Kommunal fastighetsförvaltning

En presentation över ämnet: "Kommunal fastighetsförvaltning"— Presentationens avskrift:

1 Kommunal fastighetsförvaltning

2 Strategiska utvecklingsområden
Kundfokusering Organisationsutveckling Energioptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö

3 Kundfokus Tydliggjort vår vision och och våra roller
Utbildat all personal i sevice Förbättrat informationen till kund Mäter kontinuerligt (Kund och minienkäter) Förändrat driftorganisa-tionen mindre grupper

4 Organisationsutveckling
Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning

5 Energioptimering Upphandlar värmeleverans med konvertering till pellets i 9 skolor Utvecklar kompetens och organisation med fokus på energi Ska innan 2008 ersätta olja med miljövänliga alternativ Målstyr arbetet med tydliga energi mål och decentraliserat ansvar Upprättat och certifierat ett energiledningssystem 2007 Köper färdig värme till fastpris på 3-år i taget. 10-års kontrakt med option till lösen med syfte att minska värmekostnader och förbättra miljön Har indelat ansvar i driftgrupperna där drifttekniker med hög kompetens jobbar med energifrågor TAC inventerar och föreslår åtgärder inom ramen för driftentreprenaden. Vi investerar och vinsten delas Upprättar tydliga mål som omsätts i delmål, som genomförs,mäts, analyseras. Incitament utvecklas för extraordinära insatser. Vi utvecklar ett ledningssystem för att bättre kunna strukturera upp arbetet med att ständigt förbättra enerfiförbrukningen i våra fastigheter

6 Verktygsutveckling Systemet är ett webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte:förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen Vi utvecklar ett samordnat system för fastighets och verksamhetsinformation Vi utvecklar ett eget system för projektuppföljning Vi överför all vår bygg och förvaltningsdokumentation elektroniskt och övergår till upphandling av våra byggprojekt via webb ( byggnet)

7 Kvalitet och miljö Vi har en kvalitets och miljöcertifierat driftorganisationen Vi avser att certifiera vårt kvalitetsledningssystem 2007 Vi har utfärdat en kvalitetsdeklaration där vi förbinder oss att förbättra vår verksamhet på ett antal områden Vi har ett mål att certifiera hela fastighetsorganisationen under 2007 Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar

8 Arbetsmiljö Vi genomför kontinuerliga medarbetarenkäter med analys,åtgärder och uppföljning Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö Vi har genomfört ett omfattande friskvårdsprogram ( hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc ) Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar

9 Strukturella och ekonomiska förändringar
Nya ägar / styrdirektiv utformade Ny kapitalkostnadsberäknings-metod införs Strikta investeringsbegrepp Fastighet resultats och förenklad balansräkningsenhet (självkostnad) Komponentvisa avskrivningar införs vid nyinvesteringar och större sammansatta ombyggnader Lokalkategorisering och självkostnad Nytt internpris med förenklade administration. Huvudavtal och bilagor/förvaltning

10 Nytt direktiv för ägande, lokalförsörjning, och upplåtelser
Tar fasta på en bättre styrning av lokalresursplanering som ställer större krav på långsiktighet i planeringen, effektivisering av lokaler samt bättre verksamhets- och fastighetsbeskrivning Flyttar upp fastighets och lokalförsörjningsfrågorna på central politisk nivå KS förstärker koncernperspektivet med lokalstyrgrupp. Tydliggör roller och ansvar i planeringsprocessen samt för olika typer av upplåtelser. Beskriver ägarfilosofi vision, mål och policys Fastställer beslutsgång i byggärenden Strategier för kommunens fastighetsinnehav & investeringar

11 Strategi för kommunens lokalinnehav
Fastighetsägandet långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH - kostnader Anpassas till nytta och tid för verksamheten samt efter förvaltningsplan Inhyrning Servicekontoret fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS ( sådana som fastighet inte råder över) Publiken Vill nog veta mera. Konsulten Tydliggör målet med lokalförsörjningen. Vilka fastigheter är strategiska för kommunen att äga? Vilken kompetens bör finnas inom kommunen? Vilka tjänster bör utföras i kommunal regi och vilka tjänster kan man handla upp. Hur ska ansvarsfördelningen se ut mellan kommunledningen, fastighetsenheten och verksamheterna. Hur ska arbetet organiseras? Vilka samverkansformer bör finnas? Vilka styrmedel ska vi använda? Vår erfarenhet är att det krävs en kombination av ekonomiska styrmedel som internhyran är och andra styrmedel som lokalresursplanering och regler för hur man ska hantera investeringsbeslut eller andra förändringar i fastighetsbeståndet.

12 Uppdraget Tillhandahålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler för kommunens kärnverksamheter

13 Omfattning In- och uthyrning av lokaler Fastighetsdrift
Lokalplanering Hyresförhandlingar Besiktningar Fastighetsdrift Skötsel och tillsyn Underhåll Investeringar i byggnader Ny-, till- och ombyggnationer Reinvesteringar

14 Associationsformer Bolag Balansräkningsenhet Resultaträkningsenhet
Förvaltningsmodell

15 Kännetecken Förvaltningsmodellen
Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar

16 Stödprocesser Fastighetsdrift Hyresadministration Fastighetsekonomi
Byggledning Underhållsplanering Registerhantering

17 Fastighetsdrift Skötsel/tillsyn Avhjälpande underhåll
Förebyggande underhåll El, värme, vatten, kyla Myndighetsförelägganden Arbetsmiljö Miljö Brand

18 Hyresadministration Hyresdebiteringar och utbetalningar
Avtalshantering inkl bevakning In- och utflyttningsbesiktningar (Krav- och inkassoverksamhet)

19 Fastighetsekonomi Budget Redovisning Månadsuppföljning Analyser

20 Byggledning Upphandling av konsulter Upphandling av entreprenörer
Kontroll Besiktningar Överlämnande

21 Underhållsplanering Långsiktigt planerat underhåll (LPU)
Statusbesiktningar Rullande underhållsplan Ajourhålla underhållssystem

22 Registerhantering Fastighetsdatabas Ritningsarkiv Nyckel- låssystem

23 Fastighetsdatabas Struktur Fastighetsbestånd
Lokalkategorier/verksamheter Objekt Fastighet Byggnad (Lokal) Rum (Komponenter)

24 Fastighetsförvaltaren
Har en nyckelroll Omfattar flera kompetensområden Juridik Ekonomi Teknik Ständigt i utveckling Framtidsyrke

25 Funktionell organisation

26 Närhetsstruktur

27 Förvaltarens roll Kundkontakter Uthyrning/inhyrning Utredningar
Underhåll – Anpassningar – Investeringar Ekonomi – Budget – Uppföljning Miljöfrågor, Säkerhetsfrågor mm

28 Förvaltarens roll Då – Nu Teknik – Service Byggnad – Hyresgäst
Annonsering – Marknadsföring Ensamvarg – Teamwork

29 Anskaffa Vidmakthålla Förädla Avveckla
Huvudprocesser Anskaffa Vidmakthålla Förädla Avveckla

30 Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

31 Vidmakthålla Underhålla Reinvestera Långsiktigt planerat underhåll
Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

32 Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

33 Avveckla Sälja/avyttra Riva Säga upp avtal

34 Ärendegång – anskaffning lokaler
Lokalbehov Utredning Förslag Förankring Samråd Beslut Upphandling Kontroll Drift Verksamheten Fastighet Verksamhet

35 Egen regi Fördelar Nackdelar Lokalkunskap Personkännedom
Anpassningsbar Smidigt Nackdelar Svårt hantera stora variationer Vet ej vad som är ”rätt pris”

36 Entreprenad Fördelar Nackdelar Spetskompetens Konkurrens
Kostar bara vid behov Nackdelar Bygghandlingar Saknar lokalkännedom

37 Egen regi vs entreprenad
Välj båda Använd entreprenad Vid toppbelastning Utjämning av säsongarbeten Vid behov av särskild kompetens När det blir uppenbart billigare

38 Yttre krav Arbetsmiljöverket Boverket Räddningsverket M fl

39 Obligatoriska kontroller exempel
Systematiskt brandskyddsarbete Hissar Tryckkärl Kylmedia Ventilation Elrevision

40 A- och B-läge läge för kontor i Umeå
A- och B-läge läge för butik i Umeå A- och B-läge läge för kontor i Umeå

41

42