Samverkan kring studieavgifter 2012 04 19. Hur vi förberedde oss? Arbetsgrupp bestående av representanter för Ekonomiavdelningen Avdelningen för studentservice.

En presentation över ämnet: "Samverkan kring studieavgifter 2012 04 19. Hur vi förberedde oss? Arbetsgrupp bestående av representanter för Ekonomiavdelningen Avdelningen för studentservice."— Presentationens avskrift:

1 Samverkan kring studieavgifter 2012 04 19

2 Hur vi förberedde oss? Arbetsgrupp bestående av representanter för Ekonomiavdelningen Avdelningen för studentservice Antagningen Ladok Studieadministration UFK/ stipendier Informationsavdelningen / intern och extern kommunikation IT avdelningen

3 Processkartläggning Underlag för rutinbeskrivningar Aktiviteter Vad ska förberedas/ beslutas Flödeschema Ansvar Vem ansvarar för vad Gränssnitt

4 Utgångspunkt Författningar Förordning SFS 2010:543 Prissättning Utbildningsdatabas Prissättning : kurser, samt programmet totalt Koppla kurser till program

5 Fortsättning utgångspunkter Stipendier Besked kom ”sent” Kriterier ”What if?” Ekonomisupport@du.se blev Tuitionfees@du.se Tuitionfees@du.se

6 Flödes schema Illustrativt

7 Flödes schema Illustrativt

8 Flödes schema Illustrativt

9 Var befinner vi oss nu? Pågående process Regelbundna avstämningsmöten Fortsatt samverkan A och O Lär oss under hand Utökning av personal ?!

10 Lär oss under hand att hantera frågor … Studenter som betalt studieavgift men inte infinner sig Återbetalningar - fler anledningar än vad vi kunnat förutse Förändrad status Avgiftsskyldiga studenter från andra lärosäten... Information på hemsidan

11 Studieavgift – inkluderar det särbehandling? Bostäder Teckna tilläggsförsäkring Aktiviteter för integration Studiemiljö I samhället

12 Nästa steg Utveckla systemstöd för processen Integration mellan källdatasystem Data warehouse ”massera” källdata Fortsatt dokumentation av rutiner och ansvar; se illustration nästa sida

13 Rutiner för debiteringsapplikation

14 Hej, Översänder förslaget på möteskalender ek avdelningen. Jag hade inskrivet ett ekonommöte förra veckan, den 11e, som inte blev av. Har inga nya tider inbokade, men vi har haft ekonommöten i mitten på månaden, fast dag och tid (förslagsvis torsdag andra veckan varje månad. Det jag skulle gjort är att justera detta efter aktiviteter som bokslut/budget/prognoser, så att det inte krockar.

15 Nästa steg Utveckla systemstöd för processen Integration mellan källdatasystem Data warehouse ”massera” källdata Fortsatt dokumentation av rutiner och ansvar; se illustration nästa sida

16 16 Baserat på processens aktiviteter kan roller och ansvar identifieras i en s k HUKI matris HUKI matrisen definierar ansvar för de olika roller som agerar i de olika aktiviteterna i processen. Ansvaret definieras i fyra olika nivåer: Huvudansvarig Utförare Konsulteras (före) Informeras (efter)

17 En del av vårt kvalitetsarbete Strukturerat Transparent Rättsäkert Systemstöd Rutinbeskrivningar

18 TACK ! Britt Karlsson bka@du.sebka@du.se Eva Bäck eba@du.seeba@du.se