Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem."— Presentationens avskrift:

1 Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem

2 Agenda Metoder för införande Metoder för införande Metoder för förvaltning Metoder för förvaltning Lärande i implementeringen och användningen av affärssystem Lärande i implementeringen och användningen av affärssystem Affärssystemet som en aktör i organisationen Affärssystemet som en aktör i organisationen

3 Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? Med en stabil, genomtänkt organisation eller processer Med en stabil, genomtänkt organisation eller processer en justerbar, övergripande och strukturerad teknik en justerbar, övergripande och strukturerad teknik Förändringsvilliga och effektiva människor Förändringsvilliga och effektiva människor Med hjälp av planering och metoder Med hjälp av planering och metoder

4 Införande i sitt sammanhang VFS-modellen – Välja och Förvalta Standardsystem (A G Nilsson 1998)

5 Arbetsmodell VFS Projektarbete UtvecklingFörvaltning Förstudie Strategi (Nilsson 1998)

6 SIV-metoden Standardsystem I företagets Verksamhet (A G Nilsson 1991) Val Val Anpassning Anpassning Införande Införande

7 Val, införande, användning AnpassningInförande Användning Drift EfterstudieVal Förvaltningsstudie Genomförande Uppföljning Utveckling, anskaffning För- valtning (fritt efter Nilsson 1998)

8 Varför metod? Affärssystemen underutnyttjas eller rent av förstör verksamheten Affärssystemen underutnyttjas eller rent av förstör verksamheten Leverantörsberoendet ökar vilket leder till omfattande merarbete Leverantörsberoendet ökar vilket leder till omfattande merarbete Ständiga anpassningar äger rum i såväl verksamheten som systemet Ständiga anpassningar äger rum i såväl verksamheten som systemet (Nilsson, 2000)

9 Framgångsfaktorer I Förmåga till särpräglad kompetens Förmåga till särpräglad kompetens Vägval av lämpligt IT-system Vägval av lämpligt IT-system Täckningsgrad av verksamhetsområden Täckningsgrad av verksamhetsområden Verksamhetsstrategi Verksamhetsstrategi Systematik och inspiration Systematik och inspiration Kravspecifikationens roll Kravspecifikationens roll

10 Framgångsfaktorer II Leverantörens betydelse Leverantörens betydelse Förankring hos aktörerna Förankring hos aktörerna Juridisk kompetens Juridisk kompetens Situationsberoende lösningar Situationsberoende lösningar (Nilsson, 2000) (Nilsson, 2000)

11 Anpassning I, Logisk Utgå från kritiska faktorerna Utgå från kritiska faktorerna Demo/test Demo/test Fördjupad jämförelse Fördjupad jämförelse Grov anpassningsplan Grov anpassningsplan Slutförhandling Slutförhandling Detaljerad anpassningsplanering Detaljerad anpassningsplanering

12 Anpassning II, Fysisk Uppbyggnad av tabeller Uppbyggnad av tabeller Tester Tester Egen utveckling Egen utveckling Verksamhetsförändringar Verksamhetsförändringar Gränssnitt till andra system Gränssnitt till andra system Sammanställning Sammanställning

13 Anpassning Affärssystem Verksamhet

14 Införande I, Installation Teknisk samordning Teknisk samordning Leveranskontroll Leveranskontroll Driftsdokumentation Driftsdokumentation Omläggning från gammalt till nytt system Omläggning från gammalt till nytt system Idriftsättande av systemet Idriftsättande av systemet

15 Införande II, Förankring Organisatorisk samordning Organisatorisk samordning Studiebesök hos referensföretag Studiebesök hos referensföretag Användarhandböcker Användarhandböcker Informationsspridning och kompetensutveckling Informationsspridning och kompetensutveckling Aktivering av personalen Aktivering av personalen

16 Efterstudie Av projektet, genomförandet bra? Av projektet, genomförandet bra? Av systemet, målen uppfyllda? Av systemet, målen uppfyllda? Av förändringsprocessen, realiserad? Av förändringsprocessen, realiserad? Ett lärande för kommande projekt! Ett lärande för kommande projekt! Brandt, Carlsson och Nilsson (1998)

17 Riskfaktorer I Organizational fit Organizational fit Failure to redesign business processes to fit the software Failure to redesign business processes to fit the software Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration

18 Riskfaktorer II Skill mix Skill mix Insufficient training and reskilling Insufficient training and reskilling Insufficient internal expertise, use of consultants Insufficient internal expertise, use of consultants Lack of business analysts, both technical and business knowledge Lack of business analysts, both technical and business knowledge Failure to mix internal and external personnel Failure to mix internal and external personnel Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers

19 Riskfaktorer III Management structure and strategy Management structure and strategy Lack of senior management support Lack of senior management support Lack of proper management structure, one central structure Lack of proper management structure, one central structure Lack of a champion, great project leader Lack of a champion, great project leader Ineffective communications Ineffective communications

20 Riskfaktorer IV Software systems design Software systems design Insufficient discipline and standardisation Insufficient discipline and standardisation Lack of integration Lack of integration User involvement and training I User involvement and training I Insufficient training of end-users Insufficient training of end-users Ineffective communications Ineffective communications Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities

21 Riskfaktorer V User involvement and training II User involvement and training II Lack of full-time commitment Lack of full-time commitment Failure to emphasise reporting, including custom report development Failure to emphasise reporting, including custom report development Technology planning Technology planning Inability to avoid technological bottlenecks Inability to avoid technological bottlenecks Attempting to build bridges to legacy applications Attempting to build bridges to legacy applications (Summer, M., 2000) (Summer, M., 2000)

22 Förvaltning AnpassningInförande Användning Drift EfterstudieVal Förvaltningsstudie Genomförande Uppföljning Utveckling, anskaffning För- valtning (fritt efter Nilsson 1998)

23 Förvaltning Affärsmässighet Affärsmässighet Ordning och reda Ordning och reda Kundupplevd nytta Kundupplevd nytta

24 Projektifiera förvaltningen Inte bara en ”happening” Inte bara en ”happening” Tidsbegränsad Tidsbegränsad Bestämda mål Bestämda mål Tydliga ansvarsroller Tydliga ansvarsroller Verksamhetsplaner och budget Verksamhetsplaner och budget Kompetens viktigare än linjetillhörighet Kompetens viktigare än linjetillhörighet

25 Förvalta IS IS inte enbart datorbaserade IS inte enbart datorbaserade manuella rutiner manuella rutiner Informations användning Informations användning IS är inget självändamål IS är inget självändamål IS är inte bara burkar IS är inte bara burkar

26 Systemmodell Informationsanvändning 2.Manuell databehandling 3.Tillämpningsprogram 4.Generella stödsystem 5.Systemprogram 6.datorutrustning

27 Klargöra ansvarsroller Ett ”projekt” per IS Ett ”projekt” per IS VerksamhetIS StrategiVDIT-chef BudgetSystemägare Systemsområde sansvarig BeslutSystemansvarigIS-ansvarig Operativanvändaretekniker

28 Skapa affärsmässighet ”I alla goda affärer är både köpare och säljare nöjda” ”I alla goda affärer är både köpare och säljare nöjda” Verksamhet och IT-avd. att jobba ihop Verksamhet och IT-avd. att jobba ihop Kund och säljare Kund och säljare Avtal Avtal Affärsplaner Affärsplaner

29 Positionera förvaltningen AkutaSmåStörre Vidare utv. kundstöd rättningar Anpassninga r förbättringar saneringar administratio n drift

30 Bygg rutiner Gör att det fungerar Gör att det fungerar Ändringshanteringsrutin Ändringshanteringsrutin Styrrutin Styrrutin

31 Framgångsfaktorerna Beskrivna Beskrivna Förstådda Förstådda Accepterade Accepterade

32 Kontakter med leverantör Pågående verksamhet Pågående verksamhet Driftstöd Driftstöd IS-support, mjukvarustöd med eller utan uppgraderingar (rättning av buggar, hjälpa användare) IS-support, mjukvarustöd med eller utan uppgraderingar (rättning av buggar, hjälpa användare) Projektverksamhet Projektverksamhet Anpassning, kundspecifik Anpassning, kundspecifik Utveckling av standardversion Utveckling av standardversion

33 Mycket att planera! Strategier och framtiden Strategier och framtiden Påverkan på organisationen och kulturen Påverkan på organisationen och kulturen Ta fram de konkreta behoven Ta fram de konkreta behoven Göra bra val, teknik, leverantör, införande Göra bra val, teknik, leverantör, införande Förbereda tekniken Förbereda tekniken Förändra processer i detalj, tex inköpsorder Förändra processer i detalj, tex inköpsorder Utbilda användare och tekniker Utbilda användare och tekniker Fortsätta att förvalta, förvaltningsorganisation Fortsätta att förvalta, förvaltningsorganisation

34 Problem ändå? Oförutsedda sociala och organisatoriska effekter Oförutsedda sociala och organisatoriska effekter Motstånd hos de anställda Motstånd hos de anställda Konflikter mellan grupper som konkurrerar om resurser, status, makt Konflikter mellan grupper som konkurrerar om resurser, status, makt Teknikentusiaster som står bakom onödiga satsningar Soltesz, 1997 Teknikentusiaster som står bakom onödiga satsningar Soltesz, 1997

35 Not just a technical challenge “An enterprise system, by its very nature, imposes its own logic on a company´s strategy, organisation, and culture” “An enterprise system, by its very nature, imposes its own logic on a company´s strategy, organisation, and culture” “The biggest problem are business problems” “The biggest problem are business problems” (Davenport, 1998, pp. 122)

36 Förändring! Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Införande av affärssystem innebär en organisationsförändring Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva Förändringar som enbart ses som ett planeringsproblem är inte effektiva All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon All kunskap i organisationen är inte känd för alla eller för någon Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Visst är det viktigt att lära av andra och erfarenheter men Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång Att ta tillvara en bred kunskapsbas och engagemang är framgång

37 Vad handlar det om? Hur vi får organisation, människor och teknik att fungera ihop? en föränderlig organisation en föränderlig organisation en komplex teknik en komplex teknik olika människor med skilda viljor och kompetens olika människor med skilda viljor och kompetens Genom en interaktiv process skapas en ömsesidig anpassning mellan organisation, teknik och människor

38 Förändringsstrategier Inlärningsstrategi Visionsdriven Visionsdriven Strategisk affärsdialog Strategisk affärsdialog Bred problemdefinition Bred problemdefinition Programmatisk strategi Imitationsdriven Importerade metoder Söker jämviktsläge Norrgren et al

39 Förändringsstrategier Inlärningsstrategi Top-down-bottom- up Top-down-bottom- up Empowerment Empowerment Många engagerade Många engagerade Successiv breddning Successiv breddning Programmatisk strategi Top-down, formella representanter Expertprojekt Planeringstungt Avgränsat Norrgren et al Varför Vad Hur Varför Hur Vad

40 Implementering Orlikowski (1995) Improvisations modell för implementering Implementering innebär en förändring Förändringar Planerade Uppdykande Möjlighets Iterativ modell mellan dessa förändringar

41 Improvisations modell

42 En studie av Implementering Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Förespråkar då en processperspektiv Förespråkar då en processperspektiv 13 st fall av affärssystem 13 st fall av affärssystem Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet

43 Resultatet Motiverande till valet Motiverande till valet 2000 problematiken 2000 problematiken Process förbättringar Process förbättringar Gammalt systemsstöd Gammalt systemsstöd Effekter Effekter + Bättre flöde, uppstrukturering + Bättre flöde, uppstrukturering - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare

44 Implementeringen Fann inga politiska krafter Fann inga politiska krafter Kunskapsbarriärer Kunskapsbarriärer Konfigureringen Konfigureringen Förändringen av arbetsprocesser Förändringen av arbetsprocesser Olika implementeringsstrategier Olika implementeringsstrategier Bara ett teknikbyte Bara ett teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Inkrementell förändring Inkrementell förändring Olika förändringsstrategier Olika förändringsstrategier Formell utbildning (minimal till omfattande) Formell utbildning (minimal till omfattande) Kulturförändring (Robey et al, 2000) Kulturförändring (Robey et al, 2000)

45 Lärandeperspektiv Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet. Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet.

46 ReflektionAktivitet Lärandeprocessen Fundamental för lärande perspektivet Fundamental för lärande perspektivet Reflektion


Ladda ner ppt "Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem."

Liknande presentationer


Google-annonser