Genomgång av Processkartläggning NyPA Löneprocesserna Ovanåkers kommun

En presentation över ämnet: "Genomgång av Processkartläggning NyPA Löneprocesserna Ovanåkers kommun"— Presentationens avskrift:

1 Genomgång av Processkartläggning NyPA Löneprocesserna 2011-11-29 Ovanåkers kommun

2 Processkartläggning Kommunerna har tagit fram gemensamma processkartor, som beskriver önskat arbetssätt inom respektive område. Processerna ska utgöra ett effektivt och enhetligt sätt att arbeta i alla fyra kommuner.

3 I arbete med alla processer så har följande antagande gjorts:
Lagar, avtal och regelverk styr möjligheterna vid all rapportering i systemet Medarbetare rapporterar via självservice via självinstruerande gränssnitt Attestmöjligheter styrs utifrån attestförteckning Väl fungerande kopplingar till andra system är en förutsättning

4 Så här används våra processkartor:
Processkartorna beskriver grafiskt vårt önskade arbetssätt. Teckenförklaringar ses i denna grafiska beskrivning.

5 Genomgång Personal och löneavdelning har gemensamt gått igenom och aktualiserat löneprocesserna PA-processerna bemanning samt LAS gick också igenom. Övriga PA-processer är inte genomgångna. Förändringar i processerna markeras i respektive process med bakgrundsfärgen till denna bild. Vi kan konstatera att vi till stor del arbetar utifrån processerna, men att vi i vissa tillfällen valt ett annat arbetssätt eller ännu ej nåt arbetssättet som anges i processen.

6 Processkartläggning Löneadministration: Löneprocesserna är kartlagda och ritade av sakkunniga representanter från berörda kommuner, under ett flertal workshops under hösten Uppdrag var att kartlägga och dokumentera ett kommungemensamt önskeläge för de löneadministrativa processerna utifrån målsättningen så hög grad av självservice som möjligt. Följande processkartor ritades: PA-system Grunddatahantering Kartläggning av organisation Lön inkl ersättning: Registering av person och anställningsrelaterad information Tid och avvikelserapportering Sjukfrånvaro Hantering av resor och traktamente Tidrapportering timanställda Rapportering av underlag förtroendevalda Hantering av övriga uppdragstagare Avslut av anställning Lönekörning Hantering av anställds skuld Korrigering av lön Avstämning/redovisning Beräkning av uppehållslön/ferielön Semesterhantering Pensionshantering Hantering av förfrågningar/beslut myndigheter Administrera semesterlöneskuld/kompskuld

7 Kundkommunktion med Logica framförallt genom ServiceDesk/KAT-tjänst.
PA-system Organisationsbygge i system Kartläggning Definierad Verksamhet av organisation organisation Roller och Uppdaterat behörigheter system i system Verksamhetsstrategi Behörighet Nya versioner och Kundkommunktion med Logica framförallt genom ServiceDesk/KAT-tjänst. Våra kunder är anställda, chefer, KFS, Helsingevatten, Helsingenet, politiker etc. attesträtt Grunddatahantering Bygga själva? Grunddata Köpa? Kundkommunikation Utveckling Önskemål intressenter Utveckling och omvärldsbevakning sker av både oss i kommunen och Logica. PA-system: Mycket grov skiss över hur systemets ska uppdateras. Omvärldsbevakning Omvärldsanalys

8

9 Det är här grunden i hur vi arbetar med organisationen och organisationsträdet. I Heroma är processen uppdelad i väldigt många steg, eftersom inställningar ofta ska göras på flera ställen

10 Lön inkl ersättning: Översiktsbild över löneprocesser

11 Funktionen finns i Heroma idag, men vi är inte riktigt där. 2011-11-29
Låta någon med stora volymer testa? Kan tex vara bra för chefer/administratörer i SOC pool som snabbt behöver ha in anställda i systemet för schemaplanering. Servicen från oss måste finnas kvar också. Registrering av person och anställningsrelaterad information. Nyanställd Anställningsrelaterad information Arbetsledare registrerar den anställde, anställningsavtalet Anställningsavtal skrivs ut och skrivs på PA-System Självservice Chef/Arbetsledare Anställd Komplettering av grunddata Löneadministratör De uppgifter som behövs för + schema registreras via guide Anställningsavtalet är en signal till löneadministratören för registering av övrig grunddata Ändring av ssgr i efterhand, schema. PA-system självservice registrerad Skyddade personuppgifter? BSK, Pensionsavtal Funktionen finns i Heroma idag, men vi är inte riktigt där osv Arkivera underlag Underlag arkiverat i personakt Ändra anställds personuppgifter Ändra anställningsrelaterad data ersättningsrelaterad Omregistrera anställd Anställningsrelaterad information Anställd PA-system självservice Chef/Arbetsledare Löneadministratör Eventuellt i samråd med personalavdelning PA-System Självservice Vet ej vad som menas – tas bort Arbetsledare Årlig löneökning körs i förhandling

12 Processen i sig visar hur det fungerar i verkligheten
Processen i sig visar hur det fungerar i verkligheten. Vi har dock ett problem med att man ibland glömmer att kontrollera att schemat stämmer innan man gör sin avvikelse rapportering vilket genererar en del fel. Alla utom tim-anställda arbetar idag i självservice Tid & Avvikelserapportering Person och anställningsrelaterad Medarbetaren information stämmer av Färdigt schema och löneunderlag kompletterar eventuell Fastställa ärende övertid eller Skickat frånvaro. ärende Skickar. PA-system Chef/Arbetsledare Anställd/Löneadministratör självservice PA-system självservice Ledighetsansökan Godkänna eller avslå Önskemål om Skickad Ledighetsansökan ledighet/semester ledighetsansökan besvarad PA-system Chef/Arbetsledare Anställd självservice PA-system självservice

13 Inget separat bemanningssystem
Sjukfrånvaro Medarbetaren ringer in sjukanmälan Ta emot Mottagen Säkersställa bemanning Personal på plats Befarad långtidssjukdom Hantera Info till FK Registrera sjukfrånvaro direkt Godkänn frånvaro registrerad Ej godkänd ogiltig Lönesystemet uppdaterat med sjukdata Chef/Assistent PA-system PA-System Självservice Bemanningssystem Chef/Arbetsledare Sjukjusterad lön Att sjukanmäla sig är inte detsamma som att registera sjukfrånvaro. Sjukregistering kvarstår Friskanmälan Anställd självservice Automatisk sammanställning FK Signal för AFA-anmälan på lönespec OB-tillägg vid sjuk för dom som brukar ta ut det i tid - justerad bemanningssystem lön Överskådlig webblösning Chef/Arbetsledare PA-System Självservice OBS! Tänk på att om sjukersättningen upphör så ska det även anmälas till KPA Medarbetaren visar Medarbetaren läkarintyg Medarbetaren lämnar beslut Anställd om Inget separat bemanningssystem friskanmäld tidsbegränsad sjukersättning FK fasar ut tidsbegränsade sjukersättningar försvinner de sista. Vi har bestämt att hos oss ringer chefen till FK den 14 dagen pga vi är måna om våra anställda. Uppdaterad sjukfall FK Anställd informerad om AFA försäkring

14 OBS. Varje resa måste specificeras
OBS! Varje resa måste specificeras. Flera resor ska inte registreras som en klump. Hantering av resor och traktamente Ska göras så Arkivera snart som På kvittot ska underlag Reseräkning regelverk på person möjligt efter reseräkningsnr Kvitto resa anges Anställd registrerar Anställd reseräkning lämnar ev Attest och utanordning Löneadministratör och kvitto till Person och traktamente Sparad och skickad chef Färdigt anställningsrelaterad via guide reseräkning löneunderlag information Chef/arbetsledare PA-system Anställd PA-System självservice

15 Tidrapportering timavlönade Färdigt löneunderlag Anställningsrelaterad information Anställd fyller i tidrapport via guide Arbetsledare kompletterar och attesterar Har ingår att kontrollera enligt LAS Tidrapport ifylld PA-system självservice Bemanningssystem Chef/Arbetsledare PA-System Självservice registrerar den anställde, anställningsavtalet Anställningsavtal skrivs ut och skrivs på Ska anställningsavtalen skickas till facket? Ja! Timavlönad Vi jobbar inte så här idag. Det är löneavdelningen som registrerar anställda i systemet. Även TAP:ar hanteras centralt. Automatiskt med i lönespec? Ett samlat Fungerar det med enbart anställningsavtal vid flera digital anställningar? attestering? Ett anställningsid. Men det krävs specifika avtal för AVA respektive VIK anställningsavtal behöver bara skrivas ut vid första anställningstillfället så länge som inte anställningsvillkoren ändras

16 anställningsrelaterad löneunderlag för information med möte
Rapportering av underlag förtroendevalda Mall Registering av personuppgifter Ledamöter Registrering ansöker om av arvode och sammanträde övriga och Person och ersättningar Färdigt Underlag förrättning i samband anställningsrelaterad löneunderlag för information med möte registrering Lönadministratör PA-system självservice Ledamot Nämndsekreterare Revisorerna hanteras centralt. Annars stämmer processen.

17 Stämmer inte. Idag är det vi centralt på lön som registrerar allt utifrån underlag. Problem med att man missar att meddela oss när uppdrag upphör.

18

19 Sker i samband med månads och årskörningar.

20 Här borde systemet vara öppet men är det ej. Kontakt med Logica?
Måste stängas – de ute har läsbehörighet Här borde systemet vara öppet men är det ej. Kontakt med Logica? Processen stämmer i stort. 3 körningar av lön : En för timbank i början av månaden En i mitten av månadne En före vi kör lön klar. Totalt är systemet stängt för läsbehörighet minst 3 gånger per månad, totalt ca 14 timmar

21 Årets semester (de första 25 dagarna) ska inte användas för att reglera skuld

22

23

24 Måste in med arbetsår i systemet
Måste in med arbetsår i systemet. Annars fungerar det helt enligt processen. Fungerar jättebra.

25 I februari betalas sparade dagar över totalt 40 ut.
Semester uppdateras automatiskt i samband med I februari betalas sparade dagar över totalt 40 ut. januaris Semesterhantering lönekörning Informerar om vad som är viktigt att titta Signal vid för Signal redan vid på. många semesteransökan, uttagna om antalet dagar semestedagar överskrider Löneadministratör Överskådlig under året i semesterdagssaldo I september webblösning relation till samt januari Arbetsledare inlagd kontrollerar frånvaro. semesterdagar signal för Korrekt kontroll underlag Chef/Arbetsledare Korrigering i underlag Felaktigt PA-System PA-system underlag självservice Löneadministratör PA-System

26 Delårskörningar

27 Ska alltid spara en kopia så att vi vet vad vi sagt om FK ringer.

28 Denna process stämmer ej – det är fortfarande vi som tar ut listor

29 Processkartläggning PA-processer: PA-processerna är kartlagda och ritade av sakkunniga representanter från berörda kommuner, under ett flertal workshops under våren Uppdraget var att kartlägga och dokumentera ett kommungemensamt önskeläge för processerna utifrån målsättningen så hög grad av självservice som möjligt. Små beskrivande texter har antecknats till respektive process inom PA-området. Följande processkartor ritades: Bemanning Se över befintliga personalresurser och lägga schema Vikariehantering Avvikelsehantering från redan fastställt schema Hantering av timbank LAS Avveckling Avveckling sjukersättning tillsvidare Avveckling arbetsbrist Avveckling pension Rekrytering Förhandling Arbetsmiljö Rehab Kompetens Medarbetarsamtal Statistik och rapporter

30 Fullt möjligt att lägga in bemanningskrav men används inte i kommunen.
Bemanningsprocessen är tänkt att stödja bemanningsarbetet oavsett verksamhet – vid såväl central bemanningsfunktion som bemanning lokalt ute i verksamheten. Utgångspunkten i all bemanning är verksamhetens behov. Det är arbetsledare chef som är ytterst ansvarig för bemanning och schemaplanering. Bemanningsprocessen startar med att kartlägga verksamhetens bemanningskrav för att fastställa behovet av personal. Detta är en ständigt pågående process – bemanningskraven kan förändras från dag till dag. Grundbemanning fastställs för verksamheten. Vissa tider under dygnet kan det krävas särskild kompetens - ex körkort i hemtjänstgrupper, eller delegation att ge medicin – vilket behov som finns ses över.

31 Schemasamordnare lägger upp bemanningsperioder
Se över befintliga personalresurser Schemasamordnare lägger upp bemanningsperioder Bemanning s 2 Det ska gå att och lägga lägga schema klockslag istället för turer Medarbetare registerar Fastställa/godkänna Fastställd önskemål schema - där verksamhetstid om schema Schemakonstruktion verksamhetstid och inklusive Medarbetares Schemaförslag kundtid framgår Fastställt planerad önskemål schema ledighet Fastställd kundtid Rapport över Chef krockar PA-system klienten PA-system web Finns självservice motsvarande tur på annan enhet? Signaler enligt ATL web Krocklösning självservice via webb? Arbetstidslagen och förutsättningarna i våra avtal finns inprogrammerade i systemet och ligger till grund vid planering av schema. Medarbetarna registrerar önskemål om schema via sin webb. Medarbetarnas önskemål matchas sedan mot bemanningskravet för verksamheten. Eventuella krockar och differenser korrigeras – tex. genom flexibel bemanning mellan avdelningar. Simulering av kostnader för planeringen är möjlig. Chefen godkänner/attesterar alltid schemat som därmed blir fastställt.

32 Bemanning s 3 Trots bra planering uppstår ibland vakanser. För att lösa dessa luckor så vill vi kunna arbeta i flera steg. Först ses den ordinarie personalen över – finns det någon som vill/kan arbeta? Nästa steg är att vakansen lämnas över till bemannings/resursenhet osv. Möjlighet ska finnas att hoppa över steg i vakanshanteringen – vid akut sjukdom tex. så finns inte tid för en lång hantering, vilket kan innebära att eventuella vikarier kontaktas direkt via SMS/mail/telefon.

33 Avvikelsehantering från redan fastställt schema Utifrån gällande avtal
Bemanning s 4 Avvikelsehantering från redan fastställt schema Utifrån gällande avtal Vakanshantering Personal tillsatt Möjlighet att kunna signalera vid Rapportering obemannade via web - pass med Attest/Godkännande möjlighet att Oplanerad Rapporterad Attesterat ange orsak frånvaro avvikelse underlag och avvikelse Chef/arbetsledare Web Anställd Web Medarbetaren registrerar eventuella avvikelser i den färdiga schemaplaneringen, exempelvis sjukdom. Chefen attesterar medarbetarens tid.

34 Chefen lägger in det i systemet. Anställd begär via papper.
Bemanning s 5 Hantering Kunna välja Ackumulerad Lokala avtal Timbankskuld av timbank beräkningsdatum tid kan ses i reglerar ska gå att ta för timbank både pengar timbank ut som rapport och tid Den anställde väljer om timbanken ska utbetalas i Attest pengar eller Timbank behållas som Attesterat tid underlag Chefen lägger in det i systemet. Anställd begär via papper. Timbanken baseras på våra lokala avtal. Medarbetaren kan i systemet välja hur timbanken ska hanteras, om den ska utbetalas i pengar eller behållas som tid inför nästa schemaplanering. Chefen attesterar timbanksuttag. Klient Anställd Klient Chef/arbetsledare

35 Anställd måste be om lista på papper.
Finns ej Måste tas ut på en lista. Stöd finns i systemet för bevakning och tillämpning enligt LAS.

36 Det finns ett flertal olika orsaker till avveckling, tex:
Uppsägning från den anställde Uppsägning från arbetsgivaren – pga arbetsbrist, personliga skäl, eller avsked Avgång med pension Avgång med sjukersättning Överenskommelse om uppsägning Tidsbegränsad anställning upphör Dödsfall Genom att kartlägga processerna sjukersättning, arbetsbrist och pension så har vi försökt att beskriva flödet vid avveckling.

37

38

39 Analys görs av det uppkomna resursbehovet utifrån verksamhetens krav
Analys görs av det uppkomna resursbehovet utifrån verksamhetens krav. Analysen resulterar i en kravspecifikation. Innan beslut tas om eventuell rekrytering prövas rekryteringsbegränsningarna. Annons utformas och rekryteringssätt väljs. Vid valet av rekryteringssätt görs en analys kring vilka rekryteringsvägar som är effektivast för att nå målgruppen som söks. Annonserings sker. De sökande kan göra sin ansökan direkt via webben.  Ett första urval med utgångspunkt från de urvalsfrågor som återfinns i ansökningsformuläret görs med hjälp av systemet. En sammanställning över relevanta sökanden upprättas. En individuell genomgång av ansökning görs med en bedömning av vilka kandidater som ska kallas till intervju. Ett intervjuunderlag tas fram och kandidater kallas till intervju. Intervjuer samt efterföljande referenstagning genomförs. Beslut tas kring vilken kandidat som ska erbjudas anställning. Anställningsvillkoren regleras och anställningsavtal skrivs. Den information som registrerats under processen förutsätts efter anställningsbeslut att göras tillgänglig för andra delar i PA-systemet.

40 Underlag för lönerevision hämtas direkt från PA-systemet för att kunna förse olika användare med olika uppgifter inför löneförhandlingar. Anställdas facktillhörighet är tillgänglig med efter inläsning. Möjlighet att simulera olika scenarion för löneförändringar finns i systemet. Det finns också möjlighet att ange generella påslag i underlaget och se utfallet av dessa. Lönesättande chefer upprättar förslag till ny lön för sina medarbetare.  Utskrift av protokollbilaga för avstämning görs ur systemet. Vid avstämningen redovisas till de facket vårt samlade förslag till ny lön. Efter avstämningen är de nya lönerna formellt fastställda och de nya lönerna uppdaterar systemet och går till utbetalning. Eventuella retroaktiva löner behandlas.

41 Arbetsmiljöprocessen tar sin utgångspunkt i lagar, regler men även politiska- och verksamhetsmål.
Processen startar med att, kartlägga den fysiska och psykosociala arbetsmiljön genom till exempel medarbetarenkät och skyddsrond. Utifrån resultatet och de satta målen görs sedan en gap analys där produkten blir en handlingsplan med åtgärder av olika prioritet.

42 Stöd finns för dokumentation av hela rehabprocessen
Stöd finns för dokumentation av hela rehabprocessen. Mallar finns tillgängliga t.ex. handlingsplaner. Uppföljning kan göras. Behörighet styr olika användares tillgång till enskilda ärenden.

43 Kompetens s 1 Verksamhetens mål är input i kompetensprocessen. Utifrån en analys av nuläge och framtid kartläggs verksamhetens kompetensbehov utifrån verksamhetens mål och inriktning. Resultatet av analysen är en kompetenskarta över identifierade kompetensbehov. Genom en komptenskartläggning inventeras de komptenser som finns i verksamheten. En viktig förutsättning för inventering är medarbetarens deltagande i processen och medarbetarens tillgång till sin egen kompetensprofil.  GAP-analys genomförs för att analysera skillnaden mellan kompetensbehov och befintlig kompetens. Analysen resulterar i en kompetensförsörjningsplan innehållande verksamhetens kortsiktiga såväl som långsiktiga komptensförsöjningmål. Uppföljning sker av genomförd process.

44 att det görs. Överenskommelsen lagras i systemet inför kommande
Kompetens s 2 Medarbetarsamtalet är ett minst årligt återkommande samtal mellan chef och medarbetare, där man systematiskt går igenom det som är av betydelse för arbete, utveckling och trivsel för den enskilde individen samt arbetsinsatsen under den gångna perioden. Medarbetarsamtal avslutas med en skriftlig sammanfattning där chef och medarbetare är överens om vilka åtgärder som ska sättas in, när det ska göras och vem som är ansvarig för att det görs. Överenskommelsen lagras i systemet inför kommande samtal, men även för att löpande kunna gå in och se vad som överenskommits. Statistik går att ta ut över förda medarbetarsamtal i organisationen.

45 Statistik och rapporter Bollnäs 2008-03-12
Deltagare: Maria Kihlström, projektledare Anki Eriksson & Britt-Marie Eriksson, Bollnäs Bertil Westerberg & Eva Teodorsson, Hudiksvall Eva Wiggander, Ljusdal Åsa Johansson, Nordanstig Gunnar Eriksson & Lisbeth Ohlsson, Ovanåker Mats Holmberg, Söderhamn

46 Dokumentationen av Statistik och rapporter skiljer sig mot för övriga processkartläggningar. Workshopen har bedrivits i diskussionsform – där vi diskuterat nuvarande rapporter, vilka statistikfrågor vi får idag och samt vad vi vill ha ut av ett system i framtiden. I ett första skede identifierade vi två typer av rapporter samt vilka övergripande önskemål som finns. Sedan identifierade vi vad vi ansåg som standardrapporter samt de vanligast tillfälliga frågorna vi brukar få när det gäller rapportuttag. Utdata som vi anser att vi bör kunna påverka utseendet på själva analyserades ytterligare.

47 Rapporter Standardrapporter – rapporter/underlag baserade på lagkrav eller verksamhetens ständigt återkommande behov av information/statistik. Tillfälliga rapporter – tas fram av vem som helst/när som helst. I denna kategori ingår också enklare fråga/svar rapporter.

48 Övergripande önskemål:
Exportfunktion till Excel Urval ska kunna sparas Möjlighet att skapa filer av rapporterna Rapporter ska kunna datumstyras Kön som urvalskriterie Rapporter utifrån behörighet ”Tittabehörighet” ska kunna ges Kunna borra sig ner från organisationsnivå till individnivå Koppling till mallar – ex arbetsgivarintyg

49 Standarrapporter/underlag
Skattedeklartion (enligt Skatteverkets anvisningar) Införseredovisning till kronofogdemyndigheten (enligt Kronofogdemyndighetens anvisningar) Frånvarorapportering och belopp Arbetsgivarintyg enligt a-kassans regler, såväl generella som för lärare

50 Standarrapporter/underlag
SCB (enligt SCBs anvisningar) Kortperiodisk sysselsättningsstatistik för offentlig sektor AM KSO Konjunkturstatistik löner och sysselsättning Sjukstatistik AM SjLA Konjunkturstatistik över vakanser i offentlig sektor AM KVO (från rekryteringsmodul)

51 Standarrapporter/underlag
Kontrolluppgifter (enligt Skatteverkets anvisningar) Distributionssätt Webb Elektroniskt Papper Novemberstatistik enligt anvisningar från SKL

52 Standarrapporter/underlag
Sjukstatistik i årsredovisning (urval enligt anvisningar från SKL Cirkulär 2005:4) Övertidsjournal SPP/KPA/Skandia Rapport till Försäkringskassan Årsinkomst/Årsarbetstid AMOS

53 Standarrapporter/underlag
Lönespecifikation Saldouppgifter Bruttolön (månad + ackumulerad) Semester Komp Mertid From och tom datum Möjlighet att lägga in meddelanden Distributionssätt Ska ses på webb Papper E-lönespec Anställds skattetabell Möjlighet att styra över vad som visas, ex lönarter

54 Standarrapporter/underlag
Semesterlöneskuld Ekonomifil Bankfil Vi använder oss idag av Swedbank och Nordea. Det ska finnas möjlighet att ha integrationer till flera banker och kunna välja till vilken bank filen skapas.

55 Standarrapporter/underlag
Kompskuld/Mertidsskuld LAS-rapporter – se avveckling! Fullmakter Personnr Namn Belopp Konto Anteckningsfält Löneanalysrapport

56 Vanliga frågor – personalstatistik
Antal anställda Andel tillsvidareanställda Årsarbetare Andel visstidsanställda Ordinarie arbetstid/schemalagd arbetstid Åldersfördelning

57 Vanliga frågor – personalstatistik
Sjukstatistik Sjukkostnader Frånvarouttag Långtidssjukfrånvaro Korttidssjukfrånvaro Frisknärvaro Statistik till lönekartläggning