Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef."— Presentationens avskrift:

1 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef Premiepensionsmyndigheten (PPM)

2 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 2 Svårt koppla handlingar till schemat… ? ? Handling Typ: x Riktning: y Process: z

3 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 3 …och det abstrakta och fysiska blandas ihop •Objektet ”serie” (SS 628010) är både fysiskt och abstrakt… − Följd av handlingar som ”hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande” eller − Följd av (fysiska) volymer med databärare •…men det fysiska har företräde − handlingar som hör samman abstrakt men inte fysiskt registreras vanligen inte samlat

4 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 4 OSEK-betänkandet (SOU 2002:97) •Förslag till ny lag om hantering av allmänna handlingar − Ersätter arkivlagen och 15 kap. sekretesslagen •God offentlighetsstruktur − Bl.a. krav på att handlingar i ärenden/processer hålls ihop och kan presenteras samlat •Beskrivning av allmänna handlingar − Ersätter arkivbeskrivning och beskrivning av upptagningar för automatisk behandling enligt SekrL •Register över handlingsslag − Ersätter arkivförteckning − Handlingsslag: ”Handlingar som genom sin anknytning till viss typ av process, objekt eller funktion hör samman” •Registrering av handlingar (”Diarieföring”)

5 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 5 Riksarkivets arbete efter OSEK (1) •Syftar till nya bestämmelser om arkivredovisning •Arkivredovisningen skall (huvudkrav): − Ha verksamhetsnära struktur − Samordnas med arkivbildarens egna system för registrering och dokumenthantering − Kunna användas för IT-system (läs skilja på abstrakt och fysisk redovisning) − Inte göras i efterhand •Nya föreskrifter träder i kraft 1 januari 2008

6 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 6 Riksarkivets arbete efter OSEK (2) •Arkivredovisningen skall bestå av − Beskrivning − Registreringsstruktur/Registreringsplan − Registrering av handlingsslag − Registrering av fysiska enheter •Registreringsplanen skall utgå från ett processperspektiv på verksamheten •Försöksverksamhet pågår, bl.a. hos PPM

7 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 7 PPM är en •….ung myndighet (inte 10 år fyllda) •.....processorienterad myndighet •….digitaliserad myndighet – mer än 95 % av ärendevolymen genererar inga papper till PPM:s arkiv •.....av myndigheterna i RA:s försöksverksamhet •….myndighet som fått dispens från det allmänna arkivschemat

8 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 8 PPM:s dispens •Omfattning − 6 kap. 7 § i RA-FS 1991:1, dvs. huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat − Hela PPM:s arkiv fr.o.m. 1 juli 1998 •Innehåll − Sex huvudprocesser/verksamhetsområden •Krav på presentation − Registreringsplanen skall…. •…presenteras i form av en förteckning •…kunna presenteras grafiskt

9 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 9 Hur tänker vi redovisa arkivet?

10 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 10 Registreringsplanen - struktureringen •Trenivåschema baserad på objektet process: − Process ≈ en grupp aktiviteter som syftar till samma typ av slutprestation/tjänst, motsvaras av ett handlingsslag − Processgrupp ≈ en grupp processer som hör samman med avseende på ändamål/innehåll − Processområde ≈ en grupp processgrupper med samband vad gäller ändamål/innehåll (jfr. ”business function”) •Tid och resurser sätter gränser för ”flerdimensionalitet” (jfr relationsdatabaser) och djup − Exempel: redovisning efter handlingstyper eller uppgiftstyper

11 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 11 Registreringsplanen (forts.) •Hierarkisk analys (”top-down”) − Definiera processområden och processgrupper, t.ex. med hjälp av •Författningar, regleringsbrev, verksamhetsplaner •Processbeskrivningar •Organisationsplan, kontoplan, ärendeplan − Identifiera processer och delprocesser − Iterera •Sekventiell analys − Identifiera aktiviteter i processerna och tillhörande handlingstyper/handlingsgrupper − Kontrollera mot dokumenthanteringsplanen

12 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 12 PPM:s processområden PPM:s process- områden 1. Verksamhetsstyrning, utveckling, förvaltning och intern kommunikation 2. Ekonomisk redovisning och styrning 3. Personal- administration 5. Försäkrings- administration 4. Extern informationsgivning 6. Fond- och kapitalförvaltnings- administration

13 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 13 Ett processområde 5. Försäkrings- administration 5.1 Allmänt 5.1.3-4 Aktuariell verksamhet 5.1.5 Framtagning av statistik 5.1.6 Rapportering till FI 5.1.7 Verksam- hetsstöd 5.1.1 Försäkrings- tekniska ärenden 5.1.2 Försäkrings- administrativt samarbete 5.2 Konto 5.2.1 Fond-placeringar 5.2.2 Konto-händelser - ind 5.2.3 Konto-händelser - koll 5.3 Premiepension & Utbetalning 5.3.1 Premie-pension 5.3.2 Efterlevande-skydd 5.3.3 Utbetalningar 5.4 Rättsärenden 5.4.1 Ompröv-ningar 5.4.2 Skade-stånd 5.4.3 Övriga rätts-ärenden

14 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 14 Reflexioner •Att tänka på (1): Processer som överlappar/ingår i andra processer − Exempel: uppgifter till process x i diariet + diarieföring + hantering av diarieförda handlingar + diarieföringssystemet som del av systemförvaltningen − Befintliga processbeskrivningar motsvarar inte sällan delprocess eller flera processer i planen •Att tänka på (2): Behov av överskådlighet vs. behov av detaljrikedom − Hur hantera behov av övergripande kategorier och restkategorier? (Exempel: ”X-Allmänt”, ”Övriga x”)

15 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 15 Registrering av handlingsslag •Identitet (i reg.plan) •Namn •Tidsomfattning •Processtyp •Processbeskrivning •Processgraf (ev.) •Innehåll − Handlingsgrupper − Handlingstyper − Uppgiftstyper − Systemdokumentation •Åtkomst − Organisation och/eller registrering − Gallring − Tillämplig registerförfattning − Sekretess •Poster i dokumenthanterings- /arkivbildningsplan •Anmärkningar •Inventariemängder (arbetsnamn för handlingstyper inom ett handlingsslag som hör till samma fysiska grupp av databärare)

16 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 16 Handlingsslag och fysiska objekt Handlingsslag Inventariemängd Fysisk enhet/grupp Redovisas i handlings- slagsregistret Redovisas i ”inventariet”

17 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 17 Inventariemängder – exempel fondplaceringar InventariemängdTidIngående handlings- typer Fysisk enhet/ grupp Anmärkningar/ åtkomstmetod Uppgifter och handlingar från fondplacerings- ärenden i Elwis 2001 – 2006 …Del av S40 Söks normalt via personnummer i K2-Webb Fondplacerings- transaktioner i Pluto 2000 – 2006 …Del av S42 Söks normalt via person- eller kontonummer i Pluto Webb Loggar från självbetjä- ningsansökningar 2000 – 2004 …S50Särskild databas (CTI) Blanketter – ansökan om fondval 2000 – 2006 …S60K2-Webb eller - för blanketter från år 2000 – buntnummer- databasen och därefter PARK Blanketter – ansökan om fondbyte 2000 – 2006 …S61- ” -

18 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 18 Registrering av fysiska enheter/grupper •Inventarieuppgifterna är främst ett arkivadministrativt instrument •Om varje fysisk enhet/grupp registreras t.ex. − ID (ev. helt utan semantik) och namn − Ingående inventariemängd(-er) – koppling till handlingsslagsregistret (ev. bara till de inventariemängder som utgör hela fysiska enheter/grupper?) − Mediespecifika uppgifter − Förvaringsenheter – volym och platsintervall •”Expanderad lista” med uppgifter om respektive förvaringsenhet − Exempel: Volym-ID, plats, särskiljande innehåll

19 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 19 Vad kommer det att stå på etiketterna? •PPM:s logga •Premiepensionsmyndigheten (i klartext) •Handlingsslagets och/eller inventariemängdens namn (t.ex. ”Trycksaker och kampanjmaterial”) •Vid behov − särskiljande ID/ID-intervall (t.ex. Dnr 02-99 – 02-118, DokID AAD100045 – 1000110) − Särskiljande text – t.ex. ”Anbud A-G” − Tid (period/datum) •ID för fysisk enhet/grupp + löpnummer

20 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 20 PPM:s fortsatta arbete •Fastställa processgrupper och processer •Utveckla inventarieredovisningen •Styra efter registreringsplanen •Utveckla/anskaffa systemstöd för arkivredovisning − Temporärt XML-verktyg − (Dokumenthanteringssystem och) E-arkiv

21 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 21 Internationella inspirationskällor •SS-ISO 15489 (se t.ex. del 2, 4.2.2) •Standards Australia AS 5090: Work process analysis •ISAD (G), ISAD (FA) •EAD •Moreq, DoD 5015.2, OAIS, Interpares- modellerna •BASCS

22 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 22 Tack för visat intresse! Min e-postadress: andreas.ljung@ppm.nu PPM:s hemsida: www.ppm.nu


Ladda ner ppt "Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef."

Liknande presentationer


Google-annonser