Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Www.sodertalje.se 1 Upphandlingsenheten SOI 2009 SOI 2009.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Www.sodertalje.se 1 Upphandlingsenheten SOI 2009 SOI 2009."— Presentationens avskrift:

1 1 Upphandlingsenheten SOI 2009 SOI 2009

2 2 Upphandlingsenheten Metoder för Intern- och Externkontroll Utan spaning ingen aning Internkontroll – mål och mätmetoder Kvalitetssäkra inköpsprocessen – från beställning till faktura Kontinuerliga mätningar av leverantörernas prestationer Effekter av styrning i samband med offentliga inköp

3 3 Upphandlingsenheten Utan spaning – ingen aning… Systematiserade rutiner och kontroll = minskade risker Integrerad del av processen Alla kontrolleras Redovisas till nämnd och kommunstyrelse Löpande kontroller Är det ok att vara polis ? Vem avgör vad som är rätt eller fel ? Minskad risk för felaktigheter ?

4 4 Upphandlingsenheten Internkontroll Fullmäktige fastställer reglemente för internkontroll Kommunstyrelsen det övergripande ansvaret, Nämnderna det yttersta ansvaret, kontorschef ansar för regler och anvisningar, chefer skyldiga att följa regler och anvisningar och informera om dessa. I reglementet regleras hur uppföljning skall ske och hur återrapporteringen genomförs.

5 5 Upphandlingsenheten Internkontroll Till grund för val av internkontrollmål finns fasställd internkontrollplan som är relaterad till följande förutsättningar: –Mål –Aktörer och organisatoriska enheter –Processer Riskanalysen har baserats på: –Identifikation av olika risker (Interna och externa risker) –Väsentlighets- och riskbedömning –Kontrollaktiviteter –Information/kommunikation –Tillsyn

6 6 Upphandlingsenheten Internkontroll Risker Riskerna har indelats i nivåerna: Låg risk - sannolikheten för att fel ska uppstå är liten. Medel risk - sannolikheten för att fel ska uppstå är mer än liten men ej hög. Hög risk – det är stor sannolikhet att fel uppstår.

7 7 Upphandlingsenheten Interkontroll Konsekvenser Konsekvenserna av ovanstående risker har angivits i nivåerna: Allvarliga effekter = A Kännbara effekter = K (+/-) Lindriga effekter = L I bedömningen av effekterna vägs följande faktorer in: Ekonomiska effekter (såväl förmögenhetsförlust som felaktiga räkenskaper) Effekter på den enskilda personen Moraliska, etiska effekter på kommunens rykte Effekter på attityder till kontrollkulturen Ineffektiva arbetsrutiner

8 8 Upphandlingsenheten Interkontroll För varje år fastställs de kontrollmål som skall ingå i internkontrollplanen. Målen fastställs med utgångspunkt från redovisning av den genomförda kontrollen. Exempel på interkontrollplan: RutinKontroll mål Ansv. för att kontroll utföres Kontroll- metod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapport RESULTAT Upphand- lingsform Att direkt- upphandling inte sker när formaliserad upphandling krävs. Upphandlings- enheten kontrollerar och rapporterar till verksamhets- controller. Stickprovskont- roll av (100) Inköp varav (10) skall avse konsulttjänster. resurskod 431) Kontors- Chef September

9 9 Upphandlingsenheten Internkontroll Systematisk internkontroll inom upphandling och inköp genomförs sedan Antalet kontrollmål varierar mellan åren (7-10 st) Fastställs av kommunstyrelsen årligen Ansvaret för kontrollerna ligger på respektive kontor och nämnd Redovisas i tjänsteutlåtande till nämnd och kommunstyrelsen Från och med 2007 genomförs kontrollerna av upphandlingsenheten och redovisas till kontor och nämnd.

10 10 EVENTUELL VINJETT Kvalitetssäkra inköpsprocessen Styrning av inköp och upphandlingar 3 e -projektet enhetliga, effektiva, elektroniska inköps- och fakturarutiner

11 11 Upphandlingsenheten Bakgrund Uppdrag att effektivisera administrationen och samordna rutinernaUppdrag att effektivisera administrationen och samordna rutinerna M å l att st ö rre delen av kommunens fakturor ska komma i elektronisk form direkt fr å n leverant ö renM å l att st ö rre delen av kommunens fakturor ska komma i elektronisk form direkt fr å n leverant ö ren F ö r ä ndra v å rt k ö pbeteendeF ö r ä ndra v å rt k ö pbeteende Inf ö ra striktare regler f ö r ink ö pInf ö ra striktare regler f ö r ink ö p Minska antalet leverant ö rerMinska antalet leverant ö rer F ö rb ä ttra kompetensen hos de som ä r ink ö psber ä ttigadeF ö rb ä ttra kompetensen hos de som ä r ink ö psber ä ttigade

12 12 Upphandlingsenheten 3e-projektet KS-beslut i juni 2003 Klk ska genomf ö ra f ö rslaget enligt slutrapporten Klk ska å terkomma under h ö sten med genomf ö randeplan och f ö rslag till f ö rdelning av besparingarna Kontorscheferna ges i uppdrag att anpassa den administrativa organisationen p å kontoren i enlighet med de nya processerna och att f ö rbereda ber ö rd personal

13 13 Upphandlingsenheten

14 14 Upphandlingsenheten Elektroniskt arbetsflöde Koncentration av att f å det elektroniska arbetsfl ö det att fungera Delprojekt stoppades tillf ä lligt Alla fakturor skannades in – fokus p å fakturahantering Omstart p å vissa av delprojekten

15 15 Upphandlingsenheten Förändrat köpbeteende Statistiken och internkontrollen sa att vi handlade fel: Ö ver leverant ö rerÖ ver leverant ö rer F ä rre ä n 10 fakturor per å r fr å n 80% av leverant ö rernaF ä rre ä n 10 fakturor per å r fr å n 80% av leverant ö rerna 150 nya leverant ö rer per m å nad150 nya leverant ö rer per m å nad Stor andel h ä mtk ö p i lokala aff ä rerStor andel h ä mtk ö p i lokala aff ä rer D å lig k ö ptrohet mot ramavtalenD å lig k ö ptrohet mot ramavtalen 15% av livsmedel k ö ptes inte hos Servera 15% av livsmedel k ö ptes inte hos Servera

16 16 Upphandlingsenheten Å tg ä rder Internt regelverk i form av inköpsregler Kontinuerliga kontroller av kontor och resultatenheter Översyn och uppdatering av leverantörsreskontran genomförs Ändrade rutiner för beställning och inköp. Utbilda och certifiera beställningsberättigade

17 17 Upphandlingsenheten Vad har förändringen inneburit ? elektroniskt arbetsflöde elektroniska attester från början skannades alla fakturor målet - endast 1/3 av fakturorna kommer i pappersform och måste skannas, 2/3 av fakturorna får vi elektroniskt på något sätt Minskad frihet vid inköp Digital beställningsblankett

18 18 Upphandlingsenheten 3e – Det här har vi gjort hittills! Rationaliserat bort 14,5 tjänster på kontoren samt klarat övriga besparingar (årligen netto 6 mkr) Ökat köptroheten mot ramavtalen och nettoprissatta produkter Nätverk för ekonomiassistenter Utbildat 650 certifierade beställare (1/2 dag) Nätverk för certifierade beställare, snabb information ut, lättare att får resurspersoner till arbetsgrupper för upphandling. Riktad besparing mot de som inte handlar på nettoprislistan.

19 19 Upphandlingsenheten Inköpsprocessen från 2008 ! ? 650 certifierade best ä llare ers ä tts av ca 300 certifierade best ä llare samt ca 8-10 ink ö pare. Cert best ä llare kopplas till res enhet och ink ö pare till kontor. Alla best ä llningar skall hanteras i ekonomisystemet Best ä llningar verkst ä lls av certifierad best ä llare och ink ö pare Merparten av v å ra ink ö p hanteras via ekonomisystemet i ett Best ä llningssystem Antal fakturor Antal leverantörer El handel (ca 2- 5 leverantörer av frekventa varor) Enkel order Enkel beställning Köpkort Marknadsplats Relativt stor andel av upphandlade leverantörer.

20 20 Upphandlingsenheten Beställningar Res enheter Koncernen Upphandling. Resultatenheter Kontor Leverantör Leverantörsakti vering Kataloger/prisli stor EDI Handel Enkel beställning Leverantör

21 21 EVENTUELL VINJETT Beställningssystem InloggningIoFBeställning Skapa och skicka best Bevaka och Ändra best Sök produkt Ny varukorg Marknads-platsen Sök produkt Skapa enkel beställning beställning Skriv ut Skicka till leverantör Lev namn, ev avtals nr adress e post hämtas ur systemet. Skall kunna skickas till beslutsattestant för attest innan den skickas till leverantören. Lev namn, ev avtals nr adress e post hämtas ur systemet. Skall kunna skickas till beslutsattestant för attest innan den skrivs ut och skrivs under för handel över disk. Ramavtalnettopriser Direkt-upphandl Kan ske via offert- förfrågan El handel Anmodan om inköp sker via mail alt på blankett via kanalen till beställarens/inköparens brevlåda inköp

22 22 Upphandlingsenheten Beställningssystem Alla inköp av varor och tjänster skall gå via kommunens ekonomisystem. Ekonomisystemet möjliggör detta genom följande produkter: EDI handel Idag finns 3 leverantörer upplagda i systemet. Målbilden kommer förmodligen att ligga på 2-5 leverantörer. Skälet till detta är svårigheten att styra pri cat samt att behörighetsstyra beställarna. Marknadsplats (Gatetrade) Idag fem leverantörer upp med inlagda prislistor, ytterligare ca 10 st på väg in. Bearbetar tillsammans ytterligare ett 30 tal leverantörer. Systemet ger möjlighet att behörighetsstyra vad och hur mkt beställarna skall se. Enkel order via inlagd prislista 7-10 leverantörer håller på att läggas in, klart under våren 2009 Enkel beställning Utvecklad och driftsätts i systemet under april

23 23 Upphandlingsenheten Beställningssystem Förutsätter: Styrning av samtliga inköp via kommunens beställningssystem. Tydligt mandat från ledningen att genomföra förändringen. Fullt utbyggt IT stöd som ligger i vårt ekonomisystem. Avrop i större grad från upphandlade ”nettoprissatta produkter” Planering och framförhållning ger möjlighet till förhandling av priser inom tecknade avtal.Effekt: Ökad trohet mot tecknade avtal ger på sikt bättre priser. Mer köp mot nettoprissatta produkter innebär omedelbar besparing. Minskad möjlighet att handla vart man vill. Frigör ”personaltid” till verksamhetens huvuduppdrag. Beräknas reducera kostnader för inköp med mkr (3-4% av en inköpsvolym på minst 700 m kr). Tjänster som inköpare kan finansieras inom de timmar som idag de 600 cert beställarna använder för beställningsförfarandet och ger ytterligare utrymme för personalreduktioner. Reducerar antalet köp som genomförs och som inte alltid är verksamhetsanknutna.

24 24 Upphandlingsenheten Effekter Effekter av styrning i samband med offentliga inköp Högre avtalstrohet. Leverantörer får beställningar med en gång. Bättre möjligheter att förhandla priser vid förlängning av avtal. Reducerade kostnader hos leverantörer - bättre priser Mindre ”kommunal personal” i lokala affärer. Styrning mot ”nettopriser” reducerar kostnader direkt.

25 25 Upphandlingsenheten Fortsatt arbete

26 26 Upphandlingsenheten Förändring av avtalsstruktur kopplad till kodplan ??? !! 23 Ny-, om- och tillbyggnad 231 Konsultationer 2311 Projektledning, byggledning 2312 Ritningskopiering 2313 Arkitekt 2314 Konstruktör m.m Idag 02 Bygg och anläggning Byggservice VVS mtr 06 Datorer och datortillbehör Dell 17 Kontorsmaskiner Office AB Office Network Nuvarande avtalsstruktur Imorgon Avtalsstruktur samma som kodplan 23 Ny och ombyggnation 231 Konsulter 2311 Projektledning 2313 Arkitekter 30 IT Utrustning 301 Inköp av datorer, skrivare 3011 Datorer 3012 Skrivare Ramavtal 30 IT Utrustning 3011 Datorer Dell 3012 Skrivare Office AB Office Network Kodplan

27 27 Upphandlingsenheten 3 e – Det här pågår/återstår! Minska skanningen och mer elektroniska fakturor Orderlösa fakturor, från framför allt de kommunala bolagen Fortsatt införande av elektroniska fakturor Sprida elektronisk handel till fler enheter och fler leverantörer Nytt attestreglemente

28 28 Upphandlingsenheten 3 e – Det här pågår/återstår! Köpkort Jobba vidare med att förbättra köpbeteendet Bearbeta leverantörerna för att få korrekta fakturor Bearbeta våra medarbetare så att fastslagna rutiner och regler följs

29 29 Upphandlingsenheten NY organisation från 2009 Ägardirektiv till nytt bolag ÄndamålÄndamål Telge inköp skall ansvara för kommunkoncernens (Telge och förvaltningarnas) samlade inköpsverksamhet (varor, tjänster och entreprenader) VerksamhetsinriktningVerksamhetsinriktning Telge Inköp skall samordna och genomföra upphandlingar för kommunens förvaltningar och bolag. All inköpsverksamhet skall vila på affärsmässiga grunder. Telge Inköp skall ansvara för kontroll av inköpsmönster och efterlevnad av ingångna avtal. Telge Inköp skall bevaka och följa upp ingångna avtal och löpande reducera kostnader för ingångna avtal. Telge Inköp skall genom effektiva och innovativa lösningar utveckla inköpsprocessen samt hitta alternativa leverantörer nationellt och internationellt. Telge Inköp skall aktivt arbeta med alternativa upphandlingsformer som t ex e- auktioner,koncessionslösningar, partnering m.m. Målet är att inom en 3-års period sänka kostnaderna med i genomsnitt 5% och på längre sikt med 7- 8%. Telge Inköp skall vid all upphandling av varor och tjänster enbart anlita leverantörer som följer gällande lagar och förordningar.

30 30 Upphandlingsenheten ”Det är ingen rättighet att handla, däremot en skyldighet att handla på rätt sätt.” Anders Kuylser


Ladda ner ppt "Www.sodertalje.se 1 Upphandlingsenheten SOI 2009 SOI 2009."

Liknande presentationer


Google-annonser