Kundfakturor via Excel Örebro kommun Proffsdagarna 14-15 maj Karin Helmrich Systemförvaltare Raindance Bakgrund.

En presentation över ämnet: "Kundfakturor via Excel Örebro kommun Proffsdagarna 14-15 maj Karin Helmrich Systemförvaltare Raindance Bakgrund."— Presentationens avskrift:

1 Kundfakturor via Excel Örebro kommun Proffsdagarna maj Karin Helmrich Systemförvaltare Raindance Bakgrund

2 Örebro kommuns administrativa organisation
3 Förvaltningskontor som styr och stödjer verksamheten i ekonomiska frågor Administrativa assistenter som är närstödjare till verksamheten Systemförvaltare för Raindance med kring objekt tillhör det Förvaltningskontor där redovisningsenheten tillhör

3 Raindance objektets organisation
Systemägare, redovisningschefen Systemförvaltare, 2st Reskontraansvarig kund, leverantör 2st Systemansvarig e-handel o utdataekonomi 1st Ansvarig Projektmodulen 1st Användarstödredovisning (även ekonomisystem)

4 Varför registrera kundfakturor via Excelintegration?
Effektivisera administrationen vid återkommande kundfakturor trots att det inte finns ett verksamhetssystem En stort antal fakturor som ska registreras in vid ett tillfälle

5 Externa kundfakturor via Excel i Classic
Boendeavgift elever RGD/RGH Diverse kostnader Socialtjänsten Boende för funktionshindrades inbetalning till gemensamma hushållskassor (ej kommunens pengar) Matkostnader inom daglig verksamhet Boende för funktionshindrades matkostnader Diverse kostnader Kultur och Fritidsverksamheten

6 Process för kundfakturering matkostnader
Verksamhetens medarbetare Varje boendeenhet inkl fritids samt dagligverksamhet använder mall i Excel som skapats för inregistrering av antal olika typer av måltider Ändra fakturatexten Ett månatligt underlag för kundfakturor skickas till deras Administrativa assistent. Visa exempel, alla kolumner behövs inte för inläsningen utan mer för information för kvalitetssäkring.

7 Process för kundfakturering matkostnader,Excelmall

8 Process för kundfakturering matkostnader
Administrativa assistenter närstödjare i verksamheten Kundfaktureringsunderlaget i Excel kvalitetssäkras av en administrativ assistent. Kontrollera att alla uppgifter är ifyllda Kontrollera orimliga belopp Fyll i förfallodagen Kundfakturaunderlaget läggs i en samarbetsmapp Skickar ett mail till Förvaltningskontorets funktionsbrevlåda där det framgår antal fakturor och totala beloppet (uppdrag).

9 Process för kundfakturering matkostnader
Ekonomiassistenter på Förvaltningskontoren Kontrollera formatet på kundID autogiro respektive övriga Kontrollera total beloppet och antal fakturor för avstämning mot mail Se till att formatet i Excelmallen är korrekt ”pensla” Slår ihop filer Sparar om filen till Blankstegs formaterad text PRN Samma förfarande som en integration Samma förfarande för autogiro, kundfakturautskick som andra kundfakturor : läser in kundfakturorna via RG, stämmer av antal inlästa kundfakturor o belopp mot mail (uppdraget), definitivsätter via kundjournal, stäm av mot rapport Classic, arkiverar bokföringsunderlag som ska vara attesterat.

10 Ett annat exempel på Excelmall med en rad

11 Interna kundfakturor via Excel
Årsavgift cykelhyra Abonnemangsfakturor för trådlösa accesspunkter

12 Utbetalningar via Excel i Classic
Habiliteringsersättning, 580 per mån Inackorderingsbidrag RGD/RGH, 80 per mån Kostersättning RGD/RGH, 150 per mån Vägbidrag, 200 2ggr per år

13 Erfarenhet av Excelinläsning
Kort startsträcka om det finns kompetens att konfigurera integrationer i Rd inom organisationen Excelinläsning ger en effektivare administration, men inte i alla fall Säkra upp en kvalitetssäker process genom bra rutinbeskrivningar Verksamhetens medarbetare, Administrativa assistenterna och Ekonomiassistenterna ska ha kompetens i Excel Låsa vissa celler i Excel Följ upp att man fick effekten som avsågs, om ev. något måste justeras

14 Tack. Karin Helmrich karin. helmrich@orebro. se marianne
Tack! Karin Helmrich Kundreskontraansvarig Internreskontraansvarig, Integrationer Leverantörsreskontraansvarig Bakgrund