Att skriva dispensbeslut

En presentation över ämnet: "Att skriva dispensbeslut"— Presentationens avskrift:

1 Att skriva dispensbeslut
Handledning och diskussionsfrågor från Strandskyddsdelegationen Använd gärna dessa ppt-bilder med tillhörande material för regionala, lokala möten om strandskyddsfrågor med fokus på skrivandet av dispenser. I detta kommentarsfält finns förslag och kommentarer till bilderna. När du använder materielet blir övningen förstås bättre och mer levande om du (istället/också) använder dina egna erfarenheter och exempel. MEN, om du lägger in egna bilder eller vill göra ändringar är vi tacksamma om du gör det i en ppt-slide med din egen logotype eller en blank bild. Om du har förslag till ändringar som du tycker att vi ska föra in och vara avsändare av, kontakta oss på

2 Välkommen till detta möte…
Infoga gärna egna bilder - med egen logotype och layout För att belysa syftet med passet kan du här lägga in t.ex. - ett överklagat dispensbeslut som återförvisats för att det saknas motivering ett överklagat tillsynsföreläggande där den enskilde får rätt för att villkoren i dispensbeslutet inte var tillräckligt klara och entydiga en ansökan om utdömande av vite som avslås för att föreläggandet inte är tillräckligt klart och entydigt

3 Material Powerpoint med anvisningar och diskussionsfrågor
Mall med instruktioner för dispensbeslut Skrivövning Amanda Havsvik Skrivövning Ariel Bäckfåra Skrivövningarna kan du förstås ersätta med egna exempel; verkliga eller påhittade.

4 Att skriva dispensbeslut
En pass om att skriva med sikte på Formellt korrekta och tillräckligt motiverade beslut En god sammanfattning av ärendet Fyra avsnitt: Presentation av mall - diskussion Beslutsmeningar Sammanfattning av ärendet Beslutsmotiveringar Avgränsning: Sakfrågor omfattas inte av detta moment En utmaning i denna övning är att hindra att resonemang av sakfrågekaraktär (”är detta en dispenspliktig åtgärd?”) tar fokus ifrån att öva på formuleringar och skrivande. Kom därför överens med deltagarna hur ni ska hantera sakfrågor i början av passet. Ett sätt att ha en s.k. parkeringsruta. Sätt upp ett blädderblock eller använd ett worddokument och skriv där upp (parkera) sakfrågor som kommer upp för att återkomma till dem senare under dagen eller vid annat tillfälle.

5 Ett väl skrivet beslut vad är bra? vad kan vara svårt?
Som en introduktionsövning kan du låta deltagarna diskutera beslutet som helhet i grupper under 10 min. Därefter kan ni lista vad grupperna kommit fram till. Gör eventuellt en viktning. I nästa bild finns några grundläggande egenskaper hos ett bra dispensbeslut. Om ni vill kan ni återkomma till listan i slutet av passet. Vad kan vara svårt för att beslutet ska bli ”bra skrivet”. Vilka stötestenar, svårigheter för att skriva bra beslut. Kanske finns det också skäl att ta upp vikten av att beslut verkligen blir skriftliga och därmed både överklagbara och uppföljningsbara och inte sköts muntligen vid inspektioner och andra platsbesök. Påminn om att diskussionen ska gälla själva skrivandet och inte bedömningen av svåra fall – även om det säkert hör ihop.

6 Vad är ett bra dispensbeslut?
Entydigt och klart för den enskilde Uppföljningsbart Motiveringskravet: objektiva skäl och öppen redovisning I denna bild finns några grundläggande egenskaper för ett bra beslut: Entydigt och klart för den enskilde. Inga tvivel om vad beslutet innebär och hur ev. villkor ska uppfyllas Uppföljningsbart (tillsyn, överprövning) Motiveringskravet enligt FL § 20: objektiva skäl och öppen redovisning (lätt att utläsa varför myndigheten bedömde som den gjorde) Annan input till diskussionen (ppt:n återkommer till dessa längre fram i passet): - motstående mål, olika skolor - kortfattat men all relevant fakta? - tydligt för sökanden men också för högre instanser - begripligt men juridiskt hållbart - exakta ordalydelser för igenkänning eller omformulera för att korta ner?

7 Avsnitt 1 Mall dispensbeslut, 4 ppt-bilder
Syftet med avsnittet är att underlätta för riktiga beslut. Ett annat viktigt syfte är att det är första steget för en enhetligt formulering av beslut för en framtida digitalisering. Börja gärna med en kort diskussion om ”attityd” till mallar? Vad är mallar bra för? Finns det risker med mallar?

8 Strandskyddsdelegationens beslutsmall
I kursiv stil och i fotnötter finns instruktioner och förklaringar. Använd versionen utan dessa när du använder mallen för att skriva ett beslut. Bakom tecknet / finns alternativa formuleringsförslag. [I klamrar finns utrymme för att fylla i specifika uppgifter] I avsnitt 1 kan du gå igenom mall för dispensbeslut och låta deltagarna diskutera mallar generellt. Det finns många synpunkter på vad som är rätt och fel i skrivandet. Sanningen är att det sällan finns det som är helt rätt och helt fel när det gäller att formulera ett beslut. Strandskyddsdelegationens mall är kvalitetsgranskad både ur ett rättsligt perspektiv och ur digitaliseringsperspektiv, varför vi gärna vill rekommendera att den används. Strandskyddsdelegationen har tagit fram tre dokument: En mall med instruktioner som är mer av en handledning. Här finns en rad kommentarer som skrivits som noter vid aktuell post. Här finns också exempel på t.ex. motiveringar. En mall utan dessa instruktioner som alltså kan användas i ”skarpt läge” Ett exempel på användning av mallen. (Ser man mallen med instruktioner kan den nog verka lite avskräckande överambitiös, men när man skalar ner det till ett enskilt fall blir resultatet mera inte så omfattande.) Alla finns på hemsidan.

9 Mallen är.. …ett verktyg med formaliainstruktioner
Ersätter aldrig en bedömning av enskilt ärende Behöver alltid anpassas till det enskilda ärendet

10 Beslutets disposition
Beslutsmeningarna Sammanfattning ärendet Motivering sakförhållanden bedömning Bestämmelser Upplysningar Överklagande Underskrift, bilagor m.m. Den mall med instruktion Strandskyddsdelegationen rekommenderar har denna disposition. I nästa bild föreslås en diskussion om denna mall och mallar i allmänhet

11 Frågor, synpunkter på mallen?
Bra, användbart? Frågetecken? Att diskutera på vårt möte? Utgå från att alla har mallen inklusive instruktion med kommentarer och fotnötter tillgänglig på mötet. Du som leder mötet kanske vill ta upp (även) andra frågor. Vad behöver just ni diskutera? Förslag: Deltagarna i mötet har ombetts läsa igenom mallen i förväg – och ha med frågor, synpunkter på formuleringar de tycker fungerar osv.

12 Avsnitt 2 Beslutsmeningarna, 5 ppt-bilder

13 Beslutsmeningarna Personuppgifter Fastighetsbeteckning
Om beslutet innebär att ansökan beviljas, avslås, avvisas eller avskrivs Den åtgärd dispensen avser, och ändamålet Tomtplatsavgränsning (på bifogad karta) Ev. villkor Ev. avgift Klart och entydigt formulerade meningar! otvetydigt för enskilde uppföljningsbar tomtplatsavgränsning uppföljningsbara villkor För mycket hänvisningar i dessa delar riskerar att göra beslutet oklart (t.ex. ”åtgärd enligt ansökan”) . Inte ovanliga brister i beslutsmeningarna: Sökandens namn och adress saknas. Kan bero på att kommunen vill anslå beslut på hemsida – då utan sökandens personuppgifter. Namn och adress måste stå i beslutet och istället maskas. Tomtplatsbestämning saknas i beslutet Bilaga med karta och situationsplan: Placering på situationsplan samt byggnadsyta visas inte Vid ersättningsbyggnad: placering och storlek på befintlig och planerad byggnad visas inte

14 Beslutsmeningar finns brister?
Personuppgifter Fastighetsbeteckning Om beslutet innebär att ansökan beviljas, avslås, avvisas eller avskrivs Den åtgärd dispensen avser Beslut tomtplatsavgränsning (på bifogad karta) Ev. villkor Ev. avgift Inte ovanliga brister i beslutsmeningarna: Sökandens namn och adress saknas. Kan bero på att kommunen vill anslå beslut på hemsida – då utan sökandens personuppgifter. Namn och adress måste stå i beslutet och istället maskas. Strandskyddsdelegationen rekommenderar att man skriver dessa uppgifter en gång och sedan hänvisar till enskilda personer med ord som ”sökanden” osv. Då uppfylls kravet och ”maskningen” blir så enkel som möjligt. Tomtplatsbestämning saknas i beslutet Bilaga med karta och situationsplan: Placering på situationsplan samt byggnadsyta visas inte Vid ersättningsbyggnad: placering och storlek på befintlig och planerad byggnad visas inte ELLER? Vilka brister upplever ni att ni själva har? …har ni sett i beslutsmeningar generellt?

15 ex på bra bilaga/karta? Lägg in ett exempel på en bra kartbilaga

16 Övning beslutsmeningar + tomtplatsavgr. Skrivövning 1
Bevilja dispens och besluta om tomtplatsavgränsning för ett fritidshus som ersätter ett motsvarande fritidshus på fastigheten X. du bedömer att ritningarna i ansökan är ok förutom att sökanden vill ha västra fasadväggen helt i glas – du menar att den istället måste vara lika byggd som den östra. Här kan du be mötesdeltagarna öva på att formulera beslut, gärna två och två. Om ni vill kan ni använda Strandskyddsdelegationens mall som stöd i övningen! (Obs, till denna övning finns inget ytterligare material)

17 Formuleringsförslag, beslutsmeningar Skrivövning 1
1. Strandskyddsdispens medges för nybyggnad för bostadsändamål på fastigheten Strandskyddet 1:15 i Salamander kommun. Dispensen avser den plats inom fastigheten som markerats på bifogad situationsplan, se bilaga Den yta som får tas i anspråk som tomt är markerad på bifogad situationsplan, se bilaga 1 3. Villkor för beslutet - Bostadshuset ska utföras i enlighet med de ritningar som bifogats ansökan (se bilaga 2), dock att även den västra fasaden ska utföras på det sätt som ritningarna anger för den östra fasaden. - Gränsen för den yta som enligt punkten 2 ovan får tas i anspråk som tomt ska markeras med ett staket, en mur eller en häck. Har finns ett förslag till skrivning. Innan du visar den kan du be mötesdeltagarna presentera sina förslag och diskutera dem i gruppen. Diskutera t.ex: Behöver höjden på mur/staket/häck anges?

18 Villkor för beslutet se not (vii)
Villkoren måste vara motiverade av strandskyddets syften. - exempel på villkor som inte är motiverade? Sökanden ska ha rättsliga och faktiska förutsättningar att klara de krav som villkoret innebär - exempel där förutsättningar saknas? Villkoren ska vara tydligt formulerade - exempel på otydliga villkor? Den här bilden anger tre viktiga moment vid villkorsformulering som man kan diskutera i gruppen genom att fråga om de kan hitta på omotiverade villkor osv. Lite input till diskussionen: Ex. på villkor som inte är motiverade av strandskyddets syften, tex villkor som egentligen hör hemma i ett bygglovprövning. Du kan inte i ett strandskyddsärende föreskriva att restaurangen ska uppfylla kraven på tillgänglighet enligt PBL. Detta exempel är övertydligt men det finns gränsfall där man måste fråga sig om det verkligen är strandskyddet som motiverar villkoret. Diskutera gärna sådana fall! Ex. på villkor där förutsättningar saknas är villkor som kräver att sökanden ska göra något på annans mark. Ex på villkor med brister i tydlighet: - NN ska uppföra ett staket runt huset. (höjd, typ, exakt lokalisering, t.ex. i tomtplatsgräns…) Bryggan ska utföras i enlighet med ansökan (ett sådant villkor bygger på att ansökan är tydlig. Det kan behöva preciseras, storlek, flytbrygga, pålar osv.) Generellt om man hänvisar till andra dokument eller bilagor behöver man kontrollera att alla nödvändiga uppgifter står utskrivna eller annars precisera i beslutsmeningarna.

19 Villkor Skrivövning 2 Precisera villkoren (2+2) Jämför och diskutera
Ett staket ska byggas runt huset Bryggan ska utföras i enlighet med ansökan Jämför och diskutera Egna, regionala, exempel på villkorsskrivningar. Vad kan vi förbättra? I den här bilden ryms två övningar PRECISERA VILLKOREN I denna övning har vi två lösryckta meningar – be deltagarna att fylla på med egna antaganden och forma hållbara skrivingar utefter dessa. Hur påverkar den ena eller andra förutsättningen hur villkoret behöver formuleras? Inget facit, men diskussion kring vad som uppfyller kriterierna (nedan) JÄMFÖR OCH DISKUTERA Du som mötesledare samlar i förväg in dispensbeslut med olika exempel på villkor – för diskussion på mötet, eller be deltagarna ta med sig sina egna formuleringar som de vill ha tips kring. (Eller både och…) Ur noter till Strandskyddsdelegationens mall: Det ska vara helt tydligt för sökande att veta vad man ska göra för att villkoret ska vara uppfyllt och inte riskera förelägganden och ev. viten. ” Villkoren, liksom övriga punkter i beslutet, måste vidare vara så tydligt formulerade att de är lätta att rätta sig efter för den enskilde och enkla följa upp vid tillsyn och överprövning.” (not till mallen) Vid beslut om dispens kan villkor för dispensen bestämmas enligt 16 kap. 2 § miljöbalken. Villkoren får dock inte gå längre (kräva mer av den enskilde) än vad som krävs för att trygga förutsättningarna för allmänhetens friluftsliv och att bevara goda livsvillkor för djur- och växtlivet. Villkoren måste alltså vara motiverade utifrån strandskyddets syften. En annan grundläggande förutsättning är att sökanden har rättsliga och faktiska förutsättningar att klara de krav som villkoret innebär. Om det är motiverat med villkor men sökanden inte har rättsliga förutsättningar att genomföra dem får villkoret alltså inte föreskrivas. Om villkoret är en förutsättning för att kunna ge dispens ska ansökan istället avslås. Villkoren, liksom övriga punkter i beslutet, måste vidare vara så tydligt formulerade att de är lätta att rätta sig efter för den enskilde och enkla att följa upp vid tillsyn och överprövning.

20 Avsnitt 3 Sammanfattning av ärendet, 3 ppt-bilder

21 Sammanfattning av ärendet
För lite eller för mycket? 2 skolor: omformulera med egna ord för att korta ner använda sökandes formuleringar för att hen ska känna igen sig Viktigast: ange varifrån informationen kommer. Sökande har anfört att… Vid besiktning på platsen… Diskutera skillnaden mellan en rapport och vad som krävs av en sammanfattning i ett beslut. Kan man begränsa sammanfattningen i beslutet till det som är relevant? Se exemplet i mallen.

22 Sammanfattning av ärendet
Reflektera över: Skriver du för att strukturera materialet för dig själv och ”jobba dig in i förutsättningarna” inför din bedömning? Eller skriver först efter att du gjort bedömningen? Fundera över om sammanfattningen blir olika beroende på hur du jobbar! För många är skrivandet av sammanfattningen ett sätt att komma in i materialet (kanske främst i ärenden med omfattande dokumentation att ta med i bedömningen). Det innebär att man skriver sammanfattningen innan man har klart för sig vad som är det viktigaste i ärendet. Då tenderar sammanfattningen att bli längre och mera detaljrik. För andra är det naturligt att göra bedömningen först och därefter skriva ner sammanfattningen. Då blir sammanfattningen ofta kortare och mera koncis, men med större risk att den enskilde inte känner igen sig. Det ena sättet är knappast mera rätt än det andra, båda sätten har fördelar och nackdelar och det är också i ganska stor utsträckning en personlighetfråga. Reflektion: skrivandet av t.ex. sammanfattningar är en färdighet som enskilda handläggare ständigt utvecklar.

23 Vässa våra sammanfattningar
Diskutera egna/regionala exempel Troligt att sökanden känner igen sig? Tydligt varifrån uppgifterna kommer? Något som saknas? Något onödigt? Reflektera över: Intressant att diskutera? Hur man som enskild handläggare träna upp sin förmåga att formulera sig VÄL (gäller inte bara sammanfattningen). Vilka erfarenheter finns? Hur kan ni ta hjälp av varandra inom/mellan kommuner? Angående bedömning av olika stilar för att formulera sig, t.ex. exakta citat eller omskrivningar ? Kan vara en intressant fråga för erfarenhetsutbyte!

24 Avsnitt 4 Beslutsmotivering, 9 bilder
Hur jag kommer fram till ett beslut? Dra slutsatser i huvudet eller börja skriva? Ibland kan en dunkelt formulerad beslutsmotivering spegla en dunkelt tänkt bedömning… Strandskyddsdelegationens jurist Eveline Savik säger att hon ofta har upplevt att det är först när man börjar skriva ner en motivering som det blir klart om det resonemang hon fört i huvudet ”håller”. Detta är förstås individuellt och en bra diskussionsfråga. Skrivandet är en ständig utveckling. Eveline tycker att hon själv gått från att skriva väldigt långt, till kort – och numer åter lite mer utförligt. Ett mönster Eveline tycker sig se även hos andra.

25 Beslutsmotivering ett krav
Motiveringskravet, 20 § FL myndighet mot enskild om ej uppenbart onödigt, ex bifall Skälen, motiveringen särskilda skälet ”Varje beslut av en myndighet ska grundas på objektivt konstaterbara skäl.” Norstedts kommentar 20 § FL Ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. För att garantera att ärendena prövas omsorgsfullt, sakligt och enhetligt. För förvaltningens förtroende Gör det lättare för parter och andra att förstå besluten, kontrollera att besluten är riktiga och bedöma om det kan löna sig att överklaga. Även för de domstolar och andra myndigheter som prövar beslut efter överklagande är det viktigt att dessa innehåller ordentliga motiveringar. Ur Norstedts kommentar till 20§ FL ”Ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis 1. om beslutet inte går någon part emot eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen, 2. om beslutet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart, 3. om det är nödvändigt med hänsyn till rikets säkerhet, skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden eller något jämförbart förhållande, 4. om ärendet är så brådskande att det inte finns tid att utforma skälen, eller 5. om ärendet gäller meddelande av föreskrifter som avses i 8 kap. regeringsformen och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande. Har skälen utelämnats, bör myndigheten på begäran av den som är part om möjligt upplysa honom om dem i efterhand. Paragrafens ändamål Paragrafen återspeglar två grundsatser i vår rättsordning. Varje beslut av en myndighet ska grundas på objektivt konstaterbara skäl. Dessa ska redovisas öppet i beslutet. Motiveringskravet syftar till att garantera att ärendena prövas omsorgsfullt, sakligt och enhetligt. Motiveringar gör det lättare för parter och andra att förstå besluten, kontrollera att besluten är riktiga och bedöma om det kan löna sig att överklaga. Även för de domstolar och andra myndigheter som prövar beslut efter överklagande är det viktigt att dessa innehåller ordentliga motiveringar. Ytterst är motiveringskravet ett omistligt inslag i en förvaltning som allmänheten kan ha förtroende för.” Att konstatera att ett särskilt skäl nr X är uppfyllt eller inte är alltså inte tillräcklig motivering, tillräckligt som skäl för beslutet. 20 § omfattar slutliga beslut (bifall, avslag, avvisning) i myndighetsutövning De bestämmelser avgörandet grundas på ska vara med Vad som i det enskilda fallet varit avgörande för utgången (inte nog med bestämmelserna) Ordagrann författningstext eller lättbegripligt? Juridisk kompetens ska inte krävas för att förstå (7§) Om motiveringen inte finns i själva beslutet utan i en separat skrivelse (t.ex. tjänsteutlåtande) krävs hänvisning i själva beslutet (JO 2004/05 s. 160) Bemöt invändningar från sökande/part (JO 1994/95 s. 390), dvs förklara varför det som åberopats till stöd för ansökan inte varit tillräckligt för bifall. Även om beslutet är ett rent skälighetsavgörande ska några omständigheter som myndigheten fäst avgörande vikt vid anges. Undantag från motiveringskravet: Uppenbart obehövligt? avskrivning kräver sällan motivering (uppenbart obehövligt) gynnande beslut , dock villkor och ev. flera parter (föreningar etc.)

26 Skälens 3 hjärtpunkter vilka faktiska förhållanden som är avgörande,
vilka rättsregler som är tillämpliga och hur myndigheten har resonerat på de punkter där meningarna kan gå isär. Det är hjärtpunkterna i skälen som ska redovisas i beslutet. Det ska vara begripligt för parten: Medan en beslutsmotivering i okomplicerade ärenden kan lämnas i några korta meningar, kan den i invecklade fall behöva göras mer utförlig.

27 Beslutsmotivering. Se exempel i mallen
Läs och begrunda instruktionen och de tre exemplen. Frågetecken, vad kan vara svårt? Hur kan vi använda mall/exempel som stöd? Sammanfatta, diskussion i storgrupp Till den här bilden kan du be mötesdeltagarna titta i Strandskyddsdelegationens beslutsmall med noter och instruktioner och studera de tre beslutsexemplen i den. Avgränsa diskussionen om mall/exempel till formuleringarna. eller om nån förutsättning ändras: hur skulle beslutsmotiveringen då kunna skrivas? Låt deltagarana diskutera: i mindre grupper i storgrupp – vad kom fram i de olika grupperna sammanfatta: vad tar vi med oss

28 Beslutsmotivering Skrivövning 2 ”Amanda Havsvik”
Skriv bedömningen i beslutsmotiveringen Diskutera hur ni skrivit, dela med er vad tar jag med mig, fortsätter att utveckla när jag skriver svårighet med denna mall eller annan svårighet som mallen inte löser I materialet Amanda Havsvik finns ett förslag till hur man kan skriva och kommentarer som kan utgöra underlag till diskussionen. Att förbereda för mötesledare - övningsexempel om du vill ersätta med egna.

29 Gråzon? Skäl både för och emot
Ibland är det svårt att hitta besked i lag, förarbeten, praxis Hur skriva en öppen och resonerande motivering i svårbedömda fall?

30 Resonerande ord och fraser
/ Visserligen …/ Å ena sidan … beskriv det som talar för ett beslut i ena riktningen / Däremot är… / Å andra sidan … beskriv det som talar för ett beslut i motsatt riktning / Eftersom … beskriv det som avgör ditt ställningstagande ska dispens /inte/ medges. Diskutera gärna andra sätt att öppet redovisa hur man som handläggare tänkt ”fram och tillbaka” och vägt olika omständigheter och fakta mot varandra! Öppna och resonerande skäl: Hur man skriver beslut där det finns viss osäkerhet och där praxis saknas, de där fallen då utgången inte är solklar. I vägledningsrollen begärs det säkert ofta att du ska ge exakta svar vilket inte alltid är varken lätt eller lämpligt. I dessa fall är det väsentligt både för sökande och för överprövande instans visa hur man resonerat i det aktuella fallet – både för och emot och vad som till sist avgjort utgången.

31 Skriv inte: Efter en samlad bedömning avslås ansökan. Peka istället på vad det är som till slut fäller avgörandet!

32 Varför signalera att det finns utrymme för bedömning?
- rättsäkert för den enskilde möjlighet till återkoppling från överinstans innebär bemötande av invändning i förväg (frågor som lämnas obesvarade kanske leder till överklagande)

33 Resonerande bedömning
Skrivövning 3 ”Ariel Bäckfors” Utveckla motiven för och emot i bedömningen, sista stycket. I materialet finns en övning som går ut på att mötesdeltagarna ska formulera om en mening i en beslutsmotivering så att den blir öppen och resonerande.