Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Vinden V arbergs kommuns IN tranät och D okumentsystem.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Vinden V arbergs kommuns IN tranät och D okumentsystem."— Presentationens avskrift:

1 Vinden V arbergs kommuns IN tranät och D okumentsystem

2 Lansering Vinden steg 1 genomförd 3/ (period jan-sept 07) –Fokus på kommungemensam information Nuläge = mellan två projektsteg (steg1 och steg 2) (period sept-dec 07) –Förberedelser inför Steg 2 - kvalitetssäkring Steg 2 – Förvaltningssidor (period jan- dec 08) –Fokus på samarbete på förvaltningsnivå –Stänga ner FirstClass År 2007

3 Innehåll i Etapp 1 steg 1 Kommungemensamt: Startsida med nyheter Dokumentarkiv med avancerad sökfunktion Informationssidor Förvaltningsnivå: Mall till förvaltningssida

4 Mål med Steg 2 (etapp 1) Skapa arbetsytor för varje förvaltning –Komma igång med samarbetsdelarna –Komma igång med riktad information Planera/genomföra stängning av FirstClass –Överföring av aktuella dokument/möten/information till VINDEN Överlämna Vinden till systemförvaltning

5 VINDEN - ett levande verktyg! Nytta Tid Etapp 1 År 2007/O8 Etapp 2 År 2008/09 Etapp 3 År 2009? OSV… Steg 1 och Steg 2 Skolan/elever Vidareutveckling funktioner ärendehantering verksamhetsmål osv. Systemintegration Öppna Vinden mot externa parter Vidareutveckling funktioner Utveckling/Justeringar Visionen

6 Vindens vision ” Intranätet ska vara den självklara interna kommunikationskanalen för alla medarbetare i Varbergs kommun. Vinden ska göra det enkelt för alla medarbetare att arbeta och samarbeta i den dagliga verksamheten.”

7 Förstudie på Socialförvaltningen inför steg 2 Frågor: Vilka behov har medarbetarna? Vilka behov har chefer? Hur fungerar arbetet på en förvaltning idag? Resultat: Förslag på hur Vinden kan underlätta och effektivisera det dagliga arbetet på kommunen.

8 Alternativa projektupplägg Olika huvudförslag till ”HUR” Steg 2 skall införas: Behovsinventering på varje förvaltning Förstudie på varje förvaltning Teknisk utveckling på varje förvaltning Olika sätt att arbeta/lösa olika problem etc. Baspaket – gemensam grund för alla förvaltningar Gemensam förstudie (SOC) Gemensam teknisk utveckling Gemensamt, grundläggande!, sätt att arbeta (Detta alternativ blev det!) Baspaketet medför stora skalfördelar och är mycket tids- och kostnadseffektivt!

9 3. Innehåll - Baspaketet

10 Grundläggande behov Stort behov av att kunna kommunicera och samarbeta inom organisatorisk grupp. – Dela och arbeta med dokument inom gruppen – Skicka nyheter och meddelanden inom gruppen Behov av att kunna kommunicera och samarbeta mellan olika organisatoriska grupper och/eller personer – Dela och arbeta med dokument mellan organisatoriska personer och enheter – Skicka nyheter och meddelanden mellan olika grupper Skicka nyheter till specifika målgrupper – (avdelning, enhet, tvärgrupp, chefer etc.) Behov av att kunna arbeta i projektform

11 Grundläggande behov Behovet är egentligen inte MER information utan snarare mer KORREKT information. Behov av att få en helhetsbild, ett sammanhang, över hela kommunen och medarbetarens del i helheten. Behov av enkel översikt och åtkomst till alla olika system och funktioner. Behov av att göra det lättare att hitta dokument/information. Behov av att kunna särskilja på medarbetare och chefs/ledningsinformation. Effektivisera möten (Olika interaktiva processer, felanmälan etc.)

12 Baspaket – utgångspunkt Nyheter (riktade) –Förvaltning –Avdelning –Enhet/grupp –Chefer –Olika grupper av medarbetare (ekonomiassistenter etc.) Kalendarium Aktuellt Innehållssidorna Jag vill….. Min Webbplats Dokumenthantering (bas) Arbetsrum Mötesrum Projektrum Samarbetsrum

13 Infrastruktur

14 Teg 2 Förvaltnings sida Medarbetare

15 Steg 2 Arbetsrum Medarbetare

16 Steg 2 Mötesrum Allmän

17 Vad innebär det för kommunens medarbetare? Fördelar Riktad information, varje medarbetare får den information som rör individen (mycket annat sållas bort) Enklare att få ut information till berörda medarbetare om viktig information/förändringar Enklare och tydligare rutiner och arbetssätt Förenklat sätt att samarbeta i olika grupper (dela dokument, delta på möten, driva projekt etc.) Skapar möjligheter/plattform för Varbergs kommun att effektivisera och vidareutveckla sin verksamhet.

18 Vad innebär det för kommunens medarbetare? Nackdelar Tidskrävande övergångsperiod, men med målsättning att betydligt förenkla det dagliga arbetet för varje medarbetare Allt kommer inte på en gång. Förvaltningsspecifika funktioner finns inte med i Steg 2 - tänk på visionen! Vissa medarbetare kan komma att uppleva svårigheter med en ökad datorisering (för kommunen är det dock en nödvändig effektiviseringsprocess)

19 Avgränsningar – ej med i Steg 2 Förvaltningsspecifika funktioner Skola/elever Ärendehanteringssystem Integrerad verksamhetsuppföljning Samarbete med externa leverantörer/partners på Vinden (extranet)

20 Preliminär tidplan för Vinden steg 2 Start januari Teknisk utveckling klart innan semestrarna. Lansering efter semestrarna under hösten Outlook lanseras till en förvaltning när förvaltningen är klar med överflyttningen av material från First Class till Vinden – under hösten 08.

21 Tidplan Kalendertid för Projektet: Utveckling innan sommaren: 6 mån (25 veckor) Lansering efter sommaren: 4 mån (15 veckor)

22 Lansering Steg 2 & Outlook 1 Sept 08 Årsskiftet 08/09 Utb. Red Överföring/flytt av Konf. Outlook Utb. Red Intro Anv. NovDec Utb. Red Överföring/flytt av Konf. Outlook Utb. Red Intro Anv. Okt = Vinden = Outlook Fas 2 Fas 1 Fas 3 osv.

23 Tidplan DelområdeStart - Slut Förberedelser införande av baspaket 7 januari – 30 april Utredningar Steg 27 januari – 30 juni Teknisk implementation (TI)7 januari – 30 juni Framtagande av utbildningspaket1 maj – 31 maj Utbildning av utbildare1 juni – 30 september Lansering1 september – 30 december

24 Vad handlar det här projektet egentligen om? System Processer Människor Ändrat arbetssätt Mätbara resultat

25 Framgångsfaktorer Förankring och engagemang på varje förvaltning/avdelning/enhet Information, Utbildning och Coachning Att cheferna visar vägen Varje individ måste (efter ett antal veckor) känna att deras arbetssituation faktiskt har förenklats

26 Extern åtkomst Alla medarbetare skall ha extern tillgång till Vinden (via MobilityGuard) Test av funktionalitet pågår Lanseras när all funktionalitet har verifierats – våren 2007.

27

28


Ladda ner ppt "Vinden V arbergs kommuns IN tranät och D okumentsystem."

Liknande presentationer


Google-annonser