Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Www.gu.se Att göra en kommunikationsplan. www.gu.se Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Www.gu.se Att göra en kommunikationsplan. www.gu.se Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering."— Presentationens avskrift:

1 Att göra en kommunikationsplan

2 Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering

3 Avgränsade projekt Kommunikationsplan ofta en del av projektplanen När behövs en kommunikationsplan?

4 Skilj på plan och strategi Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Kommunikationsplan: avgränsat i tid eller ekonomisk ram, knutet till ett projekt eller t ex verksamhet under ett år. Mål + målgrupper + åtgärder

5 Kommunikationsstrategi – övergripande Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Strategi är långsiktiga vägval, vad göra och inte göra, kanalval Strategi – vilket är vårt förhållningssätt: är vi rådgivande, lyssnande, experten… Ska du använda en offensiv eller defensiv strategi, det vill säga ska du aktivt föra ut dina budskap eller ska du låta dina målgrupper själva skaffa sig den information de är i behov av? Strategi: vilken ton ska vi använda oss av (provokativt, informellt, sakligt, känslosamt) Ska vi använda bilder, hur? Värdegrund, etiska överväganden

6 Tänk till – finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka kommunikationsprocessen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar, andra informationskampanjer som krockar med vår etc. SWOT (hot, möjligheter, styrkor, svagheter). Vilka trender råder idag? Miljövänligt, wellness, sociala medier… Namnval på projektet – finns det något annat som också heter som vårt projekt? Är det redan upptaget, behöver namnet varumärkesskyddas? Googla på namnet och på liknande projekt Vilken slags organisation har vi? Kultur? Omvärldsanalys

7 Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke. Mål ska vara mätbara och realistiska. Mål ska vara uppnådda inom en viss tid. Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål. Mål med kommunikationen

8 Kunskap, attityd, beteende Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål Kunskap = känna till sopsortering Attityd = tycka att det är bra att sopsortera Beteende = att sopsortera

9 Vilken effekt vill du uppnå med kommunikationen? Kunskap Attityd Engagemang Beteende Känna till veta allt Tolerera älska Tänka sig att brinna för Prova alltid göra

10 Mall för formulering av mål Vid tidpunkten V ska X procent av målgruppen Y veta/tycka/vilja göra Z Den 1/ ska 80 procent av alla GU-anställda ha registrerat bisysslor i egenrapporteringen

11 Mål – några exempel  Hösten 2008 ska minst 80 procent av alla medarbetare vid Göteborgs universitet veta att namnet för Göteborgs universitet är University of Gothenburg.  Namnet University of Gothenburg ska användas på webben, brevmallar, i trycksaker, skyltar och alla andra sammanhang. Det gäller både den engelska logotypen och när namnet skrivs i text eller sägs muntligt. Det ska vara uppnått inom ett år från att beslutet om namnbytet har tagits.  Bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet  Minimera missnöje bland medarbetarna  Att inom ett år etablera personliga kontakter med cheferna i våra fyra dotterbolag

12 Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta? När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart? Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad? Fördelning, t ex IT-avdelning, Personalavdelning Vilka resurser har du och hur använder du dem på effektivast möjliga sätt? Väg de resurser du måste avsätta mot den potentiella uppmärksamhet dina aktiviteter kan få. Budget, arbetsperiod, arbetsgrupp

13 Målgrupper – vilka kommunicerar vi med? Interna målgrupper Externa målgrupper

14 Interna målgrupper - exempel Chefer Alla nyanställda Alla med beställar-id Alla som uppdaterar på webbplatsen Personalavdelning Ekonomiavdelning IT-avdelning Växeltelefonister

15 Externa målgrupper - exempel Verk och myndigheter Intresseorganisationer Investerare Samarbetspartners Andra forskargrupper Andra universitet Politiker Allmänheten

16 Målgruppsanalys Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar med dem? Vilka förkunskaper har de? Vilka är deras drivkrafter och behov? Är de positiva/negativa till projektet? Vilka motargument eller invändningar kan de ha? Demografiska egenskaper (geografisk placering, ålder etc).

17 Målgruppernas attityd till projektet PositivaNegativa Stor påverkan Liten påverkan x x x x x x

18 Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Kort och kärnfullt och lätt att ta in. Ska genomsyra informationen i de olika kanalerna. Mottagaren är kanske inte så intresserad… Gör henne intresserad! ” Whats in this for me” En avvägning mellan A) Det som sändaren/projektet egentligen vill ha sagt och B) Var mottagarna befinner sig (vilken kunskap, attityd de har). Bra budskap skapar fokusering, samlar, bygger en historia, ger rätt känsla, signalerar att parter är enade Dåligt budskap är om det är osammanhängande, dubbla budskap, inte trovärdigt, inte omsätts i praktiken (inte leva som man lär), budskapsinflation (för många budskap, spretigt) Budskap

19 Modell för att formulera budskap Huvudbudskap Delbudskap Stödargument, till exempel ”det här har lyckats tidigare” Orsaker, varför Konsekvenser, för oss innebär detta…

20 Metoder att ta fram budskap Post-it – skriv alla argument på olika post-itlappar, sålla, strukturera och rangordna Hissprat – tänk dig att du åker hiss med en främling i en minut och under tiden ska snabbt och kort beskriva ditt projekt Twitter – tänk dig att du måste beskriva ditt projekt som en tweet med 160 tecken.

21 Fel sändare gör att mottagaren inte tar emot budskapet oavsett hur bra det är Ju känsligare ämne desto större vikt på avsändaren Avsändare kan vara opinionsledare som kändisar (beundran), experter (auktoriteter), peers (jämlikar som vi kan identifiera oss med) Avsändare

22 Dags att välja kanaler! Muntliga Skriftliga Digitala

23 Ambitionstrappan för att skapa effekt Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: kännedom, förståelse, kunskap Effekt: engagemang, handling Tryckt info, intranät, e-post Ingen information Muntlig information + möjlighet att ställa frågor Dialog – hur och varför? Dialog, hur, varför och sätta mål tillsammans Muntlig information

24 Muntliga kanaler Den närmaste chefen! Ta en promenad runt! Ring upp! Informationsmöten (bjud på fika! Eller frukost! ) Seminarium Öppet hus Frukostmöte Mingel, mässor Besök nätverkträffar, arbetsplatsmöten

25 Sociala medier Twitter, YouTube, bloggar, Facebook… Bloggar Yttrandefrihet, tryckfrihet gäller När kommunicerar man som privatperson och när som myndighet? Vad är målet, syftet? Ska inlägg diarieföras? Skärmdumpa och gallra!

26 Webb och e-post E-postlistor Nyhetsbrev Webb - extern Intranät – Medarbetarportalen – lokala intranät/nyhetsrullar Studentportalen

27 Interna tidningar Personaltidning Nyhetsbrev Andra tidningar till särskilda målgrupper

28 Trycksaker Broschyr Affischer Flygblad Buss- och spårvagnsreklam Vykort Roll-up Brev Dela ut information på stan

29 Annonsera Ibland det bästa, ofta kostsamt. 7 x 11 cm: En kvarts sida: Helsida:

30 Massmedia Lokala medier, fackmedier, utländska medier Pressmeddelande Presskonferens, presseminarier Debattartiklar Din pressekreterare hjälper dig!

31 Ta det i rätt ordning! Mål Målgrupper Budskap Kanaler

32 Översikt - aktivitetslista AktivitetMål/syfteVem ansvarar MålgruppTidsperiodDeadlineTidsåt gång E-post till kanslichefer Ge bakgrundMalinKanslichefer, indirekt adm personal Vecka 381/92 h BanderollVäcka uppmärksamhet CarinaFrämst studenter, även allmänhet Vecka 401/1040 h Frukost möte DialogCarinaFörvaltningscheferMåndagar v 44-48

33 Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda? Fokusgrupp Enkät Studentuppsats Medarbetarenkät – nöjd-medarbetar-index Egen reflektion Utvärdering och analys av kommunikationen

34 Avsluta Avsluta projektet så att det är tydligt att nu är det slut! Berätta om resultatet – summera arbetet Ge beröm och fira det som gått bra – fram med tårtan! Vad har gått bra, vad kan vi göra bättre?

35 Några lästips för fördjupning Intranät i organisationens kommunikation Mats Bark, Sven Windahl, Mats Heide, Anders Olofsson Nå fram till medarbetarna - Charlotte Simonsson Kommunikationsplanering - en handbok på vetenskaplig grund Lars Palm Tillämpad kommunikationsvetenskap - Larsåke Larsson Kommunikation i förändringsprocesser Catrin Johansson, Mats Heide Planerad kommunikation - Strategiskt ledningsstöd i företag och organisation - Peter Erikson


Ladda ner ppt "Www.gu.se Att göra en kommunikationsplan. www.gu.se Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering."

Liknande presentationer


Google-annonser