Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Projektplanering/Projektorganisation

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Projektplanering/Projektorganisation"— Presentationens avskrift:

1 Projektplanering/Projektorganisation
Ulf Hedestig Institutionen för Informatik Umeå Universitet

2 Projektplanering Utgångspunkten är projektlivscykeln
Förstudie (Projektinitiering) Projektplan Genomförandefas Avslutning Denna genomgång kommer bara att fokusera på aktiviteter som är knutna till de två första faserna

3 Projektplanering Förstudie
Syftet är att ta fram underlag för beslut rörande projektet. Kan innehålla följande aktiviteter informationsinsamling inom den egna verksamheten litteratursökning, inte minst på Internet (kan även gälla lagregler o.dyl) marknadsstudier, ev. inklusive benchmarking idéinventering och bedömning (värdeanalys) kravspecifikation lönsamhetsanalys, kalkyl riskanalys och slutrapport med rekommendationer

4 Projektplanering Projektplan
under denna fas fattas huvuddelen av de beslut som sedermera styr projektarbetet Ingående aktiviteter: Sammanfatta förstudien för samtliga som verkar komma att beröras Gör ett första förslag till målformulering, åtminstone innehållande vilka typer av mål som skall sättas och hur de kan formuleras. Leta referensprojekt Gör en riskanalys Försök att hitta någon struktur för aktivitetsplaneringen och gör en första aktivitetslista Lista preliminärt de resurstyper denna aktivitetsplanering kräver. Gör samma bedömning av kostnadsslag Försök utifrån aktivitetslistan göra en första tidplan Ge förslag till projektorganisation Bestäm redan nu hur dokumentationsrutiner skall se ut

5 Projektplanering I ett projekt handlar det om att leverera önskat resultat i rätt tid med rätt resursförbrukning

6 Projektplanering Arbetsnedbrytning (work breakdown structure)
Arbetsmoment (work packages) Projekt delas upp i moment. Omfattningen av dessa arbetspaket skall vara sådan att det är möjligt att uppskatta hur mycket arbetstid som krävs för att utföra arbetet i respektive arbetspaket. Arbets- och kalendertid I projekt skiljer man på arbetstid (dvs hur lång tid det tar att göra ett visst moment) och kalendertid (när aktiviteten sker) En litteratursökning via UB kan ta ca 30 minuter att göra men kan ske lite beroende på när man har tid och resurser att göra detta på.

7 Projektplanering Arbetsnedbrytning (work breakdown structure)
Resursmatris När man har fått fram vilka arbetsmoment projektet har och vilka tidskrav respektive aktivitet har, kommer man in i nästa fas, nämligen att överföra detta till kalendertid, dvs när olika aktiviteter skall utföras. Till detta ändamål har man en resurskartläggning som visar på när och hur mycket tid var och en i projektet jobbar Person 1/1 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1 7/1 Jan 8 - 4 Karin Joel

8 Projektplanering Arbetsnedbrytning (work breakdown structure)
Gantt-schema Tillsammans med arbetsmomenten och resursmatrisen kan man göra ett schema för hur de olika aktiviteterna ska fördelas över projekttiden. Den mest vanliga varianten är Gantt-schemat som är ett stapeldiagram som representeras av aktiviteter på ena stapeln och motsvarande stapel redovisar tidsskala.

9 Projektplanering Arbetsnedbrytning (work breakdown structure)
Gantt-schema Uppfanns av Henry Gantt i början av 1900-talet när han planerade för verkstadsindustrin Nackdelen med Gantt-schemat har varit att det inte anger beroendeförhållanden mellan aktiviteterna, dvs om aktiviteter kan startas parallellt eller om man måste invänta resultat från en aktivitet för att kunna påbörja en ny aktivitet. Lösningen på detta var att arbeta med PERT-diagram

10 Projektplanering Arbetsnedbrytning (work breakdown structure)
PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) I ett PERT börjar man från vänster med noll-aktivitet (start) Sedan analyseras vilka aktiviteter som kan börja samtidigt samt vilka beroendeförhållanden som råder Tid anges i kalendertid (inte i persontid) Därefter identifieras den kritiska linjen, dvs den väg som tar längst tid

11 Projektplanering PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) Den kritiska linjen styr alltså projektets slutdatum Vill man förkorta projektets genomförandetid är det på den kritiska linjen man måste fokusera. Övriga delar påverkar inte sluttiden Man kan sammanföra PERT med Gantt till ett gemensamt schema

12 Projektplanering Övning med PERT: Projekt att skriva C-uppsats
Work breakdown structure 1 Uppsatsförslag, 2 dgr 2. Litteratursökning 5 dgr 3. Intervjuer, 4 dgr 4. Fallbeskrivningar, observationer 4 dgr 5. Transkribering intervjuer m m 8 dgr 6. Samla in material, fotografier, rita tabeller etc 7 dgr 7. Skriva texten, 20 dgr 8. Layout och design 3 dgr 9. Tryckning, 1 dgr 10. Opposition, review studenter 5 dgr 11. Uppsatsbedömning – lärare, 6 dgr 12. Sista justering av texten, 3 dgr 13. Skapa ett tryckex, 1 dgr 14. Tryckning och bindning 2 dgr

13 Typical Project workplan (man-months)
WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 P1 10 4 18 P2 2 12 P3 3 P4 28 P5 14 19 P6 5 11 P7 6 Total 23 8 35 104

14 Typical Project workplan (man-months)
WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 P1 10 4 18 P2 2 12 P3 3 P4 28 P5 14 19 P6 5 11 P7 6 Total 23 8 35 104

15 Projektplanering Milstolpeplan
Vid en milstolpeplan tar man fram viktiga händelser i projektet och sammanställer dem i en lista. Stolparna ska definieras noga så att alla vet exakt vad som förväntas för att milstolpen ska vara uppfylld. Den ska bestå av vad som ska vara klart, när det ska vara klart och vilken resursförbrukning som är planerad för att nå dit Nr Beskrivning Planerad färdig Resurs-förbruk. Verkligt Färdig Verklig resursförbruk. 1 Litteratursökning 070501 56 tim 2 Intervjuer case 070515 32 tim 3 Skriva text 070530 120 tim

16 Projektplanering Riskanalys
Vissa typer kan vara generella men deras sannolikheter eller konsekvenser är ofta speciella för projektet. Generella kan vara; förseningar, fördyringar, avhopp, felräkningar, slarv Risker ska bedömas efter konsekvens och sannolikhet Katastrofal, allvarlig, lindrig…. Mycket sannolik, möjligt, osannolikt… Ett sätt bedöma risker är att upprätta en risktabell där varje problem bedöms på en skala 1-5, avseende sannolikhet och konsekvens. Risktalet är produkten av värdena multipliceras vilket blir värden mellan Risktal som är större än t ex 16 måste man ta extra hänsyn till

17 Projektplanering Riskanalys Händelse Sannolikhet Konsekvens Risktal
Åtgärd: Sannolikhet Åtgärd: Konsekvens Intervjuerna kan inte genomföras 5 4 20 Skifta målgrupp och intervjua studenter Lägg in glapp i tidsschemat innan kritiska händelser Sjukdom 3 12 Samordnings-problem Välj multikunniga Välj multi-kunniga

18 Projektplanering Ansvarsplan
För att slippa oklar ansvarsfördelning tas en ansvarsplan fram. Här anges vems som är ansvarig för vad och vilka som ska arbeta med denna. Aktivitet Ansvarig Deltar Litteratursökning Göran, Karin Intervjuer case Göran, Sven Skriva text Sven Karin, Göran

19 Budget En budget baseras på beräknade kostnader för de resurser som behövs för att uppnå målet med projektet Ert projekt: 12 personer à 70% = 1680 tim = manår = 840’ SEK (500kr/tim) Kostnadsbudget Budgetår 2008 2009 2010 2011 Antal mån 6 12 Löner (inkl. LKP o antal mån) Mån.lön % * 789 501 1 253 950 1 176 808 1 198 485 4 418 743 Kalle Karlsson 37500 10% 34875 71842,5 73935 57020,625 237673,125 Anders Svensson 31 700 40% 117 924 242 923 187 499 321 343 869 690 Bertil Svensson 32 700 121 644 156 617 193 414 331 480 803 155 Anna Karlsson 27 500 25% 63 938 69 692 133 629 Siv Andersson (projled) 42 000 20% 78120 160927,2 165614,4 85150,8 489812,4 Tobbe Karlsson 40 000 72000 148320 152640 78480 451440 Sven Svensson Kurt Larsson 60 000 54000 58860 112860 Styrgrupp ( 6 personer) ca 80 tim/år o person 99 000 175 000 325 000 1 000 000 Utrustning 30 000 10 000 Mtrl och drift 19 800 49 800 Resor 75 000 80 000 86 000 89 000 330 000 Övrigt 20 000 30 257 120 257 Delsumma: 954 301 1 374 000 1 377 000 1 384 506 5 089 807 Overhead/ Lokaler ( 35%) 245 700 316 000 313 000 317 000 1 191 700 Totalsumma 1 200 001 1 690 000 1 701 506 6 281 507

20 Budget En budget kan också ”skära” på annat led och beskriva hur
mycket projektet kostar utifrån respektive workpackage. Nedanstående beskriver hur lönemedel sprids ut på resp aktivitet

21


Ladda ner ppt "Projektplanering/Projektorganisation"

Liknande presentationer


Google-annonser