En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 1/2

En presentation över ämnet: "En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 1/2"— Presentationens avskrift:

1 En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 1/2
Många bäckar små… En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 1/2

2 Tes LNU har arbetsmiljöproblem som främst orsakas av för många och för dåliga administrativa skitsystem stödsystem system, rutiner och processer. Det leder till kvalitetsproblem i kärnverksamheten. Kvaliteten i kärnverksamheten beror i allt lägre grad på personalens pedagogiska kompetens och i allt högre grad på deras tolerans för, och förmåga att hantera det eskalerande antalet dåligt utformade administrativa system, rutiner och processer.

3 2 seminarier 22/10: Nulägesanalys och problembeskrivning
Vad är problemet? Varför finns det? Diskussion 12/11: Problembeskrivning (forts.) och några lösningsförslag Hur kan problemet reduceras? Hur går vi vidare?

4 Administrativa ”stödsystem”
De regelsystem, IT-system, processer, dokument etc. vi förväntas och tvingas hitta, tolka, kunna, följa och använda för att utföra vårt jobb (min def.), t ex: KursInfo (2009?) Rutiner för studieuppehåll och -avbrott Primula(2006?) Boknings- och schemarutiner – TimeEdit och MittLNU Agresso Parlando/telefonprogrammering LADOK/LPW Skrivare (Pcounter Web report) (2013) Moodle/MyMoodle Dörrschema (2010) Tentamensanmälan Programmera dörrar (2012) Rutiner för misstänkt fusk Diver/ProDiver (2014) Resultatrapportering - LADOK/Ladok på webb Query & Report Studentkonton Adobe Connect Passerkort/Mecenartkort/studentkort Epost Plagiatkontroll GenuineText, Urkund Survey & Report och kursutvärderingsrutiner (2014) Exjobbspublicering - DIVA Box.com (2014) Examensförfarande Lync (2014) Alumni Ny betygsskala (2014) Medarbetare och diverse ”grupper” Diariet Bostadsbolagens köregler Rutiner för anmälan och antagning via VHS - Studera.nu/Antagning.se Högskoleförordningen Formella beslutsvägar Antagningsenhetens rutiner Etc. VHS - NyA-webben CSN:s rutiner för studiemedel Registrerings- och självregistreringsrutiner

5 Linnéuniversitetet resultat uppvisar i stressprofilen […] att Medarbetarkraften befinner sig precis under det vetenskapligt validerade riktvärdet. Detta innebär en delvis frånvaro av negativa stressymptom, såsom koncentrationssvårigheter och irritation. Samtidigt uppvisar medarbetarna en alltför hög nivå gällande Arbetsrelaterad utmattning – medarbetarna känner sig allt för ofta fysiskt och psykiskt utmattade. Arbetstakten upplevs som delvis hanterbar (dels den objektiva arbetsmängden, dels relationen mellan planering, genomförande och reflektion). Medarbetarna behöver mer tid för att kunna förbättra arbetsrutinerna på arbetsplatsen. Om inte detta sker kan Arbetstakten riskera att hamna i den kritiska zonen. I nulägesanalysen syns stora förbättringsmöjligheter inom området Målkvalitet. Målen behöver bli tydligare, mer realistiska, utvärderingsbara samt påverkningsbara i en högre utsträckning. Effektiviteten (flytet på arbetsplatserna) som ligger under det validerade riktvärdet indikerar att Linnéuniversitetet måste bli bättre på att planera arbetet, se över huruvida man arbetar mot gemensamma mål och utvärdera om resurserna används på bästa sätt. Upplevelsen av relationen till den närmsta chefen […] ligger på en för låg nivå. Cheferna behöver bli tydligare i sin kommunikation, mer konsekventa i sitt agerande och tydliggöra hur målen ska uppnås. Delaktigheten ligger även den under riktvärdet och behöver förbättras – medarbetarna har således inte tillräckligt inflytande i sin vardag och saknar en förståelse för vad de kan och inte kan påverka. Medarbetarskapet ligger på en nivå under det validerade riktvärdet vilket innebär att medarbetarna, i större utsträckning, behöver bli bättre på att ta initiativ till förändring och utveckling på arbetet, ta större ansvar för att hålla sig informerade, vara öppna för förändringar och utveckling av Linnéuniversitetet sätt att arbeta samt ta ansvar för sin kompetens-/yrkesmässiga utveckling. Det Sociala klimatet (det kollegiala samarbetet) inom Linnéuniversitetet ligger precis under det validerade riktvärdet vilket skapar en delvis hanterbar situation inför ett förbättringsarbete. Återkoppling har ett värde under riktvärdet vilket visar att medarbetarna upplever att de bättre behöver få reda på vad som förväntas av dem, samt att tydligare få både positiv och negativ feedback från närmaste chefen. Medarbetarundersökning 2013. Resultat och rekommendationer från Springlife, s. 4

6 Arbetsmiljö Från början var en förbättring av den fysiska arbetsmiljön lagstiftningens huvudsyfte, det vill säga att man skulle inte riskera att utsättas för allvarliga skador eller att avlida på grund av dåliga arbetsförhållanden. I och med 1977 års reform av arbetsmiljölagstiftningen i Sverige omfattar det arbetsmiljörättsliga regelverket även arbetstagarnas psykiska hälsa och välmående, så kallad psykosocial arbetsmiljö. Idag handlar arbetsmiljö alltså om allt som påverkar människor på jobbet. Luft, ljud, kemikalier, maskiner, arbetsmängd, arbetsinnehåll, arbetsorganisation, stress och möjlighet till återhämtning. […] Den väsentligaste uppgiften för arbetsmiljöarbetet är att skapa arbetsplatser där ingen blir skadad av arbetet. Begreppet arbetsklimat innebär vanligen "upplevd arbetsmiljö". (Wikipedia, 2014)

7 Kvalitet Vad vi, våra kollegor, våra studenter samt företag säger om vår förmåga att bedriva utbildning och forskning samt hur personal och studenter trivs (min def.)

8 Användarupplevelse av att skapa en kurs
Kursidé Språk – utbytesstudenter, förkunskaper, kurslitteratur, annonsering Kurskod och anmälningskod Demokrati, genusaspekter, mångfald, entreprenörskap, internationella frågor eller annat på modet (bildning, hållbarhet) Kontakt med forskning, samverkan etc. Gästföreläsare Studiebesök Kursplan, läromedelsförteckning etc. på engelska och svenska i KursInfo… …efter att ha passerat ÄK, beredningsgrupp, styrelse Utannonseras X månader i förväg Provuppsättning (kan ändras från kurs till kurs) Kurslitteraturlista till UB? Pris, tillgänglighet… Lokalbokning (fast inte i god tid, och utan att veta antal studenter) Schema, tillgängligt, elektroniskt, uppdaterat (efter kurs om TimeEdit) helst månader i förväg Programvara –uppdaterad, beställd, installerad, dubbelkollad Kursplattform (FC, Moodle, BlackBoard) ska beställas Välkomstbrev? Registrering – villkor utan förklaring, endast med studentkonto Avregistrera inaktiva studenter – men utan närvarokontroll och oklara regler Uppdaterad studentlista? Invänta Mecenatkort (3-4 veckor) Invänta kodning av Mecenatkort (1 vecka) Genomgång av förra kursutvärderingen Rapportera delresultat till sekreterare Skriva på Kontrollera att resultaten rapporterats in ECTS-betyg/ny 7-gradig betygskala GeniuneText Etc…

9 Vilken användarupplevelse får studenterna?
Studera.nu och Antagning.se – behövs båda? Välkomstbrev (vem, vad, när, hur?) Röriga webbsidor där knappt ens personalen hittar Varför listas t ex kurser under många (felaktiga) ämnen? Kursplaner – är de aktuella? Läses de? Anmälan Ska göras Urval – återkommande problem Tacka ja till plats Skapa studentkonto Registrering - varför motiveras t ex inte villkor/anmärkningar? Kurslitteratur – varför kopplade till kursplanen? Aktuella? Schema – hittas, förstås, stämma – varför TimeEdit? Epost via Gmail, fast ändå inte… Närvaro/avbrott – varför inga system? Mecenatkort – varför inte egna? Varför vänta 3-4 veckor? Koda kort – varför inte automatik? Tentaanmälan – varför inte automatiskt? Boka, hantera rosa lappar och lådor, finnas på telefon LADOK – envägskommunikation? Valfria kurser- varför inte bättre hjälpmedel för att välja? Kursutvärdering – ges återkoppling? Hittas de? Begära examen – varför inte automatiskt?