Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Använda ProSang för spårbarhet vid vävnadsinrättningar En beskrivning från Rådet för organ, vävnader, celler och blod (Vävnadsrådet) Beskrivningen är framtagen.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Använda ProSang för spårbarhet vid vävnadsinrättningar En beskrivning från Rådet för organ, vävnader, celler och blod (Vävnadsrådet) Beskrivningen är framtagen."— Presentationens avskrift:

1 Använda ProSang för spårbarhet vid vävnadsinrättningar En beskrivning från Rådet för organ, vävnader, celler och blod (Vävnadsrådet) Beskrivningen är framtagen av projektet ”Vävnadsanpassning av ProSang” och ingår i stödmaterialet för vävnadsverksamheter version 2,

2 Presentationens upplägg ●Hur kan det se ut idag?Hur kan det se ut idag? ●Varför ISBT128-koder?Varför ISBT128-koder? ●Varför införa ett IT-stöd för spårbarhet?Varför införa ett IT-stöd för spårbarhet? ●Varför använda ProSang?Varför använda ProSang? ●Hur görs ett införande av vävnad i ProSang?Hur görs ett införande av vävnad i ProSang? ●När kan man börja använda ProSang?När kan man börja använda ProSang? ●Vad kostar det att införa ProSang?Vad kostar det att införa ProSang? ●Vad görs i nationella projektet ”Vävnadsanpassning av ProSang”?Vad görs i nationella projektet ”Vävnadsanpassning av ProSang”? 2.

3 Hur kan det se ut idag? 3

4 Registrering i pappersbaserat system ●Dokument i pärmar ●Hittas genom ”bläddermetoden” ●Någon har utsetts som ansvarig för att hålla reda på dokumentationen ●Varje vävnadsinrättning har sin eget dokumentationssystem ●Information överförs via avskrift från datorskärm, post, internpost eller överlämning av papper ●Handskriven data 4.

5 Registrering i IT-stöd idag ●Kvalitetsregister + kan byggas anpassat till varje vävnad – frivilliga register medan spårbarhet är obligatoriskt – inget stöd för tilldelning av unik identitetskod – ett register per vävnadsslag ●Patientjournalen + är tillgängligt och på plats i vården – innehåller delar av kedjan men inte hela – uppgifter sparas i 10 år enl lagstiftning för patientjournal – svårt att hitta uppgifter och få överblick ur ett vävnadsverksamhetsperspektiv ●Lokala tillämpningar i Excel/Filemaker och Access + kan byggas anpassat till varje vävnad – åtkomstloggning och andra spårbarhetskrav uppfylls ej – åtkomst av data i 30 år svår att säkerställa 5.

6 Exempel på problem med nuvarande system ●Donators personnummer följer med till mottagarens patientjournal ●Där man endast noterat ”ben från benbanken” i patientens journal finns ingen spårbarhetskoppling tillbaka till donatorn ●Om vävnaden/donationen tilldelas ett löpnummer finns inte garanti att den är unik i ett nationellt perspektiv ●Risk att dokumentation som kopplar donator till vävnadsid kommer bort/ej hittas/är ofullständigt ifyllt ●Otydliga handskrivna etiketter och protokoll 6. Kan leda till bruten sekretess bruten spårbarhet förväxlingar bruten spårbarhet, förväxlingar förväxlingar

7 Exempel på problem med nuvarande system ●Metod att arkivera pappersdokument i 30 år 7. Kan leda till bruten spårbarhet

8 Varför ISBT128-koder? 8.

9 Vad är ISBT128? ●ISBT128 är ett kodsystem som använts för blodverksamhet runt om i världen och även i Sverige. Det används även för celler och vävnader i varierande utsträckning. ●Nationella vävnadsrådet rekommenderar användning av ISBT128 för att uppfylla kraven på ett europeiskt gemensamt kodsystem. ●Enhetligt kodsystem underlättar köp- och sälj-transaktioner mellan vävnadsinrättningar inom Sverige och utomlands. 9. Användning av ISBT128

10 Vad är ISBT128? ●Det ger en unik identitet för varje enskild enhet, med donationsnummer och komponentkod. ●Koden kan översättas till klartext på aktuellt språk vid utskrift på etiketter. ●Systemet utvecklades ursprungligen för blodprodukter och används idag även för hematopoetiska stamceller, vissa leukocyter och ben. 10.

11 Donationsnumret innehåller Vävnadsinrättningen År för tillvaratagandet Ett unikt löpnummer för varje tillvaratagandetillfälle Komponentkoden anger Information om typ av vävnad eller cell Information om typ av ursprungsvävnad Vävnadsdelens nummer om den delats i flera enheter Förvaringstemperatur Komponentkoden kan även innehålla information om Tillsatser från tillvaratagandet (anti-koagulantia) Om vävnaden eller cellen frusits Mängd och typ av frysmedium Andra typer av tillsatser Olika typer av bearbetning Avsedd användning Övriga egenskaper som är viktiga för en säker användning av produkten På etiketten anges även hållbarhetstid 11.

12 Varför införa ett IT- stöd för spårbarhet? 12. Registrering av frisläppning

13 Vad kan ett införande ge? 13.

14 Spårbarhetskrav efterlevs ●Krav på spårbarhet i 30 år säkerställs. ●Vävnadens id följer med hela processen från donation till användning/kassation –Stöd för att koppla donatorns id med både vävnadens och mottagarens id och spara kopplingen i systemet –Spårbarhet mellan vävnadens id och vävnadsinrättning – även vid överföring mellan olika vävnadsinrättningar ●Samordnat kodsystem i Sverige (ISBT128) ●Uppgifter som är kritiska för processen registreras Kravspecifikation för IT-stöd för spårbarhet finns på Dokument - Allmänna dokument 14. Spårbarhets- krav efterlevs

15 Högre kvalitet på information ●Unika koder genereras ●Automatisk inläsning av koder och identiteter med scanner –Inga överföringsfel –Mindre risk för förväxling ●Automatisk överföring av resultat –Minskad risk för fel vid överföring av testresultat ●Automatiska utskrifter av etiketter och rapporter −Mindre risk för förväxling ●Stöd för kontroll av rätt märkning, rätt inmatning av data och inmatning av data i rätt format –Mindre risk för förväxling ●Informationen tillgänglig −Tillgänglig information vid sökning och spårning ●Informationen säkerställd lagring i 30 år –Information säkert lagrad 15. Högre kvalitet på information

16 Förenklat arbetsflöde ●Stöd för vävnadsprocessen –Utskrift av etiketter –Lagerlista m fl listor –Hitta information snabbt genom att scanna koden –Lagra information kopplad till vävnaden t ex batchnummer, personal –Automatisk överföring av information –Utskrift av transplantationsrapport –Spärrar som förhindrar fel ●Transplantationsrapportering på samma sätt som transfusionsrapportering ●Samordning mellan vävnadsinrättningar underlättas –System för köp- och sälj som upprätthåller spårbarhet –Depåer kan skapas vid verksamheter som inte är vävnadsinrättningar (förvarar vävnad godkänd inför användning) ●Enkelt att ta ut verksamhetsstatistik för egen uppföljning och för rapportering till IVO 16. Förenklat arbetsflöde

17 Patientsäkerhet Nytt arbetssätt med registrering i IT-stöd och med ISBT128-koder –Minskad användning av papper och penna –Mindre risk för förväxling –Mindre inmatningar och risk för mänskliga fel-tryckningar Vilket leder till ökad spårbarhet som ger högre patientsäkerhet 17.

18 Stöd vid spårning av donationer och vävnader ●Om mottagare uppvisar symptom – –spåra donator och övriga Vävnader och andra mottagare från donatorn ●Om donator uppvisar symptom - –spåra alla mottagare och ej använda Vävnader ●Om tillsatser eller använt material behöver återkallas –spåra alla Vävnader som använt tillsats/material 18.

19 Vad kan ett införande av IT-stöd ge på längre sikt? ●Ökad patientsäkerhet (som beskrivs i föregående bilder) ●Samordning för ekonomisk fördel –Vävnadsinrättning och blodcentral (dela resurser) –Flera vävnadsinrättningar (effektivisera insamling och användning) ●Regional och nationell samverkan –Underlätta ”köp och sälj” mellan vävnadsinrättningar 19.

20 Varför använda ProSang? 20.

21 ProSang ProSang används av alla Blodcentraler i Sverige (undantaget region Skåne). Utvecklat i Sverige av leverantören Databyrån sen 60-talet. Varje landsting har sin egen installation för sina blodcentraler och därmed också eget avtal med leverantören. Ett system som hanterar hela processen från tappning till användning. Bygger på ISBT-kodverk. Skriver ut etiketter och följesedlar. Ett system som hanterar hela processen från tappning till användning. Bygger på ISBT-kodverk. Skriver ut etiketter och följesedlar. 21.

22 Fördel med att införa ett redan befintligt bloddatasystem ●Samma spårbarhetskrav på dokumentation blod-vävnad gör att vävnadskrav uppfylls om blod-IT-system används ●IT-systemet är utformat för en verksamhet med donatorer, produkter och mottagare och stöder redan ISBT128-koder ●Systemet används redan i landstingen med befintlig systemadministratör hos blodcentralen (inte Skåne) ●Lägre drifts- och förvaltningskostnad vid användning av samma system ●Används redan för hematopoetiska stamceller och benvävnad vid vissa landsting 22.

23 Vad vävnadsanvändare får på köpet av att blodcentralerna redan använder ProSang: ProSang Befolkningsregister Koppling till befolkningsregister i de flesta landsting där man har sån koppling Lab/Kemlab Koppling för överföring av beställning och svar på virustester och analyser från lab Systemadmini stratör som redan kan systemet Återrapportering av användning inifrån journalsystem Journalsystem 23. ISBT128-system ingår Databas koder

24 Tillvaratagande Komponenthantering Användande vävnad D Donator och donationsregistrering Tillvara- tagande- rapport vävnad Komponenthantering Skapa komponent Förvaring Frisläppning K Reservation Utlämning Återrapportering vävnad D K Följe- sedel Tillvara- tagande- rapport DD vävnad K D 24. Vävnadens väg genom processen (registrering startar när vävnaden anländer till vävnadsinrättningen, ex vävnad från avliden) D Donationsnummer K Komponentetikett

25 Tillvaratagande Komponenthantering Användande D Donatorregistrering och donationsregistrering vävnad Komponenthantering Skapa komponent Förvaring Frisläppning K Reservation Utlämning Återrapportering vävnad D K Följe- sedel Tillvara- tagande- rapport DD vävnad K D 25. Vävnadens väg genom processen (tillvaratagande förberett i ProSang, ex benbank) D Donationsnummer K Komponentetikett Registrering av donationsresultat

26 Vad är nackdelar med gemensamma system? ●Verksamhetsstöd blod –ProSang är byggt för blodprocessen vilket gör att det finns spärrar etc som är irrelevanta för vävnad. –ProSang saknar delvis processtöd för vävnad, särskilt bearbetningssteg, och kan behöva kompletteras ●Kompromisser –Ett system för många olika typer av vävnadsprocesser blir inte perfekt för alla eftersom det ska passa alla (skohornsprincipen). 26. Projektet ”Vävnadsanpassning av ProSang” genomförs för att göra ProSang anpassat för vävnadsinrättningar och uppnå de krav som ställts av representanter från olika vävnadsområden Se slutet av denna presentation

27 Hur görs ett införande av vävnad i ProSang? 27. Systemadministratör för ProSang

28 Jan-Mar 2015 Hur gör man ett införande? Planering Vilka vävnader? Analys Detaljera flödet för varje vävnad Specifikation Definiera tabeller för vävnads- data Konfigurering Konfigu- rera testmiljö Test och utbildning Validera system 28. Vävnadsinrättningspersonal + övrig berörd personal inom arbetsflödet Blodcentralens systemadministratör Vävnads- samordnare Verksamhets- chef/-er

29 Införandematerial framtaget i ProSang-projektet Planering Vilka vävnader? Analys Detaljera flödet för varje vävnad Specifikation Definiera tabeller för vävnads- data Konfigurering Konfigu- rera testmiljö Test och utbildning Validera system 29. Stödmaterial Testfall Införandemanual System- inställ- ningsfil Vävnads- flöde Rutin- beskriv- ningar Införande- presentation System- inställnings- manual Testfall

30 Införandematerial framtaget i ProSang-projektet Planering Vilka vävnader? Analys Detaljera flödet för varje vävnad Specifikation Definiera tabeller för vävnads- data Konfigurering Konfigu- rera testmiljö Test och utbildning Validera system 30. Faktorer att beakta Vilken avdelning ska registrera? Vilka ISBT- koder, data etc vill man ha Hur ser flödet ut för respektive vävnad? Vill vi införa ProSang?

31 Vad behövs från vävnadsinrättningen? ●Avsatt tid för ansvarig –Vid införande koordination test utbildning –Vid årlig förvaltning kontaktperson ●Nya rutiner behöver tas fram –Ska beskrivas –Riskanalys –Utbildning av användare ●Överenskommelser med blodcentralen 31.

32 Vad innebär detta för Blodcentralen? ● Avsatt tid för systemadministratör –Tid för införande från planering till test –Validering –Konfigurering –Utbildning av användare ●Beskriva nya rutiner om blodcentral registrerar åt vävnadsinrättning –Riskanalys ●Överenskommelse med vävnadsinrättningen om löpande support, förvaltning och eventuellt registrering av vävnader 32.

33 Vilka potentiella risker finns för att ett införande inte kan genomföras enligt plan? ●Resurser – man får inte tillräckligt mycket tid av systemadministratör eller annan nyckelperson ●Kostnader – stöd via nationella medel till och med 2017, kan ta slut ●Process – svårigheter att enas om processen, den fungerar inte som man tänkt sig eller efterlevs inte ●Leverantörens resurser och planering kan påverka införande – osäker tidsplan för leverantörens uppgradering till Java 33.

34 När kan man börja använda ProSang? 34. Exempel på registrering i ProSang av ben utan vävnadsanpassning

35 Pågående uppgradering av ProSang till JAVA ●ProSang består av olika moduler ●Modulen som hanterar donatorer och donationer (Givarrutin) uppgraderas nu till JAVA vid blodcentraler i landet ●Övriga moduler som hanterar komponenter och patienter uppgraderas kommande år ●Införande av vävnadsanpassat ProSang kräver Givarrutin i JAVA ●Tidpunkt för när en blodcentral uppgraderar till JAVA styrs av en nationell plan för Sveriges blodcentraler (se bild Status Givarrutin)Status Givarrutin ●När alla moduler är i JAVA kan ytterligare anpassningar för vävnad göras 35.

36 Vävnadsinrättningens alternativ Införande- alternativ Har man Givarrutin i Java? Vill man ha ProSang? Ja Införa Vävnads- anpassning av ProSang Nej Införa befintlig ProSang Vänta på Blodcentralens JAVA- uppgradering 36.

37 Vävnadsinrättning har 3 val – vill man införa ProSang? Införa befintlig ProSang på vävnadsinrättning kan införas när som helst för blodgrupperade, levande donatorer inte beroende av JAVA-uppgradering inte lika användarvänligt saknar anpassade utskrifter Införa vävnadsanpassningen av ProSang Anpassat till vävnadsprocessen kräver mer resurser hos blodcentral Fungerar för alla typer av vävnader (utom könsceller) Inte införa ProSang för vävnad Kräver manuella rutiner för att efterleva spårbarhetskrav Inköp av annat spårbarhetsstöd JA NEJ För de som inte har JAVA och vill börja innan För de som har/inför JAVA 37.

38 Status på landsting/installationer med Givarrutin i Java 38. År för införande av Java eller annan plan Sundsvall/ Västernorrland 2015 Uppsala 2015 Visby Ej planerat Värmland Ej planerat Kalmar 2015 Test/2016 Prod Norrbotten 2015 Test/2016 Prod Växjö/Ljungby 2015 Test/2016 Prod Östergötland 2015 Test/2016 Prod VGR Sammanslagning av SU, Borås, NU-sjv & Kungälv 2015 Har givarrutin i Java redan 2014 Blekinge JA Unilabs JA Dalarna JA Gävleborg JA Halland JA Jönköping JA Karolinska JA Umeå/Västerbotten JA Västmanland JA Örebro JA Östersund JA Krävs för att kunna använda vävnadsanpassning

39 Vad kostar det att införa ProSang? 39.

40 Resursåtgång och kostnad för ProSang 40. Införandekostnader exempel Interna resurser IT-utrustning Utbildning Konfiguration Årliga kostnader exempel Licenser IT supportkostnad Förvaltningstjänst av blodcentral Införandekostnad Engångssumma Användning/ Förvaltning Årliga kostnader 2 olika kostnader: 1. Införandeprojekt lokalt för att införa vävnadsanpassad ProSang 2. Kostnad per vävnadskomponent som består av del av årlig kostnad i form av licens till Databyrån och ersättning till blodcentralen för nyttjande av resurser

41 Resursåtgång och kostnad för ProSang 41. Införandekostnader exempel Interna resurser IT-utrustning Utbildning Konfiguration Årliga kostnader exempel Licenser IT supportkostnad Förvaltningstjänst av blodcentral Införandekostnad Engångssumma Användning/ Förvaltning Årliga kostnader Externa utgifter under införande är tänkt att finansieras från Nationella vävnadsmedel. Lokala resurser under införande kan finansieras med landstingets vävnadspengar Mer information om kostnader och införandestöd finns i separat presentation på Dokument - Allmänna dokument

42 Vad görs i nationella projektet? VÄVNADSANPASSNING AV PROSANG 42.

43 Projekt ”Vävnadsanpassning av ProSang” ●Nationellt projekt som –sammanställt kraven utifrån lagen –analyserat flödet för respektive vävnad mot systemet tillsammans med representanter från de olika vävnadsområdena (se följande bilder) –tagit fram ändringsförlag för anpassning av ProSang ●Producerat material för att underlätta införande ●Omfattar pilotinförande på två orter – Örebro och Umeå ●Beräknat avslut april

44 Tilltänkt donator Lämplig donator Lämplig donator med samtycke Kontrollera donatorns lämplighet Inhämta samtycke Ta prov Tillvarata vävnad Extern vävnad Provtagen donator Tillvara- tagen vävnad Ankomst- kontroller a vävnad Ankomst- kontroller a vävnad Ankomst- kontrollerad vävnad Ankomst- kontrollerad vävnad Bearbeta och/eller förvara vävnad Bearbeta och/eller förvara vävnad Godkänna vävnad för användning Bearbetad och/eller förvarad vävnad Bearbetad och/eller förvarad vävnad Vävnad godkänd för användning Vävnad godkänd för användning Bearbeta och/eller förvara vävnad Distribuera vävnad Distribuera vävnad Använda Vävnad Använda Vävnad Distribuerad vävnad Använd vävnad Godkänd donator för donation och tillvaratagande Bearbetad och/eller förvarad vävnad Bearbetad och/eller förvarad vävnad Godkänna donator för donation och tillvaratagande Kontrollera och registrera mottagande Kontrollerad vävnad Enhet för donation o tillvara- tagande Vävnads- inrättning Enhet för använd- ning X X Rapporterad vävnads- användning Åter- rapportera användning Åter- rapportera användning 44. Gemensam process – Vävnad (framtagen i projektets förstudie)

45 Projektets ändringar av ProSang Spårbarhetskrav som inte uppfylldes Exempel: kompletterat med ISBT128-koder för vävnad, möjlighet att registrera alternativ identitet för donator Användbarhetskrav på grund av att systemet ursprungligen är gjort för blodverksamhet Exempel: tagit bort blodgruppskrav för vävnad, anpassat nomenklaturen Vävnadsspecifika krav för att systemet ska kunna användas Exempel: Ben m fl – förenklad skärm för tillvaratagande Hornhinnor – ny etikettstorlek Hjärtklaffar – registrera uppdelning till flera olika enheter i ett steg 45.

46 Medverkande i projektets olika faser VOG Stamceller Emma Watz, Stockholm Emilie Larneback, Umeå Malin Larsson, Stockholm Christina Sandell, Linköping Christina Evaldsson, Umeå VOG Hornhinnor Krister Berggren, Västra Götaland Randi Elstad, Umeå Elisabeth (Lisa) Dahlström, Örebro VOG Hud Alexandra Karström, Uppsala Fredrik Huss, Uppsala Liselotte Åstrand, Linköping VOG Blod Elisabet Olsson, Karlstad Anna-Lena Strömbäck, Uppsala Pilotort Örebro Helena Sävenstrand Ove Gefvert Elisabeth (Lisa) Dahlström Pilotort Umeå Nils Persson Randi Elstad Anne May Andersson VOG Könsceller Lars Björndahl, Stockholm Kersti Lundin, Västra Götaland Databyrån Anna Mårtensson Elisabet Perlmann Per Sid Roger Beskow VOG Cellterapi Jenny Enger, Stockholm Helen Zemack, Stockholm Miriam Idar, Stockholm Kristina Wikstrom, Stockholm VOG Hjärtklaffar Josefine van der Lee, Västra Götaland Catherine Concaro, Västra Götaland Marie Leander, Västra Götaland VOG Ben Margareta Persson, Piteå Lena Hörnestam, Västra Götaland Helene Lindberg, Stockholm Annica Joelsson Saxner, Uppsala Projektgrupp Mia Liljeberg Malin Domeij Anna Björkland Stella Larsson 46.

47 Fortsatt utveckling av ProSang för vävnad efter projektet 47. ProSang genomgår en stor uppgradering till Java (omfattar hittills delen för donator och donation) uppgradering ger några smärre uppdateringar för vävnadsfunktioner hela systemet kommer då ha möjlighet för vävnadsterminologi Ändringar som kommer göras efter projektet Eurocetkoder enligt ny EU-standard (görs 2016) Hantering av splitar enligt ISBT128-standard (görs 2016)


Ladda ner ppt "Använda ProSang för spårbarhet vid vävnadsinrättningar En beskrivning från Rådet för organ, vävnader, celler och blod (Vävnadsrådet) Beskrivningen är framtagen."

Liknande presentationer


Google-annonser