Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Sveriges lantbruksuniversitet Effektiva administrativa processer Daniel Gillberg, SLU Ledningskansliet Enhetschef Planering och uppföljning.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Sveriges lantbruksuniversitet Effektiva administrativa processer Daniel Gillberg, SLU Ledningskansliet Enhetschef Planering och uppföljning."— Presentationens avskrift:

1 Sveriges lantbruksuniversitet Effektiva administrativa processer Daniel Gillberg, SLU Ledningskansliet Enhetschef Planering och uppföljning Tammsvik 11 november 2010

2 Sveriges lantbruksuniversitet Innehåll Presentera SLU:s sätt att jobba med uppföljning av administration Program –Bakgrund –Nyckeltal/indikatorer –Enkät –Några utmaningar och hinder –Resultat och effekter

3 Sveriges lantbruksuniversitet Kort om SLU - verksamhetsidé Verksamhetsidé SLU utvecklar kunskapen om de biologiska naturresurserna och människans förvaltning och hållbara nyttjande av dessa. Detta sker genom utbildning, forskning och fortlöpande miljöanalys i samverkan med det omgivande samhället.

4 Sveriges lantbruksuniversitet Kort om SLU Fyra fakulteter – Naturresurser och lantbruk (NL), Skog (S), Landskapsplanering, trädgård och jordbruk (LTJ), Veterinärmedicin och husdjur (VH) Verksamhet är koncentrerad till Uppsala, Umeå och Alnarp. Därutöver finns SLU på 20 orter till. Omsätter mnkr – 70% FO, 20% GU, 10% FOMA årsarbetare 712 forskarstudenter helårsstudenter Källa: SLU:s årsredovisning 2009

5 Sveriges lantbruksuniversitet Bakgrund Uppföljning av det administrativa stödets effektivitet, verksamhetsfokus och korrekthet i avsikt att ge ett stöd till förbättrad administrativ styrning Administrationen styrs genom –Mål –Delegationsordningar och beslut –Organisation –Årliga uppdrag och budget (VP) –Fakulteternas ansvar över institutionsadministrationerna –m.m. Uppföljning sker på många olika sätt vid SLU. Ett sätt är att mäta måluppfyllelse genom att följa nyckeltal/ indikatorer och genomföra en årlig enkätundersökning.

6 Sveriges lantbruksuniversitet Bakgrund Särskilt uppdrag formulerat inför verksamhetsåret 2007 till ett vid ledningskansliet inrättat processkontor Arbetet att formulera mål för det administrativa stödet har pågått parallellt med utvecklingen av en administrativ uppföljning

7 Sveriges lantbruksuniversitet Bakgrund Mål för stödet till kärnverksamheten Administrationen ska i sitt arbete verka för att målen för kärnverksamheterna uppnås Styrelsen har därutöver beslutat om särskilda mål för stöd till kärnverksamheterna: –Kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer –Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå –Ha en kvalitetssäkrad och effektiv myndighetsutövning Enligt styrelsebeslut i november 2009

8 Sveriges lantbruksuniversitet Bakgrund Huvudsakligen två sätt: –Nyckeltal/Indikatorer –Enkät Arbetet med nyckeltal är under utveckling. Enkätundersökningen har genomförts två gånger och är mer i ”förvaltningsfas”. Uppföljningen sker i hög grad genom att mäta hur de administrativa processerna utvecklas.

9 Sveriges lantbruksuniversitet Nyckeltal/Indikatorer Övergripande nyckeltal mäter omfattning och struktur för det administrativa stödet samlat Processpecifika nyckeltal mäter främst effektivitet och korrekthet i enskilda processer Uppföljning sker genom att i hög grad använda data i de system vi har Nyckeltalen mäts på universitetsnivå för att därefter, om möjligt, brytas ner på lägre organisatoriska nivåer

10 Sveriges lantbruksuniversitet Övergripande nyckeltal I huvudsak inriktat mot att mäta målet om att minimera kostnaderna Ekonomi- och personaldata dominerar

11 Sveriges lantbruksuniversitet Övergripande nyckeltal Kostnad för Uadm fördelad efter finansieringsform (tkr)

12 Sveriges lantbruksuniversitet Övergripande nyckeltal Administrationskostnad som andel av universitetets kostnader (%)

13 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Används först och främst för att följa effektivitet och korrekthet i enskilda processer Med nyckeltalen följs bland annat –Antal fel –Produktivitet –Användning av de administrativa systemen –Korrekthet –Handläggningstider

14 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Arbetet att ta fram administrativa nyckeltal 1.Vad indikerar effektivitet och korrekthet i processerna? Ledde till rålista på cirka 100 nyckeltal. 2.Vilka av dessa går att mäta just nu? Vi följer ungefär 25 nyckeltal. 3.Vilka av dessa visade sig vara bra mått? Vi har avvecklat några nyckeltal. Vi jämför oss framför allt med oss själva över tid. Stabila mått och långa serier är det vi strävar efter. Mycket lite jämförelser med andra lärosäten, men SUHF-modellen är en bra början.

15 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Fel i fakturahanteringen

16 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Antal internfakturor

17 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Andel internfakturor under 201 kronor

18 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Antal behandlade fakturor per användare

19 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Hantering av hyresdebiteringar

20 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Inköp per leverantör (inflationsjusterat)

21 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Antal leverantörer och leverantörer per mnkr (inflationsjusterat)

22 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Godkända reseräkningar

23 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Vad mäter vi och vad mäter vi inte Bra täckning Dålig täckning Ekonomi Personal UtbildningsadmIT Utbetalningar Inbetalningar Lönehantering Inköp Tele LokaladmTeleInfo LönDokumenthantering Hyresadministration Dokumenthantering Antagning och examina Planering och uppföljning, budget Personalplanering Finansiell redovisning Inköp Samtliga IT-processer (3) Lokalplanering Säkerhet Studentrekrytering Arbetsmiljö Konferenser och evenemang Studievägledning och internationella studenter Kurs- och studiedokumentation

24 Sveriges lantbruksuniversitet Processpecifika nyckeltal Vad mäter vi och vad mäter vi inte Bra täckning Dålig täckning Ekonomi Personal UtbildningsadmIT Utbetalningar Inbetalningar Lönehantering Inköp Tele LokaladmTeleInfo LönDokumenthantering Hyresadministration Dokumenthantering Antagning och examina Planering och uppföljning, budget Personalplanering Finansiell redovisning Inköp Samtliga IT-processer (3) Lokalplanering Säkerhet Studentrekrytering Arbetsmiljö Konferenser och evenemang Studievägledning och internationella studenter Kurs- och studiedokumentation

25 Sveriges lantbruksuniversitet Några utmaningar/hinder Saker registreras inte i systemen Instabilitet och bristande kvalitet i indata Svårt att mäta produktivitet, då vi inte redovisar tid Svårt att mäta institutionsadministrationernas nedlagda resurser Detsamma gäller den tid som lärare/forskare lägger på administration Hur definiera administration?

26 Sveriges lantbruksuniversitet Enkät Syfte med enkäten: –Följa anställdas uppfattning om Uadm över tid –Följa effekter av genomförda förändringar –Få signaler om någon process behöver undersökas mer ingående Nöjdhetsenkät, jämför NKI Följer särskilt upp målet om att kärnverksamheten ska erbjudas goda servicenivåer Genomförs en gång per år på uppdrag av universitetsdirektören

27 Sveriges lantbruksuniversitet Enkät En fråga med samma lydelse ställs mot 29 processer Ställs till cirka 500 anställda slumpvis ur sex urvalsgrupper (”stratifierat slumpmässigt urval”) –Fakultetsledningar –Prefekter och ställföreträdande prefekter –Övriga lärare och forskare –Institutionsadministratörer –Universitetsadministrationen –Övriga (T-personal, L-personal, doktorander m.fl.) Svaren analyseras per urvalsgrupp och ort. Även här följer vi trender över tid. Syftet är inte att jämföra processer mellan varandra.

28 Sveriges lantbruksuniversitet Vilket omdöme ger du universitetsadministrationens stöd inom nedanstående områden? I omdömet bedöms tillgänglighet, bemötande, kompetens, nytta, ev system och systemstöd. Svarsalternativ 1= mycket missnöjd till 5= mycket nöjd. Svarsalternativet "kan ej bedöma” används när du inte varit i kontakt med området, enbart använt institutionens stöd eller om du av någon annan anledning inte anser att du kan ge ett omdöme. Stöd till forskningsfinansiering (information om finansiärer, stöd vid ansökningar och återredovisningar, stöd vid upprättande av forskningskontrakt) Lönehantering (löneutbetalningar, arvoden, inrapportering av ledigheter och sjukfrånvaro, Primula, Ansti) Resestöd (reseportalen, reseräkningar, Tur och retur) Fakturahantering (utbetalningar, Baltzar, faktureringar i Agresso) Ekonomisk redovisning (rapporter, bokslut, Agresso) Ekonomisk planering (budget, kalkyler, anslagsfördelning, uppföljning, rapporter, VP/VB)

29 Sveriges lantbruksuniversitet Enkät – urval och svarsfrekvens

30 Sveriges lantbruksuniversitet Enkät – Medelvärde per process

31 Sveriges lantbruksuniversitet Enkät – Andel missnöjda

32 Sveriges lantbruksuniversitet Enkät – resultat per urvalsgrupp

33 Sveriges lantbruksuniversitet Resultat och effekter Omedelbara, några exempel –Reseräkningshantering översyn –Genomgång av lokaladministrationen i Umeå –Utredning av IT-stöd i Alnarp –Rutiner vid internfakturering Långsiktiga –Underlag för diskussion i administrativa chefsgruppen = verksamhetsutveckling och ökad medvetenhet –Vi prioriterar förhoppningsvis bättre –Bättre målstyrning –Ständiga förbättringar!

34 Sveriges lantbruksuniversitet Kontakt Daniel Gillberg SLU, Ledningskansliet Enhetschef Planering och uppföljning


Ladda ner ppt "Sveriges lantbruksuniversitet Effektiva administrativa processer Daniel Gillberg, SLU Ledningskansliet Enhetschef Planering och uppföljning."

Liknande presentationer


Google-annonser