Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Projektplanering/Projektorganisation Ulf Hedestig Institutionen för Informatik Umeå Universitet.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Projektplanering/Projektorganisation Ulf Hedestig Institutionen för Informatik Umeå Universitet."— Presentationens avskrift:

1 Projektplanering/Projektorganisation Ulf Hedestig Institutionen för Informatik Umeå Universitet

2 Projektplanering •Utgångspunkten är projektlivscykeln – Förstudie (Projektinitiering) – Projektplan – Genomförandefas – Avslutning •Denna genomgång kommer bara att fokusera på aktiviteter som är knutna till de två första faserna

3 Projektplanering •Förstudie –Syftet är att ta fram underlag för beslut rörande projektet. Kan innehålla följande aktiviteter •informationsinsamling inom den egna verksamheten •litteratursökning, inte minst på Internet (kan även gälla lagregler o.dyl) •marknadsstudier, ev. inklusive benchmarking •idéinventering och bedömning (värdeanalys) •kravspecifikation •lönsamhetsanalys, kalkyl •riskanalys och •slutrapport med rekommendationer

4 Projektplanering •Projektplan –under denna fas fattas huvuddelen av de beslut som sedermera styr projektarbetet –Ingående aktiviteter: •Sammanfatta förstudien för samtliga som verkar komma att beröras •Gör ett första förslag till målformulering, åtminstone innehållande vilka typer av mål som skall sättas och hur de kan formuleras. Leta referensprojekt •Gör en riskanalys •Försök att hitta någon struktur för aktivitetsplaneringen och gör en första aktivitetslista •Lista preliminärt de resurstyper denna aktivitetsplanering kräver. Gör samma bedömning av kostnadsslag •Försök utifrån aktivitetslistan göra en första tidplan •Ge förslag till projektorganisation •Bestäm redan nu hur dokumentationsrutiner skall se ut

5 Projektplanering •I ett projekt handlar det om att leverera önskat resultat i rätt tid med rätt resursförbrukning

6 Projektplanering •Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) –Arbetsmoment (work packages) •Projekt delas upp i moment. Omfattningen av dessa arbetspaket skall vara sådan att det är möjligt att uppskatta hur mycket arbetstid som krävs för att utföra arbetet i respektive arbetspaket. –Arbets- och kalendertid •I projekt skiljer man på arbetstid (dvs hur lång tid det tar att göra ett visst moment) och kalendertid (när aktiviteten sker) •En litteratursökning via UB kan ta ca 30 minuter att göra men kan ske lite beroende på när man har tid och resurser att göra detta på.

7 Projektplanering •Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) –Resursmatris •När man har fått fram vilka arbetsmoment projektet har och vilka tidskrav respektive aktivitet har, kommer man in i nästa fas, nämligen att överföra detta till kalendertid, dvs när olika aktiviteter skall utföras. Till detta ändamål har man en resurskartläggning som visar på när och hur mycket tid var och en i projektet jobbar Person1/12/13/14/15/16/17/1 Jan888--44 Karin-84448- Joel8-8844

8 Projektplanering •Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) –Gantt-schema •Tillsammans med arbetsmomenten och resursmatrisen kan man göra ett schema för hur de olika aktiviteterna ska fördelas över projekttiden. Den mest vanliga varianten är Gantt-schemat som är ett stapeldiagram som representeras av aktiviteter på ena stapeln och motsvarande stapel redovisar tidsskala.

9 Projektplanering •Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) –Gantt-schema •Uppfanns av Henry Gantt i början av 1900-talet när han planerade för verkstadsindustrin •Nackdelen med Gantt-schemat har varit att det inte anger beroendeförhållanden mellan aktiviteterna, dvs om aktiviteter kan startas parallellt eller om man måste invänta resultat från en aktivitet för att kunna påbörja en ny aktivitet. •Lösningen på detta var att arbeta med PERT-diagram

10 Projektplanering •Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) –PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) •I ett PERT börjar man från vänster med noll-aktivitet (start) •Sedan analyseras vilka aktiviteter som kan börja samtidigt samt vilka beroendeförhållanden som råder •Tid anges i kalendertid (inte i persontid) •Därefter identifieras den kritiska linjen, dvs den väg som tar längst tid

11 Projektplanering –PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) •Den kritiska linjen styr alltså projektets slutdatum –Vill man förkorta projektets genomförandetid är det på den kritiska linjen man måste fokusera. Övriga delar påverkar inte sluttiden –Man kan sammanföra PERT med Gantt till ett gemensamt schema

12 Projektplanering •Övning med PERT: Projekt att skriva C-uppsats •Work breakdown structure –1 Uppsatsförslag, 2 dgr –2. Litteratursökning 5 dgr –3. Intervjuer, 4 dgr –4. Fallbeskrivningar, observationer 4 dgr –5. Transkribering intervjuer m m 8 dgr –6. Samla in material, fotografier, rita tabeller etc 7 dgr –7. Skriva texten, 20 dgr –8. Layout och design 3 dgr –9. Tryckning, 1 dgr –10. Opposition, review studenter 5 dgr –11. Uppsatsbedömning – lärare, 6 dgr –12. Sista justering av texten, 3 dgr –13. Skapa ett tryckex, 1 dgr –14. Tryckning och bindning 2 dgr

13 Typical Project workplan (man- months) WP1WP2WP3WP4WP5WP6 P1104418 P222222212 P333 P41222 28 P5142319 P6521118 P766 Total1218238358104

14 Typical Project workplan (man- months) WP1WP2WP3WP4WP5WP6 P1104418 P222222212 P333 P41222 28 P5142319 P6521118 P766 Total1218238358104

15 Projektplanering •Milstolpeplan –Vid en milstolpeplan tar man fram viktiga händelser i projektet och sammanställer dem i en lista. Stolparna ska definieras noga så att alla vet exakt vad som förväntas för att milstolpen ska vara uppfylld. Den ska bestå av vad som ska vara klart, när det ska vara klart och vilken resursförbrukning som är planerad för att nå dit NrBeskrivningPlanerad färdig Resurs- förbruk. Verkligt Färdig Verklig resursförbruk. 1Litteratursökning07050156 tim 2Intervjuer case07051532 tim 3Skriva text070530120 tim

16 Projektplanering •Riskanalys –Vissa typer kan vara generella men deras sannolikheter eller konsekvenser är ofta speciella för projektet. Generella kan vara; förseningar, fördyringar, avhopp, felräkningar, slarv –Risker ska bedömas efter konsekvens och sannolikhet •Katastrofal, allvarlig, lindrig…. •Mycket sannolik, möjligt, osannolikt… –Ett sätt bedöma risker är att upprätta en risktabell där varje problem bedöms på en skala 1-5, avseende sannolikhet och konsekvens. Risktalet är produkten av värdena multipliceras vilket blir värden mellan 1-25. Risktal som är större än t ex 16 måste man ta extra hänsyn till

17 Projektplanering •Riskanalys HändelseSannolikhetKonsekvensRisktalÅtgärd: Sannolikhet Åtgärd: Konsekvens Intervjuerna kan inte genomföras 5420Skifta målgrupp och intervjua studenter Lägg in glapp i tidsschemat innan kritiska händelser Sjukdom3412 Samordnings- problem 5420Välj multikunniga Välj multi- kunniga

18 Projektplanering •Ansvarsplan –För att slippa oklar ansvarsfördelning tas en ansvarsplan fram. Här anges vems som är ansvarig för vad och vilka som ska arbeta med denna. AktivitetAnsvarigDeltar LitteratursökningGöran,Karin Intervjuer caseKarinGöran, Sven Skriva textSvenKarin, Göran

19 Budget Kostnadsbudget Budgetår 20082009201020112008-2011 Antal mån 612 6 Löner (inkl. LKP o antal mån)Mån.lön % *789 5011 253 9501 176 8081 198 4854 418 743 Kalle Karlsson3750010%3487571842,57393557020,625237673,125 Anders Svensson31 70040%117 924242 923187 499321 343869 690 Bertil Svensson32 70040%121 644156 617193 414331 480803 155 Anna Karlsson27 50025%63 9380069 692133 629 Siv Andersson (projled)42 00020%78120160927,2165614,485150,8489812,4 Tobbe Karlsson40 00020%7200014832015264078480451440 Sven Svensson40 00020%7200014832015264078480451440 Kurt Larsson60 00010%540000058860112860 Styrgrupp ( 6 personer) ca 80 tim/år o person99 000175 000325 000 175 0001 000 000 Utrustning30 00010 0000040 000 Mtrl och drift19 80010 000 49 800 Resor75 00080 00086 00089 000330 000 Övrigt40 00020 00030 25730 000120 257 Delsumma:954 3011 374 0001 377 0001 384 5065 089 807 Overhead/ Lokaler ( 35%)245 700316 000313 000317 0001 191 700 Totalsumma 1 200 0011 690 000 1 701 5066 281 507 En budget baseras på beräknade kostnader för de resurser som behövs för att uppnå målet med projektet -Ert projekt: 12 personer à 70% = 1680 tim = manår = 840’ SEK (500kr/tim)

20 Budget En budget kan också ”skära” på annat led och beskriva hur mycket projektet kostar utifrån respektive workpackage. Nedanstående beskriver hur lönemedel sprids ut på resp aktivitet

21 ulf.hedestig@informatik.umu.se micke@informatik.umu.se


Ladda ner ppt "Projektplanering/Projektorganisation Ulf Hedestig Institutionen för Informatik Umeå Universitet."

Liknande presentationer


Google-annonser