På heder och samvete! eFörvaltning innebär förändring

En presentation över ämnet: "På heder och samvete! eFörvaltning innebär förändring"— Presentationens avskrift:

1 På heder och samvete! eFörvaltning innebär förändring
– Men kan vi tänka nytt i offentlig sektor? Jonas Sjöström, Uppsala Universitet

2 Vem är jag? Systemvetare Diverse konsultuppdrag 1995-
Lärare på Högskolan i Jönköping Forskarstuderand i Linköping -april 2005 Forskarstuderande i Uppsala maj 2008- Teknisk systemutvecklare som gradvis utvecklat intresse för verksamhets- och tjänstekvalitet Forskarmedverkande i Sambruk sedan 2005

3 Agenda LSS/LASS-projektet: Utgångspunkten för föredraget
Bakgrund Nuläge Förslag till nyläge Retorik och praktik Fortsatt arbete och reflektioner

4 Bakgrund till projektet Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS

5 Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS
Processinriktad verksamhets-/IT-utveckling inom föreningen Sambruk Aktionsforskningsprojekt FoU-projekt med finansiering från VINNOVA Projektstart januari 2007 med 14 kommuner och Försäkringskassan Verksamhetsdiagnos för processutveckling Kravspecifikation för e-tjänst/IT-system avseende tidrapportering

6 Projektmål Att med hjälp av sammanhållen e-förvaltning förenkla administrationen och öka effektiviteten Skapa standardiserade rutiner för samverkan mellan kommuner och Försäkringskassan Ökad samfunktionalitet (interoperabilitet) mellan kommuner och Försäkringskassan Kvalitetssäkra att den assistansberättigade får det beviljade antalet timmar verkställt Öka effektiviteten och bättre nyttja kommunernas resurser inom verksamheten personlig assistans

7 Design för och i samverkan
Viktigt att lyfta in hur olika intressenter medverkat i processen.

8 Tre utvecklingsområden
Tidrapportering & ersättning Från ansökan till beslut Kommunens information till den assistensberättigade I denna presentation redovisas endast utvecklingsområdet tidrapportering och ersättning

9 Nuläge i LSS/LASS-projektet

10 Den vackra verkligheten?
Kommun som anordnare av personlig assistans enligt LSS/LASS Löneavd. Löneunderlag Personlig assistent Schema Tidrapport Arbetsledare Räkning Assistans Den vackra verkligheten? Ekonomi- avd. Underskrift God man Försäkringskassan Ersättning Brukare

11 Tidrapporter Assistenten utgår från sitt schema och utför personlig assistans hos en eller flera brukare varje månad Månatligen skall en tidrapport fyllas i och överlämnas till arbetsledare (eller motsvarande) på kommunen Tidrapporten ser olika ut i olika kommuner, i detta fall skall varje assistent rapportera tid för varje brukare denne arbetat med respektive månad

12 Räkningar Enhetschefen på kommunen utgår från assistenternas tidrapporter och sammanställer antalet ersättningsgrundande timmar för varje brukare Försäkringskassans blankett fylls i och skall sedan signeras av respektive brukare Efter underskrift skickas blanketterna till Försäkringskassan

13 Exempel på problem Omfattande arbete för att samla in & granska tidrapporter (kommuner & FK) T ex problem att tolka tidrapporter, felaktiga tidrapporter, saknade tidrapporter Risk för fel i tolkning och sammanställning God man intygar på lösa grunder Exempel: Karlstad Komplex ersättningsprocess Preliminära utbetalningar, räkning, korrigeringar, återbetalning 20h, …

14 Illustration av komplexiteten i nuvarande ersättningsprocess

15 Från första projektmötet..
”Vansinneshantering av papper. Ser fram emot förenklingar på alla håll och kanter vad gäller administrationen. Få bättre koll på kostnaderna.” - Enhetschef ”Att kunna förenkla det här. Det är otroligt tidskrävande och rörigt.” - LSS-administratör ”.. Tydligare ansvar (vem skriver på för timmarna). Idag är det inte helt rättssäkert ” - Enhetschef ”Förbättra redovisning och kunna få bättre kontroll än vad vi har idag. Att vi gör rätt saker och får tillbaka rätt pengar.” - Ekonom

16 Förslag till nyläge . :

17 Utgångspunkter för verksamhetsutveckling
Medborgarcentrerad och effektiv offentlig förvaltning med lämpligt stöd av elektroniska hjälpmedel (e-förvaltning) Sammanhållen förvaltning Förvaltningen ska ske på ett rationellt och effektivt sätt Sömlöst: utan att myndighetsgränser skapar onödig byråkratisk friktion ”Myndigheten Sverige” Den offentliga förvaltningen med dess olika förvaltningar ska kunna fungera på effektivt tillsammans samt agera på ett samlat och serviceinriktat sätt gentemot medborgare ”Myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet” (6 § Myndighetsförordningen )

18 Förändringsförslag Datafångst för tidrapportering ska ske vid källan med stöd av ändamålsenlig & lättanvänd IT-lösning Kommun (arbetsledare) får fullmakt av brukaren att kontrollera/godkänna assistenternas redovisade timmar i nytt IT-system för tidsredovisning Brukare & god man ges möjlighet att med omftattande underlag granska scheman och tidrapporter via ny e-tjänst Kan göra invändningar om felaktigheter förekommer

19 Förändringsförslag IT-systemet ska ge möjlighet att skicka komplett, kvalitetssäkrad räkning till FK efter ca 7-10 dagar Elektronisk överföring av räkningen Utbetalning görs enligt faktiska timmar, inte schablon FK gör stickprovskontroller istället för begära att signerade räkningar skickas in Bra underlag/rapporter kan lätt sökas ut i IT-stödet

20 Principer för assistentens IT-stöd
Hos varje brukare finns en mobil enhet (t ex handdator; mobiltelefon) På den mobila enheten finns en enkel applikation installerad, där assistenten kan Inleda sitt arbetspass Avsluta sitt arbetspass och kommentera tidredovisningen Titta på sitt schema Viktigt att tidsregistreringen är snabb, felfri och utförs i samband med arbetspasset Även via webben kan assistenten se sitt schema samt arbete som utförts

21 Exempel på assistentens IT-stöd
Pia Persson, personlig assistent, anländer till dagens arbetspass hos Karin Karlsson klockan 07:53. Hon använder en mobiltelefon som finns hos brukaren och startar IT-systemet TidIT. Det aktuella planerade arbetspasset är förvalt i en lista. Pia väljer arbetspasset, vilket ger henne en ny bild med detaljerad information. Där väljer hon alternativet ”påbörja arbetspass”, vilket följs av ett meddelande att arbetspasset är påbörjat, varpå Pia avslutar applikationen. Animationen måste uppdateras med senaste version av prototypen (hann inte nu p g a tidskrävande, ny version finns i sammanfattningsbild på nästa sida)

22 Principer för arbetsledarens IT-stöd
Arbetsledaren måste granska och fastställa en stor mängd tidrapporter IT-stödet kan presentera en stor mängd tidrapporter och ge arbetsledaren möjlighet att enkelt godkänna alla med ett ”knapptryck” Arbetsledaren kan definiera vad som är ”enligt plan” och vad som är ”avvikelse från plan”, t ex att arbetspasset påbörjats vid planerad tidpunkt ± 10 minuter Avslutats vid planerad tidpunkt ± 10 minuter Har en totalt avvikelse på max 15 minuter Ej fått några invändningar från klienten Arbetsledaren måste ange en kommentar när en tidrapport med avvikelse fastställs Arbetsledaren kan göra olika former av uppföljningar m h a systemet

23 Exempel på arbetsledarens IT-stöd

24 Principer för brukarens IT-stöd
Brukaren har tillgång till en eTjänst Via eTjänsten kan brukaren se sitt schema Assistentens tidrapport Arbetsledarens fastställande (motsvarar det som tidigare fanns på räkningen) Viktigt att brukaren kan kommentera och invända mot tidrapporter och fastställanden Viktigt att utformningen av eTjänsten följer riktlinjer för tillgänglighet

25 Exempel på brukarens IT-stöd

26 Exempel på brukarens IT-stöd

27 Processförbättringar LSS/LASS
Från tungrodd pappershantering och slentrianmässig signatur av brukare/god man Till kvalitetssäkrad, transparent IT-baserad process Mobil tidsregistrering Kontroll/jämförelse av schema vs rapporterad tid görs av arbetsledare samt ev av brukare/god man Förenklad och tidseffektiviserad räkningshantering Ensad utbetalning (faktisk tid istället för schabloner) Sammanhållen förvaltning genom elektronisk samverkan inom kommunen samt med Försäkringskassan Tjänsteorienterad arkitektur (SOA) som grund för systemarkitektur

28 Retorik och praktik . :

29 Retorik och praktik Rättsliga hinder Organisatoriska hinder
Myndigheterna har regelverk som möjliggör sektorsvis samverkan kring e-förvaltning och en effektiv informationshantering som gör informationen lättillgänglig och användbar, med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter. Rättsliga hinder Organisatoriska hinder Konceptuella hinder Tekniska hinder

30 Försäkringskassans syn på signaturen
Försäkringskassan kräver en underskrift av räkningen FK:s krav på underskrifter baseras på en syn att utbetalningen är en ersättning till den behövande funktionshindrade och att denna sedan i sin tur ersätter en anordnare FK står bara i ett rättsligt förhållande till den assistansberättigade och inte till någon anordnare En underskrift på heder och samvete krävs som grund för att kunna väcka eventuellt åtal

31 Signaturens funktion i praktiken
Endast omkring 3 procent av dem som beviljats assistansersättning tar själva emot ersättningen på ett personkonto. Av dessa är flertalet antagligen själva arbetsgivare för sina personliga assistenter. (SOU 2007:73 sid 59) Åtal har oss veterligen aldrig väckts mot brukare, däremot har kommuner blivit återbetalningsskyldiga då oegentligheter uppdagats (rättsligt förhållande?) Signaturen är en starkt rotad norm i offentlig förvaltning En förändring av denna norm frigör potentialen i e-förvaltningsfrågor. En konservativ syn i frågan resulterar i att vi asfalterar kostigar

32 Behövs underskrifter överhuvudtaget?
En kvalitetssäkrad IT-baserad tidredovningsprocess bör leda till större säkerhet och spårbarhet än slentrianmässiga underskrifter av klient/god man Nuvarande krav på signaturer leder till en stor administrativ börda för kommunerna Det är viktigt att noga överväga om de negativa konsekvenser som uppstår för dessa andra aktörer motsvarar värdet av erhållna underskrifter

33 Behövs underskrifter överhuvudtaget?
Poängen med föreslagen förändring är att ett transparent och välordnat tidredovisningssystem ska bidra till än större säkerhet vad gäller levererad/erhållen vs fakturerad assistans än slentrianmässiga signaturer ”Försäkringskassan får medge undantag från kravet på redovisning enligt första stycket i de fall Försäkringskassan har möjlighet att ta del av motsvarande uppgifter hos en kommun, ett kooperativ eller liknande, där redovisningen är ordnad på ett betryggande sätt” (6 § Riksförsäkringsverkets föreskrifter om assistansersättning)

34 Självklarheter och en fråga
Klienten ska inte ha pengar! Klienten ska ha omsorg (personlig assistans) Personlig assistans är offentligt finansierad omsorg Klienten har stor frihet att välja anordnare Givet detta: Hur organisera ersättningsprocesser säkert och effektivt?

35 Fortsatt arbete och reflektioner
. :

36 Fortsatt arbete inom LSS/LASS
Steg 1: Genomföra kommuninterna förändringar för att förenkla administrationen Tidrapporter och sammanställning av räkningar förenklas m h a nytt IT-stöd Räkningar måste fortfarande skrivas ut, signeras av brukare samt postas till FK (Asfaltera kostigar?) Steg 2: Arbeta för en sammanhållen förvaltning Normförändring (behövs verkligen signaturen?) Elektronisk överföring av relevant information mellan kommun och Försäkringskassan (Bygga motorvägar?)

37 Nyckelord för innovation i LSS/LASS
Ifrågasättande av det som är och öppenhet för det som kan vara Säkerställande av kvalitet i kombination med realisering av potential Lärande från klienter och personal och samverkan inom myndigheten Sverige

38 Mottagande av idéerna Är det någon som ”skriver under” på det här?
Vår erfarenhet: Nästintill uteslutande positiv respons bland dem som tagit del av idéerna Brukare (bl a via intresseföreningen för assistensberättigade) Assistenter Arbetsledare Enhetschefer Ekonomer Problematiken med idéerna uppstår vid myndighetsgränserna!

39 Reflektion Vi förespråkar i detta fall social transparens och spårbarhet som strategi för tillförlitlighet i offentliga processer Signaturer vållar mer problem än de skapar nytta Sannolikt finns anledning att ifrågasätta etablerade normer inom fler områden i offentlig sektor Arbetet med eFörvaltning är ett gyllene tillfälle (när genomförs verksamhetsutveckling i denna skala nästa gång?) Bort med kostigarna! Detta är min övertygelse.. På heder och samvete!