Bakgrund Umeå kommun har med externt stöd själva låtit undersöka sin IT- verksamhet. I december 2012 fick ansvariga för den centrala delen av IT- verksamheten.

En presentation över ämnet: "Bakgrund Umeå kommun har med externt stöd själva låtit undersöka sin IT- verksamhet. I december 2012 fick ansvariga för den centrala delen av IT- verksamheten."— Presentationens avskrift:

0 Förstudie IT-verksamheten Umeå kommun Sammanfattning av det dokument som redovisades för revisorerna

1 Bakgrund Umeå kommun har med externt stöd själva låtit undersöka sin IT- verksamhet. I december 2012 fick ansvariga för den centrala delen av IT- verksamheten en rapport som berör kostnader (drift, support, förvaltning, utveckling etc.), komplexitet (bland annat kostnader och nyckeltal för datorarbetsplatser) och styrning (strategisk överensstämmelse, värdeskapande, riskhantering). Rapporten innehåller även jämförelser med Västerås och Örebro kommun samt den egna utvecklingen sedan 2008 Revisionen anser att IT-verksamheten omfattar och påverkar, förutom det rent tekniska under säkra former, två centrala områden i den kommunala verksamheten, behovet av att effektivisera och förmågan att kapa kostnader. KPMG genomförde och rapporterade under våren försommaren 2013 en förstudie

2 Syfte Förstudien har haft som syfte att beskriva ett antal delområden inom IT- verksamheten för att därmed skapa ett underlag till revisorernas risk- och väsentlighetsanalys så att eventuellt behov av granskning får ändamålsenlig omfattning och inriktning. Den centrala IT-funktionens roll, funktion och ansvar Infrastruktur och teknikanvändning Kostnadskontroll och –utveckling Det framtida e-samhället, e-myndighet och kontakten med e-delegationen. Samverkan inom kommunkoncernen, med andra kommuner och näringslivet Säkerhet i allmänhet och tjänster i molnet i synnerhet Hemsjukvården Skolan och IT-buren pedagogik

3 Metod Underlaget till förstudien har bestått av intervjuer samt dokumentstudier. Övergripande frågor per delområde: Status våren 2013 Budget för 2013 Generell respons från verksamhetsansvariga Utkontraktering Kunskapsförsörjning Framtiden

4 Den centrala IT-funktionens roll, funktion och ansvar
Intraprenaden upphör gradvis IT&T i och med det närmare verksamheten Verkar i en undergrupp till ett av SDL: fem beredande forum Inriktning mot verksamhetsutveckling med stort inslag av IT SDL inför gemensam projektmodell för kommunen I Tekniska nämndens uppdragsplan för 2013: ”It och telefonis uppdrag är att tillhandahålla efterfrågade It-baserade tjänster inom ett brett område. ” I Tekniska nämndens genomförandeplan för 2013: IT&T skall utföra sitt uppdrag ”med minst de kvalitetsnivåer som gäller för externa aktörer till ett pris som ligger minst 10 % under gällande prisnivå på öppna marknaden”

5 Den centrala IT-funktionens budget
Budgeten kommer från Tekniska nämndens uppdragsplan för 2013 justerad i samband med bokslutet för Vad gäller den sjunkande takten för nettoinvesteringarna så är det framför allt skolan som bidrar till den

6 Den centrala IT-funktionen - Respons från verksamhetsansvariga
Generellt uppfattas verksamheterna inom Umeå kommun till övervägande del ha en positiv inställning till IT&T. Den årliga nöjdkundundersökningen (NKI) anses bekräfta detta. Anledningen till den positiva inställningen 2012 bedöms vara det nära samarbete som man numer har med verksamheterna. Basfrågorna om hur nöjd cheferna är med IT&T har den högsta svarsfrekvensen av alla ställda frågor i NKI 2012, 82 %.

7 Den centrala IT-funktionen – Utkontraktering, kunskapsförsörjning och framtiden
IT&T tillämpar inte någon uttalad strategi vad gäller utkontraktering. Det är verksamhetens behov som styr val av lösning därav även ambitionen på att bli bättre på processer och projekt. Exempel: SMS-tjänst, lärplattform (Fronter) inom gymnasieskolan, identifierings- och betalrutiner, individuell utvecklingsplanering inom grundskolan (Unikum), Skola 24 för frånvarohantering och schema, gymnasieintagning. Telefonisttjänsten som är placerad i Bjurholm. Kunskapsförsörjning är primärt inriktad mot att behålla och rekrytera personal. Internutbildning förekommer i organiserad form. Ibland anställs IT-inriktad personal av IT&T, ibland anställds de i en förvaltning med närhet till verksamheten. I dokumentet ”Omvärldsbeskrivning 1.0” redogör IT&T ledningsgrupp för sina visioner ett till fem år framåt i tiden. Man började redan 2006 och uppdaterar årligen. Dokumentet berör hela koncernen Umeå kommun och ur IT&T: s perspektiv redovisas visionerna under avsnitten verksamhetsutveckling, kommunikation, support, drift och strategiskt stöd.

8 Infrastruktur och teknikanvändning
Det finns en stor variationen av i närtid pågående aktiviteter som avspeglar koncernens behov av ett modernt, anpassat och utvecklat IT-stöd. Videokonferenssystem som hanterade via växeln för telefoni. Utrusta stadskärnan för trådlös kommunikation. Ett utökade behov av att kunna ansluta läsplattor. Nya lösningar för att kunna arbeta på distans. Särskilt uttryckta behov på infrastruktur och ny/förbättrad teknik från verksamheterna : Videosystem efterfrågas från fler och oftare nu än tidigare Socialtjänsten anser sig behöva trådlösa nät Inte enbart IT&T inom kommunen upplever att initiativ tas till samarbete över kommungränserna Användarna av verksamhetssystemen vill ha åtkomst till så mycket som möjligt oberoende av redskap (PC, platta, telefon etc.) från så många platser som möjligt.

9 Kostnadskontroll och kostnadsutveckling
IT&T förutser generellt ökade kostnader, samtidigt som de genom samarbeten anser sig kunna öka förutsättningen för högre delningstal vad gäller kostnader. Avspeglar sig i flerårsbudgeten. IT&T tillhandahåller ytterst få "gratistjänster” utan debiterar i princip alla insatser som någon form av tjänst. Genom att införa kvalitetssystem, certifiera sig, utveckla sina processer och projektmodeller försöker man förbättra möjligheterna till internkontroll. I kommunfullmäktiges (KF) mål för 2013 överförda till Tekniska nämndens (TN) mål för yttre kvalitet noterar vi följande: Interna processer ska via samverkan och processamordning tillhandahålla färdiga arbetsplatser med service som är konkurrenskraftigt ur ett kvalitets- och prisperspektiv. Kommunikation skall underlättas med ”en väg in”. Implementera Svenska kommunförbundets IT-styrningsmodell för att mäta och följa upp verksamhetsutveckling med IT. Av IT&T: s aktivitetsplan framgår att målsättningarna skall utmynna i aktiviteter som leder till måluppfyllelse. Aktiviteterna skall anges med mätbara resultatmått. Planen innehåller per få om några sådana.

10 Kostnadskontroll och kostnadsutveckling – KPMG: s kommentar
IT&T är väl positionerat i kommunens arbete med att strukturera och effektivisera internkontrollarbetet. Däremot saknas konkreta kontrollmål och kontrollåtgärder för IT&T. Det är inte orimligt att anta att så är fallet för fler av kommunens verksamheter. I vårt arbete med uppdraget har det ingått en genomgång av Beslutsstöd. Baserat på den och övrig som framkommit i förstudien rekommenderar vi att en granskning utförs, baserat på innehållet i Beslutstöd, av hur kommunens internkontrollarbete: Planeras (Mål på olika nivåer i kommunen) Dokumenteras (Konkretisering i mätbara mål och aktiviteter) Utförs (Kopplat till aktiviteterna vem utför vilka kontrollåtgärder med vilket dokument¬erat och kommenterat resultat) Rapporteras (Vad rapporteras till vem och varför? Vilka mål uppfylldes helt eller delvis och möjligen inte? Vad anses väsentligt, bör prioriteras och åtgärdas?) Den avgörande frågan att besvara i granskningen blir då rimligtvis: Kan man som en röd tråd följa KF:s beslutade mål genom ett års verksamhet och tillbaks till den rapport som för KF redovisar den måluppfyllelse som åstadkommits under året?

11 Det framtida e-samhället, e-myndighet och kontakt med e-delgationen
IT&T gör bedömningen att detta är komplexa frågor där specialistkompetens inom verksamhet, juridik och upphandling också måste finnas tillgänglig. Det finns generella flerårsplaner inom varje verksamhet där även planering för e-tjänster ska ingå. Som tidigare nämnts: IT&T arbetar under våren 2013 med att utveckla en IT-styrningsmodell där de väljer ut projekt med stort IT-inslag från alla verksamheter som underlag för samplanering. KPMG: s kommentar: e-samhället, e-myndighet och så vidare är inte längre ett parallellspår i utvecklingen av kommunens datoriserade verksamhetsstöd utan en realitet och något som det i en nära framtid kommer att finnas få alternativ till. Granska därför att verksamhets- stöden: Stöder likväl som följer de externa och interna regler som styr enskild utövningen och beslut. Upplevs som effektivt (tillgängligt, användarvänligt, säkert etc.) av medborgaren och de som handlägger ärenden. Inte avstannar eller försenas på grund av att det inte finns planer för kontinuerlig utövning om inte e-tjänsten är tillgänglig.

12 Samverkan inom kommunkoncernen, med andra kommuner och näringslivet
Pågående samarbeten inom Umeåregionen omfattar telefoni, bibliotek, spamhantering och digitala formulär (WBS). Även samordnade upphandlingar förekommer. Örnsköldsvik betraktas tillhöra Umeåregionen och nämnda samarbeten är intressanta även för dem. Via region Västerbotten pågår ett antal samverkansprojekt. Exempel: regionnavet, katalogtjänster, regional utvecklingsstrategi (RUS), e-Västerbotten och infrastruktur. Regionförbundet som kommunalförbund är också en plattform för samverkan som kan användas i vissa fall. Skellefteå har bland annat uttryckt en önskan om samverkan kring kompetensfrågor/-utveckling om det är möjligt via kommunalförbundet. IT&T uppger att man har en nära samverkan med bolagen inom kommunkoncernen. Framför allt med UmeVa, Nolia, Hamnen, UKF, UPAB och Västerbottens museum, men även med Bostaden och Umeå Energi/UMeNet. Det söks ytterligare samverkan med lokala aktörer i kommunen såsom Universitetet, Landstinget och näringslivet i stort. En effekt av de initiativen är det trådlösa nätet i centrum av Umeå. IT&T deltar i det utvecklingsarbete som SKL bedriver i avdelningen ”Centrum för e-samhället” (Cesam). Man deltar även i utveckling inom skolområdet och kring IT-styrningsmodellen Blomlådan.

13 Samverkan inom kommunkoncernen, med andra kommuner och näringslivet
Det finns ett behov av ytterligare medel som inte finns med i budgeten för Diskussion kring detta behov planerar man att ta med kommunchefsgruppen under april 2013. Flera samarbeten är etablerade sedan tidigare medan några befinner sig i en uppbyggnadsfas. Prioriterat i uppbyggnaden är att skapa rutiner, där även övriga verksamheter i Umeå kommun vill ta plats, som möjliggör en långsiktig hållbar samverkan. Principförslag föreläggs kommunchefsgruppen under april 2013. IT&T bedömer att det i stora drag finns tillräcklig kunskap både inom kommunen och hos sina befintliga och blivande samarbetspartners. På lite längre sikt prioriteras samarbetet inom Umeåregionen och med Örnsköldsviks kommun. En framtida befolkningsmängd med upp till invånare tillsammans med Örnsköldsviks kommun bedöms innebära ett behov av stor utvecklingskraft.

14 Säkerhet i allmänhet och tjänster i molnet i synnerhet
En uppdaterad Informationssäkerhetspolicy antogs av KF våren 2013. För att konkretisera policyn pågår ett arbete med att se över alla informationssäkerhets- dokument och uppdatera dessa för att de ska vara kompatibla med den nya policyn. I april 2013 startades ett projekt benämnt "Ny dokumenthantering". I det hanteras bland annat molntjänster och hur verksamheternas krav på säkerhet kan uppfyllas. För 2012 uppgick budgeten till 700 000 kronor. Budgeten uppges vara oförändrad för 2013. Inte del av centrala IT-funktionens budget. ”Kommungemensam IT-samordning”. Vid behov av ytterligare medel får respektive verksamhet bidra. Det finns inga centrala eller generellt överenskomna direktiv om hur och när fördelning av sådana kostnader skall ske. Kommunen köper informationssäkerhetstjänster externt. Mest tester av system. Systemägarna i verksamheten ansvariga. Centrala resurser behöver stimulans och mer kunskap. Ständigt och för evigt pågående process för att tydliggöra hur informationssäkerhetsarbetet ska bedrivas inom kommunen

15 Säkerhet i allmänhet och tjänster i molnet i synnerhet – KPMG: s kommentar
I dokumenteringsprojektet saknar vi en aktivitet som säkerställer att system- och/eller informationsägarna över tid kan säkerställa åtkomst till fullständig och riktig data oberoende var molnet har sin fysiska placering. Hur kommer kommunen att klara av att säkerställa datatillgången i de moln där driftansvaret inte är IT&T: s och/eller där den fysiska placeringen är i fastigheter där kommunen eller de kommunala bolagen inte är lagfaren ägare? Hur kommer kommunen att undersöka att externa leverantörer efterlever kommunens krav på informationssäkerhet? Hur är ”molnproblematiken” reglerad i gällande systemförvaltningsplaner? Kom verkligen ihåg att den som anlitar en molnleverantör fortfarande och alltid är ansvarig för att personuppgifter hanteras korrekt. Tar och utövar personuppgiftsansvarig i kommunen ansvaret för att personuppgiftslagen efterlevs? Även andra externa regler blir aktuella att förhålla sig till: Myndighetsspecifika register - författningar samt offentlighets- och sekretesslagen är några som bland annat DI nämner.

16 Hemsjukvården Planeringsarbete pågår inför övertagandet av verksamheten från landstinget Verksamhetens totala omfattning är inte känd i början av april En budget kan vara klar tidigast under maj månad. IT&T har tillsammans med verksamhetsansvariga tagit fram underlag för utrustningsbehov samt lösningar för både stationärt och mobilt arbetssätt. Målet med insatsen är att nödvändig utrustning ska finnas på plats i god tid innan verksamheten startar. Hemsjukvården kommer att använda verksamhetssystem som redan används inom socialtjänsten. IT&T har fortsatt ansvar för driften. Utifrån bedömningar under våren 2013 så anses att man redan har tillräcklig kunskap om önskade likväl som nya IT-lösningar. Det finns ännu inte någon flerårsplan för hemsjukvården. En sådan kommer att tas fram i planering för 2014 verksamhet och framåt. Kostnadsomfördelningen från landstinget (skatteväxlingen) är till exempel ännu inte fastställd.

17 Skolan och IT-buren pedagogik
Skolan och IT&T uppges ha en tät kontakt och tillsammans ett antal pågående projekt. Pilotprojekt för molntjänster. En förstudie avseende lärplattform. Ny förhandling av supportavtal för elevdatorer och upphandlingsstöd av nästa årskulls elevdatorer. Investeringsbudgeten för 2013 är 10 mnkr. Skolans behov kommuniceras till IT&T via en projektlista och kontinuerliga möten. Kommunikationen uppges fungera bra och generellt sett även med framförhållning. Behovet av molntjänster och lärplattformsfunktionalitet är stort inom skolan. Lärarna anses idag ha obefintliga kunskaper i IKT och digitalt lärande när de lämnar lärarhögskolan. Utbildning tillhandahållen av kommunen/skolkontoret har varit eftersatt. För dagen är det främst enskild pedagogs eget intresse som styr kunskapsnivån. Det kommer att behöva tillhandahållas mer utbildning styrd från skolkontoret.

18 © 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (KPMG International), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and ‘cutting through complexity’ are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative (KPMG International).