J usterat gränssnitt Hyresadministrationen för andrahandsuthyrning till brukare i Stockholm stad Version 2.0 Bilaga 7 2012-10-31 SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN.

En presentation över ämnet: "J usterat gränssnitt Hyresadministrationen för andrahandsuthyrning till brukare i Stockholm stad Version 2.0 Bilaga 7 2012-10-31 SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN."— Presentationens avskrift:

1 J usterat gränssnitt Hyresadministrationen för andrahandsuthyrning till brukare i Stockholm stad Version 2.0 Bilaga 7 2012-10-31 SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN 1

2 Utgångspunkter för serviceförvaltningen  Lika behandling av alla brukare genom lika kravkoder för inkasso och uppsägning  Lika behandling av alla brukare genom enhetlig tolkning av reglementen och riktlinjer för hyressättning och hyresjusteringar  Alla avbetalningsplaner ska endast finnas i Agresso  Serviceförvaltningen ska göra så mycket som möjligt i systemen medan förvaltningarna hanterar den personliga kontakten SIDAN 2 SERVICEFÖRVALTNINGEN 2012-10-31

3 Delprocesser för processen avseende hyresadministration för andrahandsuthyrning till brukare SIDAN 3 SERVICEFÖRVALTNINGEN Avtals- administr ation Hyres- justering Hyres- avisering Avisering vakanser & förv- interna avtal Uppföljning krav Dialog / Ärende- hantering Avslut Två inriktningar: - Försöks- och träningslägenheter - Vård och omsorgslägenheter Två inriktningar: - Försöks- och träningslägen- heter (FoT)* - Vård och omsorgslägenhe ter Två inriktningar: - Försöks- och träningslägenheter - Vård och omsorgslägenheter Två inriktningar: - Hyresjustering av andrahandshyror där förstahandshyran inte förhandlats - Hyresjustering av andrahandshyror där förstahandshyran förhandlats Två inriktningar: - Försöks- och träningslägenheter - Vård och omsorgslägenheter * Tjänsten avseende Försöks- och träningslägenheter är frivillig 2012-10-31

4 Gränssnitt – avtalsadministration FOT (tilläggstjänst) Hantera uthyrningsavtal Underlag inkommer Förvaltning Service- förvaltningen Skapa uthyrningsavtal i LOIS Registrera data och villkoren för uthyrningsavtal som exempelvis hyrestillägg och kravkoder för inkasso Beräkna och skicka första hyresavisering till brukare Justera ändringar i uthyrningsavtal som exempelvis hyrestiden Meddela behörig handläggare på förvaltning att uthyrningsavtalet är klart Skriva kontrakt Ta emot underlag via funktionsbrevlåda Kontrollera underlaget Skicka tillbaka ej komplett/korrekt underlag till behörig handläggare på förvaltning via e-post Förvara underlag Behörig handläggare handlägger ansökan om lägenhet och tar beslut om att bifalla eller avslå ansökan Behörig handläggare skickar underlag* om andrahandskontrakt till funktionsbrevlåda hos SF Behörig handläggare skickar underlag** om ändringar för kund till funktionsbrevlåda hos SF Skapa kund Skapa kund i LOIS, Stockholms stads lokalsystem Byta, vid behov, förvaltningstillhörighet på kund (efter det att föregående förvaltnings kontrakt är avslutat i LOIS) Ta emot meddelande om att uthyrningsavtal är skapat i LOIS Ta ut uthyrningskontrakt från LOIS Gå igenom regelverk och relaterade dokument till uthyrningsavtal med brukare Avtala bort besittningsskydd och skicka underskriven överenskommelse till hyresnämnden Skriva kontrakt med brukare SIDAN 4 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) I underlaget ska anmälan alternativt avslut om hyresgäst, kunduppgifter, avtalstider, hyrespremisser och ändringar framgå, **) Samma underlag om andrahandskontrakt används för ändringar. Avtal undertecknat Förvara underskrivet orginalkontrakt Förvara relaterade dokument till uthyrningsavtalet Förvara av hyresnämnden godkänd överenskommelse ang. besittningsskydd 2012-10-31

5 Gränssnitt – avtalsadministration övriga (bastjänst) Hantera uthyrningsavtal och skriva kontrakt Underlag inkommer Förvaltning Service- förvaltningen Skapa uthyrningsavtal i LOIS Registrera data och villkor för uthyrningsavtal som exempelvis hyrestillägg och kravkod för inkasso Tar ut uthyrningskontrakt från LOIS och skicka kontrakt till kund om förvaltning inte aviserat om behov av särskild hantering (personlig kontakt) Beräkna och skicka första hyresaviseringen vid ny kund Justera ändringar i uthyrningsavtal som exempelvis hyrestiden Meddela behörig handläggare på förvaltning att uthyrningsavtal är klart och utskickat Ta emot underlag via funktionsbrevlåda Kontrollera underlaget Skicka tillbaka ej komplett/korrekt underlag till behörig handläggare på förvaltning via e-post Förvara underlag Behörig handläggare handlägger ansökan om lägenhet och tar beslut om att bifalla eller avslå ansökan Behörig handläggare skickar underlag* om andrahandskontrakt till funktionsbrevlåda hos SF Behörig handläggare skickar underlag om ändring** för kund till funktionsbrevlåda hos SF Skapa kund Skapa kund i LOIS, Stockholms stads lokalsystem Byta, vid behov, förvaltningstillhörighet på kund (efter det att föregående förvaltnings kontrakt är avslutat i LOIS) Ta emot meddelande om att uthyrningsavtal är skapat i LOIS Skriva, vid behov av personlig kontakt med brukare, kontrakt och skicka till brukare Bevaka, erhålla, underskrivet kontrakt från brukare Skriva under och returnera kontrakt SIDAN 5 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) I underlaget ska anmälan alternativt avslut om hyresgäst, kunduppgifter, avtalstider, hyrespremisser och ändringar framgå, **) Samma underlag om andrahandkontrakt används för ändringar. Avtal undertecknat Förvara underskrivet originalkontrakt 2012-10-31

6 Gränssnitt – hyresavisering (bastjänst) Avisera brukare Förbereda och påbörja ”stora” aviseringen Förvaltning Service- förvaltningen Godkänna avtal för hyresavisering i LOIS Läsa in filer i Agresso enligt befintlig rutin Korrigera fel som exempelvis felaktiga kodkombinationer Fakturera Avisera hyror på en beslutad utsatt dag varje månad Kontrollera uthyrningsavtal Rimlighetsbedöma underlag för avisering Korrigera eventuella avvikelser SIDAN 6 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) Enligt fastställda ledtider Tredje part Ta emot fakturafil Skapa hyresavier Kuvertera hyresavier Dela ut hyresavi per post till brukare Säkerställa att alla nödvändiga underlag för hyresadministrationen är serviceförvaltningen tillhanda på beslutad utsatt dag * 2012-10-31

7 Gränssnitt – avisering vakanser & förvaltningsinterna uthyrningsavtal * (bastjänst) Bokföringsorder skapad Avisera vakansavtal, interna uthyrningsavtal Förvaltning Service- förvaltningen Skapa bokföringsorder i LOIS för vakanser och förvaltningsinterna uthyrningsavtal Läsa in automatiskt skapad bokföringsfil i Agresso Korrigera fel som exempelvis felaktiga kombinationer Avisera vakanser Avisera vakanser och förvaltningsinterna uthyrningsavtal SIDAN 7 SERVICEFÖRVALTNINGEN Undersöka om det finns vakanser och interna uthyrningsavtal som ska åtgärdas Hantera interna uthyrningsavtal Utföra alla nödvändiga åtgärder före utsatt beslutad dag** Kontrollera och eventuellt justera aktiva vakanser (rimlighetsbedömning) *) avser den redovisningsmässiga hanteringen **) enligt fastställda ledtider 2012-10-31

8 Gränssnitt – uppföljning krav FOT (bastjänst) Hantera krav På utsatt dag varje månad Förvaltning Service- förvaltningen Ta emot underlag** om avbetalningsplan Registrera avbetalningsplan i Agresso för överenskommen period Förvara underlag för avbetalningsplan Filer förs över till inkasso utifrån kravkod Skicka rapport över avbetalningsplaner till förvaltningen Ta emot rapport på obetalda hyror Träffa brukare för att göra en överenskommelse om avbetalningsplan Besluta om anstånd med betalning Skicka underlag** för anstånd och avbetalningsplan till SF funktionsbrevlåda Ta emot rapport över avbetalningsplaner Följa upp obetald hyra/brukare Starta delprocess uppföljning på en beslutad utsatt dag varje månad Kontrollerar om hyran är betald Ta ut rapporter* i LOIS på obetalda hyror Skicka rapporter* på obetalda hyror till behörig handläggare på förvaltningen Följa upp brukare som inte har betalat hyran Informera externa parter som exempelvis god man, socialsekreterare eller nära släkting om den obetalda hyran Svara och hantera krav som gått till Kronofogden SIDAN 8 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) Det ska finnas olika typer av rapporter beroende på verksamhet. I rapporten ska obetalda hyror framgå. **) Underlag ”SF1015 Anstånd och avbetalningsplan”. I underlaget ska uppgifter om hur avbetalningsplanen ska genomföras finnas. Obetald hyra/ brukare är uppföljda Säkerställa att anstånd och avbetalningsplan finns registrerat i Agresso Säkerställa att brukares hyresbetalningar är uppföljda 2012-10-31

9 Gränssnitt – uppföljning krav övriga (bastjänst) Hantera krav På utsatt dag varje månad Förvaltning Service- förvaltningen Ta emot underlag om anstånd och avbetalningsplan** Dialog med brukare för att göra en överenskommelse om avbetalningsplan (inom ramen för delegation) Besluta om anstånd med betalning (inom ramen för delegation) Registrera avbetalningsplan i Agresso för överenskommen period Förvara underlag för avbetalningsplan Filer förs över till inkasso utifrån kravkod Skicka rapport över avbetalningsplaner till förvaltning Ta emot rapport på obetalda hyror Fatta beslut om anstånd med betalning avseende ärenden som ligger utanför ramen för serviceförvaltningens delegation Skicka underlag för anstånd och avbetalningsplan** till serviceförvaltningens funktionsbrevlåda Ta emot rapport över avbetalningsplaner Följa upp obetalda hyror Starta delprocess uppföljning på en beslutad utsatt dag varje månad Kontrollera om hyran är betald Ta ut rapporter* i LOIS på obetalda hyror Skicka rapporter* på obetalda hyror till behörig handläggare på förvaltningen Följa upp obetalda hyror där påminnelse har skett Informera externa parter som exempelvis god man, socialsekreterare eller nära släkting om den obetalda hyran Svara och hantera krav som gått till Kronofogden SIDAN 9 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) Det ska finnas olika typer av rapporter beroende på verksamhet. I rapporten ska obetalda hyror framgå. ** ) Underlag ”SF1015 Anstånd och avbetalningsplan”. I underlaget ska uppgifter om hur avbetalningsplanen ska genomföras finnas. Hyror är uppföljda Säkerställa att anstånd och avbetalningsplan finns registrerat i Agresso Säkerställa att hyresbetalningar är uppföljda 2012-10-31

10 Gränssnitt– dialog, ärendehantering FOT (bastjänst) Fråga besvarad Fråga från brukare Förvaltning Service- förvaltningen Fråga har besvarats och åtgärdats Hantera fråga Meddela förvaltningens kontaktperson via e-post om gjord notering Hantera frågor som berör hyresavin via telefon och e-post Brukarens personliga kontakt eller socialsekreterare besvarar frågan på lämpligt sätt Brukarens personliga kontakt eller socialsekreterare träffar brukare för att lösa frågan Hantera frågor som berör hyreskontraktet Tar vid behov hjälp av serviceförvaltningen för att besvara frågor som berör hyresavin SIDAN 10 SERVICEFÖRVALTNINGEN Fråga inkommer från brukare som berör hyresavtalet som en del i en behandlingsform Fråga har besvarats och åtgärdats Ta notering om brukares kontaktuppgifter Fråga inkommer från brukare och/eller förvaltning som berör hyresavin och omsorgsfaktura 2012-10-31

11 Gränssnitt – dialog, ärendehantering övriga (bastjänst) Fråga besvarad Fråga från brukare Förvaltning Service- förvaltningen Ta notering om brukarens kontaktuppgifter Fråga inkommer från brukare som berör hyresavin Fråga inkommer från brukare som berör hyreskontraktet Besvara fråga om uppsägning och meddela att skriftlig uppsägning ska göras och skickas till serviceförvaltningens funktionsbrevlåda Fråga har besvarats och åtgärdats Hantera fråga Hantera fråga som berör hyresavin och omsorgsfaktura via telefon och e-post Tar vid behov hjälp av förvaltning för att svara på fråga som berör hyreskontraktet Hantera fråga som berör hyreskontraktet Tar vid behov hjälp av serviceförvaltningen för att besvara fråga som berör hyresavin SIDAN 11 SERVICEFÖRVALTNINGEN Fråga inkommer från brukare som berör hyreskontraktet Besvara fråga om uppsägning och meddelar att skriftlig uppsägning ska göras och skickas till serviceförvaltningens funktionsbrevlåda Fråga har besvarats och åtgärdats 2012-10-31

12 Gränssnitt – avslut FOT (tilläggstjänst) Uppsägning eller avslut av avtal Förvaltning Service- förvaltningen Skapa vakansavtal Skapa uthyrningsavtal i LOIS med ny kund. Registrera hyrespremisser Ta emot underlag via funktionsbrevlåda Kontrollera underlaget Skicka tillbaka ej komplett/korrekt underlag till behörig handläggare på förvaltning Förvara underlag Avsluta och säga upp uthyrningsavtal i LOIS Meddela förvaltning om avslut Besluta om att avtal ska sägas upp och meddelar brukaren detta Underlag* för avslut av avtal skickas till serviceförvaltningen Underrätta externa parter som exempelvis god man, anhörig eller socialsekreterare om uppsägning Underrätta brukare om övertag av kontrakt Vid behov göra notering i Paraplyet SIDAN 12 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) Detta är samma underlag som för anmälan av ny hyresgäst som används vid avtalsadministrationen. ** Återbetalningsunderlag finns och används idag av Stockholms stads förvaltningar Slutjustera kontrakt Avsluta kundförhållanden LOIS Slutkreditera Gör slutgiltig hyresavisering Besluta om och godkänna återbetalningsunderlag (inom ramen för delegation) Skapa och skicka underlag för återbetalning** till förvaltning Hantera återbetalningar Inaktivera avliden brukares kundidentifikation i LOIS Ta emot underlag för återbetalning (utanför ramen för serviceförvaltningens delegation) ** Godkänna underlag och besluta om åtgärd (utanför ramen för serviceförvaltningens delegation) 2012-10-31

13 Gränssnitt – avslut övriga (bastjänst) Förvaltning Service- förvaltningen Skapa vakansavtal Skapa uthyrningsavtal i LOIS med ny kund. Registrerar hyrespremisser SIDAN 13 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) Underlag vid uppsägning är komplettering av uppgifter på kontraktets baksida eller annan skriftlig uppsägning (brukare) resp blankett för avslut/makulering (boendesamordnare) **) Detta är samma underlag som för anmälan av ny hyresgäst som används vid avtalsadministrationen. ***) Som original räknas även skannad kopia av underskrivet original ****) Återbetalningsunderlag finns och används idag av Stockholms stads förvaltningar Slutjustera kontrakt Avsluta kundförhållandena i LOIS Slutkreditera Göra slutgiltig hyresavisering Besluta om och godkänna återbetalningsunderlag (inom ramen för delegation) Skapa och skicka underlag för återbetalning**** till förvaltning (ärenden utanför serviceförvaltningens delegation) Hantera återbetalningar Inaktivera avliden brukares kundidentifikation i LOIS Ta emot underlag för återbetalning (ärenden utanför ramen för serviceförvaltningens delegation) **** Godkänna underlag och besluta om åtgärd (ärenden utanför ramen för serviceförvaltningens delegation) Uppsägning eller avslut av avtal Ta emot underlag via funktionsbrevlåda Kontrollera underlaget Skicka tillbaka ej komplett/korrekt underlag till behörig handläggare på förvaltning eller avsändande brukare/anhörig och boendesamordnare Matcha underlag från boendesamordnare och brukare/anhörig och fastställa uppsägningsdatum m.m.enl. fastställda regler och rutiner Förvara underlag och skicka original*** till förvaltning Avsluta och säga upp uthyrningsavtal i LOIS Meddela förvaltning om avslut Ta emot ev. underlag för uppsägning från brukare/anhörig och boendesamordnare och skicka till serviceförvaltningens funktionsbrevlåda Erhålla original av uppsägning Vid behov göra notering i Paraplyet Boende- samordnare Brukare/ Anhörig Skicka underlag* för uppsägning av kontrakt till serviceförvaltningen 2012-10-31

14 Gränssnitt – årlig hyresjustering av andrahandshyror där förstahandshyran inte förhandlats (bastjänst) Registrera justering Meddelande om justering Förvaltning Service- förvaltningen Justera hyran i LOIS för kunder som accepterat hyresjusteringen Justera hyran i LOIS enligt beslut från hyresnämnden Ta emot beslut om hyresjustering från SLK Beräkna nya hyror enligt rekommendation Skriva och skicka rekommenderat brev om hyresjustering till brukare Påminna brukare om svar vid uteblivet svar Ta emot svar från brukare och hantera ärende i hyresnämnd om brukare inte accepterar hyresjustering Hantera ärende i hyresnämnd om brukare inte svarat på brev om hyresjustering Hantera ärende i hyresnämnd SIDAN 14 SERVICEFÖRVALTNINGEN SLK Besluta om hyresjustering av bostadshyror Skicka till förvaltningarna Lämna och bevaka ärenden till hyresnämnden Överlämna ärende till SLK vid tvist i hyresnämnden Erhålla beslut från hyresnämnden om hyresjustering. Notera i LOIS att ärendet lämnat till hyresnämnd Företräda förvaltningarna vid tvist i hyresnämnden Ta emot beslut om hyresjustering från SLK 2012-10-31

15 Gränssnitt hyresadministration – årlig hyresjustering av andrahandshyror där förstahandshyran förhandlats * (FOT – tilläggstjänst, övriga – bastjänst) Registrera justering Meddelande om justering Förvaltning Service- förvaltningen Justera hyran i LOIS Ta emot skriftligt beslut om hyresjustering SIDAN 15 SERVICEFÖRVALTNINGEN SLK Besluta om förhandlad justering (ej FOT) *) Andrahandshyran justeras motsvarande hyresjustering av förstahandshyran **) Med (FOT) menas att ansvaret för aktiviteten endast avser försöks- och träningslägenheter Ta emot besked från hyresvärd och SLK om justering av hyran (via brev o/e hyresavi) Skicka beslut från hyresvärd till serviceförvaltningen Justera hyra i LOIS (FOT)** 2012-10-31