Den koordinerande funktionen (KPS)

En presentation över ämnet: "Den koordinerande funktionen (KPS)"— Presentationens avskrift:

1 Den koordinerande funktionen (KPS)
stödjande och sammanhållande roll i förhållande till de regionala processtöden (nätverksträffar för erfarenhetsutbyte, löpande enskilda kontakter/möten, infoöverföring, gemensam informations- och resursbank under uppbyggnad) uppföljning/utvärdering av genomförda stödaktiviteter Kvalitetssäkring - gemensam metodutveckling, utbildning mm samordning av PPS i samband med interregionala initiativ, nationella utlysningar mm.

2 Processtöd för projektutveckling (PPS)
UPPDRAGET PPS – INSATSER (Lägesrapport + uppdatering 2010) ”UTVECKLINGSOMRÅDEN” OCH FÖRSLAG

3 UPPDRAGET De regionala processtöden ska ”fungera som ett stöd i processen att forma idéer till projekt och tillhandahålla metoder via ett strukturerat projektplaneringsverktyg.” Andra villkor/förutsättningar, bland annat 1 – 24 timmar per ”uppdrag”, inga volymgarantier, efterfrågestyrt (i första hand) eller uppsökande utifrån identifierade behov, omfattning beslutas av ESF rådets regionala chef. Årlig arbetsplan ska godkännss av Svenska ESF-rådet senast den 30 okt. Arbetet ska baseras på en dialog med det regionala ESF-rådet och SFP i respektive region syftande till att sätta upp mål för och följa upp om insatserna med processtöd för projektutveckling har givit önskad effekt i relation till dessa mål. Leverantören förutsätts även ge löpande återföring till uppdragsgivaren av sådan information som kan visa på behov av justeringar av arbetet. Börja med uppdraget - viktigt att den finns med när vi diskuterar hur det motsvarar regionernas och projektaktörernas/projektägarnas verkliga behov? Något som är en del av den större fråga som handlar om hela stödapparatens ändamålsenlighet. I färd med att sammanställa lista ….

4 1:a rankade leverantörer:
REGIONALA PROCESSTÖD FÖR PROJEKTUTVECKLING REGION: 1:a rankade leverantörer: Övre Norrland European Minds AB Mellersta Norrland Serus ek för Norra Mellansverige Östra Mellansverige Stockholm Sensus (regionalt projekt) Arbetsmiljöforum Småland och Öarna Västsverige Norlin & Partners Sydsverige Region Skåne Avtal med 2:a och 3:e-rankade? Samverkan över regiongränser? Kapacitetsfrågorna

5 DET FÖRSTA ÅRET Start under pågående program; stort antal förprojekteringar (pågående eller genomförda och ”i kön”) och genomförande-projekt, senarelagda utlysningar Uppbyggnadsfas – reg. Skillnader, utveckling av uppdragsrelatio-nerna till ESF-rådet, samverkan med övriga PS + Tema-grupper .. PA/PÄ - begränsade kunskaper om PSS (ibland även ESF-kraven) PSS ofta in sent i processen (jmf enkät) Mindre än hälften av sommarens/höstens ansökningar 2009 föregicks av PS-kontakt Begränsat utrymme i regionala arbetsplaner/avtal för de uppsökande/proaktiva delarna av uppdraget Vissa efterfrågade insatser på marginalen av det gemensamma uppdraget

6 PSS-insatser Proaktiva/uppsökande/initierande aktiviteter*
Medverkan i gemensamma (ESF-rådet, övriga PS + temagrupper) informationsinsatser, workshops mm Öppna utbildningar för projektaktörer Efterfrågestyrt stöd till projektaktörer/ansökare i anslutning till utlysningar Förprojekteringar kontaktats o erbjudits stöd (utifrån ESF-rådets lista och inför utlysningar) Uppföljning med projekt som fått avslag Stöd till genomförandeprojekt i inledningsfas som ESF-rådet bedömt behöva hjälp för att komma igång/vidare, styra tillbaka mot uppsatta mål mm Stöd vid rekvisitioner

7 1:a halvåret 2010 (kort lägesrapport i sept.)
Ökat antal kundkontakter (nya och ”gamla”) Proaktiva insatser i fler regioner, även sista minuten-stöd, ”handledning” mm Utveckling av samordning/samarbete mellan processtöden (även Temagrupper) och i förhållande till ESF-rådet I ny lägesrapport…Utvecklad beskrivning (jmf tidigare) av avropbara tjänster inkl. former för (gemensam) uppföljning av gjorda insatser. Översyn i förhållande till gemensam uppdragsbeskrivning o regionala avtal/planer + resursramar och alternativa arbetsformer.

8 Hur bedöma utfall/resultat/effekter av PPS ?
90%-målet (laglighetsprövningen) … begränsat mått …och ”tolkningsproblem” - i utgångsläget stora skillnader mellan regioner/samordnare/PO - ofta sena och begränsade PSS-insatser - beslutet att lämna in en ansökan är idé-/projektägarens - stöd till PA som valt att gå vidare på annat sätt Genomgång av avslagsärenden visar på vikten av gemensam (även J o. T) uppföljning i anslutning till genomförda utlysningar. Sker i varierande former/utsträckning. Standardupplägg möjligt/önskvärt (?)

9 Utfall av ESF-rådets laglighetsprövning och SFPs priori- teringar, samtliga behandlade ansökningar t.o.m. januari 2010. SFP blivit mer avgörande … frågor om hur man tydligare ska styra projekt mot bidrag till regional utveckling (ansökan… - fanns i gamla VM3)

10 ”Utvecklings-/förbättringsområden”
Stöd för transnationalitet (och innovativitet) Fortsatt utveckling av LFA/PCM + kompletterande insatser (panelförfaranden mm) Planering för lärande utvärdering (och kompletterande ansatser) Stöd för ansökan mm (inkl blanketter o handledning) mm Samordning/samverkan

11 Transnationellt projektsamarbete
Utgångsläget: Låg andel projekt med TN-budget* TN-projekt – främst vissa regioner och aktörer med tidigare TN-erfarenheter o kompetens + inom utlysningar med TN-krav ”Icke-fråga” på flera håll (regioner, SFP/regionala planer) Utveckling skett… TN fått ”egen plats” i flera regioners ”öppna program” och lyfts fram i större seminarier/konf. i flera regioner (Igår i Västerås!) Erfarenhetsutbyte, samordn. o kompetensutv. inom ESF (TKP) PPS bidrar till att lyfta TN som möjlighet Infomtrl andelen projekt med TN-budget ökar .. - 31/7 2009 1/ /7 2010 PO1-G 9% 12% PO2-G 20% 42%

12 (Toolkit for partner search …)
MS ANTAL REG AUG 2010 FÖRÄNDR fr JAN 2010 Italien 386 +14 Tyskland 275 +28 Spanien 236 +11 Grekland 154 Polen 128 +42 Frankrike 111 +5 Storbritannien 106 Portugal 82 Tjeckien 63 +2 Sverige 47 +26 Österrike 43 +1 Belgien 32 Rumänien 28 +23 Finland 26 ? MS ANTAL REG AUG 2010 FÖRÄNDR fr JAN 2010 Estland 23 +2 Holland 20 Slovakien 19 Slovenien 17 +1 Ungern 16 Bulgarien 15 Irland 14 Litauen Danmark 10 Malta 9 Cypern 7 Lettland 3 Luxemburg 1 TOT 1885 +200

13 Men…ff stora skillnader mellan regionerna
Programområde 1 – Genomf. Programområde 2 – Genomf.

14 Förklaringar….. Kunskapsnivån TN sällan krav eller prioritetshöjande i utlysningarna Lång väg för dem som saknar tidigare TN erfarenheter Svårt väcka intresse för analys av möjliga vinster i sent skede av ansökningsprocessen Kraven från ESF (kunnat variera) Möjligheterna ibland tydliga först i genomförandefasen (budgetfråga) ….

15 …ideér o förslag Profilering av programmet i kommunikation och utlysningar (kampanj) – lyfta fram den europeiska dimensionen/sammanhanget Framtagning och spridning av info- och inspirationsmaterial Ökad tydlighet vad gäller krav o möjligheter (ESF-rådet och processtöden) Lyfta möjligheter att kombinera ESF med övriga program (finns exempel) Stöd för att etablera TN partnerskap, på svensk nat el regional nivå (TLN) Gemensamma/synkade utlysningar o tematiska satsningar, nationella eller regionala utlysningar osv.

16 ESF-rådets strategi: Kunskap-Information-Verktyg För ett förstärkt transnationellt samarbete och social innovation i Europeiska socialfonden i Sverige Bred satsning på att stärka kunskap, kompetens o intresse (ESF-rådet/TKP, SFP, Processtöd, PA/PÄ …) Kopplingen till Social Innovation och 2020-perspektivet Regionala, nationella och europeiska nätverk och temagrupper Temagrupperna viktig roll Nätverksträffar och seminarier, nyhetsbrev och information på hemsida, tjänstemannautbyten och utbildn.insatser , Samarbete med andra myndigheter Informationsmaterial och handledning Verktyg och metoder Rapportering, goda exempel, system/policypåverkan, återkoppling . Utvärdering och validering Styrgrupp och arbetsgrupp …

17 LFA/PCM Utgångspunkter Erfarenheter
Viktig del i PPS´uppdrag att kunna ”tillhandahålla” .. Handlar om hela processen – från idéutveckling till genomförande och s/p Erfarenheter LFA bra verktyg men .. Man kommer ofta in för sent – många underskattar arbetet med ett utvecklingsprojekt Anpassning till att enskilda projekts/projektaktörers utgångsläge vid PSS-kontakten kan se så olika ut; Många ser inte utanför den egna verksamheten. Drivkrafterna bakom projekt(ansökningar) kan se mycket olika ut Viktigt gemensamt synsätt - PA/PÄ, PS och ESF-rådet

18 Utbildning, information mm
Utbildningsmaterial (PPT) – första version att fritt förfoga över och gemensamt utveckla - t.ex. genom tydligare lärandeperspektiv, metodstöd för LFA som modell för deltagande och att motverka missförstånd kring linjärt tänkande, trad. syn på utvärdering osv) för att i nästa steg lägga ut för allmän åtkomst Gemensam utbildning juni 2010 (samtliga processtöd) * ESF-anpassad LFA-skrift under framtagning Förslag kring utformningen av ansökan/handledning

19 Några bedömningar o förslag
Möjligheterna komma in tidigare i processen och nå fler (åtskilliga PA ”dyker upp” under de sista veckorna – eller inte alls) är bl.a. beroende av hur programmet och stödresurserna marknadsförs - allmänt och inför kommande utlysningar Förprojekteringar och genomförandeprojekt i mobiliseringsfas bör ”uppmanas”/anmodas utnyttja processtöden - jmf nat. utlysningar (”LFA workshop borde alla ha för att hamna rätt inför genomförande”) Kontrollstation/PS-dag inför genomförande, bl.a. för uppdatering – eller utarbetande - av projektplaner (även budget o finansiella flöden),fördjupning av riskanalys (utryckningar i senare skede kräver ofta ansenliga resurser), ”säkring” av projektledningskompetens, förankring i styrgruppen etc och vid behov erbjudande om riktat stöd - t.ex. utbildning för PL o ev andra nyckelpersoner.

20 Strategisk påverkan Idé att – som del i en satsning på att förstärka projektens/programmets strategiska påverkan - bygga vidare på erfarenheter från Equal (Portugal, Tjeckien, Flandern) kring ”validering” av projektens resultat/produkter Utveckla panelförfarande (valideringssessioner) bl.a. utifrån OCN-modellen (förankring o brett deltagande)

21 Stöd vid planering för lärande utvärdering
Utgångspunkter: Stöd viktigt redan vid planering/riggning o budgetering + upphandling. Och att förmedla tydlig bild av programmets krav och de krav/möjligheter som följer med en lärande utvärdering. Kompletterande utvärderingsinsatser (t.ex. ”socio-ekonomiska bokslut”) som del i planering för strategisk påverkan Styrgrupperna viktiga – och visar ofta stort intresse Utvärderingskompetens förutsätts finnas i de regionala processtöden - men angeläget att få in en utvärderare i så tidigt skede som möjligt Inriktning/önskemål: Utveckling av samordning/samverkan PPS och Spel kring kval stöd under ansökan och mob fasen (bl.a. utifrån SPeLs analys) Utveckling av befintligt stödmaterial

22 Samordning/samverkan mellan PS o TEMA-grupper …och i förhållande till ESF-rådet och SFP
Mycket pågår på regional nivå (där det i huvudsak måste ske…) Nationella PL/koordinatorer ESF-hk PA/PÄ-perspektivet styrande Optimal organisation? Onödigt mycket ”inåt-verksamhet”?