Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka."— Presentationens avskrift:

1 E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka

2 e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV) Reglering avseende elektroniska beställningar  Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar  Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013  Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell reglering inom området.

3 Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Upphandlingssystem E-handelssystem EFH-system Ofta Många Ibland Några Sällan Få E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg… Användare Process & ansvar Systemstöd

4 Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning? Huvudregel: ALLA! Undantag från krav på elektroniska beställningar Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur. Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

5  Fördelar med e-beställningar:  Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet.  Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.  Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster mm  Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan. e – beställningar bidrar till ökad effektivitet: vi spar pengar och höjer kvaliteten

6 Vi får en förenklad fakturahantering med matchning (per orderrad eller hela beställningen) Mål:  Effektivisera hantering av fakturor  God intern styrning och kontroll  Automatisering Inleverans FakturaBeställning Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning

7 Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd (enligt ESV’s modell)

8 Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot roller (enligt ESV’s modell) Fakt distr Gods mott Inköp

9

10  En central del i arbetet är att bestämma:  mål och strategier för inköpsverksamheten,  hur inköpsprocesserna ska se ut  hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna  Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för  ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (aka sekr))  personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg)  beställare  upphandlare  inköpare/avropare Fokus ligger på förändringsarbetet….

11 avvecklinggenomförandefas Tid Ständiga förbättr Hur ser processen ut och vart befinner vi oss? Förbereda Analys nuläge Business case/ beslut Beskriva nyläge Implement nyläge *) Drift- sättning Def varu- grupper Besluts punkt 2010 - 2012 dec/aug 2012/2013 2 dec 2013 Besluts punkt sept 2012 dec 2012 PPS förberedelsefas BP 1-4 BP 5-6 BP 7 BP 8 *) Implementation av nyläge:  Våren 2013  definiera process, rutiner samt organisation.  Kommunikationsplan med information, samråd  Besluta utrullningsplan för varugrupper  Hösten 2013  Implementera process i system årsskiftet 2013/2014 HT 2013

12 Högskolan dalarnas e-handelssystem

13 Projektorganisation och bemanning ProjektägareBengt Eriksson StyrgruppBengt ErikssonOrdförande Christer SundinEkonomi Lars-Olov NordqvistInköp Magnus HöglundIT Gustav Boklundakademi IS ReferensgruppAgnes Sandinavd chef SM (kommunikationskärl Magnus Jobsavd chef HS mellan projektgrupp Maria Görtsavd chef SM och akademier) Anders Forsmanavd chef IS ProjektgruppBritt Karlssonprojektledare Mattias Dahlberginköp/e-handel/leverantörskontakt Anna-Carin Jonssonagresso affärssystem Christer Solefältagresso teknik

14 Referens- grupper:  Upphandling  Separata ref grupper vid upphandlingar.  Sammansättning baserad på varugrupp  Varugrupps kategori team  Upphandlingsfrågor  Sortiment  Leverantörsstrategier  E-handel  Uppföljning och statistik Framtida inköpsorganisation HDa (förslag) Inköpare, avropare Inköpsavdelning Akademier och stödenheter Godsmottagning Ekonomisupport Ekonomiavd, betalningar Godkännare och attestanter Inköps- samordnare Beställare Upphandlare Inköpschef Support E-Beställningar, Systemförv, teknik Inköpsråd Rådgivande Strategiska inköpsfrågor och avvägningar Samordning övriga HDa- övergripande strategier Inköpspolicys och regelverk Akademier DC Övr enheter Statistik & uppföljn. Juridik, Controlling

15 ESV’s information och tydliggörande gällande framtida resursbehov inom e-beställningar/e-handel ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar” Systemförvaltning Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare Användarsupport och utbildning Leveransadresser Underhåll av register för automatisk hantering Designa produktträdet och förkonterade artiklar Beställningar och fakturahantering Leverantörsanslutning Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer Godkänna produkturval och prislistor Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift Tester av nya leverantörsanslutningar Utforma rutiner för tjänstebeställningar Uppföljning Strategiskt arbete Tydliggör hur resursförskjutning sker från kärnverksamhet och övriga stödfunktioner gentemot inköp. Besparingarna sker i övrig organisation medan det inom inköp skapas helt nya arbetsuppgifter och roller.

16 Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012) samt en varugruppsindelning Varugrupp Varugrupp - benämning När? 1 Bank o försäkringstjänster 2 Böcker tidningar mm Pilot, HT 2013 (Adlibris) 3 Investeringar 4 IT och telefoni Pilot, HT 2013 (ATEA) 5 Konferenser 6 Konsulter 7 Konsulter inom utbildning 8 Kontorsmateriel Pilot, HT 2013 (Staples) 9 Kemikalier (?) 10 Lokaler 11 Personal 12 Representation och PR 13 Resor 14 Studentrelaterade kostnader 15 Transport 16 Trycksaker 17 Utrustning 18 Övriga förbrukningsvaror 19 Övrigt

17 Inköp (’spend’) under ett år, basfakta Övergripande data HDa spend Totala inköp via leverantörsfakturor (exkl utlägg via Primula)176 544mnkr Antal leverantörer nyttjade 2011 alt 20122 060st Registrering av nya leverantörer 100 nya lev/mån 1 100st Antal fakturor15 565st Antal lev med 1 faktura1 009st Av dessa (kr):< 500160st 501-1 00099st 1 001-5 000407st 5 001-20 000249st 20 001-50 00159st 50 001-100 00024st > 100 00111st Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/st Kan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = 350 000 kr i besparing! 67 % av de 1 009 fakturorna understiger 20 000 kr

18 En översikt över våra inköp VarugruppAntal levAntal faktSumma% av belopp Bank o försäkringstjänster6515086 2930% Böcker tidningar mm27817906 324 1834% Investeringar20588612 505 3307% IT och telefoni11216419 435 3475% Konferenser2678073 607 0772% Konsulter25361920 830 06212% Konsulter inom utbildning21942519 132 81911% Kontorsmateriel582611 908 5121% Lokaler8367268 559 83639% Personal756732 691 5732% Representation och PR18713055 647 1573% Resor15431285 503 1683% Studentrelaterade kostnader3518499 419 3125% Transport526262 147 6961% Trycksaker201811 060 1091% Utrustning1930833 2200% Övriga förbrukningsvaror2389832 080 1371% Övrigt2065394 758 8443% TOTALT2 060 15 565176 530 674100% OBS samma leverantör kan förekomma inom flera varugrupper

19 Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13, desamma som startar i skarp produktion VARUGRUPPLEVERANTÖRINKÖPARE/AVROPARE KontorsmaterialStaplesVaktmästerierna, Borlänge, Jimmy Falun, Linda LitteraturAdlibris (ev Bokus Q1, 2014) Biblioteket Mia Monica Victoria IT och relaterade produkter ATEA Inköp Mattias D Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer

20 Inköp litteratur 2012 SMHSISUH Summa akademierBibliotekÖvrigaTotalt HDa SEK Antal köpSEK Antal köp SEK Antal köp SEK Antal köp SEK Antal köpSEK Antal köpSEK Antal köpSEK Antal köp Totala inköp; varav124 785152327 906171381 127323347 7783711 181 5961 0174 057 015411258 4731805 497 0841 608 Litteratur 00 Adlibris38 63374161 224108168 858234214 521252583 237668562 54113481 927681 227 705870 Bokus10 451265 003116 5531128 1474350 154916 792136 8952163 840125 Akademibokh.1651000074439094002 00012 9095 Lärosäten16 98262 250220 000123 1531662 385255 59619531168 51245 Övrigt (inkl branschtidskrifter)29 54436152 04839173 5616771 52245426 6751873 459 394235134 2571414 020 327563 Tidningar (lokal- & rikspress)29 010 7 380 12 154 9 691 58 235 22 692 32 863 113 791 Summa e-handelSEK Ant köpSEK Ant köpSEK Ant köpSEK Ant köpSEKAnt köpSEK Ant köpSEK Ant köpSEK Ant köp Adlibris, Bokus49 084100166 227119175 411245242 668295633 391759569 33314788 822891 291 545995 Inköp från Adlibris och Bokus på akademierna; ca 17 köp per vecka totalt för HDa eller 1,2 böcker per anställd och år.

21 (Prel) Utrullningsplan e-handel i organisationen samt per leverantör FÖRVÄNTADE VOLYMER VID UPPSTART (DEC 2013) Etapp 1Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller decATEA32Inköp IT-prod1 decAdlibris32Bibliotek3 decStaples310Vaktmästeri2 Agresso syst förv 1 Ekonomiosupport 3 Ek distributör?3 - 4 Etapp 2Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller FebBokus32Bibliotek FebCaperio Inköp IT-prod FebAdlibris12IS avdelning X? FebAdlibris1-22SM Media? FebAdlibris 1-22HS avd x ? Etapp 3Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller AprilBokus11Akademier, 1avd/st AprilAdlibris12IS avdelning X? AprilAdlibris1-22SM Media? April Adlibris 1-22HS avd x ? AprilAdlibris1-21Staber? Etapp 4Leverantör Antal köp/veckaAntal orderraderAvdelning/enhetAntal inköpareÖvriga berörda roller JuniBokus11Akademier, 1avd/st JuniAdlibris12IS avdelning X? Juni Adlibris1-22SM Media? JuniAdlibris 1-22HS avd x ?

22 Förteckning beställare i organisationen Beställare och ersättare i e-handel Avdelning /enhet Roll i verksamhet BeställareAgresso- ident Ersättare (vid frånvaro) Mottagare av mail vid saknad varumottag ning (om annan än attestant) Leverantör (steg 1, feb 2013) Leverantör (steg 2, approx mar/april 2014) Objekt Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus Beställare AdlibrisBokus ChefAttestant AdlibrisBokus Två varianter kommer att testas i organisationen:  Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter  Decentraliserade ” -

23 Tester och utvärdering Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen 3 inköpare från biblioteket 2 inköpare från vaktmästeriet 4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig) 3 projektmedlemmar Agresso applikationskonsult Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punch- outlösning och fritextbeställning 440 rekvisitioner och 380 order har producerats Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat. Systemet fungerar Systemet upplevs som enkelt att använda Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner) Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura

24

25 Vad återstår ? 1.Få bemanning på plats inom e-handel på inköp 1.Utbildning 2.Överlämning till förvaltningsorganisation 1.Avslut av implementationsprojektet senast jan 2014 3.Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik” 4.Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen 1.Information och utbildning


Ladda ner ppt "E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04 /bka."

Liknande presentationer


Google-annonser