En stark styrgrupp är en effektiv styrgrupp: Tack vare de positioner som medlemmarna i styrgruppen innehar (VD) kan snabba beslut fattas, vilket underlättar tids- och prioriteringsmässig för projektet. Sammankoppla olika typer av aktörer och experter inom det aktuella området för en starkare innovationsgrad. Använd en bred rad av plattformar för annonsering av upphandlingen för att nå ut till ett stort antal potentiella leverantörer. Tekniska verktyg kan användas för att säkra sekretessen: Under vissa upphandlingar råder absolut sekretess. I utvärderingsgruppen finns ibland både interna och externa experter på sina områden. Vid utvärderingen där leverantörernas anbud, affärsmodeller och övriga dokument, måste skickas till respektive utvärderare kan ett program som heter 7-zip användas för att säkra sekretessen genom att lösenordskydda filerna. Lösenorden skickades sedan via sms till den person som projektet vill ska kunna läsa dokumenten. Såhär arbetar vi med förkommersiell upphandling Tillbak a Förkommersiell upphandling – En handbok för att genomföra FoU-upphandlingar, VINNOVA 2013Förkommersiell upphandling – En handbok för att genomföra FoU-upphandlingar, VINNOVA 2013 RPS Nya resehandlingar Innovationsupphandlin g SAMSA Innovation Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling SLL Innovation: Personalbemanningsapplikation på akuten

29 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Förkommersiell upphandling – En handbok för att genomföra FoU-upphandlingar, VINNOVA 2013 VINNOVA har tagit fram en handbok i hur en organisation praktiskt kan utföra en förkommersiell upphandling. Klicka här för att läsa handboken.här Handbokens tillhörande mallar och stödjande dokument kommer du åt om du klickar här.här Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

30 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Förkommersiell upphandling – En handbok för att genomföra FoU-upphandlingar, VINNOVA 2013 TILLHÖRANDE MALLAR OCH STÖDJANDE DOKUMENT 1.AnbudsinbjudanAnbudsinbjudan 2.Beskrivning av utmaning 3.Vägledning 4.Anbudsformulär 5.Frågor och svar 6.Mall avtal 7.Fas-rapport 8.Vägledning för utredare 9.TilldelningsbeslutTilldelningsbeslut 10.AvropsförfråganAvropsförfrågan 11.AvropssvarAvropssvar Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

31 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Incitamentsklausuler För att främja innovation och kvalitetsutveckling i den upphandlande myndighetens verksamheter kan incitamentsklausuler användas. En incitamentsklausul kan exempelvis utformas för att stimulera leverantören till att ta fram mer energieffektiva metoder och att kostnadsbesparingarna delas mellan leverantören och den upphandlande myndigheten. En incitamentsklausul måste utformas på ett sådant sätt att incitamentet till utveckling och innovation är tillräckligt stort för att löna sig för leverantören, men även för den upphandlande myndigheten. Källa: Tillämpningsanvisning för att främja innovation vid upphandling, Stockholms stad, Stadsledningskontoret, Dnr /2014 Så arbetar vi med incitamentsklausuler – Exempel från Trafikkontoret, Stockholms stad 2008 genomfördes en upphandling av transporter för rökgasreningsprodukter och behandling av rökgasreningsprodukter från avfallsförbränning av Trafikkontoret. Som en del i avtalet fanns en incitamentsklausul, där Stockholms stal avtalade att: ”om Entreprenören under avtalsperioden minskar sin koldioxidpåverkan med 10 % justeras ersättningen nästkommande år så att ersättningen blir 1 % högre än offererad ersättning. På motsvarande sätt justeras ersättningen med ytterligare 1 % per 10 % -ig minskning av koldioxidutsläppen. Om Entreprenören under avtalsperioden ökar sin koldioxidpåverkan med 10 % justeras ersättningen nästkommande år så att ersättningen blir 2 % lägre än offererad ersättning. På motsvarande sätt justeras ersättningen med ytterligare 2 % per 10 % -ig ökning av koldioxidutsläppen. Verklig mängd koldioxidutsläpp skall redovisas årligen av Entreprenören.” Fokus på bränsleförbrukningen i upphandlingen innebär inte bara en lägre kostnad för Stockholms stad, utan även en ökad ersättning för leverantören och en mindre miljöpåverkan i form av koldioxid – närmare bestämt 27% mindre utsläpp av CO2. Läs mer om Trafikkontorets upphandling här. Källa: Klausulen är hämtad från Trafikkontoret Avfalls upphandling av transporter för rökgasreningsprodukter från avfallsförbränning. Upphandlingen genomfördes under 2008.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

32 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Funktionsupphandling I en funktionsupphandling upphandlar den upphandlande myndigheten funktioner med fastställda egenskaper, istället för specificerat innehåll och utförande. Upphandlaren specificerar således vad som ska uppnås snarare än hur det ska uppnås. Grundläggande i en funktionsupphandlingar är att den upphandlande myndigheten efterfrågar funktionalitet snarare än produkten i sig. Såhär arbetar vi med funktionsupphandling: SLL Upphandling: Sårvård special RPS: Nya Resehandlingar (en upphandling av innovation som utförs som funktionsupphandling)RPS: Nya Resehandlingar Checklista! Skriv skallkraven så att funktion snarare än tekniska aspekter av produkten/tjänsten specificeras. Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Tips! Ett tips är att försöka tänka att det är en tjänst som ska upphandlas snarare än en produkt. Tankesättet möjliggör att mer fokus läggs på den funktionalitet som krävs för att tjänstens ska kunna tillgodose det behov man ämnar lösa, snarare än den tekniska utformningen som krävs. Vad säger LOU? Eftersom begreppet ’funktionskrav‛ finns i lagstiftningen (LOU och LUF) så kan funktionsupphandling alltid användas, trots att det inte är ett upphandlingsförfarande i juridisk mening. Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

33 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Lärdomar från samarbetsprojektet Värdig Entré Projektet Värdig Entré är ett samarbetsprojekt mellan Statens fastighetsverk, föreningen Design for All Sverige och Stockholms stad. Utgångspunkten för projektet var att alla ska kunna använda samma entré och göra det med värdighet: Entrén ska vara värdig för såväl besökare som byggnaden i sig. För att uppnå detta mål startades ett innovationsupphandlingsprocess, som resulterade i att en upphandling av innovation gjordes. Konkreta resultat av projektet är att Liljevalchs konsthall och Boställshusen på Skeppsholmen, med Hotel Skeppsholmen som hyresgäst, idag är fullt tillgängliga för alla besökare. Projektet har under innovationsupphandlingsprocessens gång dragit flera lärdomar från att genomföra upphandling av innovation: Ta fram en kommunikationsplan: Tänk kommunikation från början. Hur ska projektet kommuniceras internt och externt? Kommunikationen är viktig för att projektet kan genomföras på ett framgångsrikt sätt. Säkra ett flexibelt och hållbart ledarskap: Projektledningens förmåga till lärande under resans gång är en avgörande framgångsfaktor, liksom öppenhet för nödvändiga förändringar och omtag. Forma en effektiv innovationsprocess: Se till att processen har en tydlig början och slut. På så sätt kan ni håll styrfarten och undvika att processen drar ut på tiden. Var tydligt kring förutsättningar och villkor för deltagande företag: Glöm inte tydliga skall- och bör-krav i förfrågningsunderlagen till företag som ska delta i processen. Det kan gälla funktion, teknik och förmer för utvecklingsarbetet. Säkra en viss garanterad volym: Det är bra med ett löfte om viss leverans kopplat till den produkt som ska tas fram. Det ökar chansen att företag vill medverka i innovationsprocessen. Förvalta investeringen: Hur ska investeringen förvaltas i den egna organisationen? Att ha ett tydligt helhetsperspektiv på innovationsprocessen ger mesta största affärsnytta. Effektiv administration och dokumentation: Att dokumentera arbetsprocessen systematiskt är viktigt för att kunna utvärdera resultatet i förhållande till mål, mätbara nyckeltal och effekter. Källa: En skrift från Statens fastighetsverk om innovation och allas rätt att gå in genom samma dörr, 2014 Läs mer här.här Tillbak a Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Vill du ta del av fler lärdomar från andra organisationer? Klicka här!här

34 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Innovationstävling Vad är en Innovationstävling? En innovationstävling omfattar att identifiera existerande behov, söka efter förslag i en tävlingsform, samt att ta vidare de bästa förslagen till implementering och/eller kommersialisering. Lärdomar från andra organisationer Att vara transparent och tydlig med leverantörerna är viktiga element i upphandlingenAtt vara transparent och tydlig med leverantörerna är viktiga element i upphandlingen Det går till mångt och mycket att använda sig av de ”normala” upphandlingsprinciperna/rutinerna även när det handlar om innovationsupphandlingarDet går till mångt och mycket att använda sig av de ”normala” upphandlingsprinciperna/rutinerna även när det handlar om innovationsupphandlingar Utforma tävlingens anbudsmall på ett så enkelt sätt som möjligt för att inte skrämma bort leverantörer som inte är vana att lämna anbudUtforma tävlingens anbudsmall på ett så enkelt sätt som möjligt för att inte skrämma bort leverantörer som inte är vana att lämna anbud Uppmuntra gärna leverantörerna att samarbeta med varandra för att ta fram innovativa lösningarUppmuntra gärna leverantörerna att samarbeta med varandra för att ta fram innovativa lösningar Tekniska verktyg kan användas för att säkra sekretessen Ta hjälp av experter Såhär arbetar vi med innovationstävlingar Rikspolisstyrelsens projekt Nya Resehandlingar Transportstyrelsens projekt ITS Innovation Stockholm KistaTransportstyrelsens projekt ITS Innovation Stockholm Kista Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

35 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Genomförande av upphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Vill du ha stöd i upphandlingsgenomförandet? Upphandlingsstödet vid KKV (kammarkollegiet) ger vägledning kring offentlig upphandling. Klicka här för att komma till Upphandlingsstödet.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

36 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Avtalsbank 36 Klicka på projekten nedan för att komma till avtal och stödjande dokument som projekten tog fram i deras innovationsupphandlingsprocesser: ITS Innovation Stockholm Kista SLL Upphandlings projekt Sårvård Special Rikspolisstyrelsens projekt Nya resehandlingar SAMSA Innovation SLL Innovation: Personalbemanningsapplikation på akutenSLL Innovation: Personalbemanningsapplikation på akuten Stockholms stad: Koldioxidbubbla Checklista! Vid behov ta fram helt nya avtal Skriv om avtalen för att passa ert projekt Skriv om avtalen för att passa ert projekt Stäm av avtalen med intern/extern jurist Stäm av avtalen med intern/extern jurist Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Tänk på att: Dessa avtal är specifikt framtagna för respektive projekt. Avtalen och de stödjande dokumenten ska därför snarare ses som inspiration för hur avtal kan skrivas, snarare än facit på hur de ska se ut. Varje innovationsupphandlingsprojekt måste titta på sina egna behov och förutsättningar och utifrån det ta fram avtal som passar just det projektet. Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

37 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Bakgrund: Våren 2014 såg en anställd (nedan kallad idégivaren) vid Danderyd Sjukhus att personalbemanningshanteingen på DS akutmottagning var i stort behov av effektivisering. Mycket av personalbemanningen skedde på handskrivna papperslistor uppsatta på akuten. Idégivaren tog kontakt med SLL Innovation för att presentera sin idé med att behovet skulle kunna tillgodoses med en mobilapplikation. Tanken med applikationen var att den skulle skapa en mer effektiv personalbemanning genom att personalen via smartphones, dator och surfplatta skulle kunna boka och byta arbetspass, ansöka om semester, etc. 1. Behovsidentifiering Danderyds Sjukhus har en organisation – SLL Innovation – som tar tillvara på och utvecklar medarbetares i verksamhetens idéer till innovativa produkter eller tjänster som underlättar det dagliga arbete och förbättrar vården för patienterna. Tack vare att idégivaren kände till SLL Innovation, och att det fanns tydlig information på SLL Innovations hemsida kring hur kontakt tas för att sätta upp ett första möte samt länk till idéblankett (bilaga 1), kunde idégivaren enkelt föra fram sin idé och behovet för DS akutmottagning.idéblankett SLL Innovation: Personalbemannings- applikation på akuten

38 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Bakgrund: Våren 2014 såg en anställd (nedan kallad idégivaren) vid Danderyd Sjukhus att personalbemanningshanteingen på DS akutmottagning var i stort behov av effektivisering. Mycket av personalbemanningen skedde på handskrivna papperslistor uppsatta på akuten. Idégivaren tog kontakt med SLL Innovation för att presentera sin idé med att behovet skulle kunna tillgodoses med en mobilapplikation. Tanken med applikationen var att den skulle skapa en mer effektiv personalbemanning genom att personalen via smartphones, dator och surfplatta skulle kunna boka och byta arbetspass, ansöka om semester, etc. 2. Behovs- och marknadsanalys 2.1 Behovsanalys För att specificera behovet gjordes en behovsanalys i form av att samtal fördes mellan projektledaren för projektet, Björn Lovén – SLL Innovation, och med representanter från DS akutmottagning samt med ett antal större sjukhus – bland annat Sahlgrenska Universitetssjukhuset i Göteborg, Malmö Universitetssjukhus och Akademiska sjukhuset i Uppsala. Ingen av de kontaktade akutmottagningarna använde sig av ett applikationsliknande system, men samtliga uttryckte att de hade behov av att effektivisera sin personalbemanning. 2.2 Marknadsanalys För att se över vad för lösningar som skulle kunna tillgodose behovet som fanns på marknaden genomfördes en mindre marknadsanalys av idégivaren. I analysen hittade man inte att en sådan lösning fanns på marknaden, men idégivaren hittade ett företag som utvecklade liknande tjänster – vilket han redogjorde för SLL Innovation redan vid den tidpunkt då han gav idén om att utveckla en applikation för att hantera personalbemanningen på akuten. SLL Innovation: Personalbemannings- applikation på akuten

39 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår SLL Innovation: Personalbemannings- applikation på akuten Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Bakgrund: Våren 2014 såg en anställd (nedan kallad idégivaren) vid Danderyd Sjukhus att personalbemanningshanteingen på DS akutmottagning var i stort behov av effektivisering. Mycket av personalbemanningen skedde på handskrivna papperslistor uppsatta på akuten. Idégivaren tog kontakt med SLL Innovation för att presentera sin idé med att behovet skulle kunna tillgodoses med en mobilapplikation. Tanken med applikationen var att den skulle skapa en mer effektiv personalbemanning genom att personalen via smartphones, dator och surfplatta skulle kunna boka och byta arbetspass, ansöka om semester, etc. 3. Möjlighetsanalys Då applikationen inte fanns direkt tillgänglig på marknaden tog SLL Innovation kontakt med några företaget för att diskutera hur möjliga applikationslösningar skulle kunna tas fram. Efter mötena ansåg man att det var möjligt att utveckla en applikation som skulle tillgodose behovet.

40 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Bakgrund: Våren 2014 såg en anställd (nedan kallad idégivaren) vid Danderyd Sjukhus att personalbemanningshanteingen på DS akutmottagning var i stort behov av effektivisering. Mycket av personalbemanningen skedde på handskrivna papperslistor uppsatta på akuten. Idégivaren tog kontakt med SLL Innovation för att presentera sin idé med att behovet skulle kunna tillgodoses med en mobilapplikation. Tanken med applikationen var att den skulle skapa en mer effektiv personalbemanning genom att personalen via smartphones, dator och surfplatta skulle kunna boka och byta arbetspass, ansöka om semester, etc. 4. Upphandling av innovation Genom att använda sig av förkommersiell upphandling och FoU-undantaget i LOU (för upphandling av forskning och utveckling) kunde SLL Innovation inleda ett samverkansprojekt med applikationsföretaget för att utveckla applikationen. De skrev ett samarbetsavtal där båda parter avtalade att gå in i projektet med visst många arbetstimmar. Det utvecklande företaget åtog sig att utveckla applikationen medan SLL Innovation bland annat åtog sig att gå in med projektledare och med administrativt stöd (se mer i bilaga 2 - Överenskommelse – Upphalning av innovation). Enligt samarbetsavtalet kommer utvecklaren vid utvecklingsfasens slut att äga alla resultat inom projektet, och vill DSAB fortsätta utnyttja applikationstjänsten efter avtalad testperiod om 3 månader, så kommer upphandling av tjänsten enligt LOU att ske.bilaga 2 - Överenskommelse – Upphalning av innovation Projektet är fortfarande i en utvecklingsfas och mer information om projektet kan därför inte ges i skrivande stund. SLL Innovation: Personalbemannings- applikation på akuten

41 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SLL Innovation: Personalbemanningsapplikation på akuten TILLHÖRANDE BILAGOR OCH STÖDJANDE DOKUMENT Bilaga 1 – Idéblankett Bilaga 2 – Överenskommelse – Upphalning av innovation Casebeskrivning Personalbemanning Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

42 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår SLL Upphandling: Sårvård-special Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Bakgrund: På grund av ständig resursbrist i vården har efterfråga på att ta hälsoekonomiska aspekter i beaktning vid upphandling av medicintekniska produkter ökat under se senaste åren. Upphandlande myndighet – landstinget – har ett behov av att få ut så mycket hälsa som möjligt av de resurser som finns, men för att uppnå maximalt resursutnyttjande krävs att ett helhetstänk kring kostnadsbilden görs vid upphandling av medicintekniska produkter i större utsträckning. För att utveckla upphandlingarna inom SLL mot att få in mer hälsoekonomiska aspekter i upphandlingarna gjordes vid 2012 års upplaga av upphandlingen ”Sårvård Special” den första upphandling i Sverige som tog hälsoekonomiska aspekter med i anbudsutvärderingen. Utvärdering som en kostnadsanalys: Vid utformningen av förfrågningsunderlaget valde SLL Upphandling att ta fram en utvärderingsmodell som snarare utvärderade kostnaden som ett behandlingspris än ett styckpris, genom att lägga till utvalda kostnader (personalkostnad vid omläggning, antalet förband under 5 dagar, och produktpriset per förband) som uppstår vid behandling av ett sår till utvärderingen, och som skulle göra att det förband som var mest totalekonomiskt fördelaktigast blev det vinnande anbudet. Nedan följer ett utdrag ur utvärderingsmodellen för upphandlingen. Läs mer i Bilaga 1 – Kravspecifikation, och se ytterligare beräkningar i Bilaga 2 – Räkneexempel enligt hälsoekonomiska aspekter.Bilaga 1 – KravspecifikationBilaga 2 – Räkneexempel enligt hälsoekonomiska aspekter "Patient och sår 1" AnbudProduktpris Antal förband under 5 dagar Total produktpris Total personal- kostnad Behandlings- kostnad 145,00 kr290,00 kr71 161,00 kr 29,48 kr547,40 kr ,40 kr 3120,03 kr1 0 Hitta i upphandlingen Utvärdering som en kostnadsanalys Innovationsvänlig upphandling Tillhörande bilagor och case

43 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår SLL Upphandling: Sårvård-special Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Bakgrund: På grund av ständig resursbrist i vården har efterfråga på att ta hälsoekonomiska aspekter i beaktning vid upphandling av medicintekniska produkter ökat under se senaste åren. Upphandlande myndighet – landstinget – har ett behov av att få ut så mycket hälsa som möjligt av de resurser som finns, men för att uppnå maximalt resursutnyttjande krävs att ett helhetstänk kring kostnadsbilden görs vid upphandling av medicintekniska produkter i större utsträckning. För att utveckla upphandlingarna inom SLL mot att få in mer hälsoekonomiska aspekter i upphandlingarna gjordes vid 2012 års upplaga av upphandlingen ”Sårvård Special” den första upphandling i Sverige som tog hälsoekonomiska aspekter med i anbudsutvärderingen. Innovationsvänlig upphandling – från produktkrav till funktionskrav Skall-kraven utformades som funktionskrav/behovskrav istället för med produktspecifika krav. Istället för att beskriva produkten beskriver med andra ord den upphandlande myndigheten vad produkten/tjänsten ska åstadkomma. – Vad produkten ska åstadkomma (1) Förbandet skall adsorbera bakterier samt vara vätskeabsorberande. Förbandet skall ge god komfort för patienten och patienten skall kunna duscha utan förbandsbyte. Förbandet skall vara lätt att applicera utan att den kontamineras. Genom att utforma skall-kraven i förfrågningsunderlagets kravspecifikation som behovsinriktade istället för rena produktanpassade skallkrav, faller upphandlingen under termen innovationsvänlig upphandling (2) eftersom upphandlingen genomförs så att nya innovativa lösningar inte utestängs eller missgynnas. (1)Sid. 6 Bilaga 1- KravspecifikationSid. 6 Bilaga 1- Kravspecifikation (2)Sid.16 SOU 2010:56Sid.16 SOU 2010:56 Hitta i upphandlingen Utvärdering som en kostnadsanalys Innovationsvänlig upphandling Tillhörande bilagor och case Se fler exempel på hur SLL Upphandling ändrade kravspecifikationen från produktkrav till funktionskrav i Bilaga 3. (Exemplen ovan är från 2016)Bilaga 3

44 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SLL Upphandling: Sår-vård-special TILLHÖRANDE BILAGOR OCH STÖDJANDE DOKUMENT Bilaga 1 – Kravspecifikation Bilaga 2 – Räkneexempel enligt hälsoekonomiska effekter Bilaga 3 – Exempel på behovsinriktade krav Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Hitta i upphandlingen Utvärdering som en kostnadsanalys Innovationsvänlig upphandling Tillhörande bilagor och case

45 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 1: Förstudie inklusive marknadsanalys RPS gör en förstudie i ämnet ansiktsbiometri. Man sitter ned i projektgruppen och diskuterar alternativa lösningar för att kunna tillgodose behovet. En tanke som kommer fram är att ta bilderna digitalt. Som en del i förstudien gör man en grundlig marknadsanalys. Projektgruppen besöker mässor där man pratar med leverantörer, samt besöker organisationer som använder sig av biometri i andra delar av Sverige, samt i andra länder, för att se vad marknaden har att erbjuda och vilka lösningar som redan finns. Projektgruppen inser att den framställningsteknik som krävs för att kunna framställa resehandlingar i linje med ICAOs krav ännu inte finns på marknaden, och man påbörjar därför under våren 2004 en innovationsupphandlingsprocess för att ta fram en produkt/tjänst som kan tillgodose behovet. Projektgruppen är försiktig med att internt låsa sig vid tanken att det är en produkt som kommer lösa behovet – en produkt som tar biometriska bilder. RPS försökte snarare tänka att det är en tjänst som man är intresserad av att upphandla – en tjänst som förser RPS med foton som följer ICAOs standard gällande biometrisk information. Detta gör att RPS kan fokusera mer på tjänstens funktionalitet, och mindre på dess tekniska utformning. Eftersom RPS vet vilken funktion de vill upphandla men inte hur produkten/tjänsten ska se ut väljer de att göra en så kallad funktionsupphandling. I en funktionsupphandling upphandlar den upphandlande myndigheten funktioner med fastställda egenskaper, istället för specificerat innehåll och utförande. Upphandlaren specificerar således vad som ska uppnås snarare än hur det ska uppnås. Grundläggande i en funktionsupphandlingar är att den upphandlande myndigheten efterfrågar funktionalitet snarare än produkten i sig. [2] [2] För att RPS skulle kunna ta en ny framställningsteknik för passen, som lever upp till ICAOs standard, till hösten 2005 väljer RPS att som ett första steg i processen ta fram prototyper för så kallade enrollment-stationer. Enrollment-stationerna är stationer där den biometriska informationen ska inhämtas och framställas. Tanken är att dessa prototyper ska komma att testas under en period för att kunna se över hur de färdiga enrollment- stationerna bör utformas. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

46 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 2: Presentation av behov och vision för leverantörer För att påbörja innovationsupphandlingsprocessen bjuder man in leverantörer inom området till ett stormöte där man redogör för det behov, och den vision, som RPS har gällande framställningsteknik och framställningsstationer. Leverantörerna ges i samma skede möjlighet att ställa frågor gällande behovet och den kommande upphandlingen. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

47 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 3: Framtagande av prototyper Under mötet med leverantörerna förklarar RPS viljan som projektgruppen har gällande att ta fram prototyper av enrollment-stationerna. RPS förtydligar att det inte är stationens fysiska design och utformning som är viktig i prototyp-stadium, utan snarare dess funktionalitet – att den kan framställa ansiktsbiometri. Man frågar om leverantörerna är intresserade att producera prototyper. Med de leverantörerna som uttrycker ett intresse för att ta fram prototyper förs ytterligare diskussioner. Fyra av dessa får i uppdrag att ta fram prototyper. I framtagningen av prototyperna skrivs ett Samarbetsavtal mellan respektive leverantör och RPS. Samarbetsavtalet säger att Leverantören förbinder sig att leverera en prototyp – i linje med de diskussioner som förts mellan leverantören och RPS angående prototypens funktioner och lösningar – som RPS kommer att testa under en månads tid. Nedan följer en kortare redogörelse för delar av samarbetsavtalets innehåll. Avtalet i sin helhet kan läsas i Bilaga 1.Samarbetsavtal Förvaring av prototyperna: Bara personer inom RPS och fristående konsulter har tillgång till prototypen av enrollment-stationen under test-perioden. Utvärdering av prototyperna: Efter att test-perioden är över kommer RPS att utvärdera prototyperna för att fastställa att de krav som kommer att ställas på enrollment-stationerna som slutligen kommer att köpas in. Dessa krav kommer att göras publika och leverantörer kommer att bjudas in till att lämna anbud för att ta fram stationerna. Ersättning: Leverantören erhåller en fast ersättning (mellan – SEK) för att producera och leverera prototypen. Den maximala ersättningen som erbjöds var SEK per leverantör enligt den budget som projektet satt upp. Gick kostnaden för att ta fram prototyperna över denna summa stod leverantörerna själva för dessa kostnader. Särskilt om kommande upphandlingsförfarande enligt LOU: RPS kommer att ta fram förfrågningsunderlaget och skallkrav till den kommande upphandlingen så att Leverantörer som tagit fram prototypen inte kommer att gynnas på ett otillbörligt sätt. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

48 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 4: Test av prototyperna RPS testar fyra prototyper från fyra olika leverantörer under en månads tid för att se över vilka delar som bör finnas med i den kravspecifikation man ämnar ta fram efter att testtiden är över. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

49 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 5: Funktionsupphandling enligt LOU Funktionsupphandlingen sker i 2 steg genom en urvalsupphandling. I en urvalsupphandling har alla leverantörer rätt att ansöka om att få lämna anbud i upphandlingen. Den upphandlande myndigheten bjuder därefter in ett antal leverantörer att lämna anbud (2 kap. 25 § LOU). Steg 5.1: Anbudsansökan Underlag till en funktionsupphandling tas fram och annonseras publikt i en Anbudsansökan där RPS bjuder in leverantörer att ansöka om att lämna anbud i upphandlingen (se Bilaga 2). Maximalt 5 leverantörer kommer att få lämna anbud. RPS erhåller 13 ansökningar varav 4 leverantörer kvalificerar sig för att gå vidare till steg 2 i processen.Anbudsansökan Steg 5.2: Anbudsförfrågan RPS tar fram en Anbudsförfrågan som skickas ut till de kvalificerade leverantörerna. Anbudsförfrågan innehåller Kravspecifikation, Ramavtal och Hyresavtal. Den kravspecifikation som tas fram utgår från de observationer som framkommit i testerna av prototyperna. Läs anbudsförfrågan och dess tillhörande bilagor i Bilaga 3-6.AnbudsförfråganKravspecifikationRamavtalHyresavtal [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

50 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 6: Öppnande av anbud RPS får in tre anbud. Två leverantörer faller bort på grund av att de inte uppfyller skallkraven. Därefter återstår en leverantör, som således vinner upphandlingen. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

51 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 7: Framtagning av pilot I enlighet med de kommersiella villkoren tar leverantören fram en pilotutrustning av enrollment-stationerna till början av 2005 (se sida 3 i Ramavtal i Bilaga 5). Skälet till villkoret gällande framtagandet av en pilot är att den avtalade produkten ännu inte fanns då företaget som vann upphandlingen lämnade anbud. För att försäkra sig om att RPS faktiskt får vad de avtalat om togs en pilot fram som skulle komma att testas mot kravspecifikationen. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

52 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 8: Test av pilot Pilotutrustningen testas under en period för att se över potentiella fel och brister utifrån kravspecifikationen. Utifrån testerna modifieras piloten så att den färdiga enrollment- stationen sammanfaller med avtalad produkt. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

53 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. [1] [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, Steg 9: Leverans och installation RPS tar emot leveransen på den färdiga enrollment-stationen (utifrån den modifierade piloten i steg 8) och installationen sker på polisstationer. Stationerna sätts i bruk på landets cirka 200 passökningsställen i oktober Enligt de kommersiella villkoren hyr RPS enrollment-stationerna med en fast hyreskostnad per månad och station. RPS betalar dessutom ett fast pris per godkänd passbild till leverantören, som debiteras den beställande passinnehavaren utifrån principen att resehandlingar ska vara självfinansierade av landets medborgare. [2] [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.här Innovationsupphandling Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Den färdiga enrollment-stationen installerad och färdig att användas. Foto: Peter Johansson. Källa: Sveriges Radio. Läs om lärdomar från projektet här.här RPS Nya Resehandlingar Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

54 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Rikspolisstyrelsens projekt Nya Resehandlingar TILLHÖRANDE BILAGOR OCH STÖDJANDE DOKUMENT Bilaga 1 – Samarbetsavtal Bilaga 2 – Anbudsansökan Bilaga 3 – Anbudsförfrågan Bilaga 4 – Kravspecifikation Bilaga 5 – Ramavtal Bilaga 6 – Hyresavtal Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsvänlig upphandling Innovationsupphandling Upphandling av innovation

55 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Lärdomar från Rikspolisstyrelsens projekt Nya Resehandlingar Lås inte tanken kring hur en produkt bör se ut. När RPS tog fram passmaskinerna var de noga med att inte låsa tanken vid att ansiktsbiometri måste framställas på ett visst, bestämt sätt. Under projektets gång försökte projektgruppen istället tänka i banorna att det var en tjänst som skulle upphandlas, snarare än en produkt. Tankesättet möjliggjorde att mer fokus kunde läggas på den funktionalitet som krävs för att tjänsten ska kunna tillgodose det behov som vi ville lösa, snarare än den tekniska utformningen som krävs. Var noga med dokumentation under hela upphandlingsprocessen. Om RPS hade gjort om upphandlingen idag hade de försökt att dokumentera allt i större omfattning – från förstudie till upphandling. Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Vill du ta del av fler lärdomar från andra organisationer? Klicka här!här

56 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Steg 1: Behovsidentifiering ITS-rådet ser behovet av att snabbt göra något åt den kaosartade trafiksituationen i Kista. I linje med uppdraget från regeringen, och för att underlätta pendlandet till och från Kista, önskar ITS-rådet ta fram innovationer som ska ge resenärerna verktyg att göra smarta val för resor till och från Kista - såväl till vardags som när det förekommer större störningar i trafiken. Innovationsupphandlin g Bakgrund: Sommaren 2010 tillsatte regeringen ett ITS (Intelligenta transportsystem)-råd, vars uppdrag var att ”påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS”. [1] En del i uppdraget bestod också i att öka och stimulera samarbetet mellan den offentliga sektorn och näringslivet. Som en del i arbetet med att utveckla samarbetet togs ett antal initiativ till flertalet pilotprojekt som ämnade stimulera nya innovativa tjänster inom området ITS - som skulle leda till innovativa resetjänster - där Stockholm och Kista skulle utgöra testmiljö. [2] Trafiksituationen i Kista var i december 2011 mycket ansträngd människor pendlade dagligen till regionen, och stora infrastrukturprojekt i området (bland annat bygget med E18s förlängning till E4 genom Kista) skapade störningar i form av ansträngd framkomlighet och tillgänglighet för dessa resenärer. Något behövde göras. [1] [2] [1] [1] ”Regeringen tillsatte i juni 2010 ett ITS-råd som ska påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS. Vidare ska rådet utveckla former för samarbete såväl mellan myndigheter som mellan myndigheter och näringsliv samt verka för ett ökat svenskt agerande i EU på ITS- området. Rådet ska slutredovisa sitt uppdrag den 31 december 2012”. Källa: [2] [2] Innovationstävlan, Projektdirektiv, Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår ITS Innovation Stockholm Kista Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

57 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Steg 2: Förstudie & Möjlighetsanalys Ett första möte kring hur trafiksituationen i Kista skulle kunna lösas med relativt kort varsel hålls i januari 2012, med representanter från ITS-rådet, Trafikkontoret, och Kista Science City. Man beslutar gemensamt att ett projekt ska tillsättas för att kunna få bukt med trafikproblemen i Kista. Inledningsvis – innan projektet har bestämt vilket förfarande man skulle använda sig av för att ta fram de innovationer som krävs för att snabbt underlätta trafiksituationen i Kista – träffar representanter från ITS-rådet, Kista Science center och Trafikkontoret PTS (Post-och telestyrelsen). PTS har vid den här tiden genomfört flera innovationsupphandlingar genom innovationstävlingar, och ITS-rådet tar kontakten för att lära sig mer om vilka tillvägagångssätt som PTS brukar använda sig av när de gör dessa innovationstävlingar. Projektet tar också vid samma tid kontakt med Vinnova – Sveriges innovationsmyndighet – för att se vilken hjälp och vilket stöd som man kan få därifrån vad gäller innovationsupphandlingar. Vinnova arbetar vid den här tiden bland annat med ett EU-projekt som går under namnet SILVER (Supporting Independent LiVing for the Elderly through Robotics), där man arbetar med innovationsupphandling enligt förfarandet förkommersiell upphandling. Parallellt med arbetet att lösa trafiksituationen i Kista kallar ITS- rådet under 2012 till myndighetsträffar där en myndighetsgrupp bestående av bland annat Trafikkontoret, Trafikverket, Lantmäteriet och SMHI ingår. Myndighetsgruppen träffas regelbundet och diskuterar hur offentliga myndigheter kan stimulerar samarbetet mellan offentliga myndigheter och näringslivet, hur de kan främja innovationer, hur de kan arbeta med öppen data, samt andra frågor. Flera myndigheter och departement har nämligen under den här tiden i uppdrag från regeringen att stimulera innovation och innovationsupphandlingar på olika sätt. ITS-rådet har den specifika uppgiften att stimulera samarbetet mellan offentlig sektor och näringslivet. Projektet diskuterar möjliga tillvägagångssätt för att lösa situationen i Kista. Att göra en regelrätt upphandling är aldrig aktuellt då varken Stockholm Stad eller Trafikverket ämnar kravställa utformandet av en lösning/tjänst eller upphandla tjänsten. De vill enbart lösa problemet i fråga med snabb verkan. Då de också har i uppdrag att främja och stimulera samarbetet mellan näringsliv och offentlig sektor anser man att en innovationstävling är ett bra förfarande att lösa trafikproblemet i Kista, där ett delmoment i tävlingen skulle vara att föreslå en affärsmodell som innebär en långsiktig operativ drift. Projektet väger för- och nackdelar med att arbeta med antingen PTSs eller Vinnovas modell för att utföra en innovationstävling, och kommer fram till att Vinnovas sätt att arbeta (genom förkommersiell upphandling) är mer lämpligt i det här specifika fallet. Utifrån de diskussioner som förs mellan organisationer som skulle vara del i projektet – Trafikkontoret i Stockholm, Stockholm stads stadsledningskontor, Kista Science City, Trafikverket Region Stockholm, SL, ITS-rådet och Vinnova – tas ett gemensamt projektdirektiv fram i mars 2012 (se bilaga 1- Projektdirektiv). Innovationsupphandlin g Bakgrund: Sommaren 2010 tillsatte regeringen ett ITS (Intelligenta transportsystem)-råd, vars uppdrag var att ”påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS”. [1] En del i uppdraget bestod också i att öka och stimulera samarbetet mellan den offentliga sektorn och näringslivet. Som en del i arbetet med att utveckla samarbetet togs ett antal initiativ till flertalet pilotprojekt som ämnade stimulera nya innovativa tjänster inom området ITS - som skulle leda till innovativa resetjänster - där Stockholm och Kista skulle utgöra testmiljö. [2] Trafiksituationen i Kista var i december 2011 mycket ansträngd människor pendlade dagligen till regionen, och stora infrastrukturprojekt i området (bland annat bygget med E18s förlängning till E4 genom Kista) skapade störningar i form av ansträngd framkomlighet och tillgänglighet för dessa resenärer. Något behövde göras. [1] [2] Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår ITS Innovation Stockholm Kista Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

58 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Steg 3: Projektplanering Utifrån det framtagna projektdirektivet utses och etableras en projektgrupp. Trafikkontoret utses till den upphandlande myndigheten för projektet, varför projektledaren för projektet utses av Trafikkontoret. Projektgruppen består i övrigt av en representant från respektive deltagande organisation, som varje styrgruppsrepresentant utsett från sin organisation. Ett samarbetsavtal tas fram och skrivs på av respektive deltagande organisation. Projektgruppens uppdrag är att leda arbetet med innovationstävlingen. Innovationsupphandlin g Bakgrund: Sommaren 2010 tillsatte regeringen ett ITS (Intelligenta transportsystem)-råd, vars uppdrag var att ”påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS”. [1] En del i uppdraget bestod också i att öka och stimulera samarbetet mellan den offentliga sektorn och näringslivet. Som en del i arbetet med att utveckla samarbetet togs ett antal initiativ till flertalet pilotprojekt som ämnade stimulera nya innovativa tjänster inom området ITS - som skulle leda till innovativa resetjänster - där Stockholm och Kista skulle utgöra testmiljö. [2] Trafiksituationen i Kista var i december 2011 mycket ansträngd människor pendlade dagligen till regionen, och stora infrastrukturprojekt i området (bland annat bygget med E18s förlängning till E4 genom Kista) skapade störningar i form av ansträngd framkomlighet och tillgänglighet för dessa resenärer. Något behövde göras. [1] [2] [1] [1] ”Regeringen tillsatte i juni 2010 ett ITS-råd som ska påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS. Vidare ska rådet utveckla former för samarbete såväl mellan myndigheter som mellan myndigheter och näringsliv samt verka för ett ökat svenskt agerande i EU på ITS- området. Rådet ska slutredovisa sitt uppdrag den 31 december 2012”. Källa: [2] [2] Innovationstävlan, Projektdirektiv, Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår ITS Innovation Stockholm Kista Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

59 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Steg 4: Förberedelser för upphandlingen 4.1 Projektbeskrivning tas fram Efter flertalet möten med styrgrupp och projektgrupp tas en projektbeskrivning fram (se bilaga Projektbeskrivning). Projektbeskrivningen skickas till Vinnova för att vara med i deras utlysning ”Upphandling av innovation”, som en ansökan om finansiellt bidrag i projektet. Vinnova tilldelar projektet SEK. (se även bilaga Projektdirektiv).se bilaga Projektbeskrivningse även bilaga Projektdirektiv 4.2 Tävlingsinbjudan går ut till leverantörer I slutet på november 2012 annonseras tävlingen (se bilaga – Tävlingsinbjudan, inkl. tillhörande bilagorna ”Fas 1-rapport”, ”Fas 2-rapport”, ”Utvärdering av tävlingsbidrag inför fas 2”, och ”Avtal”) dels via projektets uppsatta hemsida, dels via de deltagande organisationernas egna hemsidor, och dels genom mer traditionella kanaler såsom pressmeddelanden och informationsblad, deltaganden i mässor och konferenser. Tävlingen utlyses också i internetforum där dataintresserade individer vistas, för att kunna nå ut till både stora och små leverantörer. Projektgruppen försöker utforma en bred problemställning för att öppna upp för nya sätt att tänka kring alternativa lösningar. Utmaningen beskrivs som att ”ta fram innovativa lösningar som underlättar resor och transporter till och från Kista, såväl till vardags som vid trafikstörningar”.TävlingsinbjudanFas 1-rapportFas 2-rapportUtvärdering av tävlingsbidrag inför fas 2Avtal Innovationsupphandlin g Bakgrund: Sommaren 2010 tillsatte regeringen ett ITS (Intelligenta transportsystem)-råd, vars uppdrag var att ”påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS”. [1] En del i uppdraget bestod också i att öka och stimulera samarbetet mellan den offentliga sektorn och näringslivet. Som en del i arbetet med att utveckla samarbetet togs ett antal initiativ till flertalet pilotprojekt som ämnade stimulera nya innovativa tjänster inom området ITS - som skulle leda till innovativa resetjänster - där Stockholm och Kista skulle utgöra testmiljö. [2] Trafiksituationen i Kista var i december 2011 mycket ansträngd människor pendlade dagligen till regionen, och stora infrastrukturprojekt i området (bland annat bygget med E18s förlängning till E4 genom Kista) skapade störningar i form av ansträngd framkomlighet och tillgänglighet för dessa resenärer. Något behövde göras. [1] [2] [1] [1] ”Regeringen tillsatte i juni 2010 ett ITS-råd som ska påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS. Vidare ska rådet utveckla former för samarbete såväl mellan myndigheter som mellan myndigheter och näringsliv samt verka för ett ökat svenskt agerande i EU på ITS- området. Rådet ska slutredovisa sitt uppdrag den 31 december 2012”. Källa: [2] [2] Innovationstävlan, Projektdirektiv, Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår ITS Innovation Stockholm Kista Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

60 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Steg 5: Förkommersiell upphandling genom en innovationstävling Den förkommersiella upphandlingen sker i tre steg genom en innovationstävling: Tävlingen består i en tävlingsbidragsfas, en prototypfas (i projektet benämnt ”Fas 1”), och slutligen en vidareutvecklingsfas (i projektet benämnt ”Fas 2”). Tävlingsbidragsfas I början av februari 2013 tas leverantörernas tävlingsbidrag emot. 14 anbud tillkommer deltävlingen, varpå de utvärderas av utvärderingsgruppen på uppsatta utvärderingskriterier (se bilaga ”Utvärdering av bidrag inför fas 2”. Sex bidrag blir tilldelade SEK vardera för att utifrån de i anbuden beskrivna lösningarna ta fram prototyper (se bilaga – Utvärderingsrapport och beslut inför fas 1”).Utvärdering av bidrag inför fas 2Utvärderingsrapport och beslut inför fas 1” Fas 1: Framtagande av prototyp De sex vinnande leverantörerna börjar arbeta fram sina prototyper. Prototyperna presenteras för expertråd, varpå beslut om vilka lösningar som ska gå vidare till den sista fasen i tävlingen tas, där de vinnande bidragen får dela på 3 miljoner SEK för att vidareutveckla en prototyp som ska fungera i realiteten. Fas 2: Vidareutveckling av lösningen Tre vinnande bidrag går vidare till den slutliga fasen i tävlingen (se bilaga – Tilldelningsbeslut inför fas 2), där de får möjligheten att vidareutveckla sina lösningar. Den 14 juni 2014 är planen att de tre vinande leverantörernas bidrag vara fungerande lösningar som kommer hjälpa resenärer till och från Kista med deras reseproblem. Tilldelningsbeslut inför fas 2 I den här innovationsupphandlingsprocessen tar processbeskrivningen slut här. Stockholms Stad – genom Trafikkontoret – ämnar inte upphandla den framtagna tjänsten. Tanken är istället att de vinnande leverantörerna och dess bidrag ska ha så pass hållbara och väl fungerande affärsmodeller att de själva kan äga och finansiera tjänsterna. Genom att inte gå in i en upphandling - och därmed slippa kravspecifikation och övriga delar i ett upphandlingsförfarande enligt LOU - sparas mycket tid, vilket är en stor anledning till att Trafikkontoret valde att gå tillväga på detta sätt när de stimulerade framtagandet av de nya innovationerna/trafiklösningarna. Innovationsupphandlin g Bakgrund: Sommaren 2010 tillsatte regeringen ett ITS (Intelligenta transportsystem)-råd, vars uppdrag var att ”påskynda och ge råd i Trafikverkets och andra aktörers arbete med att genomföra trafikslagsövergripande strategi och handlingsplanen för ITS”. [1] En del i uppdraget bestod också i att öka och stimulera samarbetet mellan den offentliga sektorn och näringslivet. Som en del i arbetet med att utveckla samarbetet togs ett antal initiativ till flertalet pilotprojekt som ämnade stimulera nya innovativa tjänster inom området ITS - som skulle leda till innovativa resetjänster - där Stockholm och Kista skulle utgöra testmiljö. [2] Trafiksituationen i Kista var i december 2011 mycket ansträngd människor pendlade dagligen till regionen, och stora infrastrukturprojekt i området (bland annat bygget med E18s förlängning till E4 genom Kista) skapade störningar i form av ansträngd framkomlighet och tillgänglighet för dessa resenärer. Något behövde göras. [1] [2] Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Läs om lärdomar från projektet här.här ITS Innovation Stockholm Kista Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

61 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Transportstyrelsens projekt ITS Innovation Stockholm Kista TILLHÖRANDE BILAGOR OCH STÖDJANDE DOKUMENT Bilaga – Projektdirektiv Bilaga – Projektbeskrivning Bilaga – Tävlingsinbjudan Bilaga – Avtal Bilaga – Fas 1 rapport Bilaga – Fas 2 rapport Bilaga – Utvärdering av tävlingsbidrag inför Fas 2 Bilaga – Utvärderingsrapport och beslut fas 1 Bilaga – Utvärderingsrapport och beslut fas 2 Bilaga – Utvärderingsrapport och beslut fas Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

62 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Lärdomar från Transportstyrelsens projekt - ITS Innovation Stockholm Kista Att vara transparent och tydlig med leverantörerna är viktiga element i upphandlingen: En lärdom PTS hade var att vissa leverantörer ibland begära den totala summan som är budgeterat för vidareutveckling av ett projekt (i det här fallet tre miljoner). För att främja innovationer var projektet väldigt transparenta från början av projektet med att den totala summan är ett belopp som tre till sex leverantörer skulle komma att dela på. Genom att vara transparent på den fronten undgick man att leverantörerna satte för höga priser för vidareutveckling av deras lösningar. Det går till mångt och mycket att använda sig av de ”normala” upphandlingsprinciperna/rutinerna även när det handlar om innovationsupphandlingar: Trafikkontoret har nyttjat Trafikkontorets/Stockholm stads normala arbetssätt och förfarande för att göra upphandlingar i de steg av processen där så var möjligt – bland annat i anbudsöppningsprocessen, upphandlingssekretess, etc., och när det kommer till transparens i stort. Det är bara de delar som rört förkommersiell upphandling som den upphandlande myndigheten agerade något annorlunda inom. Utforma tävlingens anbudsmall på ett så enkelt sätt som möjligt för att inte skrämma bort leverantörer som inte är vana att lämna anbud: För att kunna nyttja FoU-undantaget i LOU, som förkommersiell upphandling bygger på, måste den upphandlande myndigheten ha en viss höjd av innovation och forskning i utvecklingen av lösningar. Eftersom detta förfarande är så pass nytt finns inte några tydliga specifikationer kring exakt vilken forsknings- och innovationshöjd som krävs för att FoU-undantaget ska vara giltigt. Trafikkontoret tog därför stor hänsyn till just innovationshöjd för att vara på den säkra sidan juridiskt sett, och tävlingen utformades därför en aning för strikt och detaljerat för att kunna vara en attraktiv tävling för de mindre leverantörerna på marknaden som inte är vana att lämna anbud. Hade tävlingen gjorts om idag hade man försökt göra bland annat mallen för anbudet (Tävlingsinbjudan) mindre stelbent. Det har nämligen framkommit i utvärderingar med leverantörerna att vissa leverantörer ansåg att mallen var för komplicerad i sin utformning. Uppmuntra gärna leverantörerna att samarbeta med varandra för att ta fram innovativa lösningar: I andra länder i EU som ligger långt fram vad gäller innovationsupphandlingar – England, Holland och Österike – bjuder man in tänkta leverantörer att samarbeta med varandra för att lösa de problem som den upphandlande myndigheten står inför. Detta är ett tillvägagångssätt för att stimulera samarbeten mellan leverantörer som Trafikkontoret inte drog nytta av i denna upphandling, men som de gärna skulle gjort när de ser tillbaka på hur de kunde agera annorlunda inom projektets ramar. Tekniska verktyg kan användas för att säkra sekretessen: Under upphandlingen rådde absolut sekretess. I utvärderingsgruppen fanns både interna och externa experter på sina områden. Vid utvärderingen skulle leverantörernas anbud, affärsmodeller och övriga dokument, skickas till respektive utvärderare. För att säkra sekretessen användes ett program som heter 7-zip, där man kan säkra sekretessen genom att lösenordskydda filerna. Lösenorden skickades sedan via sms till den person som projektet ville skulle läsa dokumenten. Ta hjälp av experter: Vad gäller de tekniska aspekterna av de lösningar som leverantörerna presenterade i tävlingen ansåg Trafikkontoret att de besatt tillräckliga kunskaper internt för att kunna förstå och bedöma i en utvärdering. När det gällde de delar som rörde affärsmodeller för lösningarna ansåg man att hjälp behövdes ta av externa experter på området. Man vände sig därför till affärsänglar/investmentbolag som är vana att titta på affärsplaner och arbeta med entreprenörer för att kunna bedöma leverantörerna på de kommersiella delarna, och bjöd in dessa att sitta med i expertgruppen som skulle utvärdera bidragen. Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Vill du ta del av fler lärdomar från andra organisationer? Klicka här!här

63 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation Bakgrund: Den 30 april 2013 beslutades det inom SAMSA [1] (Samarbete – skånskt avfall) att samarbetsorganisationen skulle börja planera för genomförandet av en förkommersiell upphandling av nytt system för återvinningscentraler (ÅVC). Syftet med beslutet var att gemensamt inom samverkansorganisationen aktivt bidra till utvecklingen av en lösning som kan ersätta eller komplettera traditionella ÅVC för att öka återvinningsgraden för hushållsavfall som idag lämnas till ÅVC och därigenom på sikt skapa både miljömässiga och ekonomiska vinster. Man ville också öka beställarkompetensen inom samarbetsorganisationens medlemmar för att på så vis stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. [1] [1] SAMSA (samarbete – skånskt avfall) är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter och har idag 14 medlemmar. Organisationen arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Källa: Steg 1: Behovsidentifiering Ett behov kring att öka återanvändningen samt återbruk av material var tydligt, då det idag endast är en bråkdel av det material som kommer in till klassiska ÅVC som återanvänds. Innovation och nytänkt gällande framförallt att effektivisera utsorteringen av material för återanvändning, innan det blir avfall, var stort. Kontakt togs med SAMSA, som vid samma tillfälle såg ett behov av att öka beställarkompetensen hos medlemmar inom innovationsupphandlingsområdet för att skapa hållbara affärer, samt stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. SAMSA var därför positiva till att driva projektet inom organisationen. SAMSA anlitade konsulten Stefan Persson för att ta fram en första projektbeskrivning för projektet.SAMSA Innovationsupphandlin g Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

64 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation Bakgrund: Den 30 april 2013 beslutades det inom SAMSA [1] (Samarbete – skånskt avfall) att samarbetsorganisationen skulle börja planera för genomförandet av en förkommersiell upphandling av nytt system för återvinningscentraler (ÅVC). Syftet med beslutet var att gemensamt inom samverkansorganisationen aktivt bidra till utvecklingen av en lösning som kan ersätta eller komplettera traditionella ÅVC för att öka återvinningsgraden för hushållsavfall som idag lämnas till ÅVC och därigenom på sikt skapa både miljömässiga och ekonomiska vinster. Man ville också öka beställarkompetensen inom samarbetsorganisationens medlemmar för att på så vis stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. [1] [1] SAMSA (samarbete – skånskt avfall) är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter och har idag 14 medlemmar. Organisationen arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Källa: Steg 2: Ansökan om finansiering av projektet Projektbeskrivningen som togs fram skulle fungera som beskrivande underlag för ansökan om finansiering av projektet. För att finansiera projektet togs kontakt med Sveriges innovationsmyndighet VINNOVA. SAMSA är inte en juridisk person då det är en samverkansorganisation, därför utsågs istället en av medlemmarna till formell huvudman och upphandlande myndighet. Valet föll på Sydskånes Avfalls AB (Sysav). Sysav, på uppdrag av SAMSA, sökte bidrag från VINNOVA för projektet på totalt SEK, varav SEK av bidraget skulle finansiera anställningen av en projektledare för projektet. Se ansökan i bilaga 2 – Projektplan & Ansökan till VINNOVA.bilaga 2 – Projektplan & Ansökan till VINNOVA Innovationsupphandlin g Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

65 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation Bakgrund: Den 30 april 2013 beslutades det inom SAMSA [1] (Samarbete – skånskt avfall) att samarbetsorganisationen skulle börja planera för genomförandet av en förkommersiell upphandling av nytt system för återvinningscentraler (ÅVC). Syftet med beslutet var att gemensamt inom samverkansorganisationen aktivt bidra till utvecklingen av en lösning som kan ersätta eller komplettera traditionella ÅVC för att öka återvinningsgraden för hushållsavfall som idag lämnas till ÅVC och därigenom på sikt skapa både miljömässiga och ekonomiska vinster. Man ville också öka beställarkompetensen inom samarbetsorganisationens medlemmar för att på så vis stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. [1] [1] SAMSA (samarbete – skånskt avfall) är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter och har idag 14 medlemmar. Organisationen arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Källa: [2] Se sidan 3 samt 7-9, bilaga 2 – Projektplan & Ansökan till VINNOVA. [2] Steg 3: Projektplanering I den projektbeskrivningen som togs fram fanns en genomförandeplan för projektet. Planen innehöll [2] : [2] Förstudie: Utmaningen förtydligas och formuleras i ett förfrågningsunderlag Inbjudan och undersökningar av lösningar: Inkomna förslag med störst potential ges stöd för att ta fram ett fördjupat lösningsförslag Pilotanläggning: Två till tre av de mest lovande lösningarna ges möjlighet att utveckla och testköra en fullskalig modell. Underlag för kommersiell upphandling: Upphandlingsunderlag för att genomföra offentlig upphandling för kommersiellt införande av lösningar tas fram Inom ramen för projektplanering sattes också styr- och projektgrupp. Styrgruppen består av SAMSAs framtidsgrupp – VDar för 4 av medlemsorganisationerna i SAMSA. Projektgruppen består av medarbetare från SAMSAs olika medlemsorganisationer med olika kompetens inom miljöteknik och industridesign. Innovationsupphandlin g Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

66 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation Bakgrund: Den 30 april 2013 beslutades det inom SAMSA [1] (Samarbete – skånskt avfall) att samarbetsorganisationen skulle börja planera för genomförandet av en förkommersiell upphandling av nytt system för återvinningscentraler (ÅVC). Syftet med beslutet var att gemensamt inom samverkansorganisationen aktivt bidra till utvecklingen av en lösning som kan ersätta eller komplettera traditionella ÅVC för att öka återvinningsgraden för hushållsavfall som idag lämnas till ÅVC och därigenom på sikt skapa både miljömässiga och ekonomiska vinster. Man ville också öka beställarkompetensen inom samarbetsorganisationens medlemmar för att på så vis stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. [1] [1] SAMSA (samarbete – skånskt avfall) är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter och har idag 14 medlemmar. Organisationen arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Källa: [2] Se sidan 3 samt 7-9, bilaga 2 – Projektplan & Ansökan till VINNOVA. [2] Steg 4: Upphandling av innovation Upphandling av innovation - genom en förkommersiell upphandling - genomförs i 4 steg enligt genomförandeplanen. Steg 4.1: Förstudie Steg 4.2: Inbjudan och undersökningar av lösningar Här är projektet idag. Uppdateringar kring projektet kommer att göras i takt med att innovationsupphandlingsprocessen går framåt. Steg 4.3: Pilotanläggningar Steg 4.4: Underlag för kommersiell upphandling Innovationsupphandlin g Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

67 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation Bakgrund: Den 30 april 2013 beslutades det inom SAMSA [1] (Samarbete – skånskt avfall) att samarbetsorganisationen skulle börja planera för genomförandet av en förkommersiell upphandling av nytt system för återvinningscentraler (ÅVC). Syftet med beslutet var att gemensamt inom samverkansorganisationen aktivt bidra till utvecklingen av en lösning som kan ersätta eller komplettera traditionella ÅVC för att öka återvinningsgraden för hushållsavfall som idag lämnas till ÅVC och därigenom på sikt skapa både miljömässiga och ekonomiska vinster. Man ville också öka beställarkompetensen inom samarbetsorganisationens medlemmar för att på så vis stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. [1] [1] SAMSA (samarbete – skånskt avfall) är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter och har idag 14 medlemmar. Organisationen arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Källa: Steg 4: Upphandling av innovation Upphandling av innovation - genom en förkommersiell upphandling - genomförs i 4 steg enligt genomförandeplanen. Steg 4.1: Förstudie Läs förstudien i sin helhet i bilaga 3 – Slutrapport fas 1.bilaga 3 – Slutrapport fas Behovsanalys Förstudien innefattade bland annat en fördjupad behovsanalys där projektet ville konkretisera SAMSAs behov gällande nya lösningar för återvinningsminimering. Det fanns redan mycket forskning och studentprojekt, samt många kundundersökningar, inom området ÅVC vilket underlättade arbetet med behovsanalysen. Arbetet med behovsanalysen låg därför till mångt och mycket i att sammanställa redan framtaget material Marknadsanalys För att utreda var marknaden redan har att erbjuda vad gäller avfallsminimering genomfördes en marknadsanalys. Projektet tog kontakt med diverse branschorganisationer för att diskutera alternativa lösningar för ÅVC, och man kom rätt snart fram till att det inte fanns något på marknaden som kunde fylla det behov som SAMSA såg gällande avfallsminimering Behovsverifiering För att säkerställa att det behov man sett inom SAMSA också var något som andra aktörer på marknaden (leverantörer och andra intressenter) sett utförde projektet en behovsverifiering där man diskuterade behovet som SAMSA såg med andra aktörer på marknaden. Diskussioner fördes bland annat genom möten och workshops med ett branschråd som SAMSA initierat för att öka dialogen med leverantörssidan, med mål att genomföra bättre upphandlingar av avfallsinsamling. Behovet verifierades och projektet gick vidare i processen med att utföra en möjlighetsanalys Möjlighetsanalys Alla utvecklingsprojekt lämpar sig inte att genomföra via en förkommersiell upphandling. För att kunna besvara om SAMSAs utvecklingsprojekt lämpar sig för förfarandet genomförs en möjlighetsanalys. I möjlighetsanalysen tittar projektet närmare på om det faktiskt är rimligt att leverantörer kommer kunna utveckla och producera något som kommer att fylla de behov som SAMSA ser, och som man sedan kommer upphandla. Analysen visar att det är möjligt att få fram lösningar som ökar återanvändningsgraden genom en förkommersiell upphandling. Projektet går därför vidare till nästa steg i processen, Inbjudan och undersökning av lösningar. Innovationsupphandlin g Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

68 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation Bakgrund: Den 30 april 2013 beslutades det inom SAMSA [1] (Samarbete – skånskt avfall) att samarbetsorganisationen skulle börja planera för genomförandet av en förkommersiell upphandling av nytt system för återvinningscentraler (ÅVC). Syftet med beslutet var att gemensamt inom samverkansorganisationen aktivt bidra till utvecklingen av en lösning som kan ersätta eller komplettera traditionella ÅVC för att öka återvinningsgraden för hushållsavfall som idag lämnas till ÅVC och därigenom på sikt skapa både miljömässiga och ekonomiska vinster. Man ville också öka beställarkompetensen inom samarbetsorganisationens medlemmar för att på så vis stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. [1] [1] SAMSA (samarbete – skånskt avfall) är en samverkansorganisation för skånska och blekingska kommunala avfallsverksamheter och har idag 14 medlemmar. Organisationen arbetar med kunskaps- och tekniköverföring inom insamling och behandling av hushållsavfall. Källa: Steg 4: Upphandling av innovation Upphandling av innovation - genom en förkommersiell upphandling - genomförs i 4 steg enligt genomförandeplanen. Steg 4.2: Inbjudan och undersökningar av lösningar Tävlingsinbjudan publiceras Den 13 mars publiceras tävlingsinbjudan (se bilaga 1 – Tävlingsinbjudan) med tillhörande bilagor (se bilaga ). Projektet försöker att hitta så många plattformar som möjligt att annonsera på för att nå ut till så många aktörer som möjligt. Annonsering görs via pressmeddelande, genom en film, i TendSign, via en hemsida för projektet, samt via LinkedIn och andra sociala medier.bilaga 1 – Tävlingsinbjudanse bilaga pressmeddelandefilmhemsida Leverantörer har till och med den 26 maj på sig att lämna in tävlingsbidrag Utvärdering 1 Projektet får in 9 bidrag och en expertpanel utvärderar dessa enligt uppsatta utvärderingskriterier (se bilaga 1.3 – utvärderingen).bilaga 1.3 – utvärderingen Här är projektet idag. Uppdateringar kring projektet kommer att göras i takt med att innovationsupphandlingsprocessen går framåt. Innovationsupphandlin g Tillhörande bilagor till caset hittar du här. Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Läs om lärdomar från projektet här.här Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

69 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till SAMSA Innovation TILLHÖRANDE BILAGOR OCH STÖDJANDE DOKUMENT Bilaga 1 – Tävlingsinbjudan Bilaga 1.1 – Beskrivning av utmaningen Bilaga 1.2 – Om Innovationsupphandling Bilaga 1.3 – Utvärderingen Bilaga 1.4 – Tävlingsformulär Bilaga 1.5 – Avtalsutkast kommersiella villkor Bilaga 2 – Projektplan & Ansökan till VINNOVA Bilaga 3 – Slutrapport fas 1 Casebeskrivning SAMSA Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

70 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Innovationsupphandlin g Behovs- och marknadsanalys Möjlighetsanalys Val av förfarande Genomförande av upphandling Behov uppstår En stark styrgrupp är en effektiv styrgrupp: En framgångsfaktor inom projektet har varit att det finns en stark styrgrupp. Tack vare de positioner som medlemmarna i styrgruppen innehar (VD) kan snabba beslut fattas, vilket underlättar tids- och prioriteringsmässig för projektet. Sammankoppla olika typer av aktörer och experter inom det aktuella området för en starkare innovationsgrad: Till workshops bjöd projektet in en bred rad marknadsaktörer och experter som hade koppling till områden inom avfallshantering, miljöteknik, industridesign, design och innovationsupphandling. Detta skapade innovativa forum där aktörerna kunde utbyta erfarenheter och öka förståelse kring varandras utmaningar – vilket i sin tur ökade innovationsgraden.workshops Använd en bred rad av plattformar för annonsering av upphandlingen för att nå ut till ett stort antal potentiella leverantörer: Att använda sig av flertalet och olika typer av plattformar för annonsering av tävlingen var något som gjorde att många potentiella leverantörer (både stora som små företag) hörde talas om tävlingen, vilket ökade spridningen vad gäller typer av tävlingsbidrag som kom. Lärdomar från SAMSA Innovation Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling Vill du ta del av fler lärdomar från andra organisationer? Klicka här!här

71 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till Lärdomar från innovationsupphandlingsprojekt Rikspolisstyrelsens projekt Nya ResehandlingarRikspolisstyrelsens projekt Nya Resehandlingar Samarbetsprojektet Värdig EntréSamarbetsprojektet Värdig Entré SAMSA Innovation Transportstyrelsen: ITS Innovation Stockholm KistaTransportstyrelsen: ITS Innovation Stockholm Kista


Ladda ner ppt "Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur innovationsupphandlingar kan gå till. Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas."

Liknande presentationer


Google-annonser