Kom igång med antagningstjänsten

En presentation över ämnet: "Kom igång med antagningstjänsten"— Presentationens avskrift:

1 Kom igång med antagningstjänsten
Skolval 2015 Kom igång med antagningstjänsten

2 Kom igång med antagningstjänsten
Innehåll Antagningsprocessen 3 Större nyheter 8 Instruktioner – Flik för flik 11 Kända fel 19 Exceltips 22 Kom igång med antagningstjänsten

3 Kom igång med antagningstjänsten
Antagningsprocessen Kom igång med antagningstjänsten

4 Kom igång med antagningstjänsten
Viktiga datum 15 februari E-tjänsten (Ansökningstjänsten) för vårdnadshavarna stänger. 17 februari Antagningstjänsten uppdateras med aktuella folkbokföringsadresser – KIR. 18 februari Sista datum för central hantering av ansökningsblanketter från vårdnadshavare. Därefter scannas ansökningar direkt till skolorna utifrån vårdnadshavarens alla val. 19 februari Anta/Avstå aktiveras i Antagningstjänsten. 19 februari – 9 mars Eventuella ansökningar hanteras på skolan, utanför Antagningstjänsten. 26 februari Sista dag att avstå val 1 i Antagningstjänsten. 3 mars Sista dag att avstå val 2 i Antagningstjänsten. 5 mars Sista dag att avstå val 3 i Antagningstjänsten. 9 mars Sista dag för skolorna att arbeta i Antagningstjänsten. 10 mars Skolorna har endast tittbehörighet fram till nästa års antagningsprocess, det går inte längre att Anta/Avstå (överföring till Bosko görs av skolvalsfunktionen). 11 mars Etiketter till antagningsbesked för hemskick kan tas ut från Bosko. Avvakta klarsignal från grundskolechef innan antagningsbesked postas. 12 mars Posta antagningsbeskeden senast den 12 mars för att det ska komma fram senast söndagen den 15 mars. 15 mars Vårdnadshavare ska ha fått antagningsbesked hem. E-tjänsten för ansökan öppnas igen och vårdnadshavare kan se antagningen, har endast läsrättighet. 1 april Vårdnadshavarnas svar på antagningsbeskedet ska vara skolorna tillhanda senast den1april. Reservintag kan påbörjas – görs manuellt. Kom igång med antagningstjänsten

5 Kom igång med antagningstjänsten
Antagningsprocess Sökande färre än tillgängliga platser Sökande fler än tillgängliga platser Leta rätt på barn/elever som tillhör skolpliktsskolan som ej ansökt, uppmana att söka. Anta sökande, observera datum för sista dag att avstå val 1, 2 och 3 – se nedan. Säkerställ att alla sökande som tillhör skolpliktsskolan får en skolplacering. Avvakta klarsignal – skicka ut antagningsbesked. Leta rätt på barn/elever som tillhör skolpliktsskolan som ej ansökt, uppmana att söka. Anta/avstå sökande enligt urvalsgrunderna. Dessa gäller oavsett om skolan är vald som 1-3. Närhetsprincipen gäller före vh´s rangordning. Observera datum för sista dag att avstå val 1, 2 och 3 – se nedan. Säkerställ att alla sökande som tillhör skolpliktsskolan får en skolplacering. Avvakta klarsignal – skicka ut antagningsbesked. Sista datum för att avstå: val 1 - Torsdagen den 26 februari val 2 - Tisdagen den 3 mars val 3 - Torsdagen den 5 mars Guide för hur du kan få hjälp med att ta fram sökande som åberopar behov av särskilt stöd eller syskonförtur samt information om sökande tillhör skolpliktsskolan eller inte hittar du på nästa sida. Antagningsbesked/Platserbjudanden som skrivits under av vårdnadshavare behöver inte diarieföras. Kom igång med antagningstjänsten

6 Kom igång med antagningstjänsten
Om antalet sökande är fler än tillgängliga platser måste urvalsgrunderna tillämpas - Förskoleklass alternativt direkt till åk 1. Urvalsgrund Flik Vad gör jag ? 1) Behov av särskilt stöd Avser endast särskilt stöd som ger förtur till viss skolenhet Sökt min skola Exportera alla sökande till Excel. Filtrera fram de som har ”Ja” i Särskilt stöd (kolumn O). Beslut tas av rektor efter samråd med grundskolechef om eleven ska tas in på denna urvalsgrund eller inte, anta då dessa sökande. Gör inget med de som inte ska antas utifrån denna urvalsgrund, de kan eventuellt antas utifrån nästa urvalsgrund. 2) Syskonförtur (gäller enbart sökande till f-klass & direkt till åk1) Syskon ska kommande läsår gå i åk F- 5 på vald skola och vara fbf inom 2 km. Samma fbf-adress är det som gäller (ej om de är biologiska syskon eller inte). Spelar ingen roll om de tillhör skolpliktsskolan eller inte. Exportera alla sökande till skolan till Excel. Filtrera fram de som har ”Ja” i syskonförtur (kolumn Q). (Alternativt filtrera ansökningar via filter i tjänsten och exportera sökande till Excel). Vårdnadshavare bör ha fyllt i syskonets personnummer som då visas i kolumnen med namn Syskon skola Vanligast är att syskonet går på den skola som sökande valt i första hand men kolla om det finns personnummer angivna på vald skola 2-3 eller inte. Vid behov kan du filtrera fram din skola i kolumnen Skolval 1 för att enklare se vilka som åberopar syskonförtur till din skola. Vid behov kan du behöva göra motsvarande för Skolval 2-3. Kontrollera om informationen om syskon i Bosko och avgör om eleven ska tas in på denna urvalsgrund eller inte. 3) Tillhör skolpliktsskolan 7-åringar likställs med 6-åringar 5-åringar tas in i mån av plats Min skolplikts-skola / Sökt min skola Kontrollera i Bosko om det finns 7-åringar som inte går i f-klass och som inte ansökt. Önskar dessa elever en placering kommande läsår? Om det finns för många sökande som tillhör skolpliktsskolan måste urval inom dessa sökande göras utifrån relativ närhet, dvs hur långt får eleven till närmaste kommunal skola som kan erbjuda placering. Viktigt att även hålla koll på egna skolpliktsbarn som sökt andra skolor och där alla skolor avstått. 4) Tillhör inte skolpliktsskolan Elever från andra kommuner tas in i mån av plats, efter alla fbf i Stockholm stad Skolpliktsskola syns på ansökan i ”Sökt min skola”. I Excel kan du filtrera fram vilka som inte tillhör din skolpliktsskola (kolumn G). Har skolan mycket fler ansökningar än antalet platser så kommer dessa sökande inte att kunna antas, bäst att snarast möjligt avstå sökande oavsett om de valt skolan som 1-3. Denna information underlättar arbetet för andra skolor. Barn eller elever? Enligt Christer är det elever även i förskoleklass Urval eller grund Syskonförtur – finns det inte ett nytt urval för det? Kom igång med antagningstjänsten Observera att val 1- 3 inte är en urvalsgrund utan en indikation på vad VH önskar!

7 Kom igång med antagningstjänsten
Om antalet sökande är fler än tillgängliga platser måste urvalsgrunderna tillämpas - Grundskola Urvalsgrund Flik Vad gör jag ? 1) Behov av särskilt stöd Avser endast särskilt stöd som ger förtur till viss skolenhet Sökt min skola Exportera alla sökande till Excel. Filtrera fram de som har ”Ja” i Särskilt stöd (kolumn O). Beslut tas av rektor efter samråd med grundskolechef om eleven ska tas in på denna urvalsgrund eller inte, anta då dessa sökande. Gör inget med de som inte ska antas utifrån denna urvalsgrund, de kan eventuellt antas utifrån nästa urvalsgrund. 3) Tillhör skolpliktsskolan Min skolplikts-skola / Sökt min skola Om det finns för många sökande som tillhör skolpliktsskolan måste urval inom dessa sökande göras utifrån relativ närhet, dvs. hur långt får eleven till närmaste kommunal skola som kan erbjuda placering? Viktigt att även hålla koll på egna skolpliktselever som sökt andra skolor och där alla skolor avstått. Dessa elever hittar du i Min skolpliktsskola/Alla skolor avstått. För att få en indikation på elever som vill göra ett skolbyte kan du söka fram elever som tillhör er, går hos er idag och som sökt andra skolor kommande läsår. Exportera alla skolpliktsbarn till Excel. Slå på filter i Excel och välj ut de som går i er skola (kolumn W). Välj ut de som gjort ett skolval (kolumn H) genom att klicka ur ”-”, dvs inget skolval. Observera att de elever som går på skolan idag men som inte tillhör er skolpliktsskola inte visas. 4) Tillhör inte skolpliktsskolan Elever från andra kommuner tas in i mån av plats, efter alla fbf i Stockholm stad Skolpliktsskola syns på ansökan i ”Sökt min skola”. I Excel kan du filtrera fram vilka som inte tillhör din skolpliktsskola (kolumn G). Har skolan mycket fler ansökningar än antalet platser så kommer dessa sökande inte att kunna antas, bäst att snarast möjligt avstå sökande oavsett om de valt skolan som 1-3. Denna information underlättar arbetet för andra skolor. Observera att urvalsgrund 2: syskonförtur endast gäller vid val till förskoleklass eller direkt till årkurs 1! Observera att val 1- 3 inte är en urvalsgrund utan en indikation på vad VH önskar! Kom igång med antagningstjänsten

8 Kom igång med antagningstjänsten
Större nyheter Kom igång med antagningstjänsten

9 Sammanfattning av nyheter
Till årets skolval har ett par flikar tillkommit, och en flik har bytt namn, för att förenkla navigeringen vid utökning av antalet flikar: Tillkomna flikar: ”Elever innevarande år” – Visar de elever som går på den egna skolan innevarande läsår ”Sök barn” – Snabbare sökning efter elever som gjort ett skolval Flik som bytt namn: Min skola -> Sökt min skola – För att undvika förväxling med fliken ”Elever innevarande år” Kom igång med antagningstjänsten

10 Tre huvudvyer i Antagningstjänsten
Fliken ”Elever innevarande år” i Antagningstjänsten visar alla elever som är inskriva på skolan idag. Nuvarande elever ska aldrig bli potentiella elever då man inte ska söka skolan man redan går på. Alla skolor som de valt inklusive status i antagningsprocessen visas. (Endast skolor visas här, ej förskolor) Fliken ”Min skolpliktsskola” visar alla eleverna som tillhör skolpliktsbevakningsområdet kommande läsår. Styrs på folkbokföringsadress. Eleverna visas oavsett om de sökt eller inte, och oavsett om de sökt sin skolpliktsskola eller inte. Eleverna visas oavsett om nuvarande skola är samma som skolpliktsskolan eller inte. Alla skolor som sökande valt inklusive status i antagningsprocessen visas. Elever innevarande läsår Flik: Elever innevarande år Sökande kommande läsår Flik: Sökt min Skola Skolpliktselever kommande läsår Flik: Min skolpliktsskola NY FLIK! Behovs-väljare till kommande läsår* NYTT FILTER! Fliken ”Sökt min skola” Visar alla sökande till skolan, oavsett om de tillhör skolpliktsbevakningsområdet eller inte kommande läsår. Alla skolor som sökande valt inklusive status i antagningsprocessen visas. *Behovsväljare är de elever som går sista årskursen på en skola som inte erbjuder högre årskurser. Filter i fliken Skolpliktselever kommande lå visar vilka behovsväljare som saknar placering. Kom igång med antagningstjänsten

11 Instruktioner – Flik för flik
Kom igång med antagningstjänsten

12 För fristående skolor:
För kommunala skolor: För fristående skolor: Logga in som vanligt med användarnamn eller tjänstekort Logga in med BankID Kom igång med antagningstjänsten

13 Ändra sorteringsordning
Se sökande till din skola oavsett om de tillhör skolpliktsskolan eller inte OBS! Byt årskurs Ändra sorteringsordning Byt skola (om du har behörighet till flera skolor) Presenterade ansökningar exporteras till Excel. Urvalet av sökande nedan styr vad som exporteras. Excelfilen innehåller nuvarande barnomsorg/skola. Välj för att uppdatera skolans kontaktuppgifter Visar valda skolor (1-3). Visar endast anslutna fristående skolor. Expandera för att se detaljer avseende ”+” ovan. Kontrollera att info om syskon stämmer med Bosko. Ändras i enlighet med beslut om anta/avstå. Knapparna är aktiva under antagningsperioden Välj vilka sökande som ska presenteras. Skolpliktsskolan sökande tillhör kommande läsår. Finns ej för TF-barn eller barn från andra kommuner. Kom igång med antagningstjänsten

14 Byt skola (om du har behörighet till flera skolor)
Se alla som tillhör skolpliktsbevakningsområdet oavsett om de sökt skola eller inte, oavsett som de sökt skolpliktsskolan eller inte. OBS! Byt årskurs Se ”Kända fel” Byt skola (om du har behörighet till flera skolor) Ändra sorteringsordning Presenterade barn/elever exporteras till Excel. Urvalet nedan styr vad som exporteras. Excelfilen innehåller nuvarande barnomsorg/skola. Visar valda skolor (0-3). Visar endast anslutna fristående skolor. Välj vilka inom skolpliktsskolan som ska presenteras. Se ”Kända fel” Skolpliktsskolan sökande tillhör kommande läsår. Finns ej för TF-barn eller barn från andra kommuner. Ändras i enlighet med beslut om anta/avstå. Knapparna är aktiva under antagningsperioden Expandera för att se detaljer avseende ”+”. Kontrollera att info om syskon stämmer med Bosko. Kom igång med antagningstjänsten

15 Se alla elever som går på den egna skolan innevarande läsår
Byt årskurs. OBS! – Filtrerar på nästa årskurs. Dvs. vid val åk 7 visas elever som i nuläget går åk 6 Byt skola (om du har behörighet till flera skolor) Ändra sorteringsordning Välj vilka inom innevarande läsår som ska presenteras. Presenterade elever exporteras till Excel. Urvalet nedan styr vad som exporteras. Skolpliktsskolan sökande tillhör kommande läsår. Finns ej för TF-barn eller barn från andra kommuner. Ändras i enlighet med beslut om anta/avstå. Knapparna är inaktiva på denna flik då inga val ska ske till nuvarande skola Expandera för att se detaljer OBS! Informationen om skolplaceringen innevarande läsår är från årsskiftet. Eventuella flyttar därefter reflekteras därför inte på denna flik Kom igång med antagningstjänsten

16 Sök efter barn/elever som gjort ett skolval baserat på personnr
Påverkar inte denna flik Fyll i hela eller del av personnr och tryck på ”sök” Samtliga barn/elever, som gjort ett skolval, med den del av personnr som sökts efter visas. Gjorda skolval visas. Status för ansökan visas när skolornas antagning stängs. (OBS! Ska ej kommuniceras till VH innan 15/3) Expandera för att se detaljer. OBS! Fliken ”Sök barn” söker endast bland de barn som gjort ett skolval. För sökande efter barn som inte gjort ett skolval, hänvisas till fliken ”Barn”. Kom igång med antagningstjänsten

17 Välj vilka sökande du vill ska presenteras.
Se alla barn födda år samt de som idag finns klassplacerade i Bosko Byt årskurs Välj vilka sökande du vill ska presenteras. OBS! Denna sida tar en stund att ladda eftersom den innehåller många barn. Använd därför i första hand ny flik ”Sök barn” för att söka efter barn som gjort ett skolval Kom igång med antagningstjänsten

18 Klicka för att se uppgifter om skolans kontaktpersoner.
Se antal sökande till skolan/årskurs. Se kontaktuppgifter till andra skolor. Byt årskurs Klicka för att se uppgifter om skolans kontaktpersoner. För att ändra din skolas kontaktpersoner: Gå in på ”Kontaktuppgifter” under fliken ”Sökt min skola” eller ”Min Skolpliktsskola” Kom igång med antagningstjänsten

19 Kom igång med antagningstjänsten
Kända fel Kom igång med antagningstjänsten

20 Kom igång med antagningstjänsten
Kända felaktigheter I texten nedan så är det i kolumn V som nuvarande barnomsorg/skola visas och inte i kolumn W Annan rubrik Jill hade något om särskilda behov – särskilt stöd? Kom igång med antagningstjänsten

21 Kom igång med antagningstjänsten
Kända felaktigheter I filtret för ”Behovsväljare utan placering” under fliken ”Min skolpliktsskola” saknas eventuella behovsväljare som idag går på fristående skolor som inte är med i tjänsten, samt eventuella behovsväljare på skolor utanför Stockholm Stad. Detta filter behöver därmed kompletteras med ordinarie process för skolpliktsbevakning (Bosko). Kom igång med antagningstjänsten

22 Kom igång med antagningstjänsten
Exceltips Kom igång med antagningstjänsten

23 Exportera och spara ner excelfiler (1/2)
1) Klicka för att exportera fil 2) Välj ”Öppna” längst ner i webbläsaren Kom igång med antagningstjänsten

24 Exportera och spara ner excelfiler (2/2)
3) Excelfilen öppnas i .csv-format 4) Välj ”Spara som” 5) Välj ”Excel-arbetsbok som filformat” och spara på lämplig plats (t.ex. Skrivbordet) Kom igång med antagningstjänsten

25 Filtrering i excel 1) Klicka för att markera allt (innehållet blir blått) 2) Klicka på filter för att få små pilar i varje kolumn 3) När du klickar på pilen vid kolumnen visas alla värden i kolumnen, ex olika skolpliktsskolor 4) Vid behov kan du sortera informationen i en eller flera nivåer 4) Markera allt är ifyllt från start. Avmarkera värden du inte vill se. Alternativt klicka på (Markera allt) för att avmarkera allt och markera de värden du vill se. Kom igång med antagningstjänsten

26 Kom igång med antagningstjänsten
Instruktion för att i Excel dela cellinnehåll ex. separera för- och efternamn Kom igång med antagningstjänsten

27 Infoga en tom kolumn till höger om den kolumn du vill dela
Det gör du genom att markera den kolumn som befinner sig till höger om den kolumn du vill dela, trycker på höger musknapp och sen på Infoga. Observera! Infoga så många kolumner som du har behov (kontrollera i detta exempel hur många mellannamn som finns med) av. Generellt krävs minst fyra kolumner Kom igång med antagningstjänsten

28 Markera hela kolumnen du vill dela
Kom igång med antagningstjänsten

29 Kom igång med antagningstjänsten
Välj fliken Data Välj sen Text till kolumner Kom igång med antagningstjänsten

30 Kom igång med antagningstjänsten
Nu dyker en ruta upp där du ska välja Avgränsade fält Tryck sen på nästa Kom igång med antagningstjänsten

31 Kom igång med antagningstjänsten
Här väljer du på vilket sätt data i kolumnen ska separeras, troligtvis med Blanksteg Tryck sedan på slutför Kom igång med antagningstjänsten

32 Kolumnen är delad och du kan sortera!
Kom igång med antagningstjänsten