Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka."— Presentationens avskrift:

1 E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp /bka

2 e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV) Reglering avseende elektroniska beställningar  Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar  Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013  Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell reglering inom området.

3 Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Upphandlingssystem E-handelssystem EFH-system Ofta Många Ibland Några Sällan Få E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg… Användare Process & ansvar Systemstöd

4 Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning? Huvudregel: ALLA! Undantag från krav på elektroniska beställningar Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur. Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

5  Fördelar med e-beställningar:  Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet.  Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.  Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster mm  Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan. e – beställningar bidrar till ökad effektivitet: vi spar pengar och höjer kvaliteten

6 Vi får en förenklad fakturahantering med matchning (per orderrad eller hela beställningen) Mål:  Effektivisera hantering av fakturor  God intern styrning och kontroll  Automatisering Inleverans FakturaBeställning Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning

7 Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd (enligt ESV’s modell)

8 Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot roller (enligt ESV’s modell) Fakt distr Gods mott Inköp

9

10  En central del i arbetet är att bestämma:  mål och strategier för inköpsverksamheten,  hur inköpsprocesserna ska se ut  hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna  Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för  ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (aka sekr))  personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg)  beställare  upphandlare  inköpare/avropare Fokus ligger på förändringsarbetet….

11 avvecklinggenomförandefas Tid Ständiga förbättr Hur ser processen ut och vart befinner vi oss? Förbereda Analys nuläge Business case/ beslut Beskriva nyläge Implement nyläge *) Drift- sättning Def varu- grupper Besluts punkt dec/aug 2012/ dec 2013 Besluts punkt sept 2012 dec 2012 PPS förberedelsefas BP 1-4 BP 5-6 BP 7 BP 8 *) Implementation av nyläge:  Våren 2013  definiera process, rutiner samt organisation.  Kommunikationsplan med information, samråd  Besluta utrullningsplan för varugrupper  Hösten 2013  Implementera process i system årsskiftet 2013/2014 HT 2013

12 Högskolan dalarnas e-handelssystem

13 Projektorganisation och bemanning ProjektägareBengt Eriksson StyrgruppBengt ErikssonOrdförande Christer SundinEkonomi Lars-Olov NordqvistInköp Magnus HöglundIT Gustav Boklundakademi IS ReferensgruppAgnes Sandinavd chef SM (kommunikationskärl Magnus Jobsavd chef HS mellan projektgrupp Maria Görtsavd chef SM och akademier) Anders Forsmanavd chef IS ProjektgruppBritt Karlssonprojektledare Mattias Dahlberginköp/e-handel/leverantörskontakt Anna-Carin Jonssonagresso affärssystem Christer Solefältagresso teknik

14 Referens- grupper:  Upphandling  Separata ref grupper vid upphandlingar.  Sammansättning baserad på varugrupp  Varugrupps kategori team  Upphandlingsfrågor  Sortiment  Leverantörsstrategier  E-handel  Uppföljning och statistik Framtida inköpsorganisation HDa (förslag) Inköpare, avropare Inköpsavdelning Akademier och stödenheter Godsmottagning Ekonomisupport Ekonomiavd, betalningar Godkännare och attestanter Inköps- samordnare Beställare Upphandlare Inköpschef Support E-Beställningar, Systemförv, teknik Inköpsråd Rådgivande Strategiska inköpsfrågor och avvägningar Samordning övriga HDa- övergripande strategier Inköpspolicys och regelverk Akademier DC Övr enheter Statistik & uppföljn. Juridik, Controlling

15 ESV’s information och tydliggörande gällande framtida resursbehov inom e-beställningar/e-handel ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar” Systemförvaltning Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare Användarsupport och utbildning Leveransadresser Underhåll av register för automatisk hantering Designa produktträdet och förkonterade artiklar Beställningar och fakturahantering Leverantörsanslutning Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer Godkänna produkturval och prislistor Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift Tester av nya leverantörsanslutningar Utforma rutiner för tjänstebeställningar Uppföljning Strategiskt arbete Tydliggör hur resursförskjutning sker från kärnverksamhet och övriga stödfunktioner gentemot inköp. Besparingarna sker i övrig organisation medan det inom inköp skapas helt nya arbetsuppgifter och roller.

16 Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012) samt en varugruppsindelning Varugrupp Varugrupp - benämning När? 1 Bank o försäkringstjänster 2 Böcker tidningar mm Pilot, HT 2013 (Adlibris) 3 Investeringar 4 IT och telefoni Pilot, HT 2013 (ATEA) 5 Konferenser 6 Konsulter 7 Konsulter inom utbildning 8 Kontorsmateriel Pilot, HT 2013 (Staples) 9 Kemikalier (?) 10 Lokaler 11 Personal 12 Representation och PR 13 Resor 14 Studentrelaterade kostnader 15 Transport 16 Trycksaker 17 Utrustning 18 Övriga förbrukningsvaror 19 Övrigt

17 Inköp (’spend’) under ett år, basfakta Övergripande data HDa spend Totala inköp via leverantörsfakturor (exkl utlägg via Primula) mnkr Antal leverantörer nyttjade 2011 alt st Registrering av nya leverantörer 100 nya lev/mån 1 100st Antal fakturor15 565st Antal lev med 1 faktura1 009st Av dessa (kr):< st st st st st st > st Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/st Kan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = kr i besparing! 67 % av de fakturorna understiger kr

18 En översikt över våra inköp VarugruppAntal levAntal faktSumma% av belopp Bank o försäkringstjänster % Böcker tidningar mm % Investeringar % IT och telefoni % Konferenser % Konsulter % Konsulter inom utbildning % Kontorsmateriel % Lokaler % Personal % Representation och PR % Resor % Studentrelaterade kostnader % Transport % Trycksaker % Utrustning % Övriga förbrukningsvaror % Övrigt % TOTALT % OBS samma leverantör kan förekomma inom flera varugrupper

19 Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13, desamma som startar i skarp produktion VARUGRUPPLEVERANTÖRINKÖPARE/AVROPARE KontorsmaterialStaplesVaktmästerierna, Borlänge, Jimmy Falun, Linda LitteraturAdlibris (ev Bokus Q1, 2014) Biblioteket Mia Monica Victoria IT och relaterade produkter ATEA Inköp Mattias D Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer

20 Inköp litteratur 2012 SMHSISUH Summa akademierBibliotekÖvrigaTotalt HDa SEK Antal köpSEK Antal köp SEK Antal köp SEK Antal köp SEK Antal köpSEK Antal köpSEK Antal köpSEK Antal köp Totala inköp; varav Litteratur 00 Adlibris Bokus Akademibokh Lärosäten Övrigt (inkl branschtidskrifter) Tidningar (lokal- & rikspress) Summa e-handelSEK Ant köpSEK Ant köpSEK Ant köpSEK Ant köpSEKAnt köpSEK Ant köpSEK Ant köpSEK Ant köp Adlibris, Bokus Inköp från Adlibris och Bokus på akademierna; ca 17 köp per vecka totalt för HDa eller 1,2 böcker per anställd och år.

21 (Prel) Utrullningsplan e-handel i organisationen samt per leverantör FÖRVÄNTADE VOLYMER VID UPPSTART (DEC 2013) Etapp 1Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller decATEA32Inköp IT-prod1 decAdlibris32Bibliotek3 decStaples310Vaktmästeri2 Agresso syst förv 1 Ekonomiosupport 3 Ek distributör?3 - 4 Etapp 2Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller FebBokus32Bibliotek FebCaperio Inköp IT-prod FebAdlibris12IS avdelning X? FebAdlibris1-22SM Media? FebAdlibris 1-22HS avd x ? Etapp 3Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller AprilBokus11Akademier, 1avd/st AprilAdlibris12IS avdelning X? AprilAdlibris1-22SM Media? April Adlibris 1-22HS avd x ? AprilAdlibris1-21Staber? Etapp 4Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller JuniBokus11Akademier, 1avd/st JuniAdlibris12IS avdelning X? Juni Adlibris1-22SM Media? JuniAdlibris 1-22HS avd x ?

22 Förteckning beställare i organisationen Beställare och ersättare i e-handel Avdelning /enhet Roll i verksamhet BeställareAgresso- ident Ersättare (vid frånvaro) Mottagare av mail vid saknad varumottag ning (om annan än attestant) Leverantör (steg 1, feb 2013) Leverantör (steg 2, approx mar/april 2014) Objekt Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus ChefAttestant AdlibrisBokus Två varianter kommer att testas i organisationen:  Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter  Decentraliserade ” -

23 Tester och utvärdering Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen 3 inköpare från biblioteket 2 inköpare från vaktmästeriet 4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig) 3 projektmedlemmar Agresso applikationskonsult Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punch- outlösning och fritextbeställning 440 rekvisitioner och 380 order har producerats Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat. Systemet fungerar Systemet upplevs som enkelt att använda Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner) Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura

24

25 Vad återstår ? 1.Få bemanning på plats inom e-handel på inköp 1.Utbildning 2.Överlämning till förvaltningsorganisation 1.Avslut av implementationsprojektet senast jan Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik” 4.Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen 1.Information och utbildning


Ladda ner ppt "E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka."

Liknande presentationer


Google-annonser