Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

1 KARTLÄGGNING AV INKÖPSPROCESSEN Kick off 10 mars 2010.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "1 KARTLÄGGNING AV INKÖPSPROCESSEN Kick off 10 mars 2010."— Presentationens avskrift:

1 1 KARTLÄGGNING AV INKÖPSPROCESSEN Kick off 10 mars 2010

2 2 AGENDA •Presentation av projektet e- beställning •Presentation av delprojektets syfte och målsättning •Beskrivning hur delprojektet ska genomföras •Tydliggörande av förväntningar på de som medverkar i delprojektet •Aktivitetsplan och hemsidan •Tid för frågor •Buffé och mingel Ljusgården Lv3

3 3 Bakgrund •Regeringen ökar kraven på myndigheterna • Regeringens handlingsplan för e-handel • Målbild 2013 •KTH:s projekt Elektroniska beställningar •Delprojekt Varugruppsstrategi •Delprojekt Processkartläggning •Delprojekt E-beställningssystem •Delprojekt Implementering

4 4 Avgränsningar i projektet •I projektet ingår inte: -IT-stöd för upphandling -Andra konkurrenssättning vid avrop -Resebeställningar -Inventariesystem

5 5 Projektorganisation •Uppdragsgivare – Anders Lundgren •Styrgrupp – Tina Billing CSC (ordf.), Maria Andersz CHE, Peter Carlsson ITM och Ulla Jacobsson CHE •Projektgrupp – Madeleine Axberg UF (proj.ledare), Sara Johansson CSC, Urban Sjöström UF och Joakim Pettersson ITA •Referensgrupp - upphandlingsnätverket

6 6 Delprojekt - Varugruppsstrategi •Syftet med delprojektet är att ta fram en varugruppsstrategi för KTH, för att tydliggöra vilka varugrupper/varugruppsområden som KTH har störst nytta av att införa i e- beställningssystemet. •Med största nytta menas i första hand att hitta områden som gör det enklare för beställaren att hitta produkter, beställa produkter och knyta ihop beställningen med fakturan i systemet, d.v.s. att effektivisera och korta ledtiderna.

7 7 Delprojekt E-beställningssystem •Resultatet från delprojekt processkartläggning – nyläge och kartläggning av KTH:s befintliga affärssystem utgör underlag till en kravspecifikation till e- beställningssystem. •Kartläggningen av de olika affärssystemen är till för att möjliggöra en integration mellan de olika systemen där så är möjligt och vinstgivande.

8 8 Delprojekt - Implementering handlingsplan •Implementering av nylägesprocessen på respektive skola. Införande av inköpsstrategier, inköpsorganisation och bemanning av de roller som framkommit i nylägesprocessen.

9 9 Delprojekt - Implementering e-beställningsystem •Implementering av ett e-beställningssystem bör göras stegvis på KTH:s skolor. •I delprojektet ingår utbildning av användarna för att de ska få tillgång till systemet. •Resultatet för delprojekt är att e-beställningssystemet är implementerat på samtliga skolor och UF

10 10 Delprojekt Processkartläggning

11 11 Delprojektorganisation •Delprojektledare kartläggningen – Sara Johansson CSC •Referensgrupp – utsedda ansvariga på skolorna, deltagarna i kartläggningarna, upphandlingsnätverket och Ann Edström ITA

12 12 Ansvarig på resp skola ABE - Susanne Weideskog BIO - Holger Eklund CSC - Sara Johansson CHE – Kenneth Andersson EES - Johanna Bergman ICT - Thomas Tonndorf ITM - Malin Skoglund SCI - Anette Rudholm STH – Eilert Stensson UF - Madeleine Axberg VIL - Gunilla Johansson

13 13 Delprojekt - processkartläggning - syfte •Att kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag

14 14 Processkartläggning - Projektmål •Kartlägga och beskriva dagens inköpsprocess •Kartlägga och beskriva hur en framtida önskvärd inköpsprocess ska se ut •Identifiera vilka roller och vilken ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med •Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras.

15 15 Processkartläggning - Tillvägagångssätt •Steg 1 – Nulägesanalys • Nulägeskartläggning • Identifiera förbättringsområden • Nyttopotential •Steg 2 – Nylägesanalys • Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder •Steg 3 – Handlingsplan • Utforma handlingsplan • Identifiera risker

16 16 •Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?) •Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?) •Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?) •Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm) Nulägesanalys Arbetsprocess

17 17 •Förslag på förbättringsåtgärder inom områden där det finns behov • Diskussion och listning på vad som genererar nytta för verksamheten Nulägesanalys Identifiera förbättringsområden och nyttofaktorer

18 18 • Vidare analys av de förbättringsområden som framkommit under nulägesanalysen. • Målet är att gruppera deltagarnas förslag på åtgärder inom områden där förändring behöver vidtas för att uppnå en effektivare inköpsprocess. Nylägesanalys Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder

19 19 • Vilka förenklingar i vardagen medför detta för inköparna inom KTH • Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt? • Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas? • Vilka hinder finns? • Hur kan vi mäta att effekterna uppnåtts? Nylägesanalys Fördjupad beskrivning av nyttan

20 20 • Handlingsplanen utgörs av en aktivitets- och tidsplan, en övergripande nyttobedömning samt en grov uppskattning av projektets kostnader. Utforma handlingsplan

21 21 Förväntningar Ansvarig för skolan •Medverkar till en bred förankring av projektet inom sina skolor •Ansvarar för att förankra projektets syfte, mål och resultat med den administrativa chefen för skolan •Är förlängda armen till delprojektledaren och projektgruppen

22 22 Förväntningar deltagare i nu- och nylägesanalys •Sätter sig in i projektets bakgrund, effekt- och projektmål •Ger projektet och dess projektledare stöd genom att medverka aktivt under kartläggningen av inköpsprocessen t.ex. genom att komma med konstruktiva förbättringsförslag •Medverkar till ett diskussionsklimat som präglas av ”högt i tak” och en vilja att vara öppen för förändringar •För vidare information om projektets arbete och resultat till dina kollegor och medarbetare

23 23 Förväntningar Styrgrupp •Styrgruppen undanröjer hinder för projektet •Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter •Följer upp projektets resultat och deltar i beslut • Förändringsområden • Handlingsplanens inriktning och omfattning •Medverka vid prioritering av resursinsatser

24 24 Förväntningar på oss •KTH:s delprojektledare/Sara • Leder arbetet • Kvalitetssäkrar projektets resultat/leveranser • Ansvarar för förankrings och informationsspridning av projektets resultat • Medverkar vid workshoparna •Metamatrix/Victoria • Utformar och leder workshopövningarna • Dokumenterar och analyserar underlag • Medverkar vid återkoppling • Medverkar vid presentation av resultat

25 25 •Kick-off – 10 mars F1 och Ljusgården Lv3 •Nulägesanalys – uppstart v 10 •Återkoppling nulägesanalys – v •Workshop nyläge – 24 maj KTHB Salongen •Återkoppling nyläge – 16 juni F2 Aktivitetsplan

26 26 Har du frågor? •Sara Johansson Anknytning: •Victoria Callenmark Telefon: 0739 – Mer information hittar du på: bestallning/

27 27 Gruppövning Vilken är den viktigaste faktorn för att effektivisera inköpsprocessen? •Fundera enskilt någon minut •Diskutera i grupper om 5 •Dokumentera era faktorer på utdelat blad •Kortfattad redovisning

28 28 Förbättringsåtgärder Organisation Roller, ansvar och befogenheter Kompetens Kunskap inom området Resurser Tillgång till personal och pengar IT-stöd Verktyg och hjälpmedel i vardagen Ledning & Styrning Mål, ritktlinjer och ramar för inköpsarbetet


Ladda ner ppt "1 KARTLÄGGNING AV INKÖPSPROCESSEN Kick off 10 mars 2010."

Liknande presentationer


Google-annonser