Utan spaning - ingen aning

En presentation över ämnet: "Utan spaning - ingen aning"— Presentationens avskrift:

1 Utan spaning - ingen aning
Kontroll - förutsättning för E-handel och E-fakturering och bra upphandlingar SOI 2009

2 Metoder för Intern- och Externkontroll
Utan spaning ingen aning Internkontroll – mål och mätmetoder Kvalitetssäkra inköpsprocessen – från beställning till faktura Kontinuerliga mätningar av leverantörernas prestationer Effekter av styrning i samband med offentliga inköp

3 Utan spaning – ingen aning…
Systematiserade rutiner och kontroll = minskade risker Integrerad del av processen Alla kontrolleras Redovisas till nämnd och kommunstyrelse Löpande kontroller Är det ok att vara polis ? Vem avgör vad som är rätt eller fel ? Minskad risk för felaktigheter ?

4 Internkontroll Fullmäktige fastställer reglemente för internkontroll
Kommunstyrelsen det övergripande ansvaret, Nämnderna det yttersta ansvaret, kontorschef ansar för regler och anvisningar, chefer skyldiga att följa regler och anvisningar och informera om dessa. I reglementet regleras hur uppföljning skall ske och hur återrapporteringen genomförs.

5 Internkontroll Till grund för val av internkontrollmål finns fasställd internkontrollplan som är relaterad till följande förutsättningar: Mål Aktörer och organisatoriska enheter Processer Riskanalysen har baserats på: Identifikation av olika risker (Interna och externa risker) Väsentlighets- och riskbedömning Kontrollaktiviteter Information/kommunikation Tillsyn

6 Internkontroll Risker Riskerna har indelats i nivåerna:
Låg risk - sannolikheten för att fel ska uppstå är liten. Medel risk - sannolikheten för att fel ska uppstå är mer än liten men ej hög. Hög risk – det är stor sannolikhet att fel uppstår.

7 Interkontroll I bedömningen av effekterna vägs följande faktorer in:
Konsekvenser Konsekvenserna av ovanstående risker har angivits i nivåerna: Allvarliga effekter = A Kännbara effekter = K (+/-) Lindriga effekter = L I bedömningen av effekterna vägs följande faktorer in: Ekonomiska effekter (såväl förmögenhetsförlust som felaktiga räkenskaper) Effekter på den enskilda personen Moraliska, etiska effekter på kommunens rykte Effekter på attityder till kontrollkulturen Ineffektiva arbetsrutiner

8 Interkontroll För varje år fastställs de kontrollmål som skall ingå i internkontrollplanen. Målen fastställs med utgångspunkt från redovisning av den genomförda kontrollen. Exempel på interkontrollplan: Rutin Kontroll mål Ansv. för att kontroll utföres Kontroll- metod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapport RESULTAT Upphand-lingsform Att direkt-upphandling inte sker när formaliserad upphandling krävs. Upphandlings-enheten kontrollerar och rapporterar till verksamhets-controller. Stickprovskont- roll av (100) Inköp varav (10) skall avse konsulttjänster. resurskod 431) Kontors- Chef September

9 Internkontroll Systematisk internkontroll inom upphandling och inköp genomförs sedan 2001. Antalet kontrollmål varierar mellan åren (7-10 st) Fastställs av kommunstyrelsen årligen Ansvaret för kontrollerna ligger på respektive kontor och nämnd Redovisas i tjänsteutlåtande till nämnd och kommunstyrelsen Från och med 2007 genomförs kontrollerna av upphandlingsenheten och redovisas till kontor och nämnd.

10 enhetliga, effektiva, elektroniska inköps- och fakturarutiner
Kvalitetssäkra inköpsprocessen Styrning av inköp och upphandlingar 3e-projektet enhetliga, effektiva, elektroniska inköps- och fakturarutiner

11 Bakgrund Uppdrag att effektivisera administrationen och samordna rutinerna Mål att större delen av kommunens fakturor ska komma i elektronisk form direkt från leverantören Förändra vårt köpbeteende Införa striktare regler för inköp Minska antalet leverantörer Förbättra kompetensen hos de som är inköpsberättigade

12 3e-projektet KS-beslut i juni 2003
Klk ska genomföra förslaget enligt slutrapporten Klk ska återkomma under hösten med genomförandeplan och förslag till fördelning av besparingarna Kontorscheferna ges i uppdrag att anpassa den administrativa organisationen på kontoren i enlighet med de nya processerna och att förbereda berörd personal Rapport på Viktigt! Kontorscheferna skulle anpassa organisationen till de nya processerna!

13 Röd tråd: all hantering i samma elektroniska attestrunda
Från olika typer av beställningar->olika typer av fakturor ska kontrolleras och attesteras i samma elektroniska attestrunda. Orderlös fakturahantering eller periodiska fakturor Elektronisk handel Fakturor via ”leverantörsplatsen” ”fakturaportalen” Elektronisk beställningsblankett Internetbeställningar Handkassor Personliga utlägg

14 Elektroniskt arbetsflöde
Koncentration av att få det elektroniska arbetsflödet att fungera Delprojekt stoppades tillfälligt Alla fakturor skannades in – fokus på fakturahantering Omstart på vissa av delprojekten

15 Förändrat köpbeteende
Statistiken och internkontrollen sa att vi handlade fel: Över leverantörer Färre än 10 fakturor per år från 80% av leverantörerna 150 nya leverantörer per månad Stor andel hämtköp i lokala affärer Dålig köptrohet mot ramavtalen 15% av livsmedel köptes inte hos Servera För att kunna spara 7 Mkr per år så räcker inte med att bara spara på tjänster, vi måste också förändra vårt köpbeteende. Ungefär hälften av besparingen, (3,5 Mkr) ska vi fixa genom att ändra våra köpvanor. Att köpa från rätt leverantör och köpa rätt varor innebär lägre priser och bättre ramavtalsvillkor och en förenklad administration. Det är dyrt att handla fel - sämre villkor hos ramavtalsleverantörer eftersom vi inte kan garantera volymer - att handla hos andra blir i längden alltid dyrt även om man prickar in extrapriser. Statistiken talar sitt tydliga språk. Det inköpsbeteende vi har i kommunen idag kommer vi inte att ha råd med. Att förändra det här kommer troligen att bli det allra svåraste i hela projektet. Idag har vi leverantörer i vårt leverantörsregister, men det är ca som vi har gjort affärer med under det senaste året. Eftersom vi har fakturor om året blir det i snitt 20 fakturor per leverantör - men så jämnt fördelat är det inte i verkligheten. Det är ett litet antal av våra leverantörer som vi får många fakturor från. Det stora flertalet leverantörer får vi bara enstaka fakturor från. 80% av leverantörerna, alltså 4.000, får vi 10 fakturor eller färre från per år. Varje månad börjar vi handla från 150 nya leverantörer! Vi har mycket hämtköp. Att låta personalen springa iväg till lokala affärer kostar både tid och pengar. En kommun, som håller på med samma förändringsarbete som vi, har gjort beräkningar och kommit fram till att man hade 3 anställda på heltid som befann sig på IKEA alla dagar. Vår köptrohet mot ramavtalen är inte den bästa. Ett exempel….. (Men vi måste också köpa rätt varor.)

16 Åtgärder Internt regelverk i form av inköpsregler
Kontinuerliga kontroller av kontor och resultatenheter Översyn och uppdatering av leverantörsreskontran genomförs Ändrade rutiner för beställning och inköp. Utbilda och certifiera beställningsberättigade

17 Vad har förändringen inneburit ?
elektroniskt arbetsflöde elektroniska attester från början skannades alla fakturor målet - endast 1/3 av fakturorna kommer i pappersform och måste skannas, 2/3 av fakturorna får vi elektroniskt på något sätt Minskad frihet vid inköp Digital beställningsblankett Vad innebär nu det här förändrade arbetssättet? För det första kommer alla fakturor att hanteras i ett s.k. elektroniskt arbetsflöde. Arbetet sker alltså helt vid datorn. Datasystemet sköter om distributionen av fakturorna, och ni kan skicka fakturor till varandra på samma sätt som vi idag mailar till varandra. I datasystemet sker alla kontroller och attester, vissa kontroller kan ske automatiskt och utföras av systemet, andra kontroller sker även i fortsättningen manuellt men själva attesten görs i datorn - det blir elektroniska attester. Till en början så är det fortfarande pappersfakturor som kommer från våra leverantörer. För att göra dom elektroniska så skannas dom och läses in i systemet. Du kommer att få fakturan som en bild i din dator. Att skanna in fakturor är ett extra arbetsmoment som tar både tid och kostar pengar. Därför är det mest effektiva om vi kan få fakturorna i elektronisk form direkt från våra leverantörer. Vi har idag ca fakturor. Målet är att efter tre år ska bara 1/3 av fakturorna skannas, resten 2/3 ska komma elektroniskts från leverantörerna. Klarar vi inte det så gör vi inte dom här besparingarna. Det är därför oerhört viktigt att vi förmår att ändra vårt köpbeteende så att vi köper från rätt leverantörer så att fakturahanteringen blir effektiv. Spara pengar medför i det här fallet en minskad frihet. Fortsättning med andra typer av ekonomiska transaktioner.

18 3e – Det här har vi gjort hittills!
Rationaliserat bort 14,5 tjänster på kontoren samt klarat övriga besparingar (årligen netto 6 mkr) Ökat köptroheten mot ramavtalen och nettoprissatta produkter Nätverk för ekonomiassistenter Utbildat 650 certifierade beställare (1/2 dag) Nätverk för certifierade beställare, snabb information ut, lättare att får resurspersoner till arbetsgrupper för upphandling. Riktad besparing mot de som inte handlar på nettoprislistan.

19 Inköpsprocessen från 2008 ! ? 650 certifierade beställare ersätts av ca 300 certifierade beställare samt ca 8-10 inköpare. Cert beställare kopplas till res enhet och inköpare till kontor. Alla beställningar skall hanteras i ekonomisystemet Beställningar verkställs av certifierad beställare och inköpare Merparten av våra inköp hanteras via ekonomisystemet i ett Beställningssystem Antal fakturor El handel (ca 2-5 leverantörer av frekventa varor) Marknadsplats Relativt stor andel av upphandlade leverantörer. Enkel order Enkel beställning Köpkort Antal leverantörer

20 Beställningar Kontor Resultatenheter Upphandling. Res enheter
Leverantör Leverantör EDI Handel Leverantör Leverantör Kontor Leverantörsaktivering Kataloger/prislistor Resultatenheter Leverantör Upphandling. Res enheter Leverantör Koncernen Leverantör Enkel beställning Leverantör

21 Beställningssystem Kontoren Beställare Inköpare Upphandlare Ramavtal
nettopriser Marknads- platsen Kan ske via offert-förfrågan Direkt- upphandl Skapa och skicka best Ny varukorg Sök produkt El handel Inloggning IoF Beställning Sök produkt Bevaka och Ändra best Lev namn, ev avtals nr adress e post hämtas ur systemet. Skall kunna skickas till beslutsattestant för attest innan den skrivs ut och skrivs under för handel över disk. Skriv ut Skapa enkel beställning Skicka till leverantör Lev namn, ev avtals nr adress e post hämtas ur systemet. Skall kunna skickas till beslutsattestant för attest innan den skickas till leverantören. Anmodan om inköp sker via mail alt på blankett via kanalen till beställarens/inköparens brevlåda

22 Beställningssystem Alla inköp av varor och tjänster skall gå via kommunens ekonomisystem. Ekonomisystemet möjliggör detta genom följande produkter: EDI handel Idag finns 3 leverantörer upplagda i systemet. Målbilden kommer förmodligen att ligga på 2-5 leverantörer. Skälet till detta är svårigheten att styra pri cat samt att behörighetsstyra beställarna. Marknadsplats (Gatetrade) Idag fem leverantörer upp med inlagda prislistor, ytterligare ca 10 st på väg in. Bearbetar tillsammans ytterligare ett 30 tal leverantörer. Systemet ger möjlighet att behörighetsstyra vad och hur mkt beställarna skall se. Enkel order via inlagd prislista 7-10 leverantörer håller på att läggas in, klart under våren 2009 Enkel beställning Utvecklad och driftsätts i systemet under april

23 Beställningssystem Förutsätter:
Styrning av samtliga inköp via kommunens beställningssystem. Tydligt mandat från ledningen att genomföra förändringen. Fullt utbyggt IT stöd som ligger i vårt ekonomisystem. Avrop i större grad från upphandlade ”nettoprissatta produkter” Planering och framförhållning ger möjlighet till förhandling av priser inom tecknade avtal. Effekt: Ökad trohet mot tecknade avtal ger på sikt bättre priser. Mer köp mot nettoprissatta produkter innebär omedelbar besparing. Minskad möjlighet att handla vart man vill. Frigör ”personaltid” till verksamhetens huvuduppdrag. Beräknas reducera kostnader för inköp med mkr (3-4% av en inköpsvolym på minst 700 m kr). Tjänster som inköpare kan finansieras inom de timmar som idag de 600 cert beställarna använder för beställningsförfarandet och ger ytterligare utrymme för personalreduktioner. Reducerar antalet köp som genomförs och som inte alltid är verksamhetsanknutna.

24 Effekter av styrning i samband med offentliga inköp
Högre avtalstrohet. Leverantörer får beställningar med en gång. Bättre möjligheter att förhandla priser vid förlängning av avtal. Reducerade kostnader hos leverantörer - bättre priser Mindre ”kommunal personal” i lokala affärer. Styrning mot ”nettopriser” reducerar kostnader direkt.

25 Fortsatt arbete

26 Förändring av avtalsstruktur kopplad till kodplan ??? !!
Idag Imorgon Nuvarande avtalsstruktur Avtalsstruktur samma som kodplan Kodplan 23 Ny-, om- och tillbyggnad 231 Konsultationer 2311 Projektledning, byggledning 2312 Ritningskopiering 2313 Arkitekt 2314 Konstruktör m.m 02 Bygg och anläggning 02.02 Byggservice 02.03 VVS mtr 06 Datorer och datortillbehör Dell 17 Kontorsmaskiner Office AB Office Network 23 Ny och ombyggnation 231 Konsulter 2311 Projektledning 2313 Arkitekter 30 IT Utrustning 301 Inköp av datorer, skrivare 3011 Datorer 3012 Skrivare Ramavtal 30 IT Utrustning 3011 Datorer Dell 3012 Skrivare Office AB Office Network

27 3e – Det här pågår/återstår!
Minska skanningen och mer elektroniska fakturor Orderlösa fakturor, från framför allt de kommunala bolagen Fortsatt införande av elektroniska fakturor Sprida elektronisk handel till fler enheter och fler leverantörer Nytt attestreglemente

28 3e – Det här pågår/återstår!
Köpkort Jobba vidare med att förbättra köpbeteendet Bearbeta leverantörerna för att få korrekta fakturor Bearbeta våra medarbetare så att fastslagna rutiner och regler följs

29 NY organisation från 2009 Ägardirektiv till nytt bolag
Ändamål Telge inköp skall ansvara för kommunkoncernens (Telge och förvaltningarnas) samlade inköpsverksamhet (varor, tjänster och entreprenader) Verksamhetsinriktning Telge Inköp skall samordna och genomföra upphandlingar för kommunens förvaltningar och bolag. All inköpsverksamhet skall vila på affärsmässiga grunder. Telge Inköp skall ansvara för kontroll av inköpsmönster och efterlevnad av ingångna avtal. Telge Inköp skall bevaka och följa upp ingångna avtal och löpande reducera kostnader för ingångna avtal. Telge Inköp skall genom effektiva och innovativa lösningar utveckla inköpsprocessen samt hitta alternativa leverantörer nationellt och internationellt. Telge Inköp skall aktivt arbeta med alternativa upphandlingsformer som t ex e-auktioner,koncessionslösningar, partnering m.m. Målet är att inom en 3-års period sänka kostnaderna med i genomsnitt 5% och på längre sikt med 7-8%. Telge Inköp skall vid all upphandling av varor och tjänster enbart anlita leverantörer som följer gällande lagar och förordningar.

30 ”Det är ingen rättighet att handla, däremot en skyldighet att handla på rätt sätt.” Anders Kuylser Hur åstadkommer vi det här nu då? Jo, vi måste få in det här tankesättet! Anders citat….. Vi har en mängd olika aktiviteter som vi ska sätta igång. Det här är bara några exempel: Vi ska utforma inköpsregler som talar om hur och var vi får handla - det ska inte råda några tvivel om vad vi får och inte får göra. Varje kontor ska utse beställningsberättigade och det är bara dom som har rätt att göra beställningar. De beställningsberättigade ska utbildas så att dom verkligen kan det här med inköp och handla rätt. Efter utbildningen blir dom certifierade = godkänd att FÅ göra beställningar i kommunens namn. De beställningsberättigade kommer även bilda ett nätverk tillsammans med upphandlingssektionen. Vi ska certifiera lokala leverantörer - vi kan inta ha ramavtal med alla som vi handlar hos. Certifieringen innebär att vi har en genomgång med leverantören och gör en överenskommelse om vilka uppgifter som ska finnas på fakturan för att underlätta hanteringen. Handkassorna kommer att ersättas av köpkort. En upphandling pågår. Införande av köpkort innebär att vi får en faktura från köpkortsföretaget på alla inköp som är gjorda under aktuell period istället för all kvittohantering. I det fördjupningspass som upphandlingssektionen har kommer man att diskutera just de här frågorna.