Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Det effektiva offentliga kontoret. AgendaAgenda  Introduktion till Office System  Arbeta smidigare med e-post och kalender  Effektivare möten  Samarbeta.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Det effektiva offentliga kontoret. AgendaAgenda  Introduktion till Office System  Arbeta smidigare med e-post och kalender  Effektivare möten  Samarbeta."— Presentationens avskrift:

1 Det effektiva offentliga kontoret

2 AgendaAgenda  Introduktion till Office System  Arbeta smidigare med e-post och kalender  Effektivare möten  Samarbeta mera!  InfoPath hjälper er strömlinjeforma processer  Rättighetshantering ger ökad trygghet  Bli mobil med Windows Mobile

3 Microsoft Office System “ Office System ä r en samling programvaror, servrar och tj ä nster som tillsammans l ö ser olika aff ä rsproblem ”

4 Microsoft Office System

5 Källa: Forrester Research, December Svar från 120 intervjuade Vilka utmaningar har vi? Jag har svårt att koordinera mitt arbete med kollegor i andra roller eller på andra platser Jag har svårt att spåra underställda eller kollegor och deras uppgifter Jag kan inte enkelt hitta filer som jag eller andra skapat Jag förlitar mig på affärsinformation som ofta är gammal eller ogiltig 3% 6% 10% Jag spenderar för mycket tid med att försöka samla relaterad information lagrad i flera verksamhetssystem 13% Jag är involverad i affärsprocesser som är ineffektiva och dessa saktar ner saker 13% Jag spenderar för mycket tid i möten 18% Jag spenderar för mycket tid väntandes på att andra delger mig information eller slutför uppgifter 19% Jag sliter för att hitta, organisera, eller hantera stora volymer e-post 23% Hur stor utmaning representerar följande punkter för dig? (procent sägande stor eller mycket stor utmaning)

6 Mycket e-post - bättre överblick Med Outlook 2003 kan du:  se vem som skickat vad  Läs de första raderna i texten  Se fler meddelanden samtidigt  undvika skräppost  Filterfunktion sorterar bort skäppost  enkelt gruppera dina meddelanden  Efter datum, storlek, konversationer, etc  snabbt hitta meddelanden via sökfoldrar  Flaggade, olästa, stora, från viss person

7 Mycket e-post – mer mobil Med Outlook 2003 kan du:  enkelt arbeta mobilt  Uppkopplingshastighet känns av automatiskt  En kopia av inkorgen är alltid synkroniserad  Outlook Web Access gränssnitt förbättrat, med bl a rättstavning  Outlook Mobile Access låter dig komma åt e-post från mobiltelefonen  Krävs inget VPN mellan Outlook och Exchange via Internet (Outlook över Internet)

8 Försäkringskassan tar steget in i framtiden  Uppgift  Modernisera kontorsstödet för anställda och få en funktionell och kostnadseffektiv PC- plattform  Från NT4 och Office 97  Alternativen  Ligga kvar på Office 97  Uppgradera till Office 2003  Corel Word Perfect  Lotus SmartSuite  Sun StarOffice  Vald teknink  Microsoft Office 2003  Microsoft Windows XP  Microsoft Windows Server 2003  Microsoft Exchange Server 2003

9 Försäkringskassan tar steget in i framtiden  Resonemang  Vill ha en långsiktig lösning  Windows XP erbjöd bästa stöd för applikationsfloran samt hårdvaran  Andra lösningar gav inte tillräcklig funktionalitet för att klara kraven från handläggare och kunder.  Ekonomiskt skulle de bli dyrare i anpassningar och utbildning  Office 2003 förenklar en tung post - dokumentation och arkivering  Snabbare informationsflöde  Modernaste tekniken med högt imagevärde underlättar nyrekrytering  Minskad administration och kan fokusera på kärnverksamheten  Resultat  En funktionell och standardiserad plattform som ger en lägre totalkostnad, högre säkerhet och snabbare informationsflöde. ”Uppgraderingen gav oss rätt funktionalitet till rätt pris till rätt pris och vid rätt tidpunkt” och vid rätt tidpunkt” Birgitta Wimmercranz, RFV Birgitta Wimmercranz, RFV

10 Office Outlook 2003 Outlook Web Access

11 Fakta om möten  Svenska chefer sitter i interna möten i genomsnitt 13 timmar per arbetsvecka  90% anser att de inte hinner med det som planerats för mötet  80% känner sig inte alltid väl förberedda  80% upplever att de interna mötena inte alltid känns meningsfulla  60% säger att mötena inte börjar på utsatt tid  50% upplever att de inte alltid har en klar uppfattning om vilka beslut som fattas Källa: Marknadsundersökning om Möteseffektivitet och Mötesrutiner bland chefer TEMO AB - oktober 2000

12 Mötets livscykel Planera Förbereda Genomföra Följa upp Boka

13 Effektivare möten

14 Allt du behöver Dator med internetuppkoppling och en telefon Allt du behöver Dator med internetuppkoppling och en telefon Microsoft Office Live Meeting  Möt, presentera, dela applikationer, utbilda och samarbeta utan att lämna ditt skrivbord  Möten med 2 till 2,500 personer  Boka möten i förtid eller starta dem direkt  Kraftfulla interaktiva verktyg gör mötena mer effektiva Tjänst för webbkonferenser som möjliggör möten och samarbete mellan personer i en eller flera organisationer, när som helst, var som helst Tjänst för webbkonferenser som möjliggör möten och samarbete mellan personer i en eller flera organisationer, när som helst, var som helst

15

16 Microsoft Office Live Meeting

17 Svårt hitta filer - informationskaos Fakta  Decentraliserad lagring:  *Anställda får 50%-70% av relevant information från andra människor  *Mer än 80% av ett företags digitala information lagras på hårddiskar i personliga mappar  Huvuddelen av samarbete utförs via e ‑ post  Kunskap går förlorad: • Kunskap försvinner när individen lämnar företaget *The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research 7/17/2002

18 Ny samarbetsplattform med SharePoint- teknologi

19 Fördelar  Enklare att använda  Större individuell delaktighet  Bättre sammanhållning  Bättre informationsspridning Windows SharePoint Services Vi kan  Samarbeta kring dokument  Dela information  Hantera virtuella team Funktionalitet  Integrerad närvaro  Versionshantering, Check-in/ Check-Out  Delade kalendrar, diskussioner…  Integrerat med Office 2003 Dokument Diskussioner UppgifterKontakter Enkäter Kollegors närvaro Kalender Team …

20 Sharepoint på Marks kommun  Profil: Marks kommun i Västergötland har 3500 medarbetare och 1500 frekventa användare av dokumentlagringssystemet.  Uppgift: Att göra kommunens informationshantering mera tillgänglig genom modern teknologi.  Lösning: Microsoft Sharepoint Portal Server installerades med flexibilitet och möjlighet att växa, och där säkerhet och behörighetskontroll är en standardfunktion. Portalen används för all lagring och versionshantering av dokument. Den är nyckeln för informationsspridning - t ex scannas pappersoriginal in i portalen och läggs på rätt ställe. Dessutom kan interna system startas ur portalen.  Resultat: Man sparar tid på att slippa leta efter information och man har en enhetlig miljö för informationsspridning. Kvaliteten blir högre eftersom dokumenten bara finns på ett ställe.  Använda produkter: Sharepoint Portal Server och Office Migrering pågår till Sharepoint Portal Server 2003 och Office 

21 "– Det här är steg ett i trappan mot att bli en 24-timmars­ myndighet. En grundförutsättning är att man har ordning på sina dokument. Hur ska man annars veta vad som ska vara tillgängligt för medborgarna?" Richard Lindström, IT-chef Marks kommun

22 Windows SharePoint Services

23 SharePoint Portal Server 2003 Användningsområden  Organisera verksamhetens många siter  Aggregera information  Individanpassa information  Integrera verksamhetssystem Funktionalitet  Profilera och hantera alla siter  “Single Sign-on”  Min webbplats  Användarprofilering  Heltäckande sökfunktionalitet  Organiserat efter ämne Fördelar  Värdet av information ökar  Människor och information kopplas samman  Informationen blir skräddarsydd för riktad kommunikation

24 Referenskund: Vägverket  Vägverkets nya intranät – ”Infarten” är Sveriges största SPS/WSS-lösning för ca 5000 användare och omfattar bl a:  Intranätbaserad företagsportal med rollstyrdinformation  Dokument- och kvalitetssystem  Styr- och ledningssystem  Projekthantering och samarbete  Vägverkets mål med ”Infarten”  Förena Vägverket – ett Vägverk  Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle  Stödja ett processorienterat arbetssätt  Underlätta samarbete och utbyte av kunskap  Ett intiutivt och enkelt arbetsredskap

25 25

26 SharePoint Portal Server Min webbplats

27 Vad är InfoPath?  Verktyg för digitala formulär  Vilka fördelar finns med InfoPath?  Enkel och snabb utformning av formulär  Ett användarvänligt sätt att registrera data  Färdiga exempelformulär  Dataintegrering mellan plattformar, öppna standarder  I vilka situationer passar InfoPath?  Organisationsprocesser  Exempel: personalhantering, support, insamling av data, inköp  Samarbete mellan arbetsgrupper  Exempel: Statusrapporter, gruppöversikter

28 Ansökan semester 2 Pappersblankett ger info för semester  Tidpunkt och personuppgifter Chefen – Godkännande 1 Personaluppgifter fylls i för hand i en Word-blankett  pappersblankett Pappersblankett 3 Tar emot godkänd ansökan  Registrerar det i HR Ansvarig - HR 4 Pappersblankett ger info för inknappning  Tidpunkt och lön regleras HR - system Pappers- kopia Pappers- kopia

29 med länk till Infopath- formulär Processtöd semesteransökan Infopath formulär 1 HR Ansvarig HR Chefen BizTalk MSMQ (receive) Message- box Orche- stration 2 3 Komplett XML-infofil till anställd beviljad ledighet med länk till Infopath- formulär 4 5 6

30 Microsoft Office InfoPath 2003

31 Känslig information – Office IRM Med Information Rights Management kan du:  skicka krypterade, hemliga dokument  Förhindrar vidarebefordran av e- postmeddelanden  Förhindrar utskrift  Förhindrar kopiering  Dekryptering endast om rätt person öppnar dokumentet  Mottagaren behöver inte ha Office 2003  begränsa giltighetsdag  Går att ställa in tidpunkt då dokumentet inte kan öppnas  skapa säkerhetsmallar  Exempelvis Word-mallar som inte kan vidarebefordras

32 Vad rättighetshantering inte kan förhindra …

33 Rättighetshantering i Office 2003

34

35

36

37 Microsoft Exchange 2003 Smartphone Outlook Outlook Web Access Pocket PC Trådlös 3 e parts- synkronisering Outlook Mobile Access

38 AnvändarscenarierAnvändarscenarier  Medarbetare i offentlig verksamhet  Ute på fältet 3 av 5 dagar stort behov av information ur e-post, kalender och kontakter. Dessutom tillgång till verksamhetsapplikationer. Exchange 2003 Mobiloperatör & Internet Pocket PC 2003 Outlook 2003

39 Mer mobil med Windows Mobile Verksamhetsapplikationer för offentlig sektor

40 SammanfattningSammanfattning  Microsoft Office System är ett smörgåsbord!  Plocka ut godbitarna  Förbättrat samarbete  Windows SharePoint Services  SharePoint Portal Server  Effektivare arbete  InfoPath 2003  Mer mobil  Outlook 2003 och Windows Mobile tillsammans med Exchange 2003

41 Tack för ert intresse!  Frågor och svar

42 © 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

43 Fler exempel

44 Vägverket smart portal effektiviserar informationsflödet

45 Kungliga Operan – renodlar plattform kapar kostnader

46

47 Case presentation Microsoft Presentation Stockholm Denna rapport är konfidentiell och avsedd enbart för den klient till vilken den är adresserad

48 -48-© Modul 1 | Erbjudandemässigt ligger Modul 1:s fokus vid tre lösnings- områden med en specialisering mot tre branscher Erbjudande  Offentlig sektor  Finans  Tjänsteföretag  Ärende- och dokumenthantering  Portaler  Beslutstödsystem  Verksamhetsutveckling  Projektledning  Systemutveckling och förvaltning  Kvalitetssäkring Bransch- kompetens Lösningsområden IT-specialistkompetens Erbjudande – Modul 1

49 -49-© Modul 1 | Case presentationer Modul 1 har levererat Microsoft-lösningar inom samtliga lösningsområden och här presenteras fyra av dessa  Case 1 – Portallösning för projektarbete  Case 2 – Extranät för distribution av nyheter och rapporter  Case 3 – Medborgarportal för Stockholms Läns Landsting  Case 4 – Ärendehantering

50 -50-© Modul 1 | Case 1 - Portallösning för projektarbete Modul 1 lett arbetet med att förverkliga ett genomgripande verksamhetsstöd för ett nordiskt företag EXEMPEL PÅ FUNKTIONER ILLUSTRATIONER •Projektplanering och uppföljning •Distribuerat projektarbete (flera länder) •Kunskapscenter •Processer •Finansiell prognostisering och uppföljning •CRM – Kund och kontaktvård

51 -51-© Modul 1 | Case 1 - Portallösning för projektarbete Visionen hos kunden var att införa ett nordiskt system som hade sin utgångspunkt i att förenkla för kunskapsarbetarna  Säkerställa att kunskapsdelning och återvinning blir effektiv så att ledtider kortas i de projekt kunden genomför  Effektivisera projektarbete i samnordiska projekt genom att underlätta åtkomst till projektspecifik information samt standardisera hur den lagras  Införa gemensamma processer för att driva projekt för att minska tex risken  Säkerställa att informationen är åtkomlig endast för dem som ska se den  Införa gemensam kunddatabas för att bli effektivare på marknaden

52 -52-© Modul 1 | Den tekniska infrastrukturen för Portalen utnyttjar en Microsoft-plattform för att på ett enkelt sätt passa in i det dagliga arbetet Case 1 - Portallösning för projektarbete  Infrastruktur – SPS 2003 för dokumenthantering – Active Directory + lagrade procedurer för säkerhet – Synkronisering mellan Exchange 2003 och CRM databas  Portalapplikationen agerar fokal punkt för projekt information, tex visas projektinformation i ett digital dashboard som innehåller – Mejl, task, och kalender – Dokument – Projektlänkar – Företagsnyheter  Tack vare att portalens säkerhetsmodell är implementerad i samtliga datakällor kan användarna välja att arbeta i portalen eller direkt mot källorna  Integration mellan Outlook och databasen via XML Event Sinks Web Parts Web Services Portalapplikation SharePoint Portal 2003 Exchange 2003 Stored Procedures SQL Server 2000 GPO DC Server

53 -53-© Modul 1 | Case 2 – Carnegie Edge 2.0 Edge är en portal för Carnegies institutionella kunder som sammanställer information från olika affärssystem  Personliserad information tack vare Microsofts SharePoint Services  Publicering av nyheter  Publicering och distribuering av rapporter  Uppdatering och publicering av nyckeltal, prognoser, och rekommendationer EXEMPEL PÅ FUNKTIONERILLUSTRATIONER

54 -54-© Modul 1 | Case 3 - Stockholms Läns Landsting (SLL) - Vårdguiden SLL implementerade en Portal i syfte att erbjuda alla invånare i Stockholm en samlingsplats för länets hälso- och sjukvård  Effektivt processtöd  Kostnadseffektiv systemintegration  Ökad tillgänglighet  Enkelt att hitta rätt hälso- och sjukvårdinformation, vårdmottagningar, läkemedel  Interaktiva kommunikationsmöjligheter för såväl invånare som vårdgivare  Möjlighet att boka/avboka läkarbesök, förnya recept  Möjlighet att ställa frågor till sjukvårdsrådgivningen FÖRDELAR EXEMPEL PÅ FUNKTIONERILLUSTRATIONER

55 -55-© Modul 1 | Case 4 - Ärendehantering Genom att kombinera InfoPath och SharePoint Services har Modul 1 effektiviserat sin bemanningsprocess  Inkommande ärenden registreras med hjälp av InfoPath  Ärendena spara i Bemanningsportalen (WSS)  Inför mötet distribueras informationen i Word (Smart dokument)  Under mötet uppdateras informationen via Excel  Kan anpassas till olika typer av ärendehantering

56 -56-© Modul 1 | Konkreta erbjudanden Relaterat till den här kampanjen vill Modul 1 erbjuda tjänster som kopplar Modul 1:s lösningsområden till Office Systems  Portaler Många organisationer har idag uppgraderat till Office 2003 och Windows Server ROI för den tagna investeringen kan höjas genom att utnyttja infrastrukturen för att effektivisera arbetet för företagets kunskapsarbetare. Modul 1 erbjuder att kostnadsfritt genomföra en 2-timmars workshop där vi diskuterar hur ett befintligt intranät kan migreras över till Windows SharePoint Services, hur dokumenthantering kan integreras i företagsportalen, samt vilka fördelar som ett införande av SharePoint Portal Server kan ge.  Beslutstöd Office 2003 ger nya möjligheter att presentera och arbeta med data från en organisations affärskritiska system. Modul 1 erbjuder att kostnadsfritt i en workshop visa hur Office Systems nya funktioner kan förenkla och förbättra beslutsfattandet genom att presentera hur Excel skulle kunna sammanställa information från några av kundens affärssystem.  Ärende- och dokumenthantering I och med Office 2003 har Microsoft lanserat den nya Office-produkten InfoPath. Modul 1 erbjuder att kostnadsfritt med kunden diskutera hur en utvald process kan förenklas och förbättras genom att implementera den med InfoPath, Windows SharePoint Services och BizTalk Server.

57 -57-© Modul 1 | Kontaktuppgifter Är detta intressant – kontakta gärna Modul 1! Sätter kompetens i system Mathias Ekman 0708 –

58 58 Om Signicom  Etablerades 1997, 16 personer, kontor i Stockholm  Specialister på Microsoft-baserad informationsteknologi  Nära samarbete med Microsoft i Sverige  Certifierad Microsoft GOLD Partner  Flest genomförda SPS-implementationer i Sverige  Många referenscase och PSO:er publicerad på MS-webben Signicom är specialiserade på Microsoft-baserade informationshanteringslösningar. Exempelvis dokumenthantering och företagsportaler. Affärsidén är att tillhandahålla spetskompetens inom detta område i kombination med starkt engagemang och fokus på affärsnytta.

59 59 Kunder

60 60 Vinnare av Net Awards 2004 i kategorin bästa Office System lösning med Vägverkets nya intranät! Vägverkets intranät ”Infarten” – en rollstyrd portal byggd på SPS och WSS 2003.

61 61 Referenscase: Vägverkets nya intranät – ”Infarten” är Sveriges största SPS/WSS-lösning för ca 5000 användare och omfattar bl a:  Intranätbaserad företagsportal med rollstyrd information  Dokument- och kvalitetssystem  Styr- och ledningssystem  Projekthantering och samarbete

62 62 Vägverket mål med ”Infarten”  Förena Vägverket – ett Vägverk  Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle  Stödja ett processorienterat arbetssätt  Underlätta samarbete och utbyte av kunskap  Ett intiutivt och enkelt arbetsredskap

63 63

64 64 Processportal för KSU ”Kärnkraftssäkerhet och Utbildning AB” - ett bolag inom Vattenfall.  Processportal - ett led i att styra verksamheten processorienterat  Dokumenthantering med workflow, digital signering av PDF:er mm  SPS 2003, WSS 2003, Office 2003 och Visio 2003  Plattform för vidare planerad utbyggnad  ca 200 användare

65 65 Nyheter/information som berör Process- arbetet Navigering i bilden Lösningen är utvecklad av:

66 66 Lösningen är utvecklad av:

67 67 Rollstyrt intranät för  Integrerat ärendehanteringssystem  Rollstyrt intranät med personliga sidor  Dokumenthantering  Resursbokning i Exchange  SPS 2003, WSS 2003 och Office 2003  Ca 150 användare  Integration med telefonhänvisningssystemet

68 68 Lösningen är utvecklad av:

69 69 Lösningen är utvecklad av:

70 70 Lösningen är utvecklad av:

71 71 Lösningen är utvecklad av:

72 72 Marknadsfrågor Björn Bemgård Tekniska frågor Peter Dietrich 08 – Kontakta gärna oss på Signicom för mer information

73 Effektivt intranät Kund: Exportrådet Problem: Att i en mycket distribuerad global miljö skapa engagemang och informationsspridning för effektivast möjliga arbetssätt Lösning: Ett intranät baserat på SharePointPortalServer med möjlighet att skapa lokala samarbetsgrupper. Resultat:Genom det nya intranätet har Exportrådet skapat både engagemang, samarbete och säkerhet i informationsspridningen. Intranätet är en stor framgång! Kontakt: Henrik Byström,

74 Kund: Kommuner i Sverige, Vallentuna, Nyköping, Gävle mfl. Problem: Möta medborgarnas krav på 24 timmarsmyndigheten och samtidigt minska sina kostnader för administration. Lösning: Införa dokument och ärendehantering baserat på.NET teknik från MS. Systemet innehåller stöd för dokumenthantering workflow och diarie. Resultat: Genom det nya systemet får kommunerna möjlighet att arbeta processstyrt och mer kvalitetssäkrat samtidigt som transparensen mot medborgarna ökas. Kontakt: Michael Lauridsen, 24-timmars myndigheten

75 Kund 1 Office 2003/SharePoint

76 Kundens krav Höga krav på kvalitet och på processer. Ett integrerat dokumenthanteringssystem. ISO-krav för bland annat arkivering, numrering och arbetsflöden. Intranät Arbetsflöde Effektivia sökmöjligheter

77 Lösningen Office 2003 SharePoint Portal Server Windows SharePoint Services.NET ärendehanteringsmotor Avancerad integration med Word Integration med andra verksamhetssystem Integration med tidrapporteringssystem

78 Iterativt arbete Projektet delades upp i 3 olika etapper. Förankring av funktionalitet genom “work shops” och “focus groups” Kontinuerliga avstämningar

79 Kontaktinfo Ibitec Charly Nijm,


Ladda ner ppt "Det effektiva offentliga kontoret. AgendaAgenda  Introduktion till Office System  Arbeta smidigare med e-post och kalender  Effektivare möten  Samarbeta."

Liknande presentationer


Google-annonser