Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början! 2014-11-071 Hösten 2014 Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Linköpings stadsarkiv

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början! 2014-11-071 Hösten 2014 Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Linköpings stadsarkiv"— Presentationens avskrift:

1 Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början! Hösten 2014 Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Linköpings stadsarkiv tel Dokumenthantering

2 Agenda Varför ska hålla ordning på våra allmänna handlingar? Kort om offentlighet/sekretess Diarieföring Arkivering Dokumenthantering

3 Kort om stadsarkivet Lokaler i Stifts- och landsbiblioteket på Östgötagatan Tre verksamhetsområden: - Bevara och vårda - Tillgängliggöra arkiven - Verkställa tillsyn Dokumenthantering

4 Lagar som styr dokumenthanteringen i offentlig verksamhet Tryckfrihetsförordning Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlag Arkivförordning Förvaltningslag Kommunal redovisningslag Linköpings kommuns arkivreglemente Aktiebolagslag BokföringslagDessutom för bolag Dokumenthantering

5 Varför ska vi hålla ordning på våra handlingar? För medborgarnas skull: Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del av allmänna handlingar (med vissa undantag som regleras i lag) För vår egen skull: Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och handlingar som finns, så kan vi inte heller bedriva någon effektiv verksamhet Dokumenthantering

6 Vad är en handling Ett fysiskt medium som bär information En form för att lagra och bevara upplysningar Dokumenthantering

7 Allmän handling = det allmännas handlingar = inte privata handlingar Lagen säger att en handling är allmän om den: Inkommen till eller upprättad på och förvarad hos myndighet Dokumenthantering

8 Inkommen Passerat en myndighetsgräns (även ut) Brev, fax: Anlänt till myndighetens lokal eller till behörig tjänsteman eller politiker Elektronisk handling: Gjorts tillgänglig för myndigheten Anbud: Vid anbudsöppningen Dokumenthantering

9 Upprättad Färdigställts vid myndighet När ärendet slutbehandlats Tre slag av upprättade handlingar: - expedierats (skickats) - inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende - handling som justerats Exempel: Diarium, journal, register: när det är klart vid införing Dom: när den avkunnas Protokoll: när det justerats Dokumenthantering

10 Förvarad (TF 2 kap 3 §) Förvarad (ej enbart på arbetsplatsen) hos myndighet En upptagning är att anses som förvarad hos myndighet om upptagningen är tillgänglig med tekniska hjälpmedel Dokumenthantering10

11 Varför bevara handlingar? arkiveringen startar när handlingen kommer in och inte i slutet av processen Offentlighetsprincipen -En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle Verksamhetsnytta -Rätt information vid rätt tillfälle -Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut Rättssäkerhet -Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge Forskning och kulturarv -Arkivet är en del av det nationella kulturarvet Dokumenthantering

12 Arkivbeskrivning Beskrivning av myndighetens organisation och verksamhet, för att underlätta sökandet i arkivet Enligt: - OSL ska en "Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar" - Arkivlagen ska varje myndighet upprätta en "Arkivbeskrivning” Dokumenthantering12

13 Dokumenthanteringsplaner Redovisar vilka allmänna handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Inga allmänna handlingar får gallras (förstöras) utan ett gallringsbeslut Antagen av styrelsen Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet Dokumenthantering

14 Dokumenthanteringsplaner Redovisar vilka handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Allmänna handlingar får endast gallras (förstöras) om ett gallringsbeslut finns Antagen av styrelsen Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet

15 Offentlighets- och sekretesslag Organiserad så att: Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls 5 kap handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar (dvs. diarieföring) Registreringen ska ske utan dröjsmål Dokumenthantering

16 OSL forts. I registret ska framgå: Datum Diarienummer Avsändare/Mottagare * Ärendemening* * får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess Dokumenthantering

17 OSL forts. Om en uppgift är sekretessbelagd hos en myndighet, så följer sekretessen med till arkivmyndigheten 19 kap 1 § Myndighetens affärsverksamhet rörande uppgifter om affärs- eller driftförhållanden har en sekretess på 20 år Dokumenthantering 17

18 Diarieföring Kallas registrering i lagtext Ekonomi- och personalsystem är en annan typ av registrering (ordet diarieföring används till ärendehantering) Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar kan hållas ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att bläddra i) Inom Linköpings kommun används W3D Dokumenthantering

19 Vad ska diarieföras? Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser. - Är det en inkommande handling från allmänhet, företag, organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd eller annat kontor inom kommunen som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag? - Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till nämnd/styrelse eller expedieras (skickas någon annanstans). - Är det sekretessbelagd information? - Är det ett avtal eller kontrakt? - Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit? - Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex. policydokument? -Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller sorteringsordning? Myndighet: Organ i bl a kommunal Förvaltning = Kommunala nämnder och styrelser + deras förvaltningar Dokumenthantering

20 Vad behöver inte diarieföras? Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten? Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver inte diarieföras. Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis? Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram? Handling som registreras i annat system? Dokumenthantering

21 Vad ska inte diarieföras? Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska arkiveras är ingen allmän handling)? Är det brev till fackligt ombud? Är det ett privat brev till en anställd? Är det biblioteksförvarat material? Dokumenthantering

22 Förvaltningslagen Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal varje helgfri dag i två timmar Dokumenthantering

23 Inför avslut och arkivering av ärende När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Rensa bort: - utkast och kladdar - dubblettkopior - minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift - trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling! Dokumenthantering

24 Arkivbeständigt skrivmaterial Dokumenthantering24 Åldrings- beständigt papper = skrivarpapper Svenskt Arkiv-papper till protokoll Svenskt Arkiv - bläckpennor Kopiatorer och skrivare Enkelsidig utskrift § 5 Använda arkivbeständiga skrivmaterial till arkivhandlingar

25 Undvik vid arkivering Dokumenthantering25

26 Skydda de handlingar som ska bevaras med hjälp av godkända förvaringsmedel Finns att beställa hos stadsarkivet, Ronny Andersson, Dokumenthantering

27 Skydd genom godkända arkivlokaler Inte förstöras vid brand eller översvämning Inga nyfikna i handlingarna Pärmar med handlingar ska inte bäras undan och ställas på hög Handlingarna ska tas om hand och stå säkert Dokumenthantering

28 Kontaktpersoner mot stadsarkivet Arkivansvarig = ansvarig för myndighetens arkivvård och att myndigheten följer tillhörande lagstiftning, upprättar dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivning Arkivredogörare = gör det praktiska arbetet med arkiven, sköter gallring och överlämnar äldre arkivhandlingar till stadsarkivet (praxis efter 5 år) Dokumenthantering

29 kommunen/Stadsarkivet/Arkivinformation-till-offentlig- forvaltning/ Länk till arkivinformation 29Dokumenthantering


Ladda ner ppt "Dokumenthantering hos kommunala bolag – Rätt från början! 2014-11-071 Hösten 2014 Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Linköpings stadsarkiv"

Liknande presentationer


Google-annonser