2012-12-05 SIDAN 1 Kampanjrådgivning -gallring. Gallringsinventering våren 2012  Inventering av gallringsbeslut 1990 till idag  Fokus på: –Är beslutet.

En presentation över ämnet: "2012-12-05 SIDAN 1 Kampanjrådgivning -gallring. Gallringsinventering våren 2012  Inventering av gallringsbeslut 1990 till idag  Fokus på: –Är beslutet."— Presentationens avskrift:

1 2012-12-05 SIDAN 1 Kampanjrådgivning -gallring

2 Gallringsinventering våren 2012  Inventering av gallringsbeslut 1990 till idag  Fokus på: –Är beslutet helt eller delvis ersatt av generella beslut? –Är beslutet helt eller delvis ersatt av nya myndighetsspecifika beslut? –Har myndigheten upphört/slagits samman/gått isär? –Gäller gallringsbeslutet ett avgränsat material som har gallrats? –Sker mediakonvertering dvs. utskrift på papper? –Eventuella övriga oklarheter… 2012-11-06 SIDAN 2

3 2012-11-06 SIDAN 3 Resultatet…

4 2012-11-06 SIDAN 4

5 Hur använder ni dokumenten?  Rödmarkerade gallringsbeslut är helt inaktuella (med reservation att gallringen verkställts). Gula är delvis inaktuella/alternativt bör ses över av olika skäl. Gröna gallringsbeslut är helt aktuella i nuläget (2012), vissa gäller dock avgränsade material som ska gallras längre fram.  Vilka beslut gäller för min förvaltning?  Hur aktuella är besluten?  Har vi verkligen gallrat informationen som omfattas av beslutet?  Vad behöver ses över? 2014-06-25 SIDAN 5

6 2012-11-06 SIDAN 6 www.ssa.stockholm.se/kampanjradgivning

7  www.ssa.stockholm.se/beslut-om-gallring  Nu gallringsbeslut separat! 2012-11-06 SIDAN 7 Besluten på webben

8 2014-06-25 SIDAN 8

9 Hur går vi vidare? Exempel 1: S:t Erik Försäkring, ett myndighetsspecifikt beslut…  Gallringsbeslut 2003:05 är på många sätt inaktuellt.  Det finns numera generella gallringsbeslut för flera av handlingstyperna som tas upp, exempelvis bolagens ekonomihandlingar (2011:15).  Bolaget har förändrats och vissa handlingstyper är inte längre aktuella.  Begrepp används inte längre, exempel ”cederade”.  Tar ut den del som fortfarande är aktuell och stoppar in i nytt beslut. 2012-11-06 SIDAN 9

10 2014-06-25 SIDAN 10 Tas med i nytt beslut Ej aktuellt • 2003:13 • 2011:15 • 2007:12 • Handlingstypen finns ej längre

11 Ny framställan… 2014-06-25 SIDAN 11

12 Exempel 2  SISAB har tre gallringsbeslut som är myndighetsspecifika: –2001.02 Helt aktuellt: får gallra drifts och skötselinstruktioner. –2001.12 Ersätts till viss del av 20011.15, 2011.09, 2003.13 och 2008.04. –2008.04 Ersätts till viss del av 2011:15. –Rimligt att utgå från2008:04  –Ett fåtal handlingar i de andra besluten inkluderas. –Samt inkludera övrig information som ej är bevarandevärd i verksamheten… –Ett samlat beslut. 2014-06-25 SIDAN 12

13 Exempel 3 Revisionskontoret, ett myndighetsspecifikt beslut…  Gallringsbeslut 2007:07, gäller fortfarande helt.  MEN, beslutet specificerar en hantering som inte längre förekommer ”Alla handlingar i grundakt/årsakt”, leder till oklarhet.  Flera liknande handlingstyper har dykt upp…  Tar med hela beslutet men utvecklar och lägger till de nya handlingarna. 2014-06-25 SIDAN 13

14 Det nya beslutet…  Information från den ursprungliga gallringsframställan och gallringsbeslutet bakas in i det nya beslutet.  Bra tillfälle att se över om det inte finns mer information som kan inkluderas i gallringsbeslutet.  System som ska anslutas till Stockholms Stads E-arkiv?  Informationsvärdering ett löpande arbete…. Vad vill vi egentligen bevara? 2014-06-25 SIDAN 14

15 Lärdomar från projekt…  Beskriv informationen tillräckligt för att gardera för namnbyten.  Fokusera på informationen inte medium.  Baka in information som hanteras löpande i ett beslut.  Hantera beslut för ett avgränsat material separat. 2014-06-25 SIDAN 15