Informationsträff 100825 Informationsträff 25 augusti 2010 Välkomna!

En presentation över ämnet: "Informationsträff 100825 Informationsträff 25 augusti 2010 Välkomna!"— Presentationens avskrift:

1 Informationsträff Informationsträff 25 augusti 2010 Välkomna!

2 Delårsbokslut augusti
Informationsträff Delårsbokslut augusti - 2 -

3 Tidplan för delårsbokslutet
Informationsträff Tidplan för delårsbokslutet Utgår från central tidplan – beslutad av KS Delarna blir en helhet Viktigt att hålla tidplanen – påverkar andra - 3 -

4 Delårsbokslut – info i ekonomihandboken
Informationsträff Delårsbokslut – info i ekonomihandboken - 4 -

5 Delårsbokslut - aktivitetslistan
Informationsträff Delårsbokslut - aktivitetslistan - 5 -

6 Delårsbokslutet Internfakturering efter bryt 19 augusti
Informationsträff Delårsbokslutet Internfakturering efter bryt 19 augusti Överenskommelser måste hållas Viktigt att hålla tidplanen – påverkar andra Sista dag för ankomstregistrering är 3 september Vänteregistret – håll uppdaterat - 6 -

7 Delårsbokslut – viktiga punkter
Informationsträff Delårsbokslut – viktiga punkter Ingen resultatbokning Ingen bokning öresdifferenser Förvaltningsinterna poster Semesterlöneskuld Vänteregistret 10 dagars förfallodag på internfakturor Undvik fakturering 1:a veckan i månaden Kontoavstämningar Intraservice - 7 -

8 Bokslutsspecifikationer från Intraservice
Informationsträff Bokslutsspecifikationer från Intraservice - 8 -

9 Interna mellanhavanden
Informationsträff Interna mellanhavanden Varför interna mellanhavanden? Viktigt för att få ett rättvisande resultat för hela Göteborg Görs mellan bolag/bolag, nämnder/nämnder och bolag/nämnder - 9 -

10 Interna mellanhavanden
Informationsträff Interna mellanhavanden Arbetsgång/rutin Listor publiceras på ekonomi- handboken för mellanhavanden mellan nämnder – 200 tkr Egna överenskommelser måste hållas Mellan nämnder/bolag görs avstämningen i Cognos – 700 tkr Kund/lev avstämning mot bolag Avstämningsrapport 2 om överenskommelse inte nås - 10 -

11 Avstämningar i GemHB – ”Röda listan”
Informationsträff Avstämningar i GemHB – ”Röda listan” Centrala avstämningar på totalnivå i GemHB Differenser publiceras månadsvis efter periodstängning Publiceras som nyhet samt i Ek.rapporteringshandbok kap 7 Avstämning GemHB Differenser? Hör av er till oss! - 11 -

12 Rapporter till revisorerna i delårsbokslutet augusti..
Informationsträff Rapporter till revisorerna i delårsbokslutet augusti.. Aggregerad nivå och detaljerad nivå Rapporter på aggregerad nivå…. ….. lämnas vidare till stadsrevisionen från revisorerna Frågor och rapporter i GemHB Resultaträkning, balansräkning och anläggningsspecifikation Instruktioner för uttag – anvisning - 12 -

13 Aggregerad nivå Tkr , ej konto Resultaträkning – ”RR Förvaltningen”
Informationsträff Aggregerad nivå Tkr , ej konto Resultaträkning – ”RR Förvaltningen” Balansräkning – ”Balansräkning Förv i Tkr” Anläggningsspecifikation – ”Anläggn spec i tkr Förv” (excellista) Uttag i GemHB Period: Urval: Exin 1-5 (dvs förvaltningsinternt exkluderas) - 13 -

14 Resultaträkning – aggregerad nivå
Informationsträff Resultaträkning – aggregerad nivå ”RR Förvaltningen” Resultaträkning i tkr per förvaltning Fråga Totalt Förvaltningen - Resultaträkning - 14 -

15 Balansräkning – aggregerad nivå
Informationsträff Balansräkning – aggregerad nivå ”Balansräkning Förv i Tkr” Balansräkning i tkr per förvaltning Fråga Ekonomienheten - Balansräkning - 15 -

16 Anläggningsspecifikation
Informationsträff Anläggningsspecifikation ”Anläggn spec i TKR Förv” Anläggningsspecifikation i tkr per förvaltning Excellista Beställningar – Kommungemensamma - 16 -

17 Informationsträff Detaljerad nivå Resultaträkning: konto o kr, öre ”RR Förv. – konto - Kr, öre” Balansräkning konto o kr, öre ”Balansräkning Kr, öre” - 17 -

18 Tips och trix från Intraservice

19 Informationsträff Sökning på belopp Exempet är en sökning på transaktioner som överstiger kronor Beloppssökning kan endast göras på transaktionsfrågor + eller – måste anges framför beloppet. Det går bra att villkora på exakta belopp också. Välj då villkor lika med - 19 -

20 Fakturanummersökning
Informationsträff Fakturanummersökning Är mycket användbart om fakturan är konterad över flera ansvar eller över flera perioder. Kan endast göras mot transaktionsfrågor. Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på fakturanumrets 10 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,10) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 10 positioner.

21 Informationsträff Sökning på text Kan användas för att fånga t ex vändastransaktioner. Man kan t ex även villkora mot enskild leverantör (se nästa bild). Kan endast göras mot transaktionsfrågor. Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på textfältets 2 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,2) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 2 positioner.

22 Sökning på text (exempel enskild leverantör)
Informationsträff Sökning på text (exempel enskild leverantör) Exemplet i bilden är en sökning på hur mycket IT-program och licensavgifter som köps från Oracle Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på textfältets 4 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,4) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 4 positioner.

23 Informationsträff Sökning på bunttyp Exemplet i bilden är en sökning kostnader som kommer från leverantörsfakturor Kan endast göras mot transaktionsfrågor Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på buntnamnet pos 4 till 6. Detta görs genom att skriva (4,3) som betyder: Starta läsning i pos 4 och läs 3 positioner.(sökning startas i pos 4. De tre inledande positionerna är lika med förvaltningens prefix). Alternativt hade man kunnat skriva (1,6) och som värde i detta fall skrivit 060LSF.

24 Sökning på bunt annan förvaltning
Informationsträff Sökning på bunt annan förvaltning Exemplet i bilden är en sökning på cleraingbuntar under juni Svaret visar alla transar som berör den egna förvaltningen per bunt. Specialfråga för denna sökning är gjord (se bild) OBS! Lämna buntnamnet tomt så fungerar sökningen. På samma sätt kan man söka likvidbuntar från Intraservice eller Superbfo:er från Finans eller Intraservice.

25 Sammanfattning ”specialsökningar” i Horisonten
Informationsträff Sammanfattning ”specialsökningar” i Horisonten Fält/Begrepp Namn i Horisonten Fakturanummer FAKNR (finns på transar på kundfakturor) Textfältet HTR-TEXT (30 pos långt) Bunt HTR-HAGR (obs inleds med prefix som ej visas) Belopp BEL (inleds med tecken +/-) Generellt Sökningarna mot begreppen ovan kan endast göras som transaktionsfråga. Man kan starta sökningen var som helst i begreppet och tala om hur många positioner från startpositionen man vill söka (undantag belopp). Se exemplen på föregående bilder. Samma villkor kan användas vid listbeställningar av transaktioner (t ex generell translista excel under kommungemsamma beställningar). OBS! Tänk efter vilken fråga som ska användas. Är det transaktioner som finns på ett konto, men många ansvar ska frågan ställas mot konto. Är det tvärsom dvs många konton, men ett ansvar så ska frågan ställas mot begreppet ansvar. Ställer man frågan på fel sätt kan man råka ut för ett avbrott i Horisonten och man får logga in på nytt p g a att frågan tar för lång tid alternativt att det är för många transaktioner att leta igenom.

26 Informationsträff EU projekt - 26 -

27 Informationsträff Budget ”Ett kommunövergripande strukturerat arbetssätt för att kunna ta del av EU-fonder för medfinansiering av angelägna uppgifter som ändå behöver göras behöver fortsatt utvecklas.” (EKONOMI s 14) - 27 -

28 Inventering av EU-projekt 2009
Informationsträff Inventering av EU-projekt 2009 265 Mkr beviljade för Göteborgs Stad 60 Mr utbetalade till Göteborgs Stad - 28 -

29 EU-projekt och ekonomi
Informationsträff EU-projekt och ekonomi Projektkod Huvudbok med guide Rappet Strategisk projektplanering EU-projektekonomer Nätverk Frukost - 29 -

30 Koordination & stöd av Helpdesk
Informationsträff Koordination & stöd av Helpdesk - 30 -

31 Utveckling i ekonomiapplikationerna
Informationsträff Utveckling i ekonomiapplikationerna Från Användargrupp Reskontra Från Användargrupp Redovisning Tips Ny BasPC Övrigt - 31 -

32 Från Användargrupp Reskontra
Informationsträff Från Användargrupp Reskontra I användargrupp Reskontra har ett antal punkter rekommenderats: Webfaktura Länk för att se bilaga Se periodisering i översikt Logg ändringar i kundpost Även visa belopp exklusive moms Pclev Separat behörighet import filer Gironr med i översikt Även visa Överförd i historik

33 Från Användargrupp Reskontra
Informationsträff Från Användargrupp Reskontra I användargrupp Reskontra kommer ett antal Gasell-punkter att tas upp: Automatisk sekretess på markerade leverantörer Kunna nå ArkivX från navigatorn Visa factoring BG/PG och Orgnr Automatisk avrundning till hela ören vid ändring moms Utveckla Autokontering vidare – ex kunna lista förkonteringar Utökad loggning av Attest och Kontering Mm mm

34 Från Användargrupp Redovisning
Informationsträff Från Användargrupp Redovisning I användargrupp Redovisning har ett antal punkter rekommenderats Webbfo Dölja gamla händelsekoder Automatiskt löpnr/sign per användare/dag Automatiskt ändra buntnamn nästa dag Filtrera bort spärrade användare Bättre felsignalhantering Länkar till 10 favoritbfo:er

35 Från Användargrupp Redovisning
Informationsträff Från Användargrupp Redovisning I användargrupp Redovisning har ett antal punkter rekommenderats GemHB Prognosfråga – en kolumn per årsprognos… Kunna söka fram aktiva användare (ej behörighet 0) Defaultdatum i frågor hämtas från underkod på prefixet Datum i beställningsbilder listor hämtas från underkod på prefixet Alla HX-begrepp (Hxanv, Hxanvw, Hxmail, Hxfav) registreras från användarposten - 35 -

36 Informationsträff Tips Favoriter Skräddarsy frågor för sällananvändare – exempelvis genom att ha förifyllda villkor och bra namn på frågorna - 36 -

37 Tips Personlig Navigator
Informationsträff Tips Personlig Navigator Rensa i Navigatorn för att sällananvändare skall hitta enklare - 37 -

38 Ny BasPC - Office 2007 - IE 8 Notes 8.5 Generell uppgradering BasPC
Informationsträff Ny BasPC - Office IE 8 Notes 8.5 Generell uppgradering BasPC Tillval Office 2003 IE 6 Notes 7 Win XP MS Office Open Office Ny BasPC Ev Migrering Tillval Tillval Test Pilot Nya PC IE 8 Notes 8.5 Windows 7 (64 bit) 2010 Q1 2010 Q2 2010 Q4 2011

39 Informationsträff Övrigt Årsbudget Drift och Investering i GemHB i st f Cognos - följer principerna för central periodiserad budget Nya budgetrapporter SDN-bokslut (om man budgeterat på Motp) Momsrapport som förvaltningarna kan beställa själva Läget prestandan i GemHB: Prestandan är fortsatt bra. (Svarstider online/lagring/nattkörningar/direktjobb) - 39 -

40 Organisationsöversyn
Informationsträff Organisationsöversyn

41 SDN-översyn 17 april 2017

42 ska stötta verksamheten på minst godtagbar nivå genom omorganisationen
Kommun-gemensam IT ska stötta verksamheten på minst godtagbar nivå genom omorganisationen Målbild SDN/IT

43 Sammanslagning av LFF, MedicHus & LS Delprojekt kommungemensam IT Göteborgs Stad Stadskansliet

44 Projektomfattning Utdrag ur TU:t
Det förvaltande verksamheterna lokalförsörjningsnämnden och nämnden för MedicHus sammangår till en ny nämnd med namnet lokalnämnden. Det nya nämnden tillförs byggnation och fastighetsutveckling. Stadskansliet föreslår för genomförandet av förändringen att den nya Lokalnämnden etableras vid halvårsskiftet 2010 med ett planeringsansvar att förbereda ett fullt ansvarstagande av de tidigare verksamheterna, vid årsskiftet 2010/11. Vilket leder till 2 projektfaser: 1/7/10  En ny nämnd bildas. Berörda IT-system ska anpassas så att Lokalnämnden ska genomföra sitt uppdrag. 1/1/11  Sammanslagningen är genomförd.

45 Målbild (för delprojekt ekonomi)
Projektet kommer att anpassa de kommungemensamma ekonomi- applikationerna så att de fortsatt stödjer verksamheten med funktionalitet motsvarande den innan sammanslagningen Projektet kommer inte att utveckla ny funktionalitet i systemen ansvara för eventuell anpassning av förvaltningsspecifika system se över verksamhetsprocesser eller olikheter i arbetssätt/rutiner

46 Vad har gjorts så här långt?
Infomöten med samtliga förvaltningar Arbetsgrupper uppstartade Arbetsformer / arbetsgruppens uppdrag Systemkartläggning Gemensam Tid- & Aktivitetsplan upprättad Projektdatabaser Brevlåda för frågor och synpunkter Infomallar utsända början av juli Avstämning GARP-projektet

47 Vad kommer att hända i höst?
Detaljering av Tid- & Aktivitetsplan Systemanpassningar Möten i arbetsgruppen Stormöte SDN för kontaktpersonerna Arbete med infomallarna på resp förvaltning Integration Lön, Välfärd, Utbildning mm Fortsatt avstämning med/påverkan av/på andra pågående projekt (GARP, GARD etc) Planering för pilotinförande där det är möjligt Info till övriga förvaltningar Mm mm

48 Översyn KommunBas Översyn – ej ny kontoplan Drivs av SKL
Informationsträff Översyn KommunBas Översyn – ej ny kontoplan Drivs av SKL Representanter från både små och stora kommuner, t ex Mark, Malmö, Stockholm, Vallentuna, Umeå och Göteborg. SCB… Göteborgs kontplan är en anpassad KommunBas Tidplan - 48 -

49 Översyn KommunBas - Strukturproblem
Informationsträff Översyn KommunBas - Strukturproblem Konton med motpartsbegrepp Finansiella anläggningstillgångar Exploateringsverksamhet Konton för tjänster, intäkter och kostnader Kostnader för arbetskraft, kontoklass 5 Fastighetsservice, konto 605 Komponentavskrivning Skattskulder Konton för pensioner - 49 -

50 Översyn KommunBas – Strukturproblem forts
Informationsträff Översyn KommunBas – Strukturproblem forts EU-anpassningar Löpande redovisning av semesterintjänande/semesteruttag E-handel Benämningen entreprenader Benämningen av kontoklass 6 och 7 Sökordsregistret Specifikation av SCB:s krav Jämförbarhet med EU-Bas – eller Direkta kostnader i klass 4 Anpassningar till näringslivets indelningar - 50 -

51 Översyn KommunBas - Allmän översyn
Informationsträff Översyn KommunBas - Allmän översyn Bränsle, energi och vatten, konto 62 Tele- och IT-kommunikation, konto 681 Datorer, telefoner, IT-material, IT-program och elektroniska tjänster - 51 -

52 Översyn KommunBas - Modellbeskrivningar
Informationsträff Översyn KommunBas - Modellbeskrivningar Investeringars aktivering PO-påslag Kapitalkostnadsdebitering Löpande bokföring av semesterintjänande Aktivering av eget arbete Periodisering Projektredovisning - 52 -

53 Kodplansgruppen - KPG Anders Forsman Yvonne Furufors Harriet Johansson
Informationsträff Kodplansgruppen - KPG Anders Forsman Yvonne Furufors Harriet Johansson Anna-Lena Norberg Carina Andersson Ola Malmros Hans Petersson Maria Warg Martin Jansson Bredare uppdrag Kodplansfrågor Redovisningsfrågor Rutinbeskrivningar - 53 -

54 Blanketter - 54 -

55 Informationsträff Blanketter - 55 -

56 Rutin för förvaltningarnas momsrapportering
Informationsträff Rutin för förvaltningarnas momsrapportering Från GemHB-projektet I Ekonomihandboken Redovisningshandboken kap 20 Skattefrågor – 20.1 Moms Innehåll Sök momsposter på vänteregistret Läs av bokföringen Använd mall för underlag till momsrapportering Registrering av momsfordran/skuld via Clearing - 56 -

57 Momslista för förvaltningen i GemHB
Informationsträff Momslista för förvaltningen i GemHB ”Momslista” för manuella bokningar Beställningar – kommungemensamma Per konto - 57 -

58 Några aktuella frågor …
Informationsträff Några aktuella frågor … Interna mellanhavanden Hyresfakturering och avstämning Investeringar Exploateringsredovisning Utbildning i GemHB Cognos Övrigt - 58 -

59 Informationskanaler Ekonomihandboken inkl nyheter
Informationsträff Informationskanaler Ekonomihandboken inkl nyheter Prenumerera (Kristina Hallin) Ekonomikonferensen Stenungsbaden oktober Infoträff inför årsbokslut 8 december Användargrupper Maila! Nyhetsbrev - 59 -

60 Informationsträff Nyhetsbrev - 60 -

61 Ekonomihandboken - 61 -

62 Trevlig höst och lycka till med delårsbokslutet!
Informationsträff Avslutning… Trevlig höst och lycka till med delårsbokslutet! - 62 -