Välkommen till Ateadagen 2007!

En presentation över ämnet: "Välkommen till Ateadagen 2007!"— Presentationens avskrift:

1 Välkommen till Ateadagen 2007!
Arkivering Jouko Luotomäki

2 Denna presentation kan innehålla konfidentiellt material och får inte delges tredje part utan Ateas medgivande

3 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

4 Arkivering Hur identifierar man olika arkiveringstyper?
Dokumenthantering EDMS (Electronic Data Management System) E-Arkiv ERMS (Electronic Records Management System) E-post, Filer & databaser Skiktad data Tillåter att dokument blir förändrade och/eller att förekomma i flera versioner Förhindrar att uppgifter förändras Data hanteras beroende på regel Kan tillåta att dokument raderas av dokument ägarna Förhindrar radering förutom under vissa strikt kontrollerade omständigheter Regler styr hur radering skall hanteras Kan ha viss bevarandetidskontroll Måste ha strikt bevarandetidskontroll Bevarandetidskontroll hanteras av regler Kan ha användarstyrd dokumentlagringsstruktur Måste ha strikt,administratörsstyrd dokumentlagringsstruktur Ingen struktur bara motor Primärt avsett för löpande dokumenthantering Primärt avsett för säker dokumentarkivering Primärt avsett för att hantera olika datalagrings skikt

5 Definitioner Säkerhetskopiering Arkivering Skapa en sekundär kopia
för att återskapa information Öka tillgängligheten genom att möjliggöra återstart för en given tidpunkt Återskapa information som har relativt låg dataålder, dagar, veckor eller månader Återanvända media med viss frekvens Data på media ersätts av nya säkerhetskopior Säkerhetskopiering Skapa en primär kopia, (original) Kontrollera tillväxten och därigenom möjliggöra ännu snabbare återstart för en given tidpunkt För att söka eller komma åt information som har relativt hög dataålder, år eller årtionden Spara media för åtkomst av information Data på media används för bearbetning eller för att bemöta krav för olika regelverk Arkivering

6 Välj rätt lösning för ditt behov
Gör rätt från början! Kontinuitetshantering = Kluster, replikering av data eller annan redundans av datalagring Katastrofhantering = Säkerhetskopiering Åtkomst av data = Arkivering

7 E-post arkivering Hur identifierar man olika arkiveringstyper?
Dokumenthantering EDMS (Electronic Data Management System) E-Arkiv ERMS (Electronic Records Management System) E-post, Filer & databaser Skiktad data Tillåter att dokument blir förändrade och/eller att förekomma i flera versioner Förhindrar att uppgifter förändras Data hanteras beroende på regel Kan tillåta att dokument raderas av dokument ägarna Förhindrar radering förutom under vissa strikt kontrollerade omständigheter Regler styr hur radering skall hanteras Kan ha viss bevarandetidskontroll Måste ha strikt bevarandetidskontroll Bevarandetidskontroll hanteras av regler Kan ha användarstyrd dokumentlagringsstruktur Måste ha strikt,administratörsstyrd dokumentlagringsstruktur Ingen struktur bara motor Primärt avsett för löpande dokumenthantering Primärt avsett för säker dokumentarkivering Primärt avsett för att hantera olika datalagrings skikt

8 Drivande faktorer för e-post arkivering
Drivs av ökande storlek & volym PST problematiken accelererar Lagar och förordningar, offentlighetsprincipen, sökbar information Användarna vill inte ha en begränsad inkorg Överlägset enkel återläsning för användaren själv Säkerhetskopieringen håller över en längre period utan att behöva byggas ut

9 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

10 Hur man bör hantera en stor miljö
Inaktivt data Aktivt Inaktivt data Aktivt data Datamängd 800 GB Data tillväxt År 1-9

11 Vinsten med skiktad datalagring
Att ett företags data är viktigt vet alla, men alla tänker inte på att data kan ha olika värde Som en följd av detta hanteras ofta företagets data likvärdigt, oavsett om det är affärskritiskt eller inte Genom en skiktad datalagringsmodell uppnår man kontrollerad tillgänglighet

12 Skiktad datalagring Tier 1 Tier 2 Tier 3 Tier 4 Tier 5
Tier 8 Archiving Tier TAS Tier NAS High End Tier NAS Mid-Tier Tier 9 Backup DataCentre A DataCentre B DataCentre A DataCentre B DataCentre A/B DataCentre A DataCentre B DataCentre A DataCentre B DataCentre A/B DataCentre C + Offsite Low-end SATA 2-4 stop High-end Storage 0-2 Service stop/Year Multi redundant Mid-Tier Storage 2-4 Service stop/Year Redundant Archiving Plattform 0-2 Service stop/Year Mid-Tier NAS 2-4 stop High-end NAS Storage 0-2 Service stop/Year Multi redundant Virtual Tape

13 Skiktad Datalagring / Tiered Storage
Tape Tier 9 Virtualtape Tier 8 Mid range / High End Replikerad / Speglad Data Tier 1 Tier 2 Fibre Channel Disk Tier 3 NAS Appliance / File Services Tier 4 ATA Disk Tier 5 iSCSI

14 Hur man bör hantera en stor miljö
Status Funktion Nertid för funktion Återläsning av 800 GB verksamhets-kritisk data Återläsning av 8 TB icke verksamhets-kritisk data Dataförlust (4 h Cache) Nuläge E-post 24 h 15 h (800 GB, 1 x LTO-1) 20 h Målbild 4 h 3 h 80% ARKIVERING < 1 vecka 0 h Systemet är otillgängligt som sämst 39 h Måste byta ut säkerhetskopieringen imorgon Systemet är otillgängligt som sämst 7 h Kan behålla befintlig kopiering under längre tid

15 SLA över tiden När datamängden passerar den streckade linjen överskrids SLA Övre gräns för SLA

16 SLA över tiden Övre gräns för SLA
Med hjälp av e-post arkivering får man automatisk rensning av inaktivt data och kan leva upp till SLA över en mkt längre period

17 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

18 Bild från en typisk analys

19 Bild från en typisk analys

20 Bild från en typisk analys – VAD ÄR VAD?
…och så finns det folk som undrar varför vi behöver e-post arkivering filer (860 GB) filer (780 GB) E-post Filserver Användarna gör inte fel Det här är användarnas behov

21 Användarnas behov En fil lagrad bland ett par miljoner andra filer försvinner lätt i mängden men med rätt metadata blir det information From: Stefan Pettersson Sent: To: Subject: e-post arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem. När du öppnar Excelfilen klicka först på flik1 och fyll i önskat antal vid gulmarkerade fält. Klicka sen på flik2 och se under summa vilket pris som gäller. Ha en bra dag! Mvh: Postiljonen Specification.pdf Förfrågan.doc Krav.xls E-post server

22 Användarnas behov y mm x mm

23 Användarnas behov Om du lagrar PST filer på din bärbara dator…
1 av 5 datorer råkar ut för hårddiskkrasch inom sin livstid 31% av alla PC användare har någon gång förlorat alla sina filer på grund av omständigheter de inte har kontroll över själva • 44% av all data som förloras beror på ett hårddiskfel eller en systemkrasch • 32% av all data som förloras beror på användarfel • 15% av alla bärbara datorer har hårdvaruproblem • 10% av alla bärbara datorer stjäls årligen

24 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

25 Principer vid arkivering
1) E-post på ingång 2) Journaling Utility levererar e-post till två destinationer 2a) Användarens e-post kommer fram som vanligt 2b) Dubblett av e-post för arkivering enligt företagets policy E-post server MS Exchange eller Domino Arkiv server

26 Principer vid arkivering
To Subject arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: To Subject arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Komprimering på Arkiv server E-post server MS Exchange eller Domino Arkiv server

27 Principer vid arkivering
To Subject arkivering To Subject arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Här får vi genvägar… …och här frigörs utrymme Meddelande server MS Exchange eller Domino Arkiv server

28 Principer vid arkivering
To Subject arkivering To Subject arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Ett typiskt värde är 60-80% av lagringsmängden som frigörs E-post server MS Exchange eller Domino Arkiv server

29 Exempel på arkitekturer
Option för spårbarhet Option för PST migrering … ytterligare optioner Option för sökning Basfunktion för arkivering

30 Siffror ifrån verkligheten
82 % av det totala antalet filer är ”Arkiveringsbart” i genomsnitt

31 Siffror ifrån verkligheten
68 % av den totala mängden är ”Arkiveringsbart” i genomsnitt

32 En fil som inte har ändrats på 6 månader
Arkiveringsprinciper filer En fil som inte har ändrats på 6 månader 1) Filen flyttas till annat lager 80% Inaktiv data 2) En genväg skapas för användaren Två olika sätt antingen får man ändra på filer eller också byta namn. Prata om ikonen och användarupplevelsen. Olika regler för olika filtyper. Användarna upplever det såhär.. Aktiv data 20%

33 Arkiveringsprinciper filer
Högre tillgänglighet Lägre kostnader för säkerhetskopiering Bättre prestanda Snabbare återläsning Kontroll på tillväxt 1) Filen flyttas till annat lager 2) En genväg skapas för användaren Inaktiv data Prata om ikonen och användarupplevelsen. Aktiv data 100% 100%

34 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

35 Tillverkare 2005 2005 startade mail & fil arkivering
Enterprise Vault från KVS Xtender

36 Tillverkare 2006 2006 mer funktioner i produkterna
Fler spelare ger sig in i matchen 36

37 Tillverkare 2007 Gjorda installationer hos våra kunder
2007 ännu mer funktioner Fler uppköp och sammanslagningar att förvänta PST stor drivande faktor

38 Exempel från CA: 1250 brevlådor

39

40

41 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

42 Två viktiga saker att tänka på:
Hantering av säkerhet Två viktiga saker att tänka på: Fysisk säkerhet på arkivmedia ”säker disk” eller ”öppen disk” Vilka krav kan ditt system motsvara och vilka vill du de ska motsvara?

43 e-post kan manipuleras
Hantering av säkerhet För att uppfylla vissa krav från exempelvis SOX måste man arkivera på ”säker” disk E-post server MS Exchange eller Domino Arkivdisk Öppen e-post kan manipuleras Arkivdisk Säker Kan inte manipuleras

44 Hantering av säkerhet ITIL Information Technology Infrastructure Library Lanserades av Brittiska myndigheter. FINRA The Financial Industry Regulatory Authority Sammanslagning av regelverk från NASD & NYSE SOX Sarbanes Oxley Lag förslag ifrån 2002 utfärdat av Senator Paul Sarbanes & Kongressman Michael Oxley. Basel II Baselkommitténs nya regler Nya finans regler enligt kommissionens direktivförslag i EU-parlamentet 2006. Nya regelverk EU & Bransch specifika regler Tänkvärt med nya regler är migrering Om du ska uppfylla nedan kravlista från SOX behöver du komplettera med en eller flera optionsmodul(er) Section 404 Section 103(a) Section 801(a) Section 104(a) Section 501(a) Section 105(b) Section 301(4)

45 Agenda Definition av arkivering
Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

46 Kriterier för upphandling
Krav finns på att man kan svara upp mot lagar och regler Verksamheten kräver löften om servicenivåer avseende katastrofhantering Verksamheten tillåter inte PST filer Användare behöver utöka sina brevlådor i allt högre utsträckning Tillväxten blev högre än väntat, systemen är inte rätt dimensionerade

47 Kostnad, effekt och kontroll
Minskade kostnader Mindre data att hantera -> Skjut upp investering i säkerhetskopiering Billigare lagring för passivt data Egen återläsning av enskilda brev utan inblandning av helpdesk Effekt Bättre prestanda på e-postsystemet -> Möjliggör ytterligare konsolidering/Skjut upp investering Kortare återställningstider -> Bättre SLA Högre produktivitet utan begränsade brevlådor Mindre data vid säkerhetskopiering -> Möjliggör diskbaserad kopiering Kontroll Full spårbarhet möjliggör uppfyllelse av lagar och regler Förhindra informationsförlust Tillväxten kan kontrolleras vilket annars bara kan konstateras

48 Ateas erbjudande Kommentarer till båda punkterna
Atea har två erbjudanden som omfattar det som tidigare diskuterats i presentationen. För att gå vidare finns det en möjlighet att fördjupa diskussionen kring de delar som adresserar era utmaningar, där våra specialister kommer ut och genomför en övergripande workshop på en dag för endast 9.900:- 48 48

49 Atea Storage Solution Frågor?

50 Tack för er uppmärksamhet!
50