KICK OFF för ordföranden i VO-College Örebro län fredagen den 13:e november 2015 9.30 Hej och välkomna! Syftet: stärka er i ert ordförandeskap och styrgruppsarbete.

En presentation över ämnet: "KICK OFF för ordföranden i VO-College Örebro län fredagen den 13:e november 2015 9.30 Hej och välkomna! Syftet: stärka er i ert ordförandeskap och styrgruppsarbete."— Presentationens avskrift:

1 KICK OFF för ordföranden i VO-College Örebro län fredagen den 13:e november 2015 9.30 Hej och välkomna! Syftet: stärka er i ert ordförandeskap och styrgruppsarbete inom ramen för VO-College 9.45Linda: VO-College struktur, styrgruppsarbete, mötesteknik, ledarskap 11.00Johanna: ledarskap, reaktioner på förändring, möta motstånd, våra olika roller 12.00LUNCH 13.00Gunilla: styrgrupps- och collegearbete i Skåne 14.50Avrundning 15.00Tack och hejdå! ”A new beginning”

2 Varför jobbar vi med vård och omsorg? Därför att … https://www.youtube.com/watch?v=BiLgGWnRUJ8

3 Runda: Förväntningar på dagen?

4 Vi backar bandet … Regional Återcertifieringsansökan Vård- och omsorgscollege Örebro län 2012-2017: ”2.1 Organisation Regionförbundet Örebro är huvudman för det regionala samarbetet inom Vård- och omsorgscollege. Övergripande samordnas och leds arbetet av den regionala styrgruppen. En regional processledare, anställd av regionförbundet, har uppgiften att stödja, driva och samordna de regionala frågorna.”

5 ”2.1.1 Den regionala styrgruppen Regionala styrgruppen stödjer det lokala arbetet genom att; -Utarbeta stöd och ”direktiv”. -Utse arbetsgrupper och gemensamma strukturer och arbetsmodeller för olika frågor, uppföljningssystem mm. -Ta beslut om, och godkänna, resultat från regionala arbetsgrupper och om regionala frågor. -Sprida informationen om aktuella kurser, konferenser, kompetensförsörjningsfrågor, utredningar, litteratur, artiklar mm.”

6 2.2 Det regionala samarbetets sammansättning ”… Arbetsgivarnas representanter utgör majoriteten i alla styrgrupper och alla ordföranden är chefer inom vård och omsorg eller socialförvaltning.” UtbildningsanordnareArbetsgivareFackförbund

7 I Bilaga 1 står det vad varje lokal styrgrupp ska göra Örebro-Lekeberg ”…marknadsföringsfrågor, utbildningsfrågor, kvalitetsuppföljning, arbetsgruppernas arbetsuppgifter...” Örebro-Lekeberg ”…marknadsföringsfrågor, utbildningsfrågor, kvalitetsuppföljning, arbetsgruppernas arbetsuppgifter...” Karlskoga-Degerfors ” …sprida kännedomen om syftet med VO- College lokalt och regionalt genom att samordna information och marknadsföring …” Karlskoga-Degerfors ” …sprida kännedomen om syftet med VO- College lokalt och regionalt genom att samordna information och marknadsföring …” Norra länsdelen ”… informera politiker i respektive kommun och landsting om utvecklingen av VO- College” Norra länsdelen ”… informera politiker i respektive kommun och landsting om utvecklingen av VO- College” Sydnärke ”… samordna information och marknadsföring samt kontinuerligt arbeta med uppföljning och utvecklingsfrågor.” Sydnärke ”… samordna information och marknadsföring samt kontinuerligt arbeta med uppföljning och utvecklingsfrågor.” Gemensamt för alla: ”Styrgruppen har ett övergripande ansvar för att de uppsatta kvalitetskriterierna uppnås både på lokal och på regional nivå.”

8 Benämningen styrgrupp är medvetet vald

9 Styrgruppen leder genom att: Vara strategisk  Sätta upp mål: långsiktiga (3-4 år), näraliggande (1 år), mätbara och icke mätbara  Besluta om strategier: hur ska samverkan inom VO-College realiseras? V-plan tex. Genomföra  Kräver system av förenande länkar (KRITISK PUNKT!) Genomslagskraften av styrgruppens beslut beror på hur effektiva dessa kopplingar är! 1.Beslut kan implementeras direkt i hemorganisationer 2.Beslut måste processas i arbetsgrupp/annat operativt forum innan implementering i hemorganisation Systematiskt följa upp  En gång per år fokusera på uppföljnings- och kontrollfrågor  På varje styrgruppsmöte redovisa resultat, uppföljning av beslut  När det finns särskild anledning att kontrollera

10 Styrning utan uppföljning är inte meningsfull Om vi inte vet resultatet av ett fattat beslut – hur vet vi då om vi gör skillnad? Beslut GenomförandeResultat Uppföljning

11 2 grupper, 3 personer i varje 10 min per grupp att reflektera kring styrgruppens funktion, enas om de 3 viktigaste funktionerna 2 grupper, 3 personer i varje 10 min per grupp att reflektera kring styrgruppens funktion, enas om de 3 viktigaste funktionerna

12 Styrgruppsarbete Ett stimulerande och roligt lagarbete Sakliga diskussioner – olika uppfattningar bryts mot varandra och leder fram till genomtänkta beslut Bredd och dynamik i representation, personlighets- och verksamhetsmässigt Att göra rätt saker (strategiska beslut) Tidsperspektivet är mer framåtriktat, tänker struktur och samband, väl överägda beslut – långsiktighet  Särskilt viktigt på regional nivå Att göra dessa saker rätt (operativa beslut) Vill arbeta i nuet, konkret och snabbt  Särskilt viktigt på lokal nivå

13 Styrgruppsmöten som metod Styrgruppens arbetsmetod är att mötas i gemensamma och förberedda möten för att fatta beslut, diskutera, göra överväganden, lämna råd, följa upp och kontrollera Dagordning ska ha sänts ut i förväg tillsammans med underlag Styrgruppen är ett kollektiv som fattar beslut gemensamt Formellt fattar styrgruppen majoritetsbeslut I praktiken fattas de flesta beslut i enlighet Utifrån sina skilda utgångspunkter diskuterar styrgruppen för att nå beslut Hinner inte styrgruppen samlas mellan två ordinarie möten är det ordförande som tar de nödvändiga besluten i styrgruppens ställe

14 FÖRSLAG PÅ DAGORDNING 1. FormaliaOrdförandeKl 9.00 1.1 Mötets öppnande 1.2 Val av justerare 1.3 Övriga frågor 1.4 Fastställande av dagordning 2. Föregående protokollBilaga 1OrdförandeKl 9.40 3. Rapporter/information 3.1 Avvikelser lokala collegeLokala ordförandenKl 9.50 3.2 Kurser och konferenserBilaga 2Processledare 4. Beslutsärenden 4.1 Ny aktivitet … Bilaga 3Person XKl 10.15 5. DiskussionsärendenPerson YKl 11.15 5.1 … 6. Övriga frågorKl 11.45 6.1 … 7. Mötets avslutandeKl 12.00

15 Råd gällande ramar för mötet Kompositionen av dagordningen styr de resultat mötet åstadkommer Skärpan i diskussionerna brukar vara bättre i början av mötet Beslutspunkterna högt upp på dagordningen Diskussionsärenden längre ned  Riskerar då inte tidsnöd vid beslutsfattandet Disposition av mötestiden Skapa en grov tidsplanering  Då säkerställs att alla ärenden hinns med och behandlas i god ordning Var restriktiv med övriga frågor Frågor anmäls i förväg Punkten Övriga frågor  Tillåts allt för många övriga frågor ändrar mötet karaktär till att handla om spontana frågeställningar stället för förberedda och genomtänkta ärenden

16 Styrgruppsmedlemmen Är väl förankrad och har mandat att styra processer och förändra i egen organisation Prioriterar närvaro och avsätter tid Har helhetssyn och inga revir Tänker långsiktigt Kopplar behov i egen organisation till resultat från collegearbetet, t.ex. i verksamhetsplan Ingår i och nyttjar kontaktnät Har kompetens i frågorna Vid styrgruppsmöten ska styrgruppsmedlemmen: -Ha läst in utsänt material -Aktivt medverka till att styrgruppen fattar bra beslut -Kunna fungera i gruppen

17 Tips på mötesteknik Genomförandet av styrgruppsmötet präglas av ordförandes sätt att leda det Ordföranden ska: -Leda mötet enligt dagordning och överlämna ordet i tur och ordning -Se till att inläggen tillför väsentligheter -Hålla tillbaka de verbala och initiera de mer lågmälda -Få ut så mycket klokskap och beslutskraft som möjligt ur var och en -Komplettera styrgruppens diskussion med egna synpunkter -Sammanfatta diskussionen och styrgruppens ställningstagande -Formulera beslut

18 Fallgropar Dagordningen är inte tillräckligt intressant Mötena har mer karaktär av samtal än systematisk diskussion Styrgruppen har ingen tydlig strategi för uppdraget Beslut som fattats genomförs inte Styrgruppen undviker att ta upp känsliga och svåra frågor

19 Gör klart vilken roll styrgruppen ska spela Skapa genomtänkt arbets- /verksamhetsplan - årshjul Fila på dagordningen Förbered ärenden inför stora beslut Ha effektiva arbetsmöten Följ upp beslut Se över representationen Lämna konferensrummet Bjud in en gäst Utbilda styrgruppen Kickstarta!

20 Stadgar Föreningen Vård- och omsorgscollege är en nationell ideell förening där verksamhetens ”ryggrad” står beskrivet i stadgar. Lokala och regional VO-College i Örebro län är inte per definition en ideell förening utan ett samverkansorgan, och har i dagsläget inga stadgar. Detta vill vi förändra har därför har vi skapat ett förslag på stadgar! Därför att …  Beslut på nästa regionala styrgruppsmöte den 4/12

21 Som lokal ordförande - hur hanterar du en fråga som inte hör till mötet? Bikupa, diskussion 2 och 2, 5 min Som lokal ordförande - hur hanterar du en fråga som inte hör till mötet? Bikupa, diskussion 2 och 2, 5 min

22 Teknisk paus 5 min

23 Vad har vi pratat om och vad kommer vi prata om? Linda: VO-College struktur, styrgruppsarbete, mötesteknik, ledarskap Johanna: ledarskap, reaktioner på förändring, möta motstånd, våra olika roller

24 Vilka reaktioner på förändring kan vi möta i vårt ledarskap? 50 % kommer att vara neutrala och anta en vänta-och-se-attityd 30 % kommer att stödja och samarbeta 20 % kommer vanligtvis att motarbeta en förändring

25 Vad är motstånd? ”Motstånd är en omedveten och automatisk psykologisk mekanism, för att skydda oss från smärta och obehag.” (R. Maurer) ”Motstånd är en etikett på ett upplevt beteende hos andra, som används av konsulter och chefer, när dessa andra verkar ovilliga att låta sig bli påverkade eller ta emot hjälp” (E. Nevis) ”Det som vanligtvis uppfattas som motstånd är inte bara ett dumt hinder som behöver tas bort utan en kreativ kraft för att hantera en svår situation” (Polster & Polster) ”Motstånd ska ses genom kognitiva ögon; det som händer är att information håller på att processas …” (E. Nevis) Människor motsätter sig oftast inte förändringen i sig. De motsätter sig att bli förändrade” (M. Wheatly)

26 Maurers motståndsnivå 1 Baserat på bristande information (fakta, data, idéer) Brist på information Oense om idén i sig Idén/grunden för idén är inte kommunicerad “I don’t get it!”

27 Maurers motståndsnivå 2 Fysiologiska och känslomässiga reaktioner på förändringen Förlust av makt, kontroll, status Inkräktar på min integritet Idén verkar inkompetent Rädsla för isolering eller att bli övergiven Orkar inte mer! “I don’t like it!”

28 Maurers motståndsnivå 3 Bristande förtroende för förändringsledaren/ledningen Bygger på den historiska relationen Har grund i "vad du representerar" (kulturellt, etniskt, kön eller maktskillnader) Tydlig åsiktsskillnad i värderingar “I don’t like you!”

29 Hantera nivå 1 Säkerställ tillgång till samma information om de pågående händelser (utmaningar, trender, finansiella villkor) som kan följas tillsammans med insikten och behovet av att agera, som en följd av detta Säkerställ att alla får samma möjligheter att förstå och tolka information – i tid Ge alla inblandade möjlighet att delta i analysen och planeringen av de tre första stegen i cykeln. Låt allas röst bli hörd, pågående aktiviteter avslutas och nya tas fram i samförstånd – på en kognitiv och rationellt nivå Öppna dialoger som skapar en tydlig och gemensam bild om bakgrund, syfte och framtid och hur detta skall kommuniceras ut på både kort och lång sikt “I don’t get it!”

30 Hantera nivå 2 Skapa ett forum där det är tillåtet att uttrycka tvivel, osäkerhet och rädsla För en aktiv dialog om förändringen – för att själv upptäcka hot om förluster, rädslor, stress – alla känslor dolda i "magen" Gå in i dialoger och lyssna på oro, med genuint intresse – möt människor där de är – känslomässigt på deras grunder Involvera människor i planeringen av framtida ramar och möjligheter, processer och metoder “I don’t like it!”

31 Hantera nivå 3 Se över gamla mellanhavanden; finns det missförstånd, ilska, känsla av att ha blivit sårad? Utforska ”störningar" i relation och beteende: ”När du … vad handlade det om?” Undersök och få förklaringar om tidigare erfarenheter med anknytning till personen – tidigare förluster, problem, nedskärningar … Om möjligt – gör en överenskommelse med personen om professionellt beteende och ömsesidig ärlighet Överväg (om möjligt tillsammans) att gå skilda vägar – och hur! “I don’t like you!”

32 Känner du igen dig i att möta motstånd? Hur har du hanterat motståndet? Vattentrappa, 2 minuter per person Känner du igen dig i att möta motstånd? Hur har du hanterat motståndet? Vattentrappa, 2 minuter per person

33 Hattövning: Hur hantera du dina olika roller? Arbetsgivare Lokal ordförande Ledamot i regional styrgrupp

34 Medskick inför regionalt styrgruppsmöte 4/12 -Hur säkerställer vi att vi gör rätt sak, diskuterar rätt saker och fattar rätt beslut? Utifrån nivå. -Vad behöver du utveckla i ditt ordförandeskap? -Hur säkerställer vi att vi gör rätt sak, diskuterar rätt saker och fattar rätt beslut? Utifrån nivå. -Vad behöver du utveckla i ditt ordförandeskap?

35 Runda: Har dina ursprungliga förväntningar på dagen infriats? Om inte, vad hade vi kunnat göra bättre?