Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Gränssnitt EU-projekt redovisning Serviceförvaltningens stöd vid EU projekt avseende ekonomisk planering, rapportering och uppföljning Version 5.0 2013-03-25.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Gränssnitt EU-projekt redovisning Serviceförvaltningens stöd vid EU projekt avseende ekonomisk planering, rapportering och uppföljning Version 5.0 2013-03-25."— Presentationens avskrift:

1 Gränssnitt EU-projekt redovisning Serviceförvaltningens stöd vid EU projekt avseende ekonomisk planering, rapportering och uppföljning Version SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN 1

2 Utgångspunkter för gränssnitt  EU-projekt ägaren har huvudansvaret för projektet och kontakten med EU förvaltande myndighet och andra EU-projektpartners.  SLK:s internationella enhet stöttar förvaltningar eller bolag med strategiska råd vid idé och ansökningsfasen av ett EU-projekt samt bistår vid spridning av projektets resultat.  Serviceförvaltningen erbjuder förvaltningar att köpa tjänster avseende ekonomisk planering, rapportering och uppföljning av ett EU-projekt.  Serviceförvaltningens upphandlingsenhet erbjuder förvaltningar och bolag tjänster avseende upphandling av varor eller tjänster inom EU-projekt.  SLK:s upphandlingsenhet stöttar upphandlingsansvariga på förvaltningar och bolag med strategiskt stöd vid upphandling enligt LOU och EU-programmets regler.  Stadsarkivet stöttar förvaltningar och bolags arkivansvariga med anvisningar avseende arkivering av dokumentation från ett EU projekt enligt stadens regler, EU-programmets regler och annan relevant lagstiftning SIDAN 2 SERVICEFÖRVALTNINGEN

3 EU projektets olika faser och gränssnitt mellan förvaltningar IdéfasAnsökningsfasBeviljandefasGenomförandefasAvslutningsfas Förvaltning Serviceförvaltningen Stämmer av idé mot SLK och förvaltande myndighet Finner och kontaktar potentiella partners Anger övergripande aktiviteter och resursbehov Justerar/kompletterar beräkning av budget vid behov Uppdaterar interna budgetdokument Säkerställer att dokumentations- krav & informationsplikt uppfyllts Avrapporterar projektet till styrgrupp, SLK och andra intressenter Fastslår ansvarig & rutiner för framtida frågor och revision Tecknar avtal med EU partners Ansvarar för redovisning av lägesrapport (aktiviteter, deltagande och ekonomi) till förvaltande myndighet och ev. projektägare Säkerställer att EU informationsplikt och arkiveringsregler följs Justerar/kompletterar budgetramarna vid behov Bistår med mallar och struktur för budget och tidredovisning Beräknar och sammanställer budgetposter enl. EU programmets krav Formulerar ansökan Säkerställer finansiering Ger underlag för projektets budgetberäkning Söker bidrag för ansökningsfasen Avrapporterar projektets utfall och budget till projektledare och EU Överlämnar dokumentation för arkivering till förvaltning Bistår vid framtida revision SLK Internationella enhet Ger stöd för att matcha idé mot EU fonder och program Knyter samman olika intressenter i staden om så är tillämpligt Ger råd vid skrivande av projekt ansökan och sökande efter projektpartner Kvalitetssäkrar ansökan på förfrågan Tar del av projektets resultat Hjälper till med att sprida projektets resultat i staden SIDAN 3 Stadsarkivet SLK upphandlingsenhet Stöttar arkivansvarig vid upprättande av dokumenthanteringsrutin avs. EU projekt Tar emot dokument för arkivering Stöttar upphandlingsansvarig avs. LOU och EU programmets regler vid upphandling av varor och tjänster Hjälper till med att marknadsföra projektets arbete/aktiviteter mot staden Gör en översiktlig budget för att belysa projektets finansieringsbehov, utifrån förvaltningens anvisningar Kontrollerar att kostnader är EU stöd berättigade Korrigerar bokföring vid behov Rapporterar kostnader med verifierande dokumentation till EU förvaltande myndighet Följer upp utfall mot budget samt bistår vid prognos beräkning Administrerar ev. betalningar till/från partners

4 Serviceförvaltningen stödjer EU-projektet med ekonomisk planering, rapportering och uppföljning SIDAN 4 SERVICEFÖRVALTNINGEN Serviceförvaltningens erbjuder administrativt stöd avseende EU-projektredovisning till stadens alla EU-projekt. Idag sker det främst till förvaltningar då serviceförvaltningen arbetar direkt i förvaltningens ekonomisystem Agresso. Uppdraget innebär att serviceförvaltningen  Erbjuder förvaltningar att köpa Serviceförvaltningens tjänst avseende ekonomisk planering, rapportering och uppföljning av ett EU-projekt  Har övergripande kunskap om EU:s redovisningsregler i de olika EU-programmen  Genomför med effektiva arbetsprocesser en korrekt redovisning och rapportering av EU projekt En processbeskrivning över EU projektets alla faser med gränssnitt mellan serviceförvaltningen och beställande förvaltning (kunden) har upprättats, och de arbetsmoment som beskrivs är de som berör samarbetet mellan serviceförvaltningen och kunden. Processbeskrivningen och gränssnittet kan behövas justeras utifrån de krav som det specifika EU programmet ställer, den bemanning som projektet får hos förvaltningen och omfattningen av serviceförvaltningens uppdrag för det specifika projektet. Syftet med processbeskrivningen är att den ska användas av projektledare och EU ekonom/controller på Serviceförvaltningen när Serviceförvaltningen är anlitad av förvaltningen för att sköta projektredovisning och rapportering. För att uppnå bästa möjliga resultat bör serviceförvaltningens EU- ekonom/controller vara delaktig i projektet redan vid ansökningsförfarandet (budgetframtagande) och senast vid projektets uppstart. Det för att rutiner, system och ansvarsgränser ska vara uppsatta och definierade, samt för att möjliggöra en korrekt hantering och rapportering under projektets gång. Ordförklaring S.F Serviceförvaltningens EU ekonomer/controller Förvaltande myndighet Myndighet som på nationell nivå ansvarar för administrationen och informationen vad gäller stöd inom strukturfonder (samma benämning används i detta dokument för Förvaltningsmyndighet för att förenkla läsandet). ProjektledareDen person hos förvaltningen/kunden som ansvarar för projektets genomförande Projektägare Den förvaltning som är lead-partner/co-ordinator och ansvarar för hela projektet (även partners genomförande) gentemot EU förvaltande myndighet.

5 Idéfasen Budget Förvaltning Service- förvaltningen Upprättar en översiktlig budget för projektet som visar uppskattad total kostnad samt hur mycket som kan erhållas i finansiering och hur mycket som kommer att belasta förvaltningens budget för varje år över projektperioden. Formulerar en idé till ett EU projekt med övergripande aktiviteter och resursbehov (bemanning m.m.) Ger nödvändig information till EU- ekonom för att upprätta en översiktlig budget Undersöker möjligheterna att få stöd för ansökningsprocessen, antingen systemstöd, personal och/eller finansiellt stöd/bidrag SIDAN 5 SERVICEFÖRVALTNINGEN

6 Ansökningsfasen Erhållna medel för ansöknings- kostnader Kostnader under ansökningsfasen Förvaltning Service- förvaltningen Projekt partner Meddelar motpart konto och referens för betalning Anmäler till S.F- ekonomi (Blankett SF 1003) att inbetalning kommer att ske Identifierar inbetalning och bokför det på projektet Redovisar kostnader på projektkod om bidrag från extern part eller EU bidrag kan/ska erhållas för ansökningsfasen Verifierar nedlagd tid genom tidredovisning och ser till att kostnaden är medtagen i projektets budget Bidrag eller EU finansiering av ansökan Bistår projektledare i kommunikation av budget till partners (om förvaltningen är projektägare) alternativt Bistår projektledare i inhämtande av information avs. projektets budget SIDAN 6 SERVICEFÖRVALTNINGEN Informerar EU-partners (om förvaltningen är projektägare) om o budget o rapporteringskrav o Informationsplikt o delaktighet Attesterar ansöknings- kostnader enligt förvaltningens attestförordning Vid godkännande och attest sker kontroll att rätt konto, IKB, projektkod och aktivitet är angivet Ansvarar för att det finns dokument för kostnadsverifiering Granskar budgetposter utifrån möjlighet att dra av moms/momsregler Inhämtar dokument för kostnadsverifiering Säkerställer att kostnader kan verifieras för att säkerställa EU finansiering Återrapporterar kostnaderna för ansökningsfasen till förvaltningen Upprätta projektstruktur i Agresso Lägger upp projektet med en unik projektkod i Agresso. (Projektets namn ska överensstämma med projektnamnet enl. ansökan) Anger relationen PROJFIN = 1 för projekt finansierade av EU, och i övrigt i enlighet med Agresso rutin P01-”Registrera och ändra projekt” Lägger upp aktiviteter som överensstämmer med projektets olika budgeterade kategorier Informerar S.F skriftligen om strukturen Lägger upp S.F personal på rätt projektkod i Agresso Tid och Projekt Ansökan Tar kontakt med och stämmer av idén med SLK internationella avdelningen och förvaltande myndighet för EU programmet Formulerar ansökan med innehåll, syfte och aktiviteter Hittar och säkerställer finansiering för projektet

7 Ansökningsfasen - Budgetering Sammanfatta budgeten Fastställ projektets olika aktiviteter och beräkna budget Förvaltning Service- förvaltningen Inrapportera budget Tecknar avtal med förvaltningen avseende administrativa tjänster Bistår med mallar och struktur för ekonomisk budgetering och uppföljning Beräknar kostnaden för varje aktivitet & resurs enligt uppgifter från projektledare Strukturerar kostnader i kategorier som överensstämmer med EU programmets inrapporteringskrav (använder EU programmets blanketter om möjligt) Fastställer projektets olika aktiviteter Fastställer resursbehov, dvs personal, resor, lokaler, OH mm för varje aktivitet/block/kategori Fördelar aktiviteter & resurser för varje separat år under projektets livslängd Tecknar avtal med S.F Ger S.F skriftligen underlag för budgetberäkning Kvalitetssäkrar och godkänner budgeten Kontroll och verifiering av kostnader Stämmer av mot EU programmet vilka av kostnaderna är godkända för EU finansiering Säkerställer att kostnader kan verifieras i form av löneunderlag, hyres - kontrakt osv. SIDAN 7 SERVICEFÖRVALTNINGEN Analys Fyller i budgeten i förvaltningens budgetdokument för att visa kostnad per kategori och år samt vad som kommer är godkänt för EU finansiering och vad som är direkt kostnad för förvaltningen Gör risk- och känslighetsanalys för projektet, beräknar olika scenario samt olika alternativ för medfinansiering Rapporterar budget till ev. projektägare alternativt erhåll budget- dokumentation från projektpartners Inrapporterar budget siffror digitalt till EU förvaltande myndighet (om det kan ske digitalt) efter avstämning med projektledare Inrapporterar projektet, aktiviteter och budget till EU förvaltande myndighet i enlighet med EU programmets anvisningar och blanketter

8 Beviljandefasen Justering och/eller komplettering av budget Förvaltning Service- förvaltningen Justerar och/eller beräknar om budgeten efter nya budgetförutsättningarna från projektledaren. Uppdatera förvaltningens interna budgetdokument med reviderad budget Justerar och/eller kompletterar budgetförutsättningarna efter besked från förvaltande myndighet (om förvaltningen är projektägare) alternativt Justerar och/eller kompletterar budgetförutsättningarna efter besked från projektägare Informerar S.F skriftligen om förändringar av budget SIDAN 8 SERVICEFÖRVALTNINGEN

9 Genomförandefasen – Uppstart och planering Utbilda/Informera Uppdatera budget Förvaltning Service- förvaltningen Teckna avtal med EU projektpartner Tecknar avtal med förvaltningen om så inte skett i Ansökningsfasen Samarbetar med projektledare avs. en rutin för budgetuppföljning och medverkan i projektet, möten m.m. Identifierar roller i projektet och ansvariga personer, samt avtalar om resursbehovet (tid) med ansvariga chefer Lägger plan med tidsåtgång för rapportering, budgetuppföljning (format och frekvens) och medverkan från S.F (avstämningsmöten, projektmöten, konferenser osv) i samråd med S.F och dokumenterar planen Tecknar avtal med Service- förvaltningen avseende köp av tjänster om så inte skett i Ansökningsfasen Håller uppstartsmöte med projekt- medlemmar och informerar om projektet och budget Bemanning SIDAN 9 SERVICEFÖRVALTNINGEN Arkivering Inrapporterar projektets slutliga beviljade budget till förvaltande myndighet Ev. reviderar intern budget utifrån beslut från EU förvaltande myndighet Meddelar S.F skriftligen om förändrade förutsättningar i budget Synliggör eventuella kostnader som ingår i projektet men som inte kommer att godkännas för EU finansiering (ange på separat Agresso Aktivitets kod) Beräknar kostnader för alternativa lösningar (lokaler, personal etc) Granskar detaljerad projektplan och jämför med slutlig budget för att identifiera nödvändiga förändringar Uppdaterar förvaltningens interna budgetdokumentet Utbildar projektmedlemmar och övriga intressenter (t ex ekonomi avd) avs: Vilka kostnader som är godkända för EU stöd Informationsplikt Regler för stadens ekonomiska förvaltning Kraven på upphandling Hantering av fakturor Krav på dokument för kostnadsverifiering Krav på arkivering Krav på tidredovisning och närvarorapportering Tidredovisning i Agresso ”Tid & projekt ” Tecknar avtal med EU projektpartner avs finansiering, delaktighet, rapporteringskrav etc. Deltar på projektägares möte för att få information om projektet Om förvaltningen är projektägare ;  Håller uppstartsmöte med projektpartner för att ge information om projektet  Ansvarar för att EU projektpartner uppfyller sina åtaganden gentemot Serviceförvaltningen  Upprättar rutiner avs. rapportering från partners Om förvaltningen är projektägare; etablerar kontakt med partners projektledare och ekonomer för att samverka kring rutiner avs. rapporteringskrav, dokumentation etc. Utser arkivansvarig på förvaltningen Upprättar en dokument- hanteringsrutin för projektet som gäller för det specifika EU programmet och delge S.F rutinen (vid behov kontakta förvaltningens arkivarie för anvisning) Säkerställer ett diarienummer för arkiverat dokument Upprättar struktur för arkivering (digitala mappar, fysiska pärmar mm) som underlättar uppföljning Ger behörighet till projektets ev. digitala mappar till projektmedlemmar och S.F Erhåller rättigheter från förvaltningen till projektets ev. digitala mappar Erhåller förvaltningens dokumenthanterings- rutin och projektets diarienummer Bistår förvaltningen i information avs. EU programmets krav på ekonomisk redovisning och kostnadsverifiering

10 Genomförandefasen – Uppstart och planering Redovisning av tid Beställning & inköp Förvaltning Service- förvaltningen Hantering av fakturor och bokföring SIDAN 10 SERVICEFÖRVALTNINGEN Rutin för rapportering Fastställer rutin för beställning och inköp av vara och tjänst i enlighet med delegationsordning och enligt LOU och EU programmets regler, t ex.  Hur ska inköp ske?  Vilka beställningar /inköp får projektledaren resp. projektmedlem göra?  Vilken inköpsgräns finns?  Hur sker kontroll att beställningar och inköp endast görs av varor och tjänster som är berättigade till EU stöd? Överlämna rutin skriftligen till S.F Väljer metod/metoder för redovisning av tid, alternativ 1-3: 1.Upprättar korrekt lönefördelning på IKB och projektkod i LISA Använd S.F ”Ändringsblankett” och skicka till S.F Löner. 2.Lägger upp personer för tidredovisning i Agresso ”Tid och Projekt” för angiven projektkod och aktiviteter. (Rekommenderas för effektiv och korrekt uppföljning av tid, samt möjlighet för S.F att effektivare kontrollera och rapportera till förvaltande myndighet). 3.Redovisar tid på separat tidsuppföljnings excel ark. Informerar S.F skriftligen om vald metod (vilka personer, hur sker rapportering, frekvens osv). Förbereder blankett och ändrar lönefördelning i LISA enligt attesterad blankett Bistår med mallar och struktur för redovisning av projektmedlemmars tid Lägger upp varje enskilt projekt och aktivitet i Agresso Tid & projekt för debitering och uppföljning av S.F personal Fastställer med S.F frekvens och metod för rapportering, från projektmedlemmar (deltagarlistor, tidrapportering m.m) Upprättar och dokumenterar en rutin för samarbetet mellan projektledare och S.F vid rapportering till förvaltande myndighet (avstämningsmöten, frekvens, format, m.m). Fastställer rutin för månadsvisa (eller mer frekventa) avstämningsmöten och rapportering mellan S.F och projektledare. Fastställer arbetsordning för projektledare och S.F avs. kontakt med förvaltande myndighet och EU partners Om förvaltningen är projektägare; Fastställer rutiner för rapportering från andra EU projektpartners avs. tidrapportering, kostnader m.m. Dokumenterar rutiner och arbetsordning och delge S.F Bistår med mallar och struktur för ev. deltagarredovisning i projektets aktiviteter Fastställer attest rutin för fakturor och lägger upp struktur i Agresso där projektledare godkänner eller attesterar fakturor i enlighet med förvaltningens delegations- ordning, och där beställare av vara eller tjänst inte får attestera fakturan. Informerar S.F skriftligen om vald attestordning. Sätter upp kopplingen - faktura referensnummer till projektkod för korrekt elektroniskt fakturaflöde i Agresso. Fastställer skriftligen rutin och direktiv för S.F i de fall intäkter och kostnader ska bokföras om inom projektet och/eller bokföras från eller till projektet från andra projekt/IKB. Delger S.F rutinen. Mottar information om rutin avs. godkännare och attestant av fakturor Mottar rutin och direktiv avs. S.F behörighet att bokföra inom projektet och bokföra kostnader till/från projektet Mottar rutin avs. inköp och beställningar

11 Genomförandefasen – Genomförande In- eller utbetalning från/till EU förvaltande myndighet och/eller EU projektpartners Informationsplikt Förvaltning Service- förvaltningen Inköp och fakturor SIDAN 11 SERVICEFÖRVALTNINGEN Kontroll och korrigering av kostnader Säkerställer att EU loggan, programmet och projektets logga samt att EU flaggan finns vid arbetsplatser, lokaler mm där projektet genomförs Säkerställer att EU loggan, programmet och projektets logga samt att EU flaggan finns på presentations- material, visitkort och annat material som används för projektets räkning Säkerställer att EU logga vid Service- förvaltningens arbetsplatsen för EU projekt Delger S.F skriftligen kommande inbetalningar eller utbetalningar Attesterar blankett för utbetalning och skicka till S.F-ekonomi Hanterar inbetalningar enl. SLK:s anvisning ”Inbetalning från utlandet” Förbereder underlag (blankett ”SF1006 Utbetalningsunderlag” ) för utbetalning till EU partner och skickar till projektledare för attest. Administrerar attesterad blankett Meddelar EU partners om att medel kommer att betalas ut till dem. Meddelar S.F om inbetalning genom blankett ”SF1003 Kommande inbetalningar”. Ange projekt m.m. Nyttjar stadens euro konto om euro ska vidaretransfereras till andra EU projekt partners i Europa Stämmer av EU projektets saldo på stadens eurokonto vid bokslut Inhämtar underlag för verifiering av kostnader från projektmedlemmar /partners Kontrollerar och godkänner alt. attesterar fakturan enl. attestrutin Konterar kostnader som tillhör projektet men som inte är EU stödberättigade på projektet men på separat aktivitet Ansvarar för att underlag för kostnads- verifiering kommer till S.F (även från partners om förvaltningen är projektägare) Identifierar inköp från leverantörer som staden inte har avtal med (se stadens avtalsdata bas) och gör en upphandling enl. LOU och EU:s regelverk Kontrollerar löpande att alla beställningar och inköp är berättigade till EU stöd Identifierar kostnader som inte tillhör projektet, är felbokförda eller som inte är EU stödberättigade Bokför korrigeringar och uppbokningar av intäkter och kostnader avs. projektet Attesterar manuella eller elektronisk bokföringsorder som upprättats av S.F Kontrollerar att det finns verifierande dokumentation enl. EU programmets regler för alla inrapporterade kostnader Kontrollerar att redovisade kostnader till förvaltande myndighet är stödberättigade I enlighet med förvaltningens direktiv gör bokföringar inom projektet och/eller bokföring av intäkter och kostnader till eller från projektet. Elektroniskt bokföringsorder eller e-posta bokföringsorder för attest alternativt Informerar projektledare om nödvändig ombokföring Periodiserar kostnader/intäkter vid bokslut i enlighet med förvaltningens direktiv

12 Genomförandefasen – Genomförande Rapportering till förvaltande myndighet Budgetuppföljning Förvaltning Service- förvaltningen Dokument och arkivering Rapporterar kostnadsutfall och ev. medfinansiering till projektledare enligt fastställd rutin för inrapportering Inhämtar alt. tar ut från Agresso dokumentation för verifiering av kostnader Verifierar betalning av fakturor med underlag från Agresso och ev. bank Lägger in periodens ekonomisk utfall i EU programmets rapporteringssystem i enlighet med EU programmets direktiv Deltar vid delrapportering till förvaltande myndighet Prognos och olika scenario SIDAN 12 SERVICEFÖRVALTNINGEN Erhåller godkänt på revidering av budget efter samråd med handläggare på förvaltande myndighet Informerar S.F om ev. behov av revidering av budget utifrån ny information om kostnadsutfall, aktiviteter etc. Rapporterar projektets lägesrapport (aktiviteter och ekonomi/budget) till förvaltande myndighet med tillhörande dokumentation Rapporterar reviderad budget till förvaltande myndighet Informerar S.F om ev. reviderad budget Lägger in månadens/ periodens totala kostnader per aktivitet (=EU kategori) i förvaltningens interna budgetdokument Skiljer på projektkostnader som är eller inte är EU stödberättigade i budgetdokumentet Efter information från projektledare uppdaterar förvaltningens budgetdokument Underhåller budgetdokumentet avs. länkar, summeringar m.m Sparar dokument, original och kopia i enlighet med, av förvaltningen, uppsatt dokumenthanterings- rutin och EU:s regelverk Säkerställer att projektmedlemmar sparar dokument enligt uppsatta rutiner och EU:s regelverk Lämna information till S.F för att beräkna prognos Meddela S.F om ev. ändrade förhållanden som kan påverka projektets ekonomi Beräkna prognos utifrån utfall och framtida aktiviteter i samråd med projektledare Bemanning Meddelar S.F om förändrad bemanning i projektet Tillser att behörig personal finns på plats vid frånvaro (t ex projektledare, ekonomi, faktura- attestant mm) så att rapportering till förvaltande myndighet inte riskeras Hanterar förändrad bemanning i projektet avs. lönekostnader m.m Tillser att vikarie finns för EU ekonom /controller vid frånvaro så att rapportering till förvaltande myndighet inte riskeras Deltar vid styrgruppsmöte, konferenser m.m i enlighet med förvaltningens önskemål Tidredovisning och deltagar- redovisning Säkerställer att projekt- medlemmar och ev. projektpartners redovisar tid enligt uppsatta rutiner. Säkerställer att projektets deltagar-redovisningar utförs och rapporteras för att säkra EU finansiering. Säkerställer att både tid och deltagarredovisning kommer till S.F för att verifiera kostnader vid inrapportering Inhämtar och administrerar projektmedlemmars tidredovisning Verifierar rapporterad kostnad för nedlagd tid genom projekt- medlemmars tidredovisning Inhämtar projektets deltagarredovisning för kostnadsverifiering vid inrapportering till förvaltande myndighet

13 Avslutningsfasen Arkivering Förvaltning Service- förvaltningen Vid projektets slut överlämnar alla ekonomiska dokument till förvaltningen för arkivering Vid projektets slut mottar den ekonomiska dokumentation från S.F för arkivering på förvaltningen Meddelar S.F projektets diarienummer Arkiverar dokumentation med diarienummer och i enlighet med gallringsregler enligt EU programmet, Stockholm stads regler och övrig lagstiftning SIDAN 13 SERVICEFÖRVALTNINGEN Kontroll Kontrollerar att EU loggan, programmet och projektets logga samt att EU flaggan finns på all dokumentation och material som använts i projektet, samt att bevis finns för att informations- plikten uppfyllts vid seminarier mm Kontrollerar att all dokumentation är komplett i enlighet med EU programmets direktiv för att säkra finansiering Kostnader vid projektets slut Så långt det är möjligt -Avslutar alla aktiviteter i så god tid före projektslutet så att redovisning av kostnader kan ske inom projekttiden och EU finansiering kan erhållas Meddelar S.F om ännu ej inkomna fakturor och ännu ej redovisade kostnader System Avslutar projektet i förvaltningens Agresso (Agresso rutin ”P01 – registrera och ändra projekt” Avslutar (hos förvaltningen) projektet i Agresso Tid och Projekt Avslutar (hos S.F) projektet i Agresso Tid och Projekt Slutrapport Tillsammans med S.F kontrollerar att projektets alla intäkter och kostnader har bokförts på projektet Upprättar och rapporterra projektets slutrapport till förvaltande myndighet Avrapporterar till projektets styrgrupp och lämna rapport till SLK Avslutar ev. avtal Avvecklar projekt- organisationen Deltar vid avslutande möte m.m i enlighet med förvaltningens önskemål Tillsammans med projekt- ledare kontrollerar att projektets alla intäkter och kostnader har bokförts Upprättar ett bokslut för projektets totala intäkter och kostnader, oavsett finansiering, med jämförelse mot budget och prognos Bistår med ekonomiskt innehåll i slutrapport Säkerställer att alla fakturor och övrig ekonomisk dokumentation /underlag kommer in och redovisas inom projekt- perioden (utifrån information från och i samarbete med projektledare) Revision & frågor Säkerställer att det finns en ansvarig person för projektet även efter avslut Säkerställer att det finns rutiner för framtida frågor och revision Deltar vid revision och svara på frågor efter projektets avslut Säkerställer att det finns rutiner för framtida frågor och revision Deltar vid revision och svara på frågor efter projektets avslut


Ladda ner ppt "Gränssnitt EU-projekt redovisning Serviceförvaltningens stöd vid EU projekt avseende ekonomisk planering, rapportering och uppföljning Version 5.0 2013-03-25."

Liknande presentationer


Google-annonser