Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

En professionell serviceinriktad stödverksamhet för LU Marianne Granfelt.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "En professionell serviceinriktad stödverksamhet för LU Marianne Granfelt."— Presentationens avskrift:

1 En professionell serviceinriktad stödverksamhet för LU Marianne Granfelt

2 Lunds universitet / IBITS/17 nov Verksamhet 2009: ca 6 miljarder SEK ca 1/3 utbildning och 2/3 forskning Sveriges starkaste forskningsuniversitet Utbildning – Forskning - Innovation Lunds universitet ska tillhöra de absolut främsta bland Europas universitet Need clarity for aspiration – world class not national university

3 Lunds universitet / IBITS/17 nov VISION - VÄRDEGRUND Vi gör det möjligt tillsammans! Administrationen gör det möjligt för universitetet att nå målet högsta kvalitet i utbildning och forskning Samverkande Utvecklande Professionella Engagerade

4 Lunds universitet / IBITS/17 nov Administrativ utveckling Administrativa processer Administrativa stödsystem BEHOV KRAV Ändamålsenligt stöd Effektiv stödverksamhet

5 Lunds universitet / IBITS/17 nov Administrativ utveckling Dialog om krav och behov Prioriteringar (begränsade resurser) Arbeta med helheten Samverkan och samordning

6 Lunds universitet / IBITS/17 nov Hur arbetar vi idag med detta: Processutveckling Diskussion med processens mottagare, behov, mål osv Kartläggning av dagsläge Problem och möjligheter Förslag till hur processen bör se ut Förslag till hur processen ska förvaltas Processägare/processledare Nätverk för ständiga förbättringar Arbete sker i samverkan med personal från institutioner, områden och gemensam förvaltning

7 Lunds universitet / IBITS/17 nov Personalområdet Processer Verktyg/stödsystem Strategi Introduktion Medicinska hälsokontroller Rekrytering TA Personalstatistik Elektronisk rekrytering KUBEN Bisysslor PRIMULA Anställningar Blanketter/skyddsronder Lön, ersättningarPRIMULA

8 Lunds universitet / IBITS/17 nov Personalområdet Effekter Ökad dialog mellan de som arbetar i processerna Många förbättringsförslag Prioriterade åtgärder – implementering Samordna åtgärder i cykliskt tänkt t ex genom skyddsronder t ex medicinsk kontroll Förenklad och effektiviserad hantering genom att öppna system mot slutanvändare (tex omkontering i Primula) Mer gemensamma rutiner – upplevs mindre splittrat (t ex introduktion)

9 Lunds universitet / IBITS/17 nov Ekonomiområdet Processer Verktyg/stödsystem Alla ekonomiprocesser Inköp Att ekonomiskt planera - BUDGETERA ORFI NYTT BUDGETSYSTEM KUBEN

10 Lunds universitet / IBITS/17 nov Utbildningsområdet Processer Verktyg/stödsystem Studentrekrytering Stöd till studenter In-och utresande studenter Stöd till lärare, utb adm -Utbildningsplanering -Information -Statisitkutdrag Interbas LUBAS - kursplaner Studentportaler Utvärdera utbildningar VETA Integrerad studentdesk Stöd med översättning KUBEN Webb (sv/eng)

11 Lunds universitet / IBITS/17 nov Utbildningsområdet Effekter Samordnad mässhantering Förbättrat översättningsstöd Bättre information till studenter genom portaler och webb Mer likartade rutiner genom diskussioner i nätverk Lärande genom best practises Enklare för studenter att nå LU – genom integrerad desk Förenklad administration genom studentportaler

12 Lunds universitet / IBITS/17 nov Biblioteksverksamhet Processer Verktyg/stödsystem Förvärv Cirkulation ELIN SAGA LIBRIS Fjärrlån

13 Lunds universitet / IBITS/17 nov Lägesrapport pågående projekt/utveckling Erfarenheter Få bättre dialog om behov och krav Bli bättre på att mäta administration –Volymer, hantering –Kvalitet –Processeffektivitet –Mottagarnas nöjdhet Bli bättre på att kunna göra besparing

14 Lunds universitet / IBITS/17 nov Lägesrapport pågående projekt/utveckling Vår omvärld Danmark, Norge och Finland arbetar med samordning inom hela eller delar av statsförvaltningen –Shared services inom lönehantering, ekonomihantering, IT och Service Sverige –Samverkan inom myndigheter t ex polisen, försäkringskassan…. –Försöksverksamhet med samverkan inom hela staten – frivilligt –Universitet och högskolor långt efter i detta effektiviseringstänk –Arbete har gjorts/pågår inom Lulteå tekniska högskola, Umeå, Örebro och nu även Göteborgs universitet

15 Lunds universitet / IBITS/17 nov Lägesrapport pågående projekt/utveckling Kommande arbete Fortsatt samverkan och samordning för en ändamålsenlig stödverksamhet för att möjliggöra besparingar för att möjliggöra att vi kan hantera nya uppgifter/framtida behov och krav

16 Lunds universitet / IBITS/17 nov Dialog om krav och behov Dialog med ledning på olika nivåer Prefektmöten Enkät?

17 Lunds universitet / IBITS/17 nov Mätning Sammanställa volymtal odyl för att visa på vår produktion – görs nu i gemensam förvaltning Mäta i processer – görs i pågående processarbeten och måste fortsätta i förvaltning av processerna – ett exempel löneprocessen. OBS mäta det som är viktigt i förhållande till processens mål. RÄTT LÖN – RÄTT PERSON – RÄTT TID Mäter bla antal felaktiga underlag, antal utbetalningar som kommer tillbaka …. Mottagarnas nöjdhet t ex genom enkät (SLU) Kvalitet – processmått + åtgärd förbättrar kvalitet i hantering Mottagarnas återkoppling + åtgärd förbättrar kvaliteten

18 Lunds universitet / IBITS/17 nov Bli mer effektiva – möjliggöra besparing Se till helhet i processer –Identifiera problem/möjligheter –Förbättra systemstöd –Ta bort spillaktiviteter –Ensa rutiner Samverka –Nätverk för ständiga förbättringar –Tydligt processägarskap – vem man kan vända sig till Samordna –Rutiner –Organisation

19 Lunds universitet / IBITS/17 nov Lunds universitet: En samordnad professionell administration DP 6 FRONESIS Öka samordning för att: Bibehållen/ökad verksamhetsnytta Möjliggöra effektivisering och besparing Genomföra besparing på ett för verksamheten klokt sätt

20 Lunds universitet / IBITS/17 nov Öka verksamhetsnytta Samordna för att: Förenkla beslut/organisation Mer synkad stödverksamhet som servar helheten Underlättar tvärgående samarbeten Minska byråkrati/att ärenden studsar på många ställen Verksamheten bestämmer servicenivå/dimensionering En stödverksamhet med ett gemensamt mål

21 Lunds universitet / IBITS/17 nov Möjliggöra effektivisering och besparing Varför arbeta mot ökad samordning Spara MINST 30 mnkr genom att Hitta stordriftsfördelar och implementera dem Implementera fler gemensamma rutiner Utveckla våra stödsystem så att de bättre stödjer arbetssätten Underlätta helhetssyn - processförståelse

22 Lunds universitet / IBITS/17 nov En samordnad professionell administration DP 6 FRONESIS Inledande diskussioner om förslag till samordning/besparing Förankring Dekaner, prefekter, adm. chefer Utarbeta förslag Förankring Dekaner, prefekter, adm. chefer Justera förslag Remiss Beslut Okt 2011 Implementera beslutade åtgärder (Okt 2011 – 2012) Justera förslag Nov/Dec 2010Jan 2011 Feb 2011 Mars-Maj 2011 Juni Juni-Sep Sept

23 Lunds universitet / IBITS/17 nov En samordnad professionell administration DP 6 FRONESIS Projektledare: Marianne Granfelt Bitr Projektledare: Per-Göran Nilsson och Sofie Magnusson Styrgrupp: Dekanråd Referensgrupp: UFLG Interna rådgivare: Sanimir Resic, Susanne Iwarsson


Ladda ner ppt "En professionell serviceinriktad stödverksamhet för LU Marianne Granfelt."

Liknande presentationer


Google-annonser