Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef."— Presentationens avskrift:

1 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef Premiepensionsmyndigheten (PPM)

2 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 2 Svårt koppla handlingar till schemat… ? ? Handling Typ: x Riktning: y Process: z

3 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 3 …och det abstrakta och fysiska blandas ihop •Objektet ”serie” (SS ) är både fysiskt och abstrakt… − Följd av handlingar som ”hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande” eller − Följd av (fysiska) volymer med databärare •…men det fysiska har företräde − handlingar som hör samman abstrakt men inte fysiskt registreras vanligen inte samlat

4 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 4 OSEK-betänkandet (SOU 2002:97) •Förslag till ny lag om hantering av allmänna handlingar − Ersätter arkivlagen och 15 kap. sekretesslagen •God offentlighetsstruktur − Bl.a. krav på att handlingar i ärenden/processer hålls ihop och kan presenteras samlat •Beskrivning av allmänna handlingar − Ersätter arkivbeskrivning och beskrivning av upptagningar för automatisk behandling enligt SekrL •Register över handlingsslag − Ersätter arkivförteckning − Handlingsslag: ”Handlingar som genom sin anknytning till viss typ av process, objekt eller funktion hör samman” •Registrering av handlingar (”Diarieföring”)

5 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 5 Riksarkivets arbete efter OSEK (1) •Syftar till nya bestämmelser om arkivredovisning •Arkivredovisningen skall (huvudkrav): − Ha verksamhetsnära struktur − Samordnas med arkivbildarens egna system för registrering och dokumenthantering − Kunna användas för IT-system (läs skilja på abstrakt och fysisk redovisning) − Inte göras i efterhand •Nya föreskrifter träder i kraft 1 januari 2008

6 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 6 Riksarkivets arbete efter OSEK (2) •Arkivredovisningen skall bestå av − Beskrivning − Registreringsstruktur/Registreringsplan − Registrering av handlingsslag − Registrering av fysiska enheter •Registreringsplanen skall utgå från ett processperspektiv på verksamheten •Försöksverksamhet pågår, bl.a. hos PPM

7 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 7 PPM är en •….ung myndighet (inte 10 år fyllda) •.....processorienterad myndighet •….digitaliserad myndighet – mer än 95 % av ärendevolymen genererar inga papper till PPM:s arkiv •.....av myndigheterna i RA:s försöksverksamhet •….myndighet som fått dispens från det allmänna arkivschemat

8 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 8 PPM:s dispens •Omfattning − 6 kap. 7 § i RA-FS 1991:1, dvs. huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat − Hela PPM:s arkiv fr.o.m. 1 juli 1998 •Innehåll − Sex huvudprocesser/verksamhetsområden •Krav på presentation − Registreringsplanen skall…. •…presenteras i form av en förteckning •…kunna presenteras grafiskt

9 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 9 Hur tänker vi redovisa arkivet?

10 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 10 Registreringsplanen - struktureringen •Trenivåschema baserad på objektet process: − Process ≈ en grupp aktiviteter som syftar till samma typ av slutprestation/tjänst, motsvaras av ett handlingsslag − Processgrupp ≈ en grupp processer som hör samman med avseende på ändamål/innehåll − Processområde ≈ en grupp processgrupper med samband vad gäller ändamål/innehåll (jfr. ”business function”) •Tid och resurser sätter gränser för ”flerdimensionalitet” (jfr relationsdatabaser) och djup − Exempel: redovisning efter handlingstyper eller uppgiftstyper

11 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 11 Registreringsplanen (forts.) •Hierarkisk analys (”top-down”) − Definiera processområden och processgrupper, t.ex. med hjälp av •Författningar, regleringsbrev, verksamhetsplaner •Processbeskrivningar •Organisationsplan, kontoplan, ärendeplan − Identifiera processer och delprocesser − Iterera •Sekventiell analys − Identifiera aktiviteter i processerna och tillhörande handlingstyper/handlingsgrupper − Kontrollera mot dokumenthanteringsplanen

12 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 12 PPM:s processområden PPM:s process- områden 1. Verksamhetsstyrning, utveckling, förvaltning och intern kommunikation 2. Ekonomisk redovisning och styrning 3. Personal- administration 5. Försäkrings- administration 4. Extern informationsgivning 6. Fond- och kapitalförvaltnings- administration

13 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 13 Ett processområde 5. Försäkrings- administration 5.1 Allmänt Aktuariell verksamhet Framtagning av statistik Rapportering till FI Verksam- hetsstöd Försäkrings- tekniska ärenden Försäkrings- administrativt samarbete 5.2 Konto Fond-placeringar Konto-händelser - ind Konto-händelser - koll 5.3 Premiepension & Utbetalning Premie-pension Efterlevande-skydd Utbetalningar 5.4 Rättsärenden Ompröv-ningar Skade-stånd Övriga rätts-ärenden

14 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 14 Reflexioner •Att tänka på (1): Processer som överlappar/ingår i andra processer − Exempel: uppgifter till process x i diariet + diarieföring + hantering av diarieförda handlingar + diarieföringssystemet som del av systemförvaltningen − Befintliga processbeskrivningar motsvarar inte sällan delprocess eller flera processer i planen •Att tänka på (2): Behov av överskådlighet vs. behov av detaljrikedom − Hur hantera behov av övergripande kategorier och restkategorier? (Exempel: ”X-Allmänt”, ”Övriga x”)

15 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 15 Registrering av handlingsslag •Identitet (i reg.plan) •Namn •Tidsomfattning •Processtyp •Processbeskrivning •Processgraf (ev.) •Innehåll − Handlingsgrupper − Handlingstyper − Uppgiftstyper − Systemdokumentation •Åtkomst − Organisation och/eller registrering − Gallring − Tillämplig registerförfattning − Sekretess •Poster i dokumenthanterings- /arkivbildningsplan •Anmärkningar •Inventariemängder (arbetsnamn för handlingstyper inom ett handlingsslag som hör till samma fysiska grupp av databärare)

16 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 16 Handlingsslag och fysiska objekt Handlingsslag Inventariemängd Fysisk enhet/grupp Redovisas i handlings- slagsregistret Redovisas i ”inventariet”

17 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 17 Inventariemängder – exempel fondplaceringar InventariemängdTidIngående handlings- typer Fysisk enhet/ grupp Anmärkningar/ åtkomstmetod Uppgifter och handlingar från fondplacerings- ärenden i Elwis 2001 – 2006 …Del av S40 Söks normalt via personnummer i K2-Webb Fondplacerings- transaktioner i Pluto 2000 – 2006 …Del av S42 Söks normalt via person- eller kontonummer i Pluto Webb Loggar från självbetjä- ningsansökningar 2000 – 2004 …S50Särskild databas (CTI) Blanketter – ansökan om fondval 2000 – 2006 …S60K2-Webb eller - för blanketter från år 2000 – buntnummer- databasen och därefter PARK Blanketter – ansökan om fondbyte 2000 – 2006 …S61- ” -

18 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 18 Registrering av fysiska enheter/grupper •Inventarieuppgifterna är främst ett arkivadministrativt instrument •Om varje fysisk enhet/grupp registreras t.ex. − ID (ev. helt utan semantik) och namn − Ingående inventariemängd(-er) – koppling till handlingsslagsregistret (ev. bara till de inventariemängder som utgör hela fysiska enheter/grupper?) − Mediespecifika uppgifter − Förvaringsenheter – volym och platsintervall •”Expanderad lista” med uppgifter om respektive förvaringsenhet − Exempel: Volym-ID, plats, särskiljande innehåll

19 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 19 Vad kommer det att stå på etiketterna? •PPM:s logga •Premiepensionsmyndigheten (i klartext) •Handlingsslagets och/eller inventariemängdens namn (t.ex. ”Trycksaker och kampanjmaterial”) •Vid behov − särskiljande ID/ID-intervall (t.ex. Dnr – , DokID AAD – ) − Särskiljande text – t.ex. ”Anbud A-G” − Tid (period/datum) •ID för fysisk enhet/grupp + löpnummer

20 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 20 PPM:s fortsatta arbete •Fastställa processgrupper och processer •Utveckla inventarieredovisningen •Styra efter registreringsplanen •Utveckla/anskaffa systemstöd för arkivredovisning − Temporärt XML-verktyg − (Dokumenthanteringssystem och) E-arkiv

21 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 21 Internationella inspirationskällor •SS-ISO (se t.ex. del 2, 4.2.2) •Standards Australia AS 5090: Work process analysis •ISAD (G), ISAD (FA) •EAD •Moreq, DoD , OAIS, Interpares- modellerna •BASCS

22 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall , Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 22 Tack för visat intresse! Min e-postadress: PPM:s hemsida:


Ladda ner ppt "Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten 1 Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef."

Liknande presentationer


Google-annonser