Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Umeå universitet En statlig myndighet. Umeå universitet en statlig myndighet Lagar och förordningar Diarieföring/Registrering Arkivering Frågor.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Umeå universitet En statlig myndighet. Umeå universitet en statlig myndighet Lagar och förordningar Diarieföring/Registrering Arkivering Frågor."— Presentationens avskrift:

1 Umeå universitet En statlig myndighet

2

3 Umeå universitet en statlig myndighet Lagar och förordningar Diarieföring/Registrering Arkivering Frågor

4 Umeå universitet – en statlig myndighet Tryckfrihetsförordningen, TF Sekretesslagen (1980:100) Förvaltningslagen Personuppgiftslagen, PUL

5 TF 2 kap. 1 § ” Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” Rätten får begränsas endast i vissa särskilda fall, som föreskrivs i lag (sekretesslagen)

6 Handling Framställning - i skrift eller - i bild Upptagning som bara med tekniskt hjälpmedel kan - läsas - avlyssnas eller - på annat sätt uppfattas

7 Allmän handling förvaras hos myndigheten och är inkommen till myndigheten eller upprättad hos myndigheten Obs! Även e-post

8 Icke allmän handling arbetsmaterial, dvs. –utkast –koncept –minnesanteckningar Om de inte tas om hand för arkivering Handlingar av rent privat natur är naturligtvis inte allmänna!

9 Huvudregeln: De flesta handlingar som kommer in till och de flesta handlingar som produceras vid Umeå universitet är Offentliga!

10 Ordning och reda! Registrera utan dröjsmål Alternativt: Hålls väl ordnad Rutiner för postöppning Fullmakt vid frånvaro InkomUmeå universitet Dnr InkomUmeå universitet Dnr

11 Minimikrav på ett register (SekrL 15:2) Datum, då handlingen kom in eller upprättades Diarienummer eller annan beteckning Från vem handlingen har kommit eller expedierats till Kort vad handlingen rör, ärendemening

12 Utlämnande av offentliga handlingar ska ske skyndsamt! Enligt TF 2 kap. 14 § 3 st råder rätt till anonymitet och efterforskningsförbud, dvs. myndigheten får inte fråga –vem som vill ha handlingen eller –varför vederbörande vill ha handlingen –undantag: för att pröva om sekretess kan hindra utlämnande

13 Arkiv Handlingar/uppgifter som efterhand vuxit fram på institution/enhet till följd av den verksamhet man har och som bevarats

14 Lagar och förordningar Arkivlagen Arkivförordningen Riksarkivets föreskrifter och anvisningar Umeå universitets riktlinjer för arkivvården

15 Ansvar Prefekten har ansvaret Arkivvårdare vid institutionen/enheten

16 Varför är arkiven viktiga? Skall bevaras, hållas ordnade och vårdas Så att de tillgodoser: Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och Forskningens behov

17 Arkivredovisning Arkivbeskrivning Arkivförteckning

18 ARKIVFÖRTECKNING ÖVER XXXXXXX INSTITUTIONENS VID UMEÅ UNIVERSITET ARKIV INNEHÅLLSFÖRTECKNING APROTOKOLL A1INSTITUTIONSSTYRELSENS PROTOKOLL MED BILAGOR A2PROTOKOLL FRÅN ÄMNESNÄMNDER/ARBETSGRUPPER A3ÖVRIGA PROTOKOLL BARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR B1UTGÅENDE SKRIVELSER B2KOPIOR AV INTYG/BETYG B3ANSÖKNINGAR TILL ANSLAGSFORSKNING B4RAPPORTER B5SÄRTRYCK AV VETENSKAPLIGA ARTIKLAR B6VERKSAMHETSBERÄTTELSER B7EGENPRODUCERADE TRYCKSAKER B8WEBB-SIDOR CDIARIER C1ADIARIER ÖVER INKOMNA OCH UTGÅENDE SKRIVELSER C1BREGISTER TILL DIARIET DREGISTER OCH LIGGARE D1STUDERANDEREGISTER D2REGISTER ÖVER UPPSATSER OCH AVHANDLINGAR D2AREGISTER ÖVER UPPSATSER D2BREGISTER ÖVER LICENTIAT- OCH DOKTORSAVHANDLINGAR D3REGISTER ÖVER PUBLIKATIONER D3AREGISTER ÖVER RAPPORTER D3BREGISTER ÖVER SÄRTRYCK AV VETENSKAPLIGA ARTIKLAR D4INVENTARIEFÖRTECKNINGAR D5ARKIVFÖRTECKNINGAR

19 EINKOMNA HANDLINGAR E1EJ DIARIEFÖRD KORRESPONDENS E2ANSÖKNINGAR TILL FORSKARUTBILDNINGEN E3UPPSATSER, EXAMENSARBETEN, SPECIALARBETEN E3AUPPSATSER FÖR 40 POÄNG E3BUPPSATSER FÖR 60 POÄNG E4AVHANDLINGAR E4ALICENTIATAVHANDLINGAR E4BDOKTORSAVHANDLINGAR FHANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE F1DIARIEFÖRDA HANDLINGAR F2HANDLINGAR ANG GRUNDUTBILDNING (kursplaner, litteraturlistor, scheman, kursutvärderingar, kurslistor) F3UNDERVISNINGSMATERIAL/KOMPENDIER F4SKRIVNINGSUPPGIFTER F5HANDLINGAR ANGÅENDE FORSKARUTBILDNING F6PROJEKTDOSSIÉER F7HANDLINGAR RÖRANDE KONFERENSER, SEMINARIER OCH SYMPOSIER ARRANGERADE AV INSTITUTIONEN GRÄKENSKAPER Finns ej ÖÖVRIGA HANDLINGAR Ö1PROFESSOR NN:S EFTERLÄMNADE HANDLINGAR

20

21

22 Vad har man för nytta av detta? Hög kvalitet i administrationen Vi blir mer effektiva om vi slipper lägga tid på att jaga försvunna papper Vi sparar pengar och utrymme om vi lär oss att arkivera och gallra rätt Vi blir mindre beroende av nyckelpersoner som ”sitter på” all information Vi får tillgång till arkivet som en kunskapskälla om organisationens historia och dess sätt att arbeta

23 Dokumenthantering, registrering & arkivvård

24 Kontakt D/A-verksamheten Registraturen Ankn. 5346, 5471 Arkiv Ankn


Ladda ner ppt "Umeå universitet En statlig myndighet. Umeå universitet en statlig myndighet Lagar och förordningar Diarieföring/Registrering Arkivering Frågor."

Liknande presentationer


Google-annonser