Fusion Högskolan i Kalmar Växjö universitet Infrastruktur (ej IT)

En presentation över ämnet: "Fusion Högskolan i Kalmar Växjö universitet Infrastruktur (ej IT)"— Presentationens avskrift:

1 Fusion Högskolan i Kalmar Växjö universitet Infrastruktur (ej IT)
Fusion Högskolan i Kalmar Växjö universitet Infrastruktur (ej IT)

2 Uppstart Maj 2008 – möte på chefsnivå
Uppstart Maj 2008 – möte på chefsnivå Augusti 2008 – Gemensam studieresa till Mittuniversitetet Oktober 2008 – Chef Infrastruktur i Kalmar slutar

3 Linnéuniversitetet – Administrativa gruppen
Linnéuniversitetet – Administrativa gruppen

4 Organisation Styrgrupp: administrativa gruppen
Organisation Styrgrupp: administrativa gruppen Projektgrupp: Christel Olsson, projektledare, Irene Bohman, biträdande projektledare samt ytterligare två representanter Referensgrupper: arbetsmiljögrupp VXU samt motsvarande gruppering HiK

5 Organisation Styrgrupp: administrativa gruppen
Organisation Styrgrupp: administrativa gruppen Projektgrupp: Christel Olsson, projektledare, Irene Bohman, biträdande projektledare samt ytterligare två representanter Referensgrupper: arbetsmiljögrupp VXU samt motsvarande gruppering HiK

6 Övergripande att ”tänka på”
Övergripande att ”tänka på” Mötesstruktur, informationsstruktur och kommunikationsstruktur viktigt! Gäller både innan och efter fusion. Viktigt både med arbetsmöte och sociala möte. Strategiskt diskutera kulturskillnader och hur man skall minska dessa. Tydlig besluts- och delegationsordning.

7 Övergripande att prioritera inför fusion
Övergripande att prioritera inför fusion Organisation Arbetsmiljöfrågor Besluts- och delegationsordning Servicenivå och arbetssätt, den ekonomiska modellen Uppdrag och verksamhetsbeskrivning

8 Under hela arbetet Tydlig mötes, informations- och kommunikationsstruktur Delaktighet Öppenhet Diskutera kulturskillnader

9 Delaktiviteter 1: LOKALVÅRD
Delaktiviteter 1: LOKALVÅRD Annika Magnussons, sammankallande, Malin Sunesson, Sione Hedin och Ann-Louise Nilsson. 2: REPRO/TRYCKERI Hans-Erik Karlsson, sammankallande, Malin Sunesson, Jan-Erik Andersson och Sören Arvidsson. 3: VAKTMÄSTERI/POST Malin Sunesson, sammankallande, Mats Cederberg, Lars Wallerhed och Michael Stenholm. 4: STÖD FÖR FLEXIBELT LÄRANDE Uppdraget omfattar inledningsvis att ge förslag på vilka olika uppdrag som den administrativa gruppen skall ge

10 Delaktiviteter, fortsättning
Delaktiviteter, fortsättning 5: VÄXEL/RECEPTION Madeleine Gustavsson Knotek, sammankallande, Janet Hjertqvist, Berit Landén och tekniker. Konsult är behjälplig. 6: LOKALFÖRSÖRJNING INKL LOKALBOKNING OCH TENTAMEN Christel Olsson, sammankallande, Eva Kellander, Allan Fransson, Andreas Paulsson, Ywonne Fransson och Gunnel Karlsson. Laila Karlsson är adjungerad. Ev. lokalbokare från inst HiK? 7: UPPHANDLING/INKÖP Ronny Johansson, sammankallande, Birgitta Johansson och Tommy Andersson. 8: MILJÖ INKLUSIVE SÄKERHET OCH BRAND Irene Bohman, sammankallande, Sajsa Andersson, Johnny Sandberg och Laila Karlsson. Allan Fransson och Andreas Paulsson är adjungerade till gruppen.

11 Delaktiviteter, fortsättning
Delaktiviteter, fortsättning 9: ORGANISATION, DELEGATIONSORDNING OCH ARBETSMILJÖPLAN MM Projektgruppen ansvarig 10: SKYLTNING 11: GODSTRANSPORTER MELLAN CAMPUS

12 Roller och ansvar Sammankallande ansvarar för
Roller och ansvar Sammankallande ansvarar för tidplan och dokumentation för respektive delaktivitet att delaktivitetens process genomsyras av öppenhet och delaktighet att informera om delaktiviteten i samråd med projektgruppen

13 Roller och ansvar, fortsättning
Roller och ansvar, fortsättning Referensgruppen bidrar med synpunkter och idéer

14 Resurspersoner Gällande policies, regler och riktlinjer: Per Sundström
Resurspersoner Gällande policies, regler och riktlinjer: Per Sundström Gällande ekonomiska modeller: Anna- Lena Johansson HiK och Peter Jonsson VXU

15 Tidplan för vårt fusionsarbete med ett nytt, modernt Linnéuniversitet i fokus Etapp 1- hösten 2008 Nulägesanalys av olika processer/verksamheter Omvärldsanalys Aktivitetsplan och tidplan för ”hårda frågor” Studiebesök hos varandra/gemensam arbetsmiljödag Utbildning teknik vid behov

16 Övergripande att ”tänka på” från Cardiff
Övergripande att ”tänka på” från Cardiff Kommunikation, kommunikation…. Organisation och ledare klart tidigt Skapa en gemensam kultur Bygg en ny plattform Behåll energin efter fusion Fokusera på resultatet och inte processen De som skall arbeta tillsammans efter fusionen, börja tidigt Bred medverkan men våga ”sätta ner foten”

17 Etapp 1 Nulägesbeskrivning Generella slutsatser - alla delaktiviteter
Etapp 1 Nulägesbeskrivning Generella slutsatser - alla delaktiviteter Skillnader Grad av decentralisering av ekonomi och beslut Geografi samlat eller utspritt ”campus” Prioritering Organisation Finansiering Servicenivå

18 Exempel på specifika prioriteringar
Exempel på specifika prioriteringar Lokalvård – gemensam servicenivå och prissättning Repro/tryckeri – hantering av kompendieförsäljning och lokala maskiner Vaktmästeri – gemensam servicenivå och hantering av kontorsmaterial Post – intern posthantering mellan Växjö och Kalmar

19 Exempel på specifika prioriteringar, forts
Exempel på specifika prioriteringar, forts Växel/reception – gemensamt telefonnummer och teknikval Lokalförsörjning – lokalbokning, tentamensrutiner, skyltning, internhyra Upphandling/inköp – gemensam delegationsordning och principer för interndebitering av inredning Miljö, säkerhet och brand – passerkort, brandorganisation, riskanalys

20 Input behövs inför etapp 2 gällande
Input behövs inför etapp 2 gällande Övergripande mål och visioner för förvaltningen Ekonomisk modell inklusive internhyra Organisationsstruktur förvaltningen Bemanning av chefstjänster Andra uppdrag (tekniskt stöd, avtal, personal, studentcentrum mm)

21 Omvärldsanalys organisation
Omvärldsanalys organisation Gränssnitt Upphandling Ekonomi Miljö (Miljö, fysisk arbetsmiljö och säkerhet) Växel/Infocenter Vaktmästeri/Teknik Lokalbokning Tentamen Konferensservice?

22 Organisation - övergripande
Organisation - övergripande Gemensam avdelning ”Infrastruktur” Två avdelningar: ”Lokalplanering” och ”Lokalservice” Fler avdelningar eller underavdelningar? Ledning: chefer, avdelningschefer, arbetsledare…. Spelar placering i Växjö/Kalmar någon roll? För- och nackdelar med olika lösningar

23 Tidplan för vårt fusionsarbete med ett nytt, modernt Linnéuniversitet i fokus, forts Etapp 2 – våren 2009 Inventering kompetensförsörjning Förslag på uppdrag och verksamhetsbeskrivningar Utkast på gemensamma policydokument, riktlinjer mm Förslag på organisation Blev klart hösten 2009!

24 Tidplan för vårt fusionsarbete med ett nytt, modernt Linnéuniversitet i fokus, forts Etapp 3 – hösten 2009 Beslut om uppdrag och verksamhetsbeskrivning Beslut om organisation Besluts- och delegationsordning klar ”Hårda frågor” klara Blev klart för Lokal- och serviceavdelningen kring årsskiftet!

25 Tidplan för vårt fusionsarbete med ett nytt, modernt Linnéuniversitet i fokus, forts Etapp 4 – 2010/2011 Implementering Uppföljning Utvärdering Kvalitetssäkring Kvarvarande lågprioriterade åtgärder Pågår fortfarande!

26 LOS starka sidor Stabil avdelning
LOS starka sidor Stabil avdelning Utvecklingsarbete gällande ”Värdegrund och kultur” Kommunikation och information inom avdelningen Genomtänkt information till nyanställda och chefer Arbetsmiljögrupp Ekonomiska modeller

27 ”Trappstegsmodell” Steg 4 Steg 3 Steg 2 Steg 1 Effektiv samordning
”Trappstegsmodell” Steg 4 Steg 3 Effektiv samordning Steg 2 Hög samordning Kundenkät Steg 1 Viss standardisering En väg in Ständiga förbättringar Otydlig servicenivå Viss koordination Metod för dialog Hög kund- tillfredsställelse Dålig koordination Tydligt pris Tjänstekatalog Otydligt pris Stabil service Nyckeltal finns Bristande processer Tydliga tjänster ”Kundorienterin g”

28 Utvecklingsområde till 2014
Utvecklingsområde till 2014 Strategi – Ytterligare utveckla ett ”kundorienterat” arbetssätt Mål 2 - ”Kundorienterade” medarbetare Strategi – Ytterligare utveckla en ”kundorienterad” helhetssyn Mål 3 - Tydliga processer och arbetsuppgifter Strategi – Ytterligare utveckla och marknadsföra vårt uppdrag och våra tjänster Mål 4 - Tydliga resultat Mål 1 - Nöjd kärnverksamhet Strategi – Ytterligare utveckla och kommunicera resultat