En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 2/2

En presentation över ämnet: "En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 2/2"— Presentationens avskrift:

1 En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 2/2
Många bäckar små… En kritisk titt på våra administrativa ”stödsystem” Del 2/2

2 Exempel på administrativt ”stöd”
Några av de regelsystem, IT-system, processer, dokument etc. vi förväntas och tvingas hitta, tolka, kunna, följa och använda för att utföra vårt jobb, och som också måste diskuteras, formuleras, beställas, skapas, betalas, dokumenteras, informeras om, utbildas i och implementeras i verksamheten, driftas, underhållas och supportas, revideras och förr eller senare ersättas: Adobe Connect Ersättning till studeranderepresentanter 2012/2013 Löner för doktorander och amanuenser vid Linnéuniversitetet Agresso Examensförfarande Medarbetare och diverse ”grupper” Alumniverksamheten Exjobbspublicering - DIVA Moodle/MyMoodle Anstånd med studiestart Forskningsdatabasen Mötes- och resepolicy Ansökan om programbyte, studieortsbyte och antagning till senare del av program Högskoleförordningen NVivo (dataanalys) Inköpsrutiner Ny betygsskala (2014) Antagningsenhetens rutiner Kompletterande riktlinjer - Anställningsordning NyA-webben (VHS) Arbetsmiljöordning med bilagor (rev ) KursInfo (2009?) Offentlighet och sekretess Arbetsmiljöpolicy Kursutvärderingsrutiner (2014) Organisationens struktur och formella beslutsvägar Arbetstidsavtal för lärare vid Linnéuniversitetet Kvalitetspolicy 2013 Parlando/telefonprogrammering Arbetstidsavtal T/A-personal LADOK/LADOK 3 (2016) Passerkort/Mecenatkort/studentkort Arvode till sakkunniga LADOK på webb Personalsök Avtal/erbjudanden friskvård Linnémöten Plan för lika villkor 2014 Beslut om checklista vid avslut av anställning Linnéuniversitetes strategi Policy för hållbar utveckling Beslut om ersättning till expertgranskare LNU Play Policy för internationalisering Beslut om ersättning vid tjänsteresa fr o m 1/1 2011 Lokal antagningsordning, grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå Polopoly Beslut om planering av lärares årsarbetstid Lokalbokningen Primula (2006?) Bilaga 4 till arbetsmiljöordning (Årlig uppföljning) Lokal examensordning ProDiver (2014) Bilaga 4a till arbetsmiljöordning (Handlingsplan efter årlig uppföljning) Lokala regler för examinationer på grundnivå och avancerad nivå Programmera dörrar (2012) Bilaga 5 till arbetsmiljöordningen - risk- och konsekvensanalys_121002 Lokala regler för kurs på grundnivå och avancerad nivå Registrerings- och självregistreringsrutiner Boknings- och schemasystem (TimeEdit) samt rutiner Lokala regler för tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå Regler för tillgodoräknande av kurser Bostadsbolagens köregler Lokala regler för utbildningsprogram på grundnivå och avancerad nivå Reseräkningar och arvoden Box.com (2014) Lokala riktlinjer för studieavgifter Riktlinjer för affilierad forskare/professor CSN:s rutiner för studiemedel Lokalt avtal om föräldralön Riktlinjer för beviljande av delpension Det entreprenöriella universitetet Lokalt kollektivavtal om beredskap Riktlinjer gällande omställningsmedel Diver (2014) Lokalt kollektivavtal om kvotberäknad semester Riktlinjer när anställda uppnår 67 års ålder Dörrschema (2010) Lokalt kollektivavtal om OB-tillägg för lärare och postdoktorer Upphovsrätt, kopieringsavtal etc. Epost Lync (2014) Survey & Report (2014) Ersättning för resor till ej anställda vid Lnu Lönepolicy Etc…

3 Användarupplevelse av att skapa en kurs
Kursidé Språk – utbytesstudenter, förkunskaper, kurslitteratur, annonsering Kurskod och anmälningskod Demokrati, genusaspekter, mångfald, entreprenörskap, internationella frågor eller annat på modet (bildning, hållbarhet) Kontakt med forskning, samverkan etc. Gästföreläsare Studiebesök Kursplan, läromedelsförteckning etc. på engelska och svenska i KursInfo… …efter att ha passerat ÄK, beredningsgrupp, styrelse Utannonseras X månader i förväg Provuppsättning (kan ändras från kurs till kurs) Kurslitteraturlista till UB? Pris, tillgänglighet… Lokalbokning (fast inte i god tid, och utan att veta antal studenter) Schema, tillgängligt, elektroniskt, uppdaterat (efter kurs om TimeEdit) helst månader i förväg Programvara –uppdaterad, beställd, installerad, dubbelkollad Kursplattform (FC, Moodle, BlackBoard) ska beställas Välkomstbrev? Registrering – villkor utan förklaring, endast med studentkonto Avregistrera inaktiva studenter – men utan närvarokontroll och oklara regler Uppdaterad studentlista? Invänta Mecenatkort (3-4 veckor) Invänta kodning av Mecenatkort (1 vecka) Genomgång av förra kursutvärderingen Rapportera delresultat till sekreterare Skriva på Kontrollera att resultaten rapporterats in ECTS-betyg/ny 7-gradig betygskala GeniuneText Etc…

4 Vilken användarupplevelse får studenterna?
Studera.nu och Antagning.se – behövs båda? Välkomstbrev (vem, vad, när, hur?) Röriga webbsidor där knappt ens personalen hittar Varför listas t ex kurser under många (felaktiga) ämnen? Kursplaner – Läses de? Anmälan Ska göras Urval – återkommande problem Tacka ja till plats Skapa studentkonto Registrering - varför motiveras t ex inte villkor/anmärkningar? Kurslitteratur – varför kopplade till kursplanen? Aktuella? Schema – hittas, förstås, stämma – varför TimeEdit? Epost via Gmail, fast ändå inte… Närvaro/avbrott – varför inga system? Mecenatkort – varför inte egna? Varför vänta 3-4 veckor? Koda kort – varför inte automatik? Tentaanmälan – varför inte automatiskt? Boka, hantera rosa lappar och lådor, finnas på telefon LADOK – envägskommunikation? Valfria kurser- varför inte bättre hjälpmedel för att välja? Kursutvärdering – ges återkoppling? Hittas de? Begära examen – varför inte automatiskt?

5 Vad är problemet? Ett arbetsmiljöproblem! För många system…
…som begränsar och styr oss, men… …som inte utvecklats med kärnverksamhetens behov i åtanke …som inte är tillräckligt integrerade med varandra …som inte är tillräckligt flexibla eller användarvänliga …som förändras, kompletteras och ersätts utan tanke på hur andra system och processer påverkas, eller på hur användarna påverkas …som skapar frustration, osäkerhet, stress och merarbete …där support- och utbildning är otydligt …som kräver att ytterligare personal anställs för att sköta dem …som riskerar att bli ännu fler om inget görs Ett arbetsmiljöproblem!

6 Tes LNU har arbetsmiljöproblem som främst orsakas av för många och för dåliga administrativa skitsystem stödsystem system, rutiner och processer. Det leder till kvalitetsproblem i kärnverksamheten. Kvaliteten i kärnverksamheten beror i allt lägre grad på personalens pedagogiska kompetens och i allt högre grad på deras tolerans för, och förmåga att hantera det eskalerande antalet dåligt utformade administrativa system, rutiner och processer.

7 Bullshit [B]ullshit is language that has two distinctive characteristics: (1) it is articulated without concern for the criteria of the truth and (2) the bullshitter willfully articulates it to pursue their own purposes and interests. […] To put this differently, bullshit is talk that has been emptied of meaningful content and become hot air. It is a form of discourse which roves across topics, buzz words and conjectures without stopping to test its own worthiness against any criteria of truth (whether that be a comparison with empirical reality, basic criteria of reason or some kind of inter-subjective checking against broadly shared social understandings of reality). Spicer, 2013, s. 657

8 Arbetsmiljöpolicy Linnéuniversitetet ska kännetecknas av nyfikenhet, nytänkande, nytta och närhet. Med dessa begrepp i fokus ska ett medvetet och hälsofrämjande arbetsmiljötänkande integreras i alla frågor som rör verksamheten och dess utveckling. För att lyckas med detta krävs ett aktivt, systematiskt och förebyggande arbetsmiljöarbete som präglas av hög kvalitet genom god samverkan mellan arbetsgivare, anställda och studenter. Arbetsmiljöarbetet ingår i universitetets systematiska kvalitetsarbete.

9 Bullshit, forts. When bullshit begins to take hold of an organisation, it can have surprisingly positive effects. It can create a positive image for the company and can help to increase self-confidence and build legitimacy. However, this often comes with some distinctly darker consequences: primary tasks are crowded out, valued occupational identities are compromised and stakeholder trust is undermined. Ultimately, bullshit leaves us with organisations that may be appealing on the surface but are distinctly brittle. Spicer, 2013, s. 653

10 Fantasi vs. verklighet Fantasin marknadsförs som om den vore:
Sann Uppnådd Förankrad Problem uppstår när delar av organisationen förväntar sig att övriga delar lever och agerar som om visionen vore verklighet

11 Tes - utvecklad LNU har (liksom kanske samhället i stort?) en eskalerande bullshitkultur vilket: gör att begreppet kvalitet riskerar att tolkas olika beroende på var i hierarkin man befinner sig ökar antalet system som i sin tur leder till arbetsmiljö- och kvalitetsproblem I denna kultur är kvalitet ≠ pedagogisk kvalitet utan: tolerans för och kompetens att hantera system förmåga att generera ännu mer bullshit

12 Linnéuniversitetet resultat uppvisar i stressprofilen […] att Medarbetarkraften befinner sig precis under det vetenskapligt validerade riktvärdet. Detta innebär en delvis frånvaro av negativa stressymptom, såsom koncentrationssvårigheter och irritation. Samtidigt uppvisar medarbetarna en alltför hög nivå gällande Arbetsrelaterad utmattning – medarbetarna känner sig allt för ofta fysiskt och psykiskt utmattade. Arbetstakten upplevs som delvis hanterbar (dels den objektiva arbetsmängden, dels relationen mellan planering, genomförande och reflektion). Medarbetarna behöver mer tid för att kunna förbättra arbetsrutinerna på arbetsplatsen. Om inte detta sker kan Arbetstakten riskera att hamna i den kritiska zonen. I nulägesanalysen syns stora förbättringsmöjligheter inom området Målkvalitet. Målen behöver bli tydligare, mer realistiska, utvärderingsbara samt påverkningsbara i en högre utsträckning. Effektiviteten (flytet på arbetsplatserna) som ligger under det validerade riktvärdet indikerar att Linnéuniversitetet måste bli bättre på att planera arbetet, se över huruvida man arbetar mot gemensamma mål och utvärdera om resurserna används på bästa sätt. Upplevelsen av relationen till den närmsta chefen […] ligger på en för låg nivå. Cheferna behöver bli tydligare i sin kommunikation, mer konsekventa i sitt agerande och tydliggöra hur målen ska uppnås. Delaktigheten ligger även den under riktvärdet och behöver förbättras – medarbetarna har således inte tillräckligt inflytande i sin vardag och saknar en förståelse för vad de kan och inte kan påverka. Medarbetarskapet ligger på en nivå under det validerade riktvärdet vilket innebär att medarbetarna, i större utsträckning, behöver bli bättre på att ta initiativ till förändring och utveckling på arbetet, ta större ansvar för att hålla sig informerade, vara öppna för förändringar och utveckling av Linnéuniversitetet sätt att arbeta samt ta ansvar för sin kompetens-/yrkesmässiga utveckling. Det Sociala klimatet (det kollegiala samarbetet) inom Linnéuniversitetet ligger precis under det validerade riktvärdet vilket skapar en delvis hanterbar situation inför ett förbättringsarbete. Återkoppling har ett värde under riktvärdet vilket visar att medarbetarna upplever att de bättre behöver få reda på vad som förväntas av dem, samt att tydligare få både positiv och negativ feedback från närmaste chefen. Medarbetarundersökning 2013. Resultat och rekommendationer från Springlife, s. 4

13

14

15 Erkänna den som ett reellt arbetsmiljöproblem, så vi kan…
Betrakta den administrativa arbetsmiljön som minst lika viktig som den fysiska, och… Erkänna den som ett reellt arbetsmiljöproblem, så vi kan… Inventera och kartlägga befintliga system för att ta reda på hur användbara de är, hur de fungerar tillsammans, hur de påverkar användarna (användarupplevelse) samt om, och i så fall när, hur och till vad de verkligen används Skapa tilltro till varandras förmåga att fatta kloka beslut utan att ha regler, riktlinjer, policys, visioner, strategier och system för precis allt. Först då kan vi… Reducera informationsfetischismen och antalet totala ”system”, och… Uppvisa större restriktion i att skapa/upphandla nya administrativa system, men samtidigt… Undersöka vilka verkliga behov som finns genom att fråga användarna (= främst lärare men även administratörer) och… Skapa/upphandla fungerande system som hjälper och stödjer lärare, undervisning, forskare och forskning med reella problem (Participatory design) Förtydliga skärningspunkterna mellan lärare, administratörer, informatörer/marknadsförare Prioritera (för olika grupper) de behöver: Behärska och använda Känna till och följa Veta att de finns Ignorera Börja se ”användarupplevelsen” (t ex ”riktig kvalitet” enligt min tidigare definition, antal examina, andelen studenter som går med i alumninätverket) som viktigare än söktryck och antagningsstatistik, men… Sluta se politisk korrekthet, trendkänslighet, konformitet och att tillfredsställa olika intressegrupper som en kärnverksamhet, vilket gör att vi kan… Reducera mängden ”symboliska aktiviteter” och ”bullshit”… för att istället vid behov skapa tydliga, mätbara och verklighetsförankrade mål

16 Referenser och lästips
ACADEMIC RIGHTS WATCH. ALVESSON, M The triumph of emptiness : consumption, higher education, and work organization. Oxford University Press. Oxford. UK. KARELD FAGERSTRÖM, B Hur fungerar den nya organisationen? Organisationsutvärdering ur FTK perspektiv. Linnéuniversitetet. Tillgänglig: LINNÉUNIVERSITETET Linnébarometern Dnr: 2014/ Tillgänglig: LINNÉUNIVERSITETET Arbetsmiljöpolicy vid Linnéuniversitetet. Dnr: 2010/1898 Tillgänglig: LINNÉUNIVERSITETET Linnéuniversitetet – en resa in i framtiden. Strategi 2010– Tillgänglig: LINNÉUNIVERSITETET Medarbetarundersökning Resultat och rekommendationer från Springlife. Tillgänglig: PROFESIONSFÖRBUNDET. SPICER, A Shooting the shit: the role of bullshit in organisations. 16(5), s SUNDBERG, E Autonomireformen : En kompletterande studie av förändringar i beslutsmakt vid fem lärosäten.Statsvetenskapliga institutionen, Uppsala universitet. Elektronisk. Tillgänglig: SÖDERSTRÖM, J Jävla skitsystem! : hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet - och hur vi kan ta tillbaka kontrollen, Stockholm, Publit Sweden. eller WIDMALM, S. m fl Styrsystem utan styrsel. Statsvetenskapliga institutionen, Uppsala Universitet. UNT.se Tillgänglig: