Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Styrning för ökad effektivitet Konferens 11 mars 2008

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Styrning för ökad effektivitet Konferens 11 mars 2008"— Presentationens avskrift:

1 Styrning för ökad effektivitet Konferens 11 mars 2008

2 Kunder - dem verksam- heten är till för Styrning Processer

3 1. Kunder - kundbehov och kundvärde

4 Medborgarfokus i förvaltningspolitiken: Den statliga verksamheten måste ha ett tydligt medborgarfokus. /Regeringens handlingsprogram, 2000/ Sätta medborgare och företag i centrum genom ökad samverkan mellan myndigheterna. /Budgetpropositionen, 2007: Prioriteringar i regeringens förvaltningspolitik/ Medborgarfokus i Högskolan: Den högre utbildningen ska svara mot studenternas efterfrågan och även mot arbetsmarknadens behov /Regleringsbrevet 2008/

5

6 Högskolans uppdragsgivare och kunder Uppdragsgivare: Riksdag och regering Forskningsfinansiärer (i förekommande fall) Kunder, grundutb:Studenterna Arbetslivet (näringslivet, offentlig sektor mm) Forskarutbildningen Kunder, forskarutb:Doktoranderna Arbetslivet Forskningen

7 Kunder: medborgare, företag, andra myndigheter etc. Vilka är våra kunder? Vilka behov, krav och önskemål har de? Hur tar vi reda på deras behov, krav, önskemål? Vilka kundvärden ska vi skapa för resp. kundgrupp? Vilka tjänster erbjuder vi? Hur vet vi om de tjänster vi erbjuder –leder till kundtillfredsställelse? –skapar optimalt värde för våra kunder?

8 2. Processer - Vad är en process och varför arbeta i processer?

9 Vad är en process? En process är ”ett nätverk av aktiviteter som upprepas i tiden och vars syfte är att skapa värde åt någon extern eller intern kund.” (Bergman & Klefsjö) Exempel: - handlägga ärenden - bota och vårda sjuka - utöva tillsyn - utbilda studenter

10

11 Så som verksamheten STYRS = funktionsbaserat (vertikalt) Så som verksamheten BEDRIVS och VÄRDE skapas = i processer (horisontellt)

12 3. Styrning

13 Prestationer Effekter Politikens syfte Uppdrag/ övergripande mål (instruktion, regleringsbrev) Vision strategier mål planer Uppföljning Årsredovisning Resultatdialog Resultat Resurser Aktiviteter Responsibility = ge förut- sättningar samt ta ansvar Accountability = redovisa samt utkräva ansvar

14 Privat produktion Offentlig produktion UppgiftTillgodose efterfrågan Tillgodose behov Värde för kundBestäms av marknads- Mekanismen priset bristfällig ResultatmåttPrestationer, vinst Prestationer sällan relevant. Bristfälligt Mått på yttre Försäljning, marknads- Saknas oftast effektivitetandelar EffektivitetsfokusInre effektivitet Borde vara på yttre effektivitet

15 Universitet och högskolor Yttre effektivitet: - Förbättra uppföljningen av student- ernas etablering på arbetsmarknaden efter examen. - publiceringar och citeringar i inter- nationellt erkända tidskrifter Inre effektivitet:- Genomströmningen i forskar- utbildningen Kvalitet:- Verksamheten ska hålla en internationellt sett hög kvalitet. Kvaliteten ska förbättras.

16 Myndighet AMyndighet CMyndighet B Prestation Med- borgare/ företagare Medborgare-/företagsprocessen TjänstEffekt (outcome)

17 S Y S T E M F A K T O R E R Struktur/ Regler/ Mål/mät- Info- IT- Kompetens, arbets-.proce- system system system kultur org.durer Styr- och ledningsfilosofi Processens effektivitet och duglighet System Process Brukare/ Kund Systemsyn på verksamheten

18 ”Taylorismen””Systemsynen” ___________________________________________________________________________________________________ Vad ska styras? FunktionerProcesser Vad fokuseras? MedarbetarnaKundvärde EkonominEffekter Vad blir viktigt?Att ha kontrollAtt skapa värde

19 Ekonomistyrning Systemsynsätt Genom att optimera delarna optimeras helheten * Uttryck, t.ex, - Resultatenheter - Beställar-utförarmodeller - Ärenden hanteras som produktionsenheter Genom att optimera delarna suboptimeras helheten – det är därför helheten som ska styras Uttryck, t.ex. - Mått på tid och kostnad för hela processen sett ur kundens perspektiv - Mått på systemets normala prestationsnivå

20 Resultatstyrning Systemsyn Styr på resultat, dvs. vad som ska åstadkommas Myndigheten bestämmer själv processen, dvs hur det ska gå till * Underliggande antagande: Man behöver inte förstå hur det går till (= processen) för att styra en verksamhet Varje system åstadkommer, med en normal variation, ett givet resultat Vill vi förbättra resultaten måste systemet ändras Detta kräver förståelse av hur det operativa arbetet går till (”how the work works” och hur det påverkas av olika systemfaktorer

21 Vem styr? Med tiden blev vården alltmer komplex och nya professioner infördes även administrativt. Den administrativa byråkratin tog över utvecklingen av styrsystemet och detta har satt sin prägel på vilka data som finns i uppföljningssystemen. /Intermountain Healtcare, USA/ Vad som är bra polisarbete har i hög utsträckning börjat formuleras av företagsekonomer inom polisen /Ur Holgersson/ Professionsbestämda effektivitetskriterier utmanas av en framväxande administrativ elit till förmån för mer finansiellt inriktade effektivitetskriterier. /Modell & Grönlund/

22 Styrning – styrkedjan

23 Prestationer Effekter Politikens syfte Uppdrag/ övergripande mål (instruktion, regleringsbrev) Vision strategier mål planer Uppföljning Årsredovisning Resultatdialog Resultat Resurser Aktiviteter Översättning 1 = politik till regleringsbrev Översättning 2 = regleringsbrev till operativ styrning

24 Kriminalvården: två styrsystem? Minska återfall Säker och kostnads- effektiv förvaring Regeringens politik Den operativa verksamheten Politik Reglerings -brev Intern planering Års- redovisning Intern upp- följning

25 Effekter av senare upplåsning Samtliga myndigheter har lämnat underlag för vilket effektiviseringsutrymme som finns om tiden för gemensamhet minskas genom senare upplåsning med en timma. Det minskade personalbehovet vid anstalterna sammantaget bedöms uppgå till drygt 50 årsarbetskrafter. Verksamhetsanalysen 2004

26 Det är ur ett processperspektiv ”svårt att förstå varför indrivningen mäter det man gör idag. Kopplingen mellan mål och mått är mycket otydlig för att inte säga obefintlig i vissa delar. Det går inte att med dagens uppföljning utläsa huruvida vi styr verksamheten mot de uppsatta målen eller inte. Särskilt otydligt blir det ifråga om de strategiska målen.” /Kronofogden. Rapport 2006:8/

27 Transportpolitikens 6:e delmål: Ett jämställt transportsystem som är utformat så att det svarar mot både kvinnors och mäns transportbehov. / ”När det sjätte delmålet översätts till strategier, kundprogram och verksamhetsplaner tenderar variablerna kvinnor och män att suddas ut ju närmare den operativa verksamheten det kommer.” /Att styra mot jämställdhetsmål. Eva Wittbom/

28 Styrning - mål och mätsystem

29 Mål och mätsystem SMART-kriterierna för att sätta mål Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta

30 Exempel från Arbetsmarknadsverket Halvering av antalet långtidsarbetslösa ungdomar. Alla arbetssökande ska ha handlingsplaner 70 % av alla som går arbetsmarknadsutbildning ska ha arbete inom 90 dagar.

31 Problemet med SMART-kriterierna (i offentlig sektor) –Det finns ingen marknad som korrigerar för snedvridande effekter –Målen sätts av ledningen skilt från och utan tillräcklig kunskap om den operativa verksamheten –De brister ofta i Relevans och Acceptans.

32 Typiska konsekvenser av kvantifierade mål (targets) Att man misslyckas med att nå dem Fler fel och behov av att göra om igen Ökade totala kostnader Demoralisering av medarbetarna Minskad respekt och förtroende för ledarna John Seddon

33 Kvalitet Resurser Tid Öka resurserna: eliminera icke-värdearbete = ändra systemet ”Klara” kvaliteten genom ”fusk” = manipulera systemet När ekvationen inte går ihop ….. * Förbättra systemet * Förvanska systemet * Förvanska resultaten

34 Utgångspunkt för ett mätsystem Verksamhetens uppdrag/syfte, övergripande mål och strategier Kundernas behov, krav, önskemål och förväntningar Inom ramen för vårt uppdrag ska kundernas behov och krav tillgodoses på ett rättssäkert och kostnadseffektivt sätt. Värdet för kunderna skapas i verksamhetens kärnprocesser. Det är därför processerna och inte funktionerna som ska styras Vi behöver därför ett mätsystem som mäter processernas utfall och deras värdeskapande förmåga.

35 Viktiga frågor Mäter vi rätt saker? Mäter vi på rätt sätt? Använder vi mätningarna på rätt sätt?

36 Syften med mätningar Underlag för att allokera resurser Underlag för operativ styrning Få mått på resultat (prestationer och effekter) Få mått på resursutnyttjande (effektivitet/produktivitet) Underlag för lärande och utveckling

37 Några slutsatser Vi måste analysera kopplingen mellan mål och mätningar Vissa mätningar är skadliga – dessa ska vi sluta med Vissa mätningar ska vi fortsätta med – men endast använda för avsett ändamål Vissa mätningar måste vi börja med

38 Några konsekvenser Styr inte på * godtyckliga mål och mått, lösryckta ur sitt sammanhang * produktivitet! Styr istället på * efterfrågan och kapabilitet! * tid ur kundens perspektiv samt kostnader för hela processen! * mått härledda ur processen och som stödjer syftet med verksamheten!

39 ”Trots att både läkemedelskostnader och personalkostnader i princip fördubblades så minskade totalkostnaden för kol-patienterna vid Simrishamns sjukhus med 13 procent. Med det nya sättet att arbeta skulle 1 miljard kronor kunna sparas per år om det används i hela landet.” /DN 19 aug. 2006/


Ladda ner ppt "Styrning för ökad effektivitet Konferens 11 mars 2008"

Liknande presentationer


Google-annonser