Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Nå målen med planerad information och kommunikation.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Nå målen med planerad information och kommunikation."— Presentationens avskrift:

1 Nå målen med planerad information och kommunikation

2 15 juni 2011KIs informatörsnätverk2 Varför kan det vara svårt med kommunikationsplanering?

3 15 juni 2011KIs informatörsnätverk3 SLÄCK BRANDEN!

4 15 juni 2011KIs informatörsnätverk4 MISSION IMPOSIBLE

5 15 juni 2011KIs informatörsnätverk5 Men …. Om man tålmodigt jobbar strukturerat och planerat så börjar omgivningen så småningom att förstå.

6 15 juni 2011KIs informatörsnätverk6  God planering bidrar till att uppnå syften och mål.  Genom att samordna samtliga kommunikativa insatser uppnår man bästa möjliga effekt. Arbetet med planen ger ett internt diskussions- och förankringsunderlag – kan sedan slängas i papperskorgen. Vinsterna

7 15 juni 2011KIs informatörsnätverk7 Denna mall kan användas på olika sätt  I sin helhet för större aktiviteter/projekt.  I delar för begränsade insatser. Men behöver oftast ledas av en professionell informatör.

8 15 juni 2011KIs informatörsnätverk8 Planens innehåll

9 15 juni 2011KIs informatörsnätverk9 Grundläggande begrepp  Information är budskapen som ska leda till ökad kunskap.  Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller förhållningssätt.  Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat.

10 15 juni 2011KIs informatörsnätverk10 Bakgrund  Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen.  Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt.

11 15 juni 2011KIs informatörsnätverk11 Exempel 1 – KIs medarbetarundersökning  Medarbetarundersökningen är ett led i KIs utvecklingsarbete – gott ledarskap och ett gott medarbetarskap.  Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att resultatet ska kunna användas.

12 15 juni 2011KIs informatörsnätverk12 Nulägesbeskrivning/nulägesanalys  Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra pågående företeelser inom organisationen kan vara av betydelse. Glöm inte omvärlden. Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen. Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål?

13 15 juni 2011KIs informatörsnätverk13 Exempel KIs medarbetarundersökning  KI har aldrig genomfört något liknande förut  Det pågår två andra enkäter samtidigt.  Det pågår en omorganisation  Det är riksdagsval samtidigt  Såväl själva enkäten som uppföljningsarbetet är viktiga att kommunicera

14 15 juni 2011KIs informatörsnätverk14 Definitioner  Finns särskilda begrepp, företeelser eller sammanhang som särskilt måste beskrivas och förklaras.  En ordlista som bilaga till planen kan vara användbar vid budskapsformuleringarna.

15 15 juni 2011KIs informatörsnätverk15 Exempel  AHA  Chef  K2  Organisationslistor  Respondent

16 15 juni 2011KIs informatörsnätverk16 Avgränsningar  Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa?  Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att genomföra. Exempel: Denna kommunikationsplan ska inte hantera generella frågor om arbetsmiljön.

17 15 juni 2011KIs informatörsnätverk17 Syfte med kommunikationen  Beskriv syfte med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter?  Syftet ska uttryckas som den generella och övergripande målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål.

18 15 juni 2011KIs informatörsnätverk18 Exempel Huvudsyftet med kommunikationen av medarbetarundersökningen är att bidra till medarbetarundersökningens mål dvs att den uppfattas på ett förtroendefullt sätt och att den skapar en vilja till att svara på enkäten (hög svarsfrekvens, < 70%) samt en vilja till och förtroende för fortsatt förbättring av arbetsmiljön på KI.

19 15 juni 2011KIs informatörsnätverk19 Mål för kommunikationen  Kopplas till projekt- /aktivitets-/verksamhetsmål.  Vilka konkreta resultat ska uppnås?  Kvantitativa och kvalitativa.  Kan indelas i: - Kunskapsmål – från ”Känna till” till ”Kunna rabbla”. - Attitydmål – från ”Tolerera” till ”Älska”. - Motivationsmål – från ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”. - Beteendemål – från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”.  SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade)

20 15 juni 2011KIs informatörsnätverk20 Strategi för kommunikationen  Koppla strategin till behov och förutsättningar  Alla projekt har risker och framgångsfaktorer, en del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation.  Ett bra sätt att arbeta fram strategin är att göra en SWOT-analys.

21 15 juni 2011KIs informatörsnätverk21 S Styrkor/ Strengths W Svagheter/ Weaknesses O Möjligheter/ Opportunities T Hot/ Threats Hjälper att nå målen Hindrar att nå målen Interna egenskaper Externa företeelser SWOT

22 Budskap  Tänk vad, vem, varför, hur och när?  Anpassning till olika målgrupper?  Rationell eller emotionell?  Tilltal och ton.  Var noga med fakta.  Översättning till andra språk?  Dela upp i huvudbudskap och nedbrutna budskap – titta tillbaka på syfte och mål för avstämning av budskapen.  Repetera gärna men med variation.  Stäm av mot begreppslista.  Testa budskap på några ur målgruppen. 15 juni 2011KIs informatörsnätverk22

23 15 juni 2011KIs informatörsnätverk23 Målgrupper/aktörer  Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer  Vilka är de?  Vilken situation befinner de sig i? (Utgå från nulägesanalysen)  Finns det primära och sekundära målgrupper - vilka ska prioriteras?  Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper?  Behöver vissa mer information än andra?

24 15 juni 2011KIs informatörsnätverk24 Kanal/medieval Några saker att beakta vid kanalval är  Räckvidd  Selektivitet  Snabbhet  Uppmärksamhet/verkningsgrad  Kontaktkostnad  Räcker befintliga kanaler eller behövs särskilda/nya kanaler?  Behövs särskilda distributionslistor upprättas?

25 15 juni 2011KIs informatörsnätverk25 Styrtal, mätning och uppföljning av informations- och kommunikationsinsatser Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är:  Vad måste jag undersöka?  Vad vore intressant att undersöka?  Vad har jag råd och tid att undersöka?  När behöver jag svar?

26 15 juni 2011KIs informatörsnätverk26 Ansvarsfördelning  Vem eller vilka ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar  Identifiera nyckelpersoner som är viktiga för planen, lista kontaktuppgifter  Särskilt ansvar vilar på chefer

27 15 juni 2011KIs informatörsnätverk27 Tid- och aktivitetsplan  Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap och målgrupper  Ange datum de beräknas vara klara/genomföras samt en kortare beskrivning av dem  Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara utförare  Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis.  Gör tid- och aktivitetsplanen som en separat bilaga - den kommer att uppdateras mer frekvent än planen i sin helhet

28 15 juni 2011KIs informatörsnätverk28 Exempel på tid- och aktivitetsplan DatumKommunikationsinsats, aktör/målgrupp BudskapKanalAnsvarig En första ”brief” till alla chefer Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj Chefsbrevetxxx En första information till alla chefermed möjlighet till diskussion och frågor Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj – kom med synpunkter och frågor Chefsmötetxxx Utskick av infomaterial för vidare spridning i organisationen Detta material ska cheferna använda vid vidareförmedling, så här ska det användas…. E-post med hänvisning till intranät xxx

29 15 juni 2011KIs informatörsnätverk29 Kommunikationsbudget Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen Några vanliga poster:  Personalkostnader  Material, tryckkostnader  Utbildning  Resor  Konsultarvoden  Annonsering  Övriga kostnader

30 15 juni 2011KIs informatörsnätverk30 Till sist signering  Beställare – mottagare  Ansvarig för planen


Ladda ner ppt "Nå målen med planerad information och kommunikation."

Liknande presentationer


Google-annonser