Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Anita Nilsson assistent anställd sedan1976 -Sköter miljöförvaltningens ekonomi -Sekreterare till miljöchefen -Administrativa arbetsuppgifter.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Anita Nilsson assistent anställd sedan1976 -Sköter miljöförvaltningens ekonomi -Sekreterare till miljöchefen -Administrativa arbetsuppgifter."— Presentationens avskrift:

1 Anita Nilsson assistent anställd sedan1976 -Sköter miljöförvaltningens ekonomi -Sekreterare till miljöchefen -Administrativa arbetsuppgifter

2 Miljöförvaltningens ekonomi •Budget •Budgetprognoser •Redovisningsrapporter •Alla inkommande fakturor kommer till LKANITANIL via fakturaprogram •Fördelar och konterar inkommande fakturor •Kontantkassa •2010 inkom 375 leverantörsfakturor och 821 fakturor skickades ut

3 Miljönämndens budget kr ( 0,4 % av stadens budget 1,9 miljarder) Kostnader kr -löner kr -hyra kr -övriga kostnader kr - förtroendevalda kr Intäkter kr

4 Övriga arbetsuppgifter •Öppnar dagens inkommande post tillsammans med chef •Bevakar att vi besvarar remisser, förfrågningar, klagomål inom rätt tid •Sköter miljöchefens tidsplanering •Bokar, beställer inför sammanträden •Planerar och bokar resor •Korrekturläser miljöchefens skrivelser •Skriver anteckningar från möten •Bevakar miljöchefens telefon •Servar allmänhet och personal •Telefonservice •Arkivarbete •Allt annat

5 Barbro Olsson assistent anställd sedan 1986 Diarieföring Miljönämnden Personalärende

6 Diarieföring m.m. •Diarieför inkommande och utgående post i ett system som heter Ecos •Scannar in alla handlingar till diariesystemet och till inspektörerna •Arkiverar handlingarna •Sätter in postlistan på nätet •Allmänna sekreteraruppgifter •Telefonservice •Servar allmänhet och personal

7 Miljönämndens sammanträde •Register över ledamöter •Utskick av handlingar •Förbereder protokollet •Sätter in handlingar och protokoll på hemsidan •Expediering av protokollet

8 Personalärenden •Har hand om lönerapporteringen till lönekontoret i ett system som heter Palett/Heroma •Flexhantering

9 Susan Joppien, assistent anställd sedan •Tidningsbevakning •Diarieföring av in- och utgående post •Ta emot telefonsamtal och besök •Registrering av utgående fakturor •Beställning av kontorsmaterial m.m. •Registrering av böcker och rapporter till biblioteket •Bokning av rum, beställning av kaffe och bullar m.m. till möten och sammanträden. •Service av kontorsmaskiner, påfyllning av papper, byte av toner, färgband m.m. •Arkivering av handlingar

10 Arkivering •Alla handlingar som kommer in scannas och diarieförs, innan de sorteras in i vårt arkiv. Utgående handlingar diarieförs och kopior sorteras in i vårt arkiv. •Efter ett år ska handlingarna i vårt arkiv flyttas till kommunens arkiv i källaren. Då tas handlingarna fram och sorteras i arkivboxar. För varje ärende skrivs en beredningsplan avslutat ärende ut från ECOS, den följer med handlingarna i boxen. •När alla handlingar är sorterade i boxar, registrerar man innehållet i boxarna, i programmet Visual arkiv. Där skriver man vad varje box innehåller. Därefter skriver man ut etiketter till boxarna från Visual arkiv. År 2008 fyllde vi 63 arkivboxar med handlingar.


Ladda ner ppt "Anita Nilsson assistent anställd sedan1976 -Sköter miljöförvaltningens ekonomi -Sekreterare till miljöchefen -Administrativa arbetsuppgifter."

Liknande presentationer


Google-annonser