Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 1 Arkivredovisning - klassificera, beskriva och registrera Britt-Marie Östholm, Torbjörn Hörnfeldt, Agneta Mann.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 1 Arkivredovisning - klassificera, beskriva och registrera Britt-Marie Östholm, Torbjörn Hörnfeldt, Agneta Mann."— Presentationens avskrift:

1 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 1 Arkivredovisning - klassificera, beskriva och registrera Britt-Marie Östholm, Torbjörn Hörnfeldt, Agneta Mann

2 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 2 Varför förändring? •Förändringsbehovet känt sedan årtionden –upprepade initiativ till ändring –en tillämpning av en princip - som stelnat till regel –arkivmyndigheterna har prioriterat kontinuiteten •SATS-projektet (samordnad tillsyn, ) –stora brister i arkivredovisningen –görs endast för arkivmyndigheterna –arkivförteckningen svårförståelig för personal och allmänhet –istället används diariet och andra sökingångar A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier D Register och liggare EInkomna handlingar FHandlingar ordnade efter ämne GRäkenskaper ÖÖvriga handlingar

3 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 3 Förändringsbehovet var nu oemotsägeligt •Projektet INFOTEK-RED (Informationsteknologin och myndig- heterna) tillsattes1997 –enkäter till olika målgrupper stärkte projektets uppfattning –det bidrog till att grundtankar för arbetet kunde slås fast –dessvärre flera avbrott pga av arbetet med lagstiftning •NAP (Nya arkivprinciper) från 2004 –kunde kanske heta Gamla arkivprinciper - åter till proveniensprincipen!

4 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 4 Arkivlagen inget hinder för förändring •Arkivbeskrivning: –kortfattat om verksamheten –samband mellan verksamhet och handlingar –inskränkningar i tillgängligheten (sekretess, gallring) –vilka arkiv som myndigheten förvarar –vilka som har ansvar för arkivet •Arkivförteckning: –systematisk förteckning –praktiskt och detaljerat sökmedel –inventarieförteckning

5 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 5 Grundtankar - 1 •Arkivredovisningen bör ske enligt en struktur som representerar verksamheten –har utvecklats till processynsätt •Det bör framgå hur handlingar kommer in till och upprättas hos myndigheten - oberoende av medium –dvs även e-handlingar och databaser redovisas från ett verksam- hets/processperspektiv –”färdiga handlingar” 2 kap. 3 § TF

6 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 6 Grundtankar - 2 •Den notation som väljs får inte begränsa förvaltning och utveckling av strukturen •Arkivet bör beskrivas på samtliga nivåer i strukturen, och det bör fastställas vilka uppgifter som skall anges för varje nivå - dock minimikrav i RA-FS, resten frivilligt •Arkivredovisningen skall vara kompatibel med de standarder som finns nationellt och internationellt

7 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 7 Grundtankar - 3 •Arkivredovisningen bör integreras med myndighetens övriga system för informationshantering –ärende- och dokumenthantering –tillför processperspektiv, ersätter dossierplan •Sambandet mellan handlingarna och arkivets fysiska enheter skall kunna upprätthållas över tiden –utan att det hindrar förändringar avseende indelningen i fysiska enheter konvertering, dubbla arkivexemplar osv

8 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 8 Förenklat kan sägas att vi... •går från krav på självständiga instrument (arkivbeskrivning och arkivförteckning) till krav på metadata i myndigheternas system för dokument- och ärendehantering •tillför ett processperspektiv till myndighetens övriga perspektiv, (objekt, geografisk belägenhet m.m.)

9 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 9 Arkivredovisningen bidrar till en öppen och effektiv e-förvaltning - 1 •Offentlighetsprincipen –möjliggör självbetjäning; handlingarnas ursprung i verksamheten tydliggörs; om man vet vad myndigheten gör kan man leta sig fram till handlingarna •Transparent och rättsäker handläggning –kompletterar 24-timmarsmyndighetens ”ett ärende – en kontakt; kan åskådliggöra hur man hämtar/lämnar uppgifter i myndighetsöverskridande handläggningsprocesser

10 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 10 Arkivredovisningen bidrar till en öppen och effektiv e-förvaltning - 2 •PSI-direktivet, Public Service Information (2003/98/EG) –offentliga sektorns information skall ha en god struktur och beskrivas så att den blir lättillgänglig för medborgare och företag för förädling •Effektivare dokument- och ärendehantering inte bara genom automatisering av vissa handläggningsprocesser (jfr Verva/ESV) –hela hanteringen och förvaltningen av dokument måste utgöra en stödprocess till verksamheten –nödvändigt med nytta för myndigheten

11 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 11 Myndigheterna vill använda den nya modellen •Bl.a följande myndigheter har beviljats dispens från redovisning i enlighet med det allmänna arkivschemat: - Centrala studiestödsnämnden - Forum för levande historia - Försäkringskassan (en del) - Inskrivningsmyndigheterna - Kronofogdemyndigheten - Läkemedelsförmånsnämnden - Premiepensionsmyndigheten - Skatteverket - Södertörns högskola - Tingsrätterna - Verket för innovationssystem - Åklagarmyndigheten

12 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 12 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

13 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 13 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

14 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 14 Arkivredovisningens funktion •Uppgifterna skall göra det möjligt –att förstå sambanden mellan verksamheten och handlingarna –att överblicka handlingarna –att söka och ta fram handlingarna –att hantera och förvalta handlingarna

15 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 15 Tillgänglighet •Uppgifterna skall vara lätta att få tillgång till – för allmänheten och myndighetens personal •Uppgifterna bör finnas på intern och extern webb –tillgänglighet till önskad nivå i strukturen –undantag om sekretess eller integritet –undantag för fysiska enheter av säkerhetsskäl •Även uppgifter om ansvar för arkiv och registratur bör finnas på webben

16 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 16 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

17 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 17 Uppgifter om myndigheten •organisation (arkivbildaren) –myndighetens identitet (hos arkivmyndighet) –myndighetens namn –tidsomfattning – begynnelseår (och slutår) •verksamhet och styrande dokument –kortfattad beskrivning av verksamheten (kan kompletteras med övergripande struktur, organisationsgraf m.m.) –hänvisning till instruktion, lagstiftning och andra styrande dokument •arkiv hos myndigheten –egna arkivet (t.ex. införlivade handlingar) –arkiv som har överlämnats till myndigheten

18 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 18 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

19 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 19 Verksamhetsstruktur (klassifikationsplan) •Myndigheten skall fastställa en struktur för klassificering av de allmänna handlingarna •Strukturen skall representera verksamheten: –översta nivån – verksamhetsområden –nedersta nivån – processer –vid behov mellannivåer

20 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 20 Verksamhetsområde och processer •Verksamhetsområden –indelning som används för planering och redovisning av verksamheten •Process –ett återkommande mönster av aktiviteter som har ett gemensamt objekt vilket under processens gång tillförs ett mervärde

21 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 21 Presentation grafiskt och som en förteckning 3Arbeta för en god arkivhantering Normera arkivverksamhet Utarbeta generella regler (RA-FS) Handlägga myndig- hetsspecifika regler (RA-MS) 3.3.3Handlägga remisser/ ärenden/som rör normeringsområdet

22 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 22 RA-FS:en reglerar inte hur man skapar strukturen •Inventera verksamheter (även handlingar) –använd styrande dokument –intervjua verksamhetsansvariga •Använd modeller (mål - processer – begrepp m.m.)

23 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 23 Man kan utgå från styrande dokument

24 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 24 Man kan utgå från mål

25 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 25 Man kan utgå från processer

26 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 26 Man kan reda ut begrepp

27 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 27 Flera metoder kan användas för att skapa en hållbar struktur

28 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 28 Presentation grafiskt och som en förteckning 3Arbeta för en god arkivhantering Normera arkivverksamhet Utarbeta generella regler (RA-FS) Handlägga myndig- hetsspecifika regler (RA-MS) 3.3.3Handlägga remisser/ ärenden/som rör normeringsområdet

29 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 29 Uppgifter om strukturen och dess delar •Följande uppgifter skall finnas –om planen som helhet: •Identitet •namn •tidpunkt för fastställande •giltighetstid –om planens delar (verksamhetsområde, process): •identitet •namn •giltighetstid (om avvikande från planen)

30 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 30 Regler om strukturen •Identiteterna i strukturen utgörs av en numerisk kod som skapas genom –punktnotation: (undvik decimalnotation: 1034) •Vid ändring: –delar i planen får avslutas och nya läggas till –den numeriska koden får inte återanvändas •Ny struktur: –om överskådligt –sambanden säkerställs

31 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 31 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

32 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 32 •Uppgifter om processen: –identitetsbeteckning (enligt klassifikationsplanen) –namn, (enligt klassifikationsplanen) –processens objekt –vad som initierar processen –vad som avslutar processen –vilka aktiviteter som ingår i processen Beskrivning av processen

33 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 33 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

34 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 34 Uppgifter om handlingar i processen •Föra att visa sambanden med processen skall anges: –identitetsbeteckning –namn –hur handlingar hämtas från och lämnas till arkivet under processens gång •Som underlag för åtkomst och presentation skall anges: –hur handlingarna är organiserade, sökingångar –begränsningar i tillgängligheten genom gallring, sekretess, integritet

35 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 35 Uppgifter om sammanställningar •För handlingar som utgörs av sammanställningar som hämtas från och lämnas till IT-system skall följande uppgifter anges –vilka uppgifter som ingår i sammanställningen –hur uppgifterna skall presenteras (text och grafiskt) •Ett processperspektiv på IT-systemen •Beskrivningen dokumenterar tillgängligheten till handlingarna – som det var

36 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 36 Grafiska beskrivningar görs för att tydliggöra sambandet mellan process och handlingar Beskrivning av processer och handlingar

37 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 37 Uppgifter för samordning av arkivredovisning och ”diarier” •Vid registrering på ärende- och handlingsnivå, i enlighet med 15 kap. 1-2 §§ sekretesslagen, bör identitetsbeteckning i enlighet med klassificeringsstrukturen anges (ersätter dossierplan) •Även andra uppgifter om handlingarna bör hämtas från kontrollerade vokabulärer (t.ex. ämne, objekt, geografisk belägenhet, handlingstyp)

38 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 38 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

39 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 39 Fysiska enheter •Om förvaringsenhet –identitet (t.ex. löpnummer eller löpnummer per år) –typ av förvaringsmedel (t.ex. arkivbox, aluminiumburk) –förvaringsplats (datorhall/server, arkivlokal/hylla, klimatarkiv) –omfattning (ingående handlingar, tidsomfattning) •Om databärare (vid behov) –identitet –typ av databärare –förvaringsplats –omfattning

40 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 40 Uppgifter för hantering och förvaltning •Därutöver uppgifter som behövs för –att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas, i enlighet med Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter

41 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 41 Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden

42 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 42 Samband över tiden •Sambanden mellan handlingar och fysiska enheter skall upprätthållas så att handlingarna kan återsökas och presenteras över tiden

43 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 43 NAP - tidplan •internutbildning nov april 2007 •informationjan juni 2008 •fortsatt arbete med jan - sept 2007 modell, begrepp mm •förslag till regler i punktform maj 2007 •interna diskussionermaj – sept 2007 (möten, e-post mm) •intern- och externremissokt jan 2008 •ikraftträdande1 juli 2008 •övergångstid (åtminstone en plan)1 juli 2010

44 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 44 Projekten •NAP - Nya ArkivPrinciper •ARES - ArkivRedovisningens Element och Struktur •PRO-ARK-KOMP - PROcessorienterad ARKivredovisning - KOMPetensutveckling

45 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 45


Ladda ner ppt "Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP) 1 Arkivredovisning - klassificera, beskriva och registrera Britt-Marie Östholm, Torbjörn Hörnfeldt, Agneta Mann."

Liknande presentationer


Google-annonser