Processgränssnitt för ekonomiadministration 2016-09-18 SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN 1.

En presentation över ämnet: "Processgränssnitt för ekonomiadministration 2016-09-18 SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN 1."— Presentationens avskrift:

1 Processgränssnitt för ekonomiadministration 2016-09-18 SERVICEFÖRVALTNINGEN SIDAN 1

2 Ansvarsfördelning på övergripande nivå Nämnden/ Förvaltningen Stadslednings- kontoret finansavdelningen Ledning och styrning Analys och verksamhetsstöd Transaktionshantering övergripande Ansvar för budgethållning Månadsrapport Tertialrapport Bokslut Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan Budgetering och budgetuppföljning Annan löpande rapportering Stöd till verksamheterna i deras uppföljningsarbete Analys och uppföljning ILS och indikatorer Investeringsanalys Ekonomisk analys vid verksamhetsutveckling Vidareutveckling /utbildning Strategisk planering Ekonomiska styrdokument/ policies Stadsövergripande projekt Stadsövergripande vidareutveckling/utbildning Ansvar för stadens budget och uppföljningsprocesser Ansvar för stadens bokslutsprocesser (processägare) Ansvara för kommunkoncernens finansiella hantering Uppföljning och utveckling av stadens ekonomisystem (systemägare) Ansvar för redovisningsprinciper och beslut om tillämpning Ansvar för beslut om stadens ekonomimodell (centrala krav) Strategisk planering utifrån nämndens perspektiv Ledning och styrning av den lokala ekonomifunktionen Medverka i lokala/centrala projekt Vidareutveckling/utbildning Ansvar för nämndens/ förvaltningens ekonomimodell inom ramen för stadens ekonomimodell. Ansvar för dokumentation av ekonomimodellen. Ansvar för uppsättningsdokumentation Fortsatt ansvar för kontakter mot kunder, medborgare och leverantörer. (Vissa frågor besvaras av nämndens utförare av ekonomiadministration (Serviceförvaltningen)) Ansvar för beslut/beviljanden. Ansvar för periodslut och bokslut. Huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial (under löpande räkenskapsår arkiverar serviceförvaltningen del av material). Ansvar för delegationsordning och lokal attestinstruktion Ansvar för att aktuella interna regler och rutiner finns tillgängliga. Ansvar för att utbilda verksamheterna i regler och rutiner som gäller. Även ansvar för utbildning i elektroniska stöd till rutinerna (T.ex. Agresso EFH eller Lisa Självservice.) Ansvar för internkontroll och internkontrollplan. 2016-09-18 SIDAN 2 SERVICEFÖRVALTNINGEN

3 2016-09-18 SIDAN 3 SERVICEFÖRVALTNINGEN Tjänsteutbud under 2009 Kund- reskontra Leverantörs- reskontra Kassa och Bank System- förvaltning Tid och projekt* Anläggning* Stadsdelsnämnder Rinkeby-Kista, Spånga-Tensta, Hässelby-Vällingby, Bromma, Kungsholmen, Norrmalm, Östermalm, Södermalm, Enskede-Årsta-Vantör, Skarpnäck, Faststa, Älvsjö, Hägersten-Liljeholmen, Skärholmen Kund- reskontra Leverantörs- reskontra Kassa och Bank System- förvaltning Facknämnder med större investeringsplan Exploateringsnämnden, Trafik- och renhållningsnämnden, Idrottsnämnden, Fastighetsnämnden, Brand- och räddningsnämnden, Utbildningsnämnden, Kulturnämnden: kulturförvaltningen, Kyrkogårdsnämnden Kund- reskontra Leverantörs- reskontra Kassa och Bank System- förvaltning Tid och projekt* Anläggning Facknämnder med mindre investeringsplan Miljö- och hälsoskyddsnämnden, Stadsarkivet, Socialtjänstnämnden, Kommunfullmäktige m.m.(SLK & KF/KS kansli), Stadsbyggnadsnämnden. Kund- reskontra Leverantörs- reskontra Kassa och Bank System- förvaltning Tid och projekt Anläggning Redovisning till rapportering Mindre facknämnder Revisorskollegiet, Äldrenämnden, Valnämnden, Överförmyndaren, Serviceförvaltningen Obligatoriska Frivilliga Obligatoriska Frivilliga Obligatoriska Frivilliga Obligatoriska Frivilliga Förslag till tjänsteutbud

4 Förslag på gränssnitt för Leverantörsreskontra 1(2) Ta emot och kontrollera elektronisk faktura Kontera och attestera faktura Ta emot och kontrollera manuell faktura Förvaltning Service- förvaltningen BGC* Kontrollera och ankomstboka faktura Skicka tillbaka faktura till leverantör som ej uppfyller skatteverkets krav Lägga upp leverantörer i leverantörsregistret Förvara faktura** Attestera och göra korrekt beställning Distribuera manuell faktura till referens Identifiera åtgärd för avvisad eller felaktig faktura Omdistribuera faktura vid okänd referens Korrigera felaktig faktura utifrån information från förvaltning Omkontera och makulera faktura TietoEnator* Skapa fakturafiler för respektive förvaltning Läsa in och kontrollera fakturafil Åtgärda fakturor på fellista samt fakturor i ankomstregistret Lägga upp nya leverantörer i lev.registret Attestera och göra korrekt beställning Ta emot faktura Slänga reklam och skicka tillbaka övrig post till förvaltning Skicka faktura till serviceförvalt- ningen som ej kan skannas Skanna och tolka faktura enl. avtal Skicka tillbaka faktura till leverantör som ej uppfyller skatteverkets krav Arkivera faktura Kontera och periodisera faktura Godkänna och attestera faktura Korrigera felaktig faktura (t ex felkontering) Besluta om makulering/kreditering och kontakta intern motpart Begära och bevaka kreditfaktura Ta emot faktura Skicka faktura till serviceförvaltningen som ej kan skannas 2016-09-18 SIDAN 4 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) eller annan leverantör av skanningstjänster resp systemförvaltning **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

5 Förslag på gränssnitt för Leverantörsreskontra 2(2) Påminnelse- och kravhantering Skapa och boka utbetalningsorder (reversal) Förvaltning Service- förvaltningen Ta emot påminnelse från BGC och påminna godkännare och attestant Kontakta leverantör och begära fakturakopia Ta emot inkassokrav från BGC och kontakta Inkassobolag Hantera kravbelopp och dröjsmålsränta enligt beslut Bevaka obetald faktura Hantera krav från Kronofogden Hantera indrivningsärenden Besluta hur kravbelopp ska hanteras Underhåll och avstämning av leverantörsreskontra Skicka ut jagningslista avseende oattesterade fakturor enl önskemål Kontrollera obehandlade fakturor Kontrollera nya/ändrade leverantörer Kontrollera reverserade fakturor Kontrollera elektroniska fakturor Kontrollera momskoder, momssystem Periodisera ankomstreg. fakturor Kontrollera fakturafil Kontrollera parkerade fakturor Kontrollera ej återrapporterade betalningar Intrastatrapportering Avstämning av leverantörsreskontra mot huvudbokskonton Återkoppla avstämningsunderlag Kontrollera utbetalningsorder Lägga upp ny leverantör (ev. registrera temporär) Definitivbokföra utbetalningsorder Förvara utbetalningsorder** Upprätta och attestera utbetalningsorder Skicka utbetalningsorder till serviceförvaltningen SLK Finansavd. Definitivboka och betala faktura/ utbetalningsorder Definitivboka och betala faktura/ utbetalningsorder Kontrollera utvalda fakturor och rimlighetsbedöma momsbelopp Kontrollera periodiseringar Definitivboka och betala faktura (utanordna) Göra stickkontroller på fakturor Åtgärda avvisade betalningar Förvara betalningsbekräftelse** Stoppa/ändra PG-betalning via Plusgirot Stoppa ändra BG-betalning via BGC Bistå med information avseende felaktiga fakturor samt korrigera fel Meddela serviceförvaltningen om stoppad/ändrad betalning TietoEnator* Överföra betalningsfil till bank Återrapportera verkställd betalning till serviceförvaltningen Utfärda betalningsbemyndigande och kontrollera verkställd betalning Parkera obetalda fakturor i Agresso Erhålla avstämningsunderlag Bistå serviceförvaltningen med information och input vid behov Rapportkörningar 2016-09-18 SIDAN 5 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

6 Förslag på gränssnitt för Kundreskontra 1(3) Skapa faktura i försystem Skapa räntefaktura Skapa faktura i Agresso Förvaltning Service- förvaltningen Ta emot och kontrollera fakturaunderlag Lägga upp kund i kundregistret i Agresso Registrera faktura (debet/kredit) i Agresso Manuell faktureringskörning Kontrollera fakturakörning och göra ev. rättningar Kuvertera och skicka faktura (lokal utskrift) Kopiera/spara räntefaktura Skapa och attestera fakturaunderlag Skicka underlag till serviceförvaltningen Bistå med information och hjälp vid felaktig fakturakörning Kuvertera specifika fakturor och skicka till kund Skapa räntefakturaförslag Granska och bekräfta räntefakturaförslag Boka bort poster där räntefaktura ej ska skickas TietoEnator* Faktureringskörning (på klocka) Skriva ut och skicka faktura Skapa och skicka EDI-faktura Läsa in och kontrollera kundfil Rätta fel i Agresso Läsa in ordrar i Agresso Avstämning mellan försystem och Agresso Manuell faktureringskörning Kontrollera fakturakörning och göra ev. rättningar Kuvertera och skicka faktura (lokal utskrift) Registrera kund, basdata, trans- aktioner i verksamhetssystem Skapa kund- och fakturafil (för förvaltningsspecifika försystem) samt skicka loggfiler till serviceförvaltningen Rätta fel i försystem Rätta fel i Agresso som serviceförvaltningen ej kan rätta Kuvertera specifika fakturor och skicka till kund Bistå med information för räntefakturering Skapa kund- och fakturafil (för system som läses in av serviceförvaltningen) Meddela inlästa filer Faktureringskörning (på klocka) Skriva ut och skicka faktura Skapa och skicka EDI-faktura 2016-09-18 SIDAN 6 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) eller annan leverantör av skanningstjänster Skapa förvaltningsintern faktura/bokföringsorder Registrera kund, basdata, transaktioner i verksamhetssystem Skapa bokföringsfil (för förvaltningsspecifika försystem) samt skicka loggfiler till serviceförvaltningen Rätta fel i försystem Rätta fel i Agresso som serviceförvaltningen ej kan rätta Läsa in och kontrollera bokföringsfil Rätta fel i Agresso Avstämning mellan försystem och Agresso Skapa bokföringsfil (för system som läses in av serviceförvaltningen) Meddela inlästa filer

7 Förslag på gränssnitt för Kundreskontra 2(3) Hantera kundinbetalningar (inkl. autogiro) Förvaltning Service- förvaltning TietoEnator* Läsa in TIPS- och BG-max filer Hämta upp PG-utdrag för manuella inbetalningar Utreda och hantera ej matchade kundinbetalningar Manuell betalningsprickning i kundreskontra Utföra återbetalningar enligt underlag Boka förskottsbetalning Hantera anstånd enligt beslut Registrera autogiro i Agresso Meddela bank om makulering av autogirobetalning Kontakta kund för avslag/komplettering avseende autogiro Ta emot betalningsfiler Autogirokörning (på klocka) Bistå med information och hjälp avseende oidentifierade kundinbetalningar Upprätta bokföringsorder för betalning till egen förvaltning (ek. bistånd) Besluta om samt upprätta underlag för återbetalning Besluta om anstånd av betalning och skapa betalningsplan 2016-09-18 SIDAN 7 SERVICEFÖRVALTNINGEN Kreditering och makulering, inkl. återbetalning Ta emot och granska underlag Stämma av med intern motpart Makulera faktura i Agresso Förvara underlag** Upprätta och bekräfta betalningsförslag i kundreskontra för återbetalning Besluta om kreditering/makulering Makulera/kreditera faktura i försystem Skapa och attestera underlag för makulering och återbetalning Stämma av med intern motpart Filöverföring till Inkassobolag SLK Finansavd. Läsa in OCR-filer Skicka rapport avseende kundinbetalningar till serviceförvaltningen *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

8 Förslag på gränssnitt för Kundreskontra 3(3) Förvaltning Service- förvaltningen TietoEnator* 2016-09-18 SIDAN 8 SERVICEFÖRVALTNINGEN *) eller annan leverantör av skanningstjänster Underhåll och avstämning av kundreskontra Kontroll, rensning av kundregister Kontroll av autogiroansökningar Kontroll av parkerade fakturor Kontroll av parkerade ordrar Kontroll av nollfakturor Skapa beslutsunderlag för nedskrivning Avstämning av kundreskontra Återrapportera avstämningsunderlag Kundkontakt Ta emot kundsamtal och svara på frågor kopplade till beställning Vidarebefordra specifika fakturafrågor till serviceförvaltningen Svara på inkommande fakturafrågor Hantera nedskrivningar av fordran Erhålla avstämningsunderlag Påminnelse- och kravhantering Kommunicera med inkassobolag Hantera inkassoärende enligt beslut från förvaltning Utskick av påminnelse enligt kravkod Filöverföring till inkassobolag Boka osäker kundfordran Besluta om faktura ska gå vidare till Inkasso Besluta om åtgärd då kund bestrider fordran Hantera ärenden som övergår till Kronofogden då kund bestrider fordran Utskick av inkassokrav Hantera inkassoärende enligt beslut Bevaka/hantera ärenden med Kronofogden då kund ej bestrider fordran Inkassobolag

9 Förslag på gränssnitt för Kassa och bank 1(3) 2016-09-18 SIDAN 9 SERVICEFÖRVALTNINGEN SLK Finansavd. Service- förvaltningen Förvaltning Bank- och plusgirokonton Upphandla och ansvara för ramavtal Godkänna ansökningar/stängningar av konto Återkoppla och förmedla nytt/stängt konto Äga och förvalta stadens kontostruktur Meddela adressändring Fatta beslut om och beställa banktjänster Fullmaktshantering Initiera förslag till banktjänster Ta del av förteckning över kontostruktur Upprätta ansökningshandlingar Begära öppning/stängning av konto Begära adressändring Äga och förvalta förvaltningens bankkontostruktur Äga och förvalta uppdaterad förteckning över bankkonton (samt förmedla till serviceförvaltningen) Begära fullmakt av SLK Företagsupphandlat privatkort och inköpskort Avropa mot ramavtal Informera om och förmedla blanketter för ansökan om företagsupphandlat privatkort respektive inköpskort Godkänna och skicka ansökan om betalkort Kvittera ut inköpskort Föra förteckning över kort och kortinnehavare Kontroll och avslut av kort Fastställa beloppsgränser och säkerställa att anvisning och policy följs Rutin för kontroll av kvitton (internkontroll) Informera om och förmedla blanketter för ansökan om företagsupphandlat privatkort respektive inköpskort Fakturahantering för inköpskort (leverantörsreskontraprocessen) Upprätta anvisningar och policy för betalkort Upphandla ramavtal för betalkort Bidragsutbetalning vid PG anvisning Beslut om utfärda och skapa PGA utbetalning Skapa utbetalningskort i Paraplyet (och automatisk bokföring sker) Certifiera PGA utbetalning Avstämning PGA mot upprättade underlag Lämna ut PGA utbetalningsavi till bidragstagare Erhålla specificerat kontoutdrag från PG Avstämning av PG-konto (2521) mot PGA- blocket Reversera betalning i redovisning och i Paraplyet om bidrag ej hämtas ut Erhålla dagrapport med utbetalat totalbelopp Avstämning och ombokning av utbetalat belopp mot PG-konto (2521) /genomgångskonton Bemyndiga utbetalningar Upprätta dagrapport och skicka till serviceförvaltningen TietoEnator* Filöverföring till Agresso *) eller annan leverantör av systemförvaltning

10 Förslag på gränssnitt för Kassa och bank 2 (3) 2016-09-18 SIDAN 10 SERVICEFÖRVALTNINGEN Hantera övriga inbetalningar * SLK Finansavd. Service- förvaltningen Fördela förvaltningarnas inbetalningar till respektive förvaltnings genomgångskonton Skicka dagrapport avseende inbetalningar till serviceförvaltningen Erhålla dagrapport och dela upp inbetalningar i kund- resp övriga* Hämta elektroniska underlag till inbetalningar (specifikationer) Erhålla kontoutdrag från bankgiro och plusgiro Skapa underlag för återbetalning Hantera återbetalningar (via reversal) Hantera inbetalningar som betalats till fel förvaltning Hantera inbetalningar som betalats in på korrekt förvaltning men felaktigt PG-konto (via bokföringsorder) Utreda oidentifierade inbetalningar Bokföra inbetalningar (eventuellt via utredningskonto) Eventuell återredovisning av betalning till förvaltning Avstämning av genomgångskonton Återrapportering av avstämda konton Förvaltning Meddela serviceförvaltningen hur inbetalning ska bokas Besluta om återbetalning (via reversal) Bistå med information vid utredning av oidentifierade inbetalningar Erhålla information om inbetalning Erhålla redovisning av avstämda konton Dagskassor (Kontanthantering och kortinlösen) *) Inbetalningar från kund behandlas inom processen Kundreskontra Erhålla redovisning på insatt belopp och lämna information till handläggare av dagrapport Avropa lokala kontanthanteringstjänster (värdetransport, uppräkning, etc.) Förvalta dagskassa Lokal kassaavstämning Upprätta underlag för kassaredovisning/bokföring, skicka till serviceförvaltningen Sätta in pengar på konto och redovisa insatt belopp (om insättning ej hanteras av kontanthanteringsföretag) Leverantör av kontanthanterings- tjänster Kvittera och kontrollräkna belopp Sätta in pengar på konto enligt avtal (kontanter) Redovisa insatt belopp till serviceförvaltningen BG/PG/Bank Sätta in pengar från kortinbetalningar på konto enligt avtal Redovisa insatt belopp till serviceförvaltningen Upphandla ramavtal för kontanthantering

11 Förslag på gränssnitt för Kassa och bank 3 (3) 2016-09-18 SIDAN 11 SERVICEFÖRVALTNINGEN Underförskotts- kassor SLK Finansavd. Service- förvaltningen Förvaltning Godkänna ansökan om underförskottskassa och belopp Kvittera underförskottskassa och skicka in underskriven ansökan till serviceförvaltningen Föra förteckning över underförskottskassor samt ansvarig person Vidareförmedla information/förteckning till serviceförvaltningen Upprätta underförskottskasseredovisning (redovisa kvitton, moms, konton, etc.) Bistå med hjälp vid redovisningsfel Insättning av eventuella kontanter vid avslut Löpande utföra internkontroll Vid årsbokslut: Stämma av underförskottskassa och fylla i avsedd blankett Erhålla redovisning av avstämda underförskottskassor Förskottskassor Skriva TJUT avseende ny/förändrad förskottskassa Fatta nämndbeslut om att godkänna ansökan Upprätta utanordning för utbetalning till förskottskassekonto vid ny/ökad förskottskassa Upprätta bokföringsunderlag och skicka till serviceförvaltningen vid minskning av förskottskassa Kontakta bank för återbetalning vid minskad förskottskassa Tertialbokslut: Avstämning av förskottskassor Upprätta TJUT till KS avseende ny förskottskassa Fatta beslut om förändrad förskottskassa Upprätta brev om godkänd förskottskassa och skicka till förvaltning och serviceförvaltningen Avstämning av förskottskassor vid Tertialbokslut Kommunstyrelsen Besluta om ny eller förändrad förskottskassa och upprätta protokoll Erhålla brev från SLK Finansavd. vid ny/förändrad förskottskassa **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material. Förvalta och förvara beslut samt skriva ut och arkivera underförskottskvitto** Betala ut ny underförskottskassa (utbetalningskort, insättning på konto) Erhålla och kontrollera att underlaget är attesterat enligt stadens krav Bokföra redovisning av underförskottskassa ( i leverantörsreskontra Påfyllning av underförskottskassor (utbetalningskort, insättning på konto) Hantering av eventuellt belopp som satts in på konto vid avslut av underförskottskassa Avstämning mot ursprungligt underförskottskvitto vid avslut av underförskottskassa Återlämning/ makulering av kvitto i överenskommelse med ansvarig för underförskottskassa Löpande avstämning av underförskottskassor mot förskottskassa

12 Förslag på gränssnitt för Tid och projekt Pågående projekt Avsluta projekt Skapa projekt (investeringsprojekt, driftprojekt) Förvaltning Service- förvaltningen Besluta om att skapa projekt Fylla i blankett för upplägg (och uppdatering) av projekt inkl relevanta relationer Fylla i blankett för fördelning av lön och skicka till serviceförvaltningen lön samt informera om nya delar i kodplanen Skapa och attestera tidrapporter Informera serviceförvaltningen om väntade inbetalningar Skapa och attestera fakturaunderlag Göra beställningar samt godkänna och attestera leverantörsfakturor (lev.processen) Meddela ev. förändringar på projekt (t ex resurser, tilldatum) Löpande uppföljning och avstämning Skapa och skicka bokföringsorder vid felaktig avstämning Besluta om att avsluta projekt Utföra slutbesiktning och upprätta besiktningsprotokoll Skapa och förmedla underlag för tekniskt avslut av investeringsprojekt (fas 80) Kontrollera ev. öppna poster inkl. lön Skapa och förmedla underlag för parkering och/eller avslut av driftprojekt Vid behov, skapa och förmedla underlag för spärr av investeringsprojekt Uppföljning och rapportering Säkerställa att blankett är komplett ifylld Registrera projekt och projektdata enligt underlag från förvaltningen Vid behov, upplägg av tidrapport Informera projektledare och förvaltning att projekt är upplagt samt projektnummer Bokföring av tid (serverprocesser) samt påminna om uteblivna tidrapporter Bokföra inbetalning via dagrapport Utföra fakturering (via kund.) Definitivboka fakturor (via lev.) Registrera förändringar på projekt utifrån underlag (t ex resurser) Skapa rapporter och ev. beställa rapporter från TE Registrera bokföringsorder Tekniskt avsluta och parkera investeringsprojekt Spärra och avsluta investeringsprojekt Parkera och/eller avsluta driftprojekt och säkerställa att inga öppna poster finns 2016-09-18 SIDAN 12 SERVICEFÖRVALTNINGEN TietoEnator* *) eller annan leverantör av systemförvaltning Skapa exceleratorrapport

13 Förslag på gränssnitt för Anläggning 2016-09-18 SIDAN 13 SERVICEFÖRVALTNINGEN Försäljning och värdeöverföring Nedskrivning och utrangering Anskaffa och skapa anläggningstillgång (Via projektmodul eller inköp) Anskaffa och skapa anläggningstillgång (Via projektmodul eller inköp) Inventering, underhåll och avstämning Besluta och genomföra försäljning av anläggningstillgång Besluta om värdeöverföring Skapa och attestera underlag för försäljning/ värdeöverföring Värdeöverföring till Exploateringskontoret: Skapa bokföringsorder Besluta om nedskrivning Skapa och attestera underlag för nedskrivning Besluta om utrangering Skapa och attestera underlag för utrangering Utföra inventering enligt lokala riktlinjer och tidplaner Återkoppla utfall av inventering till serviceförvaltningen Skapa och attestera underlag för förändring av anläggning Erhålla avstämningsunderlag Kontera och attestera inköpsfaktura samt bilägga dokument med kompletterande info (via lev.processen) Förmedla ev. ytterligare information för skapande av anläggning Registrera och upprätthålla korttidsinventarieregister Värdeöverföring från Exploateringskontoret: Upprätta och registrera bokföringsorder Förvaltning Service- förvaltningen Gå igenom status för projekt färdiga för överföring till Anl. Definitivboka faktura (via lev.processen) Serverprocess ”Skapa anl. från projekt” Kontrollera poster i ”tratten” Kontakta förvaltning för kompletterande info vid behov Skapa/registrera anläggning Registrera tillägg och köra serverprocess för automatisk tilläggsanskaffning Aktivera anläggning och säkerställa giltiga koddelar Registrera retroaktiva avskrivningar Skriva ut, attestera och arkivera GL07** Vid behov, dela anläggning Registrera försäljning och värdeöverföring Köra serverprocess för värdejustering och säkerställa giltiga koddelar Skapa och registrera bokföringsorder avseende reavinst/förlust (till SLK Finansförvaltning) Skriva ut, attestera och arkivera GL07** Värdeöverföring till Exploateringskontoret: Registrera bokföringsorder och utrangering Skapa, rimlighetsbedöma och bekräfta internränteförslag Skapa, rimlighetsbedöma och bekräfta avskrivningsförslag Säkerställa giltiga koddelar Skriva ut, attestera och arkivera GL07** Kontrollera samtliga värdejusteringar för perioden (enl. H41) Kontrollera skapade anläggningar för perioden (enl. H41) Kontrollera att periodens anskaffningar är aktiverade (enl. H41) Avstämning av anläggningsregister mot huvudbok (enl. H41) Skicka avstämningsunderlag till förvaltning Vid behov, dela anläggning Registrera nedskrivning/utrangering Registrera värdeöverföring Köra serverprocess för värdejustering och säkerställa giltiga koddelar Skriva ut, attestera och arkivera GL07** TietoEnator* Värdeöverföring från Exploaterings- kontoret: Manuell programmering för reg. av anläggning. *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

14 Förslag på gränssnitt för Redovisning till rapportering Dag 0 Dag 1 Dag 2 - 10 Löpande /innan dag 0 Förvaltning Service- förvaltningen SLK Finansavd. Upprätta bokföringsorder (och utföra korrigeringar av egna fel) Attestera underlag och verifikation Registrera och förvara bokföringsorder** Inläsning av transaktioner från försystem Rätta/tömma försystemstransaktioner Hantering av interna mellanhavanden Upplägg av ingående balans Upprätta och stänga verifikationsposter Upprätta och attestera bokföringsorder Attestera underlag och verifikation Hantera inventarieregister utanför Agresso Förmedla information för manuella periodiseringar Upprätta och bokföra manuella periodiseringar Kontroll av parkerade verifikationer Avstämning av felkonto (9999) Avstämning av genomgångskonton Kontroll av sekretessbolag Momsavstämning Körning av periodiska automatkonteringar Kontroll av projekt Bokföring av pågående arbete på investeringsprojekt Avstämning av konto (9999, 2998) Avstämning BX-företag Övriga obligatoriska aktiviteter enligt rutinbeskrivning "H41 – Periodavslut och bokslut förvaltningsspecifikt" Ändra aktuell period Kontoavstämningar periodiserade transaktioner Kontoavstämningar balanskonton och genomgångskonton Upprätta och bokföra manuella periodiseringar Nollställa konton Löneperiodisering Ta fram specifikationer till kontoavstämningar Ta fram legala rapporter från Agresso (UH018) Räkenskapssammandrag (9010, 9020) Årsöverföring tid och projekt (TS100) Årsöverföring av driftsprojekt (TS200) Upprätta bokslut Stänga period definitivt Rapportera moms 2016-09-18 SIDAN 14 SERVICEFÖRVALTNINGEN Vid behov, lämna underlag för bokslut Godkänna och rapportera bokslut **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

15 Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 1(5) 2016-09-18 SIDAN 15 SERVICEFÖRVALTNINGEN Avslut av behörighet Användare Upprätta och underteckna underlag för avslut av användare Återkalla attestkort vid behov Meddela ersättare i attestflöde vid behov Kontrollera att avslutsunderlag är komplett och attesterat Kontrollera om resurs är aktiv i pågående flöden Styra om attestflöden till ersättare efter underlag Avsluta/spärra begreppsvärde WB_EK och relationsvärden för användare med tillgång till web-info Ändra användarens ”till-datum” och status Meddela behörighetsregistrerare att användare ska avslutas Förvara underlag för avslut** Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad Ändra användarens status till spärrat Arkivera underlag för avslut Förvaltning Service- förvaltningen (Behörighetsadmin) TietoEnator ServiceCentrum* (Behörighetsreg.) Lokal IT Spärra användarens behörighet till Agresso självservice (vid behov) Spärra användarens behörighet till Citrix (Agresso) (vid behov) Ny och ändrad behörighet Användare Upprätta och underteckna relevanta behörighetsunderlag Upprätta och skicka beställningsunderlag / attestkort till relevant mottagare Informera om ställföreträdare (vikarie) i elektroniska flöden vid behov Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad Registrera koppling till resurs/relationer samt vid behov resurs/arbetsschema Koppla på IKB etc samt registrera ställföreträdare i elektroniska flöden vid behov Meddela användare deras behörighet i Agresso Förvara behörighetsunderlag** Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad Registrera resurs samt användare, koppling till roller och resurs samt tilldela lösenord Meddela användare att behörighet är registrerad/ändrad samt ev nytt lösenord Meddela behörighetsadministrationen att användaren är registrerad Arkivera behörighetsunderlag Ge tillgång till Agresso självservice (vid behov) Ge behörighet till Citrix Agresso (vid behov) *) eller annan leverantör av skanningstjänster **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

16 Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 2(5) 2016-09-18 SIDAN 16 SERVICEFÖRVALTNINGEN Ny och ändrad behörighet Centrala roller** Upprätta och underteckna relevanta behörighetsunderlag Kontakta lokal IT vid behov av t ex Citrix (Agresso), Agresso självservice. Centrala funktioner (t ex Revisionskontoret, Kontaktcenter, SF VOEk, TietoEnator*) Serviceförvaltningen (Behörighetsadmin.) Koppla på IKB enligt attestkort och/eller ZIKB för tillgång till hela förvaltningen Meddela användaren dess behörighet Avslut behörighet Centrala roller** *) eller annan leverantör av systemförvaltning **) t ex övergripande frågebehörigheter (Revisionskontoret, SLK Finans), centrala systemanvändare (SLK, centrala Agressokonsulter), Serviceförvaltningen, driftleverantör, kontaktcenter Upprätta och underteckna underlag för avslut av användare Kontakta lokal IT vid behov av avslut av t ex Citrix (Agresso), Agresso självservice. Godkänna och besluta om behörighet till centrala roller Systemägare (SLK Finans) Godkänna och underteckna underlag för avslut av användare TietoEnator ServiceCentrum* (Behörighetsreg.) Lokal IT förvaltning Spärra användarens behörighet till Agresso självservice (vid behov) Spärra användarens behörighet till Citrix (Agresso) (vid behov) Ge tillgång till Agresso självservice (vid behov) Ge behörighet till Citrix Agresso (vid behov) Kontrollera att beställningsunderlag är komplett och attesterad Registrera användare, koppling till roller samt vid behov tilldela lösenord Meddela användare att behörighet är registrerad/ändrad samt ev nytt lösenord Meddela behörighetsadministrationen att användaren är registrerad Arkivera behörighetsunderlag Kontrollera att avslutsunderlag är komplett och attesterat Ändra användarens ”till-datum” och status Arkivera underlag för avslut

17 Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 3(5) 2016-09-18 SIDAN 17 SERVICEFÖRVALTNINGEN Äga fria koddelar inkl relationer Styra flöden och uppföljning Inneha behörighet till begreppsvärden och relationer Upprätta och vid behov attestera underlag för nya eller förändringar i fria koddelar, begreppsvärden eller relationer Registrera förändringar avseende projekt om tjänsten Tid o Projekt ej köpts Kontrollera status på poster som ska avslutas Upplägg av begreppsvärden (vid behov) Förvaltning Service- förvaltningen Granska att underlag är komplett och attesterat Kontrollera och ev bevaka status på poster som ska avslutas Registrera och underhålla kod- och kontoplan enligt underlag från förvaltning Förvaring av kod- och kontoplan** Genomföra periodavslutsaktiviteter för kod och kontoplan Registrera automatattest av EDI-fakturor enligt attesterat underlag från förvaltning Registrera factoringuppgifter Spärra/avsluta leverantör Besluta om automatisk attest av faktura från EDI-leverantör Initiera automatattest till TietoEnator Upprätta och vid behov attestera underlag över specifika uppgifter avseende EDI-leverantör Förändring i kod- och kontoplan Förändring i leverantörsregister Underhåll av övriga register Registerhantering Genomföra löpande central registerhantering Registrera och underhålla register enligt underlag från förvaltning Upprätta underlag för underhåll av övriga register SLK Identifiera behov av förändring register samt besluta och kommunicera dessa Identifiera behov av förändring i register samt kod- och kontoplan samt besluta och kommunicera dessa Äga kontoplan samt koddelar för verksamhet och motpart, inkl relationer & projekt **) Förvaltningen har huvudansvar för arkivering av räkenskapsmaterial och under löpande räkenskapsår förvarar serviceförvaltningen del av material.

18 Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 4(5) 2016-09-18 SIDAN 18 SERVICEFÖRVALTNINGEN Förvaltning Service- förvaltningen TietoEnator* *) eller annan leverantör av systemförvaltning SLK Löpande underhåll och periodavslutsaktiviteter Utföra periodavslutsaktiviteter för ej köpta tjänster Kontrollera aktuell status för behörigheter och upprätta underlag för ev korrigering Undersöka relationsvärden och upprätta underlag för ev korrigering Underhålla försystemstransaktioner för ej köpta tjänster Ta fram rapporter (TGxx) över aktuella behörigheter Kontrollera att alla relationsvärden finns och vid behov återkoppla till förvaltningen Rätta ev. egna registreringsfel av relationsvärden Underhålla försystemstransaktioner för köpta tjänster Utföra årsavslutsaktiviteter enligt instruktion från SLK Genomföra periodisk central registerhantering Ta fram anvisningar och tidplan för underhåll och periodavslutsaktiviteter Inläsning filer Ansvara för filinnehåll Tillhandahålla loggfiler för inläsning (vid behov) Rätta ev fel i försystem Bevaka filer klara för inlösning och Läsa in filer från gemensamma försystem (t ex Bosko, Paraplyet, LISA) samt lokala filer avseende köpta tjänster Kontrollera resultat av inlästa filer Identifiera ev fel och rätta fel i Agresso Återkoppla ev fel i försystem Vid åtgärdade fel, läsa in poster på nytt Skapa kund- och fakturafil för gemensamma försystem och läsa in dessa Meddela serviceförvaltningen filer klara för inläsning och tillhandahålla loggfiler

19 Förslag på gränssnitt för Systemförvaltning Agresso 5(5) 2016-09-18 SIDAN 19 SERVICEFÖRVALTNINGEN Förvaltning Service- förvaltningen TietoEnator* *) eller annan leverantör av systemförvaltning Handhavandestöd Bistå förvaltningarnas användare vid specifika systemförvaltarfrågor Ge förvaltningarnas användare handhavandestöd för redovisningsrelaterade frågor avseende köpta tjänster Supportera alla användare vid handhavandeproblem i Agresso SLK Ge egna användare handhavandestöd avseende interna regler och rutiner, funktionalitet i Agresso självservice samt redovisningsrelaterade frågor avseende icke köpta tjänster Utbildning Rapporter Skapa global/gemensam browserrapport Göra första prioritering över vilka exceleratorrapporter som bör skapas Meddela förvaltning huruvida exceleratorrapport skapas eller ej Bistå vid skapande av personliga browserrapporter Logga önskemål, göra teknisk bedömning samt lämna rekommendation betr exceleratorrapport Skapa exceleratorrapport enligt beslut från SLK Besluta vilka rapporter som ska skapas Beställa utvalda rapporter av TietoEnator Ta ut fördefinierade global/gemensamma rapporter Skapa browserrapport Beskriva behov och lämna önskemål om ny exceleratorrapport Kvalitetssäkra, dokumentera och underhålla specifika rapporter Genomföra utbildningar i Agresso Undersöka behov av utbildning Besluta om och ta fram utbildningsplan Utbilda användare i Agresso självservice Övriga stödfunktioner

20 Serviceförvalt- ningen - Obligatoriska Lev reskontra Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering, t ex lev.register, betalnings- mottagare, ver.poster, post- nummer, kopplingsbegrepp. Genomföra periodavslutsaktiviteter (t ex avstämning mellan HB/LR, kontroll att alla fakturor är i ett flöde) Serviceförvalt- ningen – Frivilliga Läsa in filer från lokala försystem Kontrollera och återkoppla lokalt inlästa filer/data Kundreskontra Övriga processer Övriga tjänster Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering, t ex kundregister, artikelregister, ver.poster, postnummer. Genomföra periodavslutsaktiviteter (t ex avstämning mellan HB/KR, avstämning nollfakturor) Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering, för kod och kontoplan t ex hantering av samtliga begrepp (kontering och rapportering) samt dess relationer, värdematriser, konteringsregler. (Beställaren ska dock kunna ha behörighet för att vid behov lägga upp egna begreppsvärden) Utföra löpande och periodisk lokal registerhantering för övriga sålda tjänster. Genomföra periodavslutsaktiviteter för kod och kontoplan samt för sålda tjänster (t ex kontroll att alla relationskopplingar är korrekta) Läsa in filer från gemensamma försystem (t ex Bosko, Paralyet, LISA) och lokala filer avseende köpta tjänster Kontrollera och återkoppla inlästa filer/data ( t ex hantera poster i underhållsbilder) Genomföra periodavslutsaktiviteter (avstämningar, kontroller av t ex fakturaflöde, relationskopplingar m.m.) Utföra beställd behörighetsadministration (registrera behörighet i Agresso) Förslag på tjänster avseende systemförvaltning Agresso 2009 2016-09-18 SIDAN 20 SERVICEFÖRVALTNINGEN