Lilly-Mari Sten, Bolagsverket

En presentation över ämnet: "Lilly-Mari Sten, Bolagsverket"— Presentationens avskrift:

1 Lilly-Mari Sten, Bolagsverket
Nyttorealisering Lilly-Mari Sten, Bolagsverket

2 ”Benefits management as a concept is easy to understand but difficult to turn into a tangible reality.” Executive level, Public Sector 2 2 2

3 “The word ‘Benefits’ is an oft used term, but the awareness of benefits realisation management (BRM) is woefully poor in the programme and senior stakeholder community. This lack of awareness results in a scenario where programme managers don’t know what they don’t know.” Programme Manager, Telecoms 3 3 3

4 Agenda Syfte Problem E-delegationen Ramverk för nyttorealisering
Frågor

5 Syfte Skapa ökad förståelse och medvetenhet om nyttorealisering och hur det kan stödja IT- och verksamhetsutveckling Presentera verktyg att använda kopplat till nyttorealisering

6 A widespread failure to deliver the planned benefits from change programmes ...
6 6

7 En strukturerad ansats till nyttorealisering är en förutsättning för framgångsrik verksamhetsutveckling? ”Vi ska aldrig starta ett projekt… om vi inte kan anges exakt vad nyttorna är om vi inte vet hur vi kommer att mäta framgång om vi inte vet hur nyttorna kan realiseras och vem kommer att ansvara för att förverkliga dem” (OGC, Storbritannien) Erfarenheter från många och kostsamma misslyckade IT-projekt har genererat ett behov av en strukturerad ansats för att konkret beskriva nyttorna med en satsning, samt hur dessa ska realiseras och följas upp (”Benefits Realisation Management” OECD) Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering och som säkerställer att process- och verksamhetsutveckling är integrerat med teknikförändringar (”Benefits Management” Ward och Daniel) ”Det enda sättet att veta säkert att en förändring har lyckats är om vi kan följa upp att den har levererat förväntade nyttor.” (UK Cabinet Office) 7

8 8 8

9 Problembeskrivning Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser - förvaltningsgemensamma lösningar Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen används inte för att styra satsningens genomförande Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag) Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15) Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar i verksamhetsutveckling

10 Motiv till att använda nyttorealisering
Mer effekt från skattemedel som investeras i verksamhetsutveckling Bättre beslutsunderlag för styrning och prioritering Ökade krav och förväntningar på behovsdriven samverkan och utveckling över organisationsgränser Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering Brygga mellan verksamheten och IT Ökad professionalism i genomförandet av verksamhetsutveckling – Färre misslyckade satsningar– Ökad transparens

11 E-delegationen Tillsattes 2009 av regeringen
Består av 16 generaldirektörer Stärka utveckling av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning Koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare Slutrapport 31 december 2014

12 E-förvaltning Regeringens övergripande mål för e-förvaltning är:
”Så enkelt som möjligt, för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service” E-delegationen ”E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.” Mats Odell, Handlingsplan för eFörvaltning, jan 2008

13 Vägledning för nyttorealisering
Syfte Införa ett ramverk för nyttorealisering som tillhandahåller ett strukturerat stöd för beslutsfattande kopplat till verksamhetsutveckling realisering och uppföljning av eftersträvade nyttor Målgrupp Att användas av E-delegationens medlemmar och andra offentliga organisationer i deras verksamhetsutveckling Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller RFN ska komplettera befintliga portfölj-, program- och projektstyrningsmodeller Organisationer som redan har implementerade verktyg och modeller för att identifiera, värdera och realisera nyttor hittar förhoppningsvis något användbart 13

14 Deltagare Arbetsgrupp Arbetsförmedlingen Bolagsverket
Försäkringskassan Jordbruksverket Landstinget i Västmanland Migrationsverket Skatteverket SKL Sveriges Radio Trafikverket Tullverket Vattenfall Referensgrupp CSN ESV Centrum för e-Hälsa i Samverkan Transportstyrelsen Statskontoret Särskild referensgrupp kommuner Benägna 14

15 Vad är en satsning? Investering av tid, resurser och kunskap
Syfte att åstadkomma nyttoeffekter, vilket direkt eller indirekt bidrar till att verksamheten kan uppnå fastställda mål och strategier Omfattar aktiviteter kopplade till nyttorealisering Arbetsmodeller är t.ex. linjearbete, uppdrag, projekt och program

16 Några styrande principer…
Satsningar måste värderas utifrån vilken nytta de levererar Nyttorealisering är ett ansvar för verksamhetschefer, inte projektledare Identifiera realiseringsansvariga samt indikatorer för prioriterade nyttor Involvera intressenter under hela genomförandet Nyttorealisering förutsätter en aktiv förändringsledning Anpassa ramverket till verksamhetens behov

17 När ska nyttorealisering tillämpas?
Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas Många timmar Större förändringar Större organisation Bolagsverkets förslag på kriterier för när effektuppföljning ska göras: Mer än mantimmar Mer än 3 miljoner kronor Stora effekter gällande kostnader, kvalitet eller ledtider Strategisk eller politisk betydelse Satsningen påverkar många Kundnytta Samhällseffekter

18 Begrepp 18 VERKSAMHETS-UPPDRAG STRATEGI VERKSAMHETS-UTVECKLING
STÄLLER KRAV PÅ Begrepp VERKSAMHETS-UTVECKLING KONKRETISERAS BESLUTSUNDERLAG SPECIFICERAR BEHOV EFFEKTMÅL KRAV LINJEARBETE DRIVER LIGGER TILL GRUND FÖR PROGRAM SATSNING FÖRÄNDRING GENOMFÖRS FÖR ATT ÅSTADKOMMA FÖRUTSÄTTER ÄR ARBETSMODELLER FÖR ATT GENOMFÖRA EN MÖJLIGGÖRS AV ANVÄDNER PROJEKT KRÄVER MÖJLIGGÖRARE NYTTOREALISERING FÖRMÅGA SKAPAR FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT UTVECKLA PÅVERKAR FÖLJS UPP INOM LEVERERAR EFFEKTER FÖLJS UPP MED HJÄLP AV BESTÅR AV INDIKATORER KAN VARA PENGAR TID KOSTNADER NYTTOR ONYTTOR KVALITET 18

19 Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering
Vilka mätetal? Hur ska nyttan följas upp? Vem ansvarar för uppföljning? Vad är nyttan? När uppkommer nyttan? Hur ska den realiseras? Vem ska realisera nyttan?

20 Integrera med hjälp av de sju frågorna…
Investeringsprocessen Budget och verksamhets- planering Resultatredovisning Strategiformulering Systemutveckling Program- och portföljstyrning Verksamhetsarkitektur Behovsinventering Processutveckling Organisationsutveckling Rapportering och prognostisering Vad är nyttan? Vilka mätetal? Vem ansvarar för uppföljning? Hur ska den realiseras? Vem ska realisera nyttan? När uppkommer nyttan? Hur ska nyttan följas upp?

21 Kostnadsuppskattning?
Utmaningarna Besparingspotential? Tid för införande? Kvalitativa nyttor? Tid för realisering? Kostnadsuppskattning? Vad är nyttan? Hur ska den realiseras? När ska den realiseras? Vem ska realisera den? Hur ska realiseringen mätas? Vem ansvarar för uppföljning? Löpande uppdatering baserad på ny kunskap

22 Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov
Krav på bättre styrning av verksamhets-utveckling Konstaterat behov som växt fram underifrån Brinnande plattform Investeringar i verksamhetsutveckling levererar inte avsedd nytta Ökade krav på mer transparanta investeringsprocesser Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga Eldsjälar" har kunnat visa på att enstaka satsningar har lyckats genom att tillämpa processen för nyttorealisering Man har tappat kontroll över en verksamhets-kritisk satsning -nyttorealisering används som ett verktyg för att försöka styra rätt

23 Syftet med nyttorealisering är att säkerställa att nödvändiga åtgärder genomförs för att realisera de identifierade nyttor som ligger till grund för genomförandet av verksamhetsutveckling Identifiera Specificera Planera Realisera Följa upp Systemutveckling Definiera krav Ta fram konceptuell och detaljerad design Konfiguration Integration och testning Förbered produktion Produktionsätt Stabilisera Överlämna Förvalta Verksamhetsutveckling Utveckla lösning (tjänst,process,organisation) Kommunicera och förankra förändring Planera och genomför utbildning Genomför förändring

24 Exempel på aktörsmodell
PORTFÖLJÄGARE PORTFÖLJLEDARE UTVECKLINGSPORTFÖLJ EFFEKT-CONTROLLER PROJEKTKONTOR BESTÄLLARE SATSNING PROJEKTLEDARE NYTTOREALISERINGS-ANSVARIG 24

25 25

26 Ramverket Kundorientering och öppenhet Engagemang/uthållighet
Koncernperspektiv Lösningsorientering Förändringsvilja och samarbetsförmåga Strukturerade arbetssätt Vilja att lära och tänka nytt Styrande principer Nyttorealiseringsprocess Roll- och ansvarsfördelning Checklistor och mallar Effektkedja Kostnads- och nyttostrukturer Mognadsmodell Prioriteringsmodell Goda exempel

27 Effektkedja för verksamhetsutveckling
SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL MÖJLIGGÖRARE UTVECKLINGS-INSATSER FÖRÄNDRINGAR NYTTOR VERKSAMHETS-MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS 27

28 Exempel på effektkedja
MÖJLIGGÖRARE UTVECKLINGS-INSATSER FÖRÄNDRINGAR NYTTOR NYTTOMÅL Bättre resultat från genomförda satsningar Bättre beslutsunderlag (Business Cases) Vägledningen för Nyttorealisering med tillhörande processbeskrivning och verktyg Optimerad utvecklingsportfölj Utvecklad process för att följa upp och rapportera nyttorealisering Införandet av en verksamhets-anpassad process för nyttorealisering Bättre implementerade verksamhets-strategier Öka värdet av våra satsningar i verksamhets-utveckling Övergång till en mer nyttofokuserad kultur Andra verktyg för nyttorealisering och verksamhets-utveckling Utvecklad intressenthantering Bättre underbyggda beslut om verksamhets-utveckling Formaliserad och koordinerad process för att besluta om verksamhets-utveckling Stödsystem Färre misslyckade utvecklings-satsningar Ökad förståelse för konceptet nyttorealisering Ökad transparens av hur offentliga medel används 28

29 FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER
En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley) Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar Direkt Minskade kostnader Frigjord arbetstid Sparade årsarbetskrafter Bättre informationskvalitet Bättre informationsdelning Flexiblare arbetssätt Indirekt Undvikta kostnader Effektivare resursanvändnnig Minskade ledtider Högre servicenivåer Nöjdare kunder Ökad tillgänglighet Ökad insyn INOM MYNDIGHETEN OFFENTLIG SEKTOR (PARTNERS) PRIVAT- PERSONER FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER SAMHÄLLET 29

30 Förslag på dokumentstruktur
Nytto-realiserings-strategi ger ramar för utformning av Idébeskrivning Beslutsunderlag (Business Case) Nytto-realiseringsplan ligger till grund för beslut om framtagande av ligger till grund för beslut om framtagande av Nytto-profil stödjer Nyttoregister 30 30

31 för nytto-realisering
Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade nyttor som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs Behov & problem Krav Möjligheter & Risker Identifiera Effektmål och nyttor Specificera lösning Genomförd nyttoanalys Färdigställt beslutsunderlag (Business Case) Styrning av processen för nytto-realisering Verifierad nyttorealisering Avslutad satsning Tillvaratagna erfarenheter Följ upp nytto- realisering Planera nytto- realisering Realisera nyttor Levererade möjliggörare Reviderad nyttorealiseringsplan Realiserade nyttor Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan 31

32 Mognadsmodell för nyttorealisering
NIVÅ 5 NIVÅ 4 NIVÅ 3 OPTIMERAD NIVÅ 2 STYRD Nyttorealisering integrerat med strategiprocesser Externa krav omhändertas i nyttorealiserings-processen Kontinuerlig erfarenhetsbaserad vidareutveckling Löpande koordinering av vht-planer Nyttorealisering styr vht-utveckling Nyttorealisering viktig del i strategiutv. Erfarenheter redovisas och kommuniceras öppet Kompetens i nyttorealisering värdesätts vid rekrytering NIVÅ 1 DEFINIERAD Ansvariga chefer säkerställer nyttorealisering Strategi för nyttorealisering finns Ökad förmåga till vht-utveckling Nyttorealisering integrerad i verksamheten Tydliga kopplingar mellan en satsnings nyttor, verksamhetsmål och strategier Kvalitativa nyttor dokumenteras Systematisk uppföljning och etablerad ansvarsfördelning Verktyg och mallar obligatoriska UPPREPAD Ledningen engagerar sig aktivt Fokus också på kvalitativa nyttor och nyttor för partners Gemensam nyttorealiserings-process Nyttorealisering integreras i operativa verksamhetsplaner BU omfattar hur nyttor ska realiseras och hinder hanteras Hur framgång ska mätas definieras Utbildning i orgaisationens egna processer Gemensam uppsättning mallar och verktyg INITIAL Ökad medvetenhet Fokus på kostnads-besparningar Insikt om nödvändig integration med andra processer Beslutsunderlag omfattar kostnader, nyttor, risker och KFF Roll- och ansvars-fördelning börjar etableras Viss utbildning Nyckelpersoner kan visa på framgång Mallar används Gemensam begreppsapparat växer fram Inget fokus på nyttor hos ledning Enbart för införsäljning Högst röst vinner Ad hoc och okoordinerat Mycket prat – begränsad kunskap Hur framgång ska mätas och följas upp redovisas sällan Inget utdelat ansvar för nyttorealisering Inga gemensamma verktyg

33 Exempel på övergripande roadmap för införande av nyttorealisering
IDENTIFIERA DRIVKRAFTER BEDÖM BEREDSKAP TA FRAM BESLUTS-UNDERLAG SÄKERSTÄLL LEDNINGENS STÖD TA FRAM EN ANPASSAD OCH FASINDELAD INFÖRANDEPLAN IMPLEMENTERA FÖLJ UPP NYTTOREALISERING BESKRIVNA MOTIV ANALYS AV FÖRMÅGA GAP-ANALYS PRIORITERADE AKTIVITETER STYRANDE DOKUMENT & MALLAR UTBILDNING PILOTPROJEKT STATUS-RAPPORTERING NYTTOREALISERINGS-RAPPORT

34 E-delegationens ramverk för nyttorealisering

35 Frågor! Lilly-Mari Sten e-post: mobil: