Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

De nordiska ländernas regler/praxis för hantering av forskningshandlingar NUAS seminarium Forskning – Arkiv - Forskning Helsingfors, 31/5 2007 Ulf Nilsson.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "De nordiska ländernas regler/praxis för hantering av forskningshandlingar NUAS seminarium Forskning – Arkiv - Forskning Helsingfors, 31/5 2007 Ulf Nilsson."— Presentationens avskrift:

1 De nordiska ländernas regler/praxis för hantering av forskningshandlingar NUAS seminarium Forskning – Arkiv - Forskning Helsingfors, 31/ Ulf Nilsson

2 Tolkning av enkätsvar – utgångspunkter Öppet utformad enkät, många och varierande svar. En övergripande sammanfattning. Urval av citat försöker visa det generella mönstret. Antal svar: Sverige: 15 Finland: 20 Norge: 6 Danmark: 4 Island: 2

3 Administrativa handlingar (Ansökningar, kontrakt, korrespondens, ekonomi) ”det som gjelder journalføring av annen dokumentasjon gjelder også for forskningsdokumentasjon ”enheten för forskingsärenden upprätthåller egna register för att kunna följa projekt” Ansökningar och kontrakt registreras vanligen i diarium och/eller andra register. Ekonomihandlingar hanteras av ekonomisystem. I regel ordnad arkivering. ”arkiveras i papirformat i tillegg til elektronisk versjon i sakarkivsystmet” ”i respektive institutions arkiv som sedan lämnas till centralarkivet” Gallring sker i princip med stöd av gällande regler, ofta gallras inte dessa handlingar. ” Vi följer RA:s gallringsbeslut och våra interna gallringsbeslut… I stort sett samma förutsättningar och hantering i alla länder. Styrs av lagkrav och interna regler - diarieplan, arkivbildningsplan, gallringsplan m.m. (men arbete kvarstår…). men blir ikke fulgt på samme måte” …fast visst blir det så att den enskilde forskaren ibland själv beslutar om gallring, ovetande om gallringsbesluten” ”Central- og Studiejournalen journaliserer alt og gemmer det i papirform i 10 år ” ”Administrativa handlingar registreras som inkommande handlingar till den centrala administrationen och endast i undantagsfall hos enskilda forskare som har ansvar för eget arkiv ” ”har ikke godkjente kassasjonsregelr for slikt materiale. Det som registreres/arkiveres som arkivmateriale blir derfor foreløpig bevart. For annet materiale blir det opp til den enkelte forsker/faggruppe e.l”

4 Primärmaterial (Mät- och testresultat, enkäter) ”ingen overordnet system for organisasjonen, opp til den enkelte forsker/faggruppe” ”arkiveras ej, forskarens eget” Sverige - allmänna handlingar. ”ovanstående handlingar arkiveras i bästa fall i institutionernas arkiv” ”Registreras i projektdagboken/…/ambitionen är att primärmaterial som skall bevaras skall förtecknas och arkiveras centralt” ”forskerne selv råder over deres forskningsproduktion og dermed også det forskningsmaterial som har tilkommit i forskningsverksamheten” Island, Norge, Danmark, Finland - forskarens eget material. ”Archive provides service and support for those seeking” Arkivets roll? ”Universitetet beslutar ej om gallring, men rådgör med forskare vid behov” ”Förvaltningsarkivet tar emot nedlagda institutioners arkiv” ”Forskarna äger själva det material som de producerar”

5 Redovisningshandlingar (Rapporter, artiklar, avhandlingar) Vetenskapliga redovisningar - Finland – leverans till bibliotek eller arkivering. ”biblioteket bevarar universitetets egna publikationer” ”några institutioner samlar enhetliga serier” ”biblioteket mottat ett antall eksemplarer til oppbevaring og registrering” ”avhenger av type materiale. Hos den enkelte forsker/forskergruppe, fakultet” Sverige – arkivering och publicering. ”Dels i institutionernas arkiv, dels i.. vår elektroniska publikationsdatabas” ”Roskilde Universitetsbibliotek opbevarer under forudsætning af, at materialet enten er købt af eller leveret til biblioteket. Der er ikke tale om 100 % arkivering” ”forskare tar hand om egna bibliografiska handlingar och litteraturlistor och sparar i allmänhet egen litteratur s.s. artiklar, böcker och avhandlingar” Ekonomiska redovisningar - hanteras i regel som administrativa handlingar. Island, Norge och Danmark - leverans till bibliotek. arkivhandling eller biblioteksmaterial?

6 Digitala handlingar Norge och Danmark främst svar om redovisningshandlingar (administrativa handlingar arkiveras oftast i pappersformat, primärmaterial saknar ofta arkivregler). ”i hovedsak avhandlingar, masteropgaver, artiklar” ”Arkivet afleverer dokumenterne som led i den nationale pligtaflevering af digitale dokumenter til det Kongelige Bibliotek” I Sverige främst svar om primärmaterial (övriga arkivhandlingar arkiveras oftast i pappersformat) och problem finns…. ”Tyvärr har vi inte haft resurser att ta emot digitala leveranser. Vi arkiverar i vissa fall digitala media, men har inga möjligheter att konvertera till nya media eller format” ”Ingen kontrollerad arkivering/lagring förekommer idag, inventering av digitalt primärmaterial ska genomföras och ligga till grund för riktlinjer för format etc.” ”Detta arbetas med pga. att vi fått en IT-chef som förstår vad som är viktigt” ”Arkivering av digitalt bildmaterial styrs av högskolans interna instruktion” Vilka digitala forskningshandlingar arkiveras/lagras och hur? Finland ger olika svar. ”En del avhandlingar kan användas via bibliotekets nätsamlingar” ”mätningar, testresultat” ”om handlingarna är viktiga för vidare forskning och för att påvisa viktiga forskningsresultat bevarar forskarna själva materialet” Vem äger frågan?

7 Forskararkiv Finns rutiner för att handleda forskare vid avslut? Nej, de flesta lärosäten saknar detta. ”enkelte forskerarkiv bevares på universitetsbibliotekt” ” ja, arkivarien hjälper gärna till, bara att ropa” ”ja, om inte forskararkiven innehåller databaser, gener, plasmider, antikroppar mm” ”ingen allmän praxis, avtal från fall till fall” ”ja, vedertagna principer finns, blanketter för överföring och användarrättighter” Men undantag finns. Finns rutiner/resurser för att ta emot leveranser? ” Universitets centralarkiv bevarar ca. 20 enskilda arkiv eller delar av forskararkiv. Eftersom förteckning och bevaring av forskararkiven är arbetskrävande har Universitetsarkivet i växande grad pekat på handskriftsavdelningen vid National- och universitetsbiblioteket, och Nationalarkivet som lämpliga platser att bevara forskararkiv. Det finns också intresse för att bevara forskararkiv hos dessa arkivinstitutioner.”

8 Information och utbildning? Leveranser till arkivmyndighet? Påverkar regler från finansiärer? Områdets prioritering framgår inte av svaren. Hur representativt är detta svar? ”utbildning sker till samtliga fakulteter, där tyvärr inte forskarna har tid att närvara” Ges efter de resurser som finns vilket innebär allt från regelbundna kurser till ingen utbildning alls. Finland och Sverige – i stort sett inga. Island, Norge och Danmark – förekommande (inklusive leveranser till arkiv/bibliotek). Annars stora skillnader i svaren vilket ger några funderingar… Vilka skillnader finns mellan forskningsområden? Är reglerna oklara eller okända? Vem äger frågan?  Forskare  Jurist  Arkivarie EU-finansierade projekt – ja.


Ladda ner ppt "De nordiska ländernas regler/praxis för hantering av forskningshandlingar NUAS seminarium Forskning – Arkiv - Forskning Helsingfors, 31/5 2007 Ulf Nilsson."

Liknande presentationer


Google-annonser