Helhetslösningar för offentlig sektor

Helhetslösningar för offentlig sektor
Anders Palm, Software Innovation Per Åke Andersson, Kerfi

Software Innovation Vi hjälper offentliga och privata verksamheter att hantera och dela information och dokument Nordisk koncern med 600 anställda 20 års erfarenhet Public 360° - för offentlig förvaltning Finns i ramavtalsupphandlingen Informationsförsörjning 2005 som en ”svit” Kommunala kunder i Sverige: Stockholms stad, Malmö stad och Marks kommun Exempel på andra kunder inom offentlig sektor: Socialstyrelsen, Arbetsmiljöverket, Regeringskansliet och alla utlandsmyndigheterna

Kerfi Del av Opin Kerfi Group
Verksamhet i Sverige, Norge, Danmark och Island 650 anställda, varav 300 i Sverige 8 kontor i Sverige 645 miljoner SEK i omsättning 2007 Totalåtaganden i Solna Stad, Partille Kommun, Falkenbergs kommun Implementation av E-tjänster i Göteborgs stad Kommunportal24 i Marks kommun

Våra förväntningar Användbart perspektiv och användbara citat från handlingsplanen för e-förvaltning Förståelse för möjligheterna med Microsofts MSKD och MOSS Förslag och idéer kring genomförande av e-förvaltning En givande dialog med många frågor och diskussioner

Nationell handlingsplan för den svenska e-förvaltningen
Anders Palm, Software Innovation Per Åke Andersson, Kerfi

Målet för handlings-planen är att Sverige 2010 ska ha återtagit en ledande position inom e-förvaltningsområdet. Förvaltningen ska vara så enkel som möjligt för så många som möjligt.

Handlingsplanen Handlingsplanen baseras på att modern teknik ska hjälpa till att skapa en förvaltning Förvaltningen utgår från medborgarnas och företagarnas behov. Vissa förutsättningar måste också komma på plats, det rättsliga läget, ekonomiska förutsättningar är några sådana. Insatsområde 1: Regelverk för myndighets-övergripande samverkan och informationshantering Insatsområde 2: Tekniska förutsättningar och it-standardisering Insatsområde 3: Gemensamma verksamhetsstöd, kompetensförsörjning och samlad uppföljning Insatsområde 4: Förvaltningens kontakter med medborgare och företag

e-Demokrati e-Tjänster e-Förvaltning e-Förvaltning
E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. Politiker Medborgare/företag Tjänstemän e-Demokrati e-Tjänster e-Förvaltning

Medborgarfokus ” Den övergripande målsättningen är att förenkla för företag och enskilda att uträtta och ta del av myndighetsärenden, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona.” ”År 2010 ska det vara så enkelt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service.” ”Medborgare och företag ska på ett enkelt sätt kunna utföra och följa ärenden samt ha tillgång till förvaltningens samlade tjänster och information” ”Medborgarnas och företagarnas kontakt med förvaltningen ska förbättras genom att göra det enklare att utföra ärenden och få tillgång till offentlig service. För att nå dit måste alla som jobbar i förvaltningen sätta medborgarna och företagarna i centrum när verksamheten utvecklas” Jag tycker att det mest glädjande med handlingsplanen nu uttrycks ett så tydligt medborgarfokus. Att olika delar och olika nivåer I den offentliga förvaltningen ska samverka för att förenkla tillvaron för både medborgare och företag. 9

Helhetssyn ”Den decentraliserade e-förvaltningsmodellen har varit relativt framgångsrik i många år och lett till snabb utveckling av servicenivån på enskilda förvaltningar. Nackdelen med strategin har varit att förvaltningen som helhet inte kunnat tillgodogöra sig av den nätverksorienterade användningen av IT i tillräcklig omfattning” ”Det nuvarande förhållandet att varje förvaltning var för sig begär in information från medborgare och företag leder till en väsentligt ökad rapporteringsbörda. Detta bör ersättas med ett system där information lämnas in en gång för att därefter kunna tillhandahållas av andra delar av förvaltningen som har ett rättmätigt behov av informationen.” ”För att nå önskat resultat måste därför den fortsatta utvecklingen utgå från en helhetssyn på den svenska förvaltningen…” En viktig framgångsfaktor för denna medborgarorientering är helhetssynen på förvaltningen, att hela förvaltningen måste hänga ihop och att alla förvaltningar har ett ansvar för att visionen blir verklighet 10

Helhetssyn ”Tjänstedirektivet föreskriver att alla medlemmar i EU måste inrätta s k gemensamma kontaktpunkter dit tjänsteföretag kan vända sig för att skaffa den information och de tillstånd som de behöver för att kunna utöva sin verksamhet.” ”Statsförvaltningen, i samverkan med kommuner och landsting, utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma specifikationer för säker kommunikation, elektronisk identifiering samt signering, lagring och sökning av elektroniska meddelanden och dokument. Egentligen så är det här inget nytt, det finns redan direktiv och lagstiftning som ställer krav på denna utveckling 11

Elektronisk ärende- och dokumenthantering
”Genom tjänstedirektivet ställs nya och rättsligt bindanden krav på en digitalisering av vissa steg i ärendekedjan på många myndigheter.” Vi vet att det kommer att ställas betydligt högre krav på effektivare, snabbare och mer transparent ärendehandläggning 12

Kommunernas deltagande
”Den kommunala förvaltningen representerar ca 70 % av den offentliga förvaltningen.... Kommunernas eförvaltningsarbete är därmed av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort.” Man har också förstått hur viktigt det är med den lokala nivån… 13

IT som möjliggörare ”IT-utvecklingen skapar nya förutsättningar för systematisering och samordning av olika informationssystem inom statsförvaltningen. Det är av stor vikt att förvaltningen agerar som en samlad och enhetlig aktör när det gäller informationshantering.” ”En effektiv informationshantering är också viktig för att underlätta för medborgare, kommuner och företagare att utbyta och få tillgång till såväl offentlig som individrelaterad information.” ”IT-utvecklingen skapar exempelvis nya förutsättningar för att skapa tjänster där ärenden som involverar flera myndigheter kan hanteras genom en enda kontaktpunkt, s k integrerade e-tjänster.” Det handlar förmodligen också om att använda informationssystem och informationsteknik på ett bättre sätt 14

Slutsatser Centrala initiativ – ”IT-standardiseringsutredningen föreslår att en central kanslifunktion bör inrättas för att utveckla och förvalta förutsättningarna för interoperabilitet och standardisering.” => gäller även inom en kommun ”För att kunna förenkla kontakten med medborgare och företagare krävs att den myndighetsövergripande informationshanteringen effektiviseras samt att förvaltningarna samverkar i högre utsträckning än idag.” => gäller även inom en kommun” ”Ansvaret för att föra ett visst register inkluderar ansvaret att utveckla standardiserade informationstjänster.” => gäller även inom en kommun” Flera av de slutsatser som regeringskansliet drar för koncernen staten gäller förmodligen även på kommunal nivå, för att få ihop de olika förvaltningarna 15

Slutsatser – vad kan vi som leverantörer bidra med?
”..främja partnerskap med exempelvis kommuner, intresseorganisationer eller näringsliv som kan erbjuda offentlig information och offentliga tjänster.” ”…på längre sikt är det nödvändigt att kunna presentera tjänsterna genom standardiserade gränssnitt så att tredjepartsleverantörer kan återpresentera tjänsterna inom ramen för mer riktade serviceportaler.” ” Det finns t.ex. många företag som på olika sätt kan hjälpa till att göra svensk förvaltning effektivare och samtidigt utveckla sin egen verksamhet till en internationellt slagkraftig nivå.” De delar i handlingsplanen som vi har tagit fasta på handlar i hög utsträckning om att aktivt bidra och att inte skapa nya öar eller digitala stuprör 16

Vad kan e-tjänster göra för kommuner?
Per Åke Andersson, Kerfi eGovernment Solutions

e-tjänster – kommunal verksamhetsutveckling
En förutsättning för 2010-visionen….och nöjdare kunder? ”Den övergripande målsättningen är att förenkla för företag och enskilda att uträtta och ta del av myndighetsärenden, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona.” ”År 2010 ska det vara så enkelt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service.” ”Medborgare och företag ska på ett enkelt sätt kunna utföra och följa ärenden samt ha tillgång till förvaltningens samlade tjänster och information” ”Medborgarnas och företagarnas kontakt med förvaltningen ska förbättras genom att göra det enklare att utföra ärenden och få tillgång till offentlig service. För att nå dit måste alla som jobbar i förvaltningen sätta medborgarna och företagarna i centrum när verksamheten utvecklas” Jag tycker att det mest glädjande med handlingsplanen nu uttrycks ett så tydligt medborgarfokus. Att olika delar och olika nivåer I den offentliga förvaltningen ska samverka för att förenkla tillvaron för både medborgare och företag. 18

Driver processorientering… Ofta initieras ett processkartläggningsarbete för att skapa en struktur och tydlighet i verksamheten. Ibland också för att hitta nya styrformer.

Driver processorientering…

…och utveckling av ärendeflöden… 1. Ansökan inkommer (postöppning) 2. Ansökan registreras (ärende skapas) 3. Ansökan skannas (ärende kompletteras) 4. Handläggare utses (lottning) 5. Skapa/ färdigställ mottagnings- bekräftelse 6. Expediera mottagnings- bekräftelse 7. Skapa Arbetsdokument (beredning) 8. Skapa Beslutsdokument (beredning) 9. Färdigställ Beslutsdokument (besluta) 10. Expediera Beslut (avsluta) De flesta handläggningsprocesser följer en ”given” mall….

…och utveckling av ärendeflöden… 1. Ansökan inkommer (postöppning) 2. Ansökan registreras (ärende skapas) 3. Ansökan skannas (ärende kompletteras) 4. Handläggare utses (lottning) 5. Skapa/ färdigställ mottagnings- bekräftelse 6. Expediera mottagnings- bekräftelse 7. Skapa Arbetsdokument (beredning) 8. Skapa Beslutsdokument (beredning) 9. Färdigställ Beslutsdokument (besluta) 10. Expediera Beslut (avsluta) Ökade krav på fjärråtkomst, transparens etc. ökar kraven på digitalisering av dokument

…och utveckling av ärendeflöden… 1. Ansökan inkommer (postöppning) 2. Ansökan registreras (ärende skapas) 3. Ansökan skannas (ärende kompletteras) 4. Handläggare utses (lottning) 5. Skapa/ färdigställ mottagnings- bekräftelse 6. Expediera mottagnings- bekräftelse 7. Skapa Arbetsdokument (beredning) 8. Skapa Beslutsdokument (beredning) 9. Färdigställ Beslutsdokument (besluta) 10. Expediera Beslut (avsluta) Med den av Kerfi föreslagna lösningen försvinner merparten av aktiviteterna i en traditionell ärendehandläggning

…det finns en viss arbetsbesparande potential…

Men viktigast av allt – en ökad tjänsteorientering Vilka e-tjänster har vi? Varför? Vem eller vilka konsumerar dem? Målgrupper? Livssituationer? Hur utvecklar vi e-tjänster? Vem ansvarar? Hur samordnar vi dem? Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 25

…och betydligt högre krav på informationskvalitet, teknisk infrastruktur, integration, arkitektur, helhetssyn (även hos leverantörerna…) Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 26

Men kan inte bedrivas som det görs idag…. Vad händer när antalet e-tjänster ökar till 500? Har vi bemanning, personal som utvecklar och förvaltar? Vad händer när antal användare ökar till ? i Borgholm? Vad händer när antal telefonsamtal kring borttappade användarIDn och lösenord lägger beslag på all tillgänglig supporttid? Från singulärt till helhetssyn Från många inloggningar till en inloggning Från den egna förvaltningens perspektiv till medborgarperspektiv Från ”24-timmarsapplikation” till e-tjänsteportal … Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 27

Konsekvenserna ur ett medborgarperspektiv är tydliga.. Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 28

…hur vi hanterar information E-tjänster bidrar till att Jag behöver inte fylla i data som kommunen redan har, jag ha alltid tillgång till mina ärenden, jag kan följa ärenden I realtid En utveckling mot ett ökat antal e-tjänster och e-tjänster med nytt innehåll frigör resurser och bidrar till att utveckla kvaliteten i verk-samheten. Resurser för registrering, informationshantering Det är samma mekanismer som driver andra e-tjänster… Om vi använder ”integration” som ansats så får vi policy för portalintegration enligt Örebro 29

E-tjänster bidrar till att Jag behöver inte fylla i data som kommunen redan har, jag ha alltid tillgång till mina ärenden, jag kan följa ärenden I realtid En utveckling mot ett ökat antal e-tjänster och e-tjänster med nytt innehåll frigör resurser och bidrar till att utveckla kvaliteten i verk-samheten. Resurser för registrering, informationshantering Det är samma mekanismer som driver andra e-tjänster… Om vi använder ”integration” som ansats så får vi policy för portalintegration enligt Örebro Perenner, återkommande information Pågående ärenden… 33

Vad kan vi som leverantörer bidra med?
Vi kan vara ”örat” mot nationella mål, initiativ, legala krav när det gäller e-tjänster och e-förvaltning – och omsätta och förvalta dessa i våra lösningar Vi kan minska glappet mellan vad kommunen vill göra (ambition) och kan göra (resurser) genom att arbeta med ”bibliotek” och kunskapsåtervinning – kanske t o m ta en del av de infrastrukturella investeringarna? Aktivt bidra till att införa Service Management ”MSKD24” - Om plattformen klarar flera offentliga organisationer klarar den flera förvaltningar Centralisera informationshanteringen kring medborgaren Utveckla färdig funktionalitet för identitetshantering, autentisering, informationstjänster osv Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 36

Kerfi Kommunportal24 Hämta information om medborgaren från interna och globala system Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 37

Kerfi Kommunportal24 Värdeadderande profilhantering
Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? Intresseområden? - mitt basområde - ämnen - nyheter - evenemang 38

Kerfi Kommunportal24 Hämta e-tjänster utifrån medborgarens ”roll”, ”egenskaper” Starta företag Mitt PPM-innehav Min CSN-skuld Min fastighet Mitt fordon Mina företagsengagemang Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 39

Några fundament Alla medborgare är välkomna
Man ska kunna söka och utgå från en specifik tjänst på kommunens publika webplats – från allmän till individuell Självregistrering och självbetjäning – minskar dramatiskt den administrativa bördan Min profil – låt medborgaren själv ta ansvar för ”sin” information Roll och behörighetsstyrning – ex. skriven i kommunen, ledamot i fullmäktige, lägenhet hos det kommunala bostadsbolaget E-tjänster, integration och information ”out-of-the-box” Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 40

Kerfi Kommunportal24 Det viktigaste vi kan tillföra är en policy, en beskrivning av hur verksamheten kan dra åt samma håll….Hur söka på 100 e-tjänster? Varför är Kerfi här? Vad innebär en ökad tjänsteorientering? Att tjänsten synliggörs, att det inte bara är en “blankett”? 41

e-förvaltning – öka den interna effektiviteten
Definiera e-Förvaltning på hög nivå Under denna punkt ska vi bekanta oss med det som traditionellt beskrivits som e-Förvaltning men också e-Styrning e-Förvaltning är att bli så effektiv som möjligt i hanteringen av de interna processerna och processerna där tjänstemän och politiker är intressenter. Detta utfört med e-stöd/IT-stöd. Anders Palm, Software Innovation 42

Effektiv förvaltning? KONTAKTCENTER Alla har sitt eget stuprör!
En eller flera tekniska plattformar? Otillräcklig integration mellan skol- och adminnät IT-säkerhet - virus, tillgänglighet, dataintrång, sabotage Befintlig IT-infrastrukturen för dyr, för ”brokig” Otillräcklig hantering av klientdatorer Decentraliserad IT-drift och kompetens – hjuluppfinning Drift och underhåll ej optimerad Inga resurser till nya projekt Verksamhetsutveckling med hjälp av IT Ökad service till medborgare med hjälp av E-tjänster Medborgarportal, Skolportal och E-legitimation Om man arbetar med gemensamma arbetsytor gör man all information sökbar, alla som har rättigheter till informationen kan när som helst ta del av den och man kan arbeta väldigt smart och smidigt tillsammans. Exempelvis kan en advokat på några sekunder finna ett rättsfall man sparat ner genom att söka på nyckelord om man inte kommer ihåg numret på filen. Man kan även ge externa konsulter möjlighet att komma åt delar av servern och information där. 43

Omsorg Kultur Teknik Diarium Skola Ekonomi GAB Skole Avgift Tekn GIS
PA-KIS Skola TBidrag GIS Ekonomi Ärende Arkiv Möte Bygg När en IT-miljö ser ut som på bilden så är möjligheten till en effektivitet ganska låg. Ni känner till begreppet ”öar”. Innan de detaljerade stödfunktionerna kan studeras måste en strategi finnas för att få ihop situationen ovan. GAB Gemini Skola Skole Office Pers P 360 Ek Clas-fronter SATS 44

Integrationer baserade på SOA - Webservices
dmz Portal Samarbets portal Extranet Internet admin intranät externt Intern zon Kund Medb. register Portal Register Meddelandebuss Public 360 Ärende Arkiv Nämnd Teknisk Externa lösningar Kanske är detta en bättre utgångspunkt. Verksamhetssystem Public 360 För- skola Förv. Rekry- tering Pers Ekon. Hälsa Lokal Miljö 45

Hantering av medborgarförslag
Synpunkt registreras privatperson / medborgare Fördelar till handläggning Granska / Godkänna Chef Public 360° Besvarar dokument Skriv Tjänsteutlåtande Anmäl till nämnd Handläggare 1 Planera möte Skicka/ Publicera kallelse Skriv Protokoll/ protokollsutdrag Publicera protokoll Nämndsekreterare Nämndpolitiker 46

e-Förvaltning – effektivitet i arbetet
Effektiva hjälpmedel och IT-stöd Stöd i de interna processerna, men med möjlig insyn Stöd i nämndprocessen: Publicering intranät och Internet Hantering av ärenden, dokument (arbetsmaterial – all.handl), kunder/intressenter, aktiviteter och händelser, objekt etc Möjlighet att lägga en plan för hur ett ärende ska hanteras Stöd för likartad dokumentproduktion Kontroll av ärendet och dess status Alla ska arbeta i samma lösning, men tillåtas ha olika kunskapsnivå Ärenden ska hanteras på ett enhetligt sätt Inkommen handling oberoende av kanal – likställs ……………….. Vi kan lista hundratals punkter där ett IT-stöd kan vara bra. Dessa är generella för alla men också individuella för olika kommuner. Jag tänkte inte gå igenom listan bara visa att det finns en del som kan hjälpa er. 47

Kontakter Dokument Aktiviteter Ärenden Fastighetsomr Institutioner
Företag/Personer Roller/Grupper Användare Dokument Ärende Projekt X Aktivitet Kontakt Dokument Tilläggsfält Status Varianter Versioner XML Publicering Aktiviteter Kalender Möten Uppgifter Noteringar Utskick Milstolpar Ärenden Ärendetyper Tilläggsinformation Flöden Diarium Fastighetsomr Institutioner Byggnader En förutsättning för att ha en samlad bild, en integrerad bild av olika ärenden och händelser är att inse att vi hanterar och tar en utgångspunkt från ett antal objekt i vår vardag. Att ärenden och dokument ofta hänger ihop eller har en relation till varandra, är ju självklart. Men det finns fler relationer. Systemet som vi visar, Public 360º är ett system för dokument- och ärendehantering som är bra på att stödja processer där ett flertal olika objekt finns och har relationer till varandra. Här är de sex huvudobjekt som förekommer i en ärendehantering. Alla objekten har relationer till varandra och genom att studera informationen från olika perspektiv så hittar vi och kan få insikt i de relaterade informationerna. Exempelvis; vet vi vilket ärende som är inblandat så hittar man dokumenten. Men man kan också se vad som är utfört och planerat i form av uppgifter/aktiviteter. Vet vi inte vilket ärende så kan vi hitta samma sak utifrån Fastigheten. Projekt Team Delprojekt 48

Arbetsytor Ärendehantering Processtöd Inkanaler Publicering Sökning Dokument-hantering Lagring Arkiv

Skanning vs e-blanketter
Data |||||||| |||| ||| | |||| ||| Public 360 Import Olika kanaler in till myndigheten ska hanteras. Papper, e-post, e-Formulär etc är egentligen bara olika transportsätt av samma information. Detta faktum gör att informationen så snarts om möjligt ska hanteras identiskt. Att medborgaren lämnade in sin ansökan i receptionen ska inte föranleda någon annan process än om han lämnade in den på ett e-formulär. Vi ska alltså skapa oss en ”inkanalsöversättare” Oavsett om ansöka kom på papper eller från ett e-Formulär som hanteras den lika. Enligt en undersökning som DokumentInfo gjort är det enbart lite mer än hälften av de undersökta myndigheterna och kommunerna som skannar pappershandlingar och gör dem tillgängliga elektroniskt. Skanning Bild och ev data (tolkning) e-blankett Bild och data 50

Arbetsytor som stöder effektivt arbete
När handläggaren ska arbeta så krävs ett omfattande stöd. Som högsta prioritet är att ha en överblick och en kontroll av vad som händer och vilket status olika ärenden har. En sk medarbetarportal är ett sätt att hålla ordning och reda samt en överblick. Från denna startsida/skrivbord/portal får man en snabb bild över vilka saker som bevakas, vad som kommit i min ”Inkorg”, vilka ärenden jag ansvarar för och deras status. Men också en överblick över vilka av mina medarbetare som är inloggade så jag kan skicka snabbmeddelanden och fråga om råd i stället för att gå till personens rum för att finna det tomt. Jag kan hitta kommunens ”kunskapssystem” och des Wiki för att få råd etc etc. I Public finns denna portal som kan skräddarsys för individens behov.

I Portalen kan naturligtvis sökningar göras exempelvis via en kartbild.
52

Medarbetarportalen, eller där användaren väljer att starta kan också vara det som många öppnar första av allt på morgonen. Outlook I listan till vänster där ni vanligtvis hittar Inkorg, Skickat etc kan ni också hitta listor mm ut Public. Som exempelvis dokument under arbete, mina ärenden etc. 53

I stället för mailtexten kan andra listor visas, här ett ärendekort
I stället för mailtexten kan andra listor visas, här ett ärendekort. Härifrån kan man arbeta med ärendet. 54

Man kan också skapa egna mappar i listan, exempelvis en mapp för ett ärende man arbetar med. Till det ärendet kan ett mail dras och släppas för att diarieföra. 55

Någon kanske vill börja skriva ett dokument i Word för att sedan vilja stoppa in det i systemet, kanske i ärendet. Går utomordentligt direkt från Word. 56

Processtöd Ärenden som har en känd gång, en känd process, kan med fördel visas tillsammans med denna. En bild som gör att man ser vad som är gjort, vad som kommer att ske, vem som förväntas göra vad och när samt de beskrivningar och systemfunktioner som ska användas i respektive steg och uppgift. Om steget ”skicka för godkännande” är nästa uppgift så befinner sig handläggaren i den delen av systemet när han startar uppgiften. Om det ska skrivas ett tjänsteutlåtande så kommer man till dokumentmallen och har tjänsteskrivelsen påbörjad.

Processer kan naturligtvis också illustreras mer grafiskt.
58

Ärenden på rätt plats på agendan
Även om allt som görs kan beskrivas som processer så behöver inte allt som ni ska göra i systemet implementeras som Workflows. Mycket funktionalitet finns i systemets affärslogik konfigurerbart på det sättet som man vill arbeta. Demonstrationen kommer att ge lite smakprov på det stödet som finns i processerna kring nämndadministrativt arbete. 59

Publicering utifrån xml-export
När vi gjort klart, så vill vi redovisa. Ett vanligt behov är att publicera på Internet eller på intranät. För politiker, för journalister, för medborgare och företag eller för individen som vi såg i förra visningen. 18 % av de myndigheter och kommuner som undersöktes av DokumentInfo tillgängliggör sitt diarium på Internet! Om inte e-Förvaltning ska leda fram till bl a e—tjänster som publicering så kommer medborgarna inte se så mycket förändring från idag. Här ett enkelt sätt att direkt ut P360 exportera exempelvis en postlista och göra den tillgänglig för journalister och medborgare. 60

Publicering i en webbapplikation
Här ett exempel på en möjlighet att söka direkt i diariet (en kopia av). 61

Genomförande – från prat till handling
Per-Åke Andersson, Kerfi eGovernment Solutions

Målet för handlings-planen är att Sverige 2010 ska ha återtagit en ledande position inom e-förvaltningsområdet. Förvaltningen ska vara så enkel som möjligt för så många som möjligt.

Från prat till handling – inte helt enkelt
"...vi har lämnat den sektorbaserade uppbyggnaden av tjänster på det kommunala området. Stöd till verksamheten har ersatts med en processinriktad uppbyggnad där interna och externa intressenters samspel är självklar för att ge största möjliga nytta för medborgare/brukare..." (IT-kommissionen 2001)

"Som användare kan jag nå mina tjänster från en personlig portal som har egen intelligens, den vet vad jag frågat efter tidigare och den föreslår ett utbud av tjänster som den tror kan passa mig. Portalen går att anpassa, göra personlig efter behov, på olika sätt.” (IT-kommissionen 2001)

"En morgon - kanske år loggar handläggaren Enar in som vanligt på sin terminal. Dagens arbete finns uteslutande i hans elektroniska arbetsyta. Hans fysiska miljö är därför befriad från akter, handlingar och ärenden i pappersform. Enar avgör själv i vilken utsträckning han vill skriva ut de elektroniska dokumenten på papper. Arbetsplatsen är belägen i ett kontorslandskap, där Enar själv valt att sitta i gemenskap med sina kollegor, i stället för ensam i ett enskilt rum. Bland dagens nytillkomna, intressanta ärenden finns sju överklaganden rörande…." (Riksskatteverket 2001)

"Alla har en bildtelefon som är integrerad i datorn som är integrerad i teven.” (IT-kommissionen 2001)

"Som användare kan jag nå mina tjänster från en personlig portal som har egen intelligens, den vet vad jag frågat efter tidigare och den föreslår ett utbud av tjänster som den tror kan passa mig. Portalen går att anpassa, göra personlig efter behov, på olika sätt.” (IT-kommissionen 2001)

Några generella reflektioner
Vet vi vart vi vill – har vi styrdokument i form av vision, mål och handlingsplaner? Mål uppnås inte av sig själv – det krävs många förändringsledare och det krävs riktlinjer och stöd för att få alla att dra åt samma håll Det gäller att hushålla med sina resurser – undvik dubbelarbete och investeringar i resurser som ska åstadkomma samma sak Definiera ansvarsområden och –fördelning Jag skulle alltså vilja att vår presentation kokar ner till det vi kommer att prata om, varför det är viktigt att ta ett helhetsgrepp om portal och ärendehantering. 69

E-förvaltning – den medborgarorienterade serviceorganisationen
Ta ett helhetsgrepp om utmaningen – kommunicera vision, mål och tidsplan Arbeta målgruppsorienterat – fokusera på e-tjänster för definierade grupper av användare Anamma tjänsteorientering - helhetstänk när det gäller hur e-tjänster kan presenteras och konsumeras Medborgarportal Medarbetarportal Desktop Jag skulle alltså vilja att vår presentation kokar ner till det vi kommer att prata om, varför det är viktigt att ta ett helhetsgrepp om portal och ärendehantering. Tjänstekatalog (interna/externa tjänster) 70

Använd målbilder - ta fram en verklighetsanpassad Blueprint på arkitektur och infrastruktur Kommuninterna verksamhetsystem/tjänster EDI-intag Kommunportal24 Medarbetarportal Kontorsutrustning BI EDI-uttag Episerver Enterprise Service Bus (BizTalk, Decapus/TEIS, WSRP, RSS, WSDL, Webservices, XML, ”Nyttomeddelanden”, ÖTP2.0, Avtal, SLAer, OLAer etc.) Security Services Sitevision Service Catalogue Siteshaper Enterprise Information Repository Public 360 DIABAS ECOS Troman ProCapita HUSAR Raindance Winsam Outlook LEX WinEss TEFAT Book-IT Omsorg CardPro IFS KIR Groupwise Platina ÄHS Miljöreda Booking PrKortEU Olga AGRESSO FIR Notes Jag skulle alltså vilja att vår presentation kokar ner till det vi kommer att prata om, varför det är viktigt att ta ett helhetsgrepp om portal och ärendehantering. W3D3 LINA eComp Libra III Skolami Kundakt Bankett NB Axess Netwise AlkT Wärna Semafor Extens Palett 71

Använd målbilder - ta fram en Blueprint på arkitektur och infrastruktur Se e-förvaltning som en kontinuerlig verksamhet – omvärldsbevakning, ansvar och befogenheter, förvaltning Ensa ärende- och dokumenthanteringen – ett diarium är inte ett verksamhetsövergripande ärende- och dokumenthanteringssystem Portal Verksamhetsövergripande e-förvaltningssystem för all ärendehantering CRM Enterprise Service Bus DIABAS ECOS Troman ProCapita HUSAR Raindance Winsam Outlook Jag skulle alltså vilja att vår presentation kokar ner till det vi kommer att prata om, varför det är viktigt att ta ett helhetsgrepp om portal och ärendehantering. WinEss TEFAT Book-IT Omsorg CardPro IFS KIR Groupwise ÄHS Miljöreda Booking PrKortEU Olga AGRESSO FIR Notes LINA eComp Libra III Skolami Kundakt Bankett NB Axess Netwise AlkT Wärna Semafor Extens Palett 72

Använd målbilder - ta fram en Blueprint på arkitektur och infrastruktur Se e-förvaltning som en kontinuerlig verksamhet – omvärldsbevakning, ansvar och befogenheter, förvaltning Ensa ärende- och dokumenthanteringen – ett diarium är inte det verksamhetsövergripande ärende- och dokumenthanteringssystemet Slutligen; Vänta inte på att ”någon annan” ska göra jobbet – kommunen är medborgarens naturliga hemmabas Det går att göra mycket utan att alla frågor är lösta! Jag skulle alltså vilja att vår presentation kokar ner till det vi kommer att prata om, varför det är viktigt att ta ett helhetsgrepp om portal och ärendehantering. 75

Behövs fler argument? ”I en tid då vi står inför stora förestående pensionsavgångar och då förvaltningen konkurrerar med en stark privat arbetsmarknad måste förvaltningen göra sitt yttersta för att öka sin attraktionskraft. Detta kan vi göra bland annat genom att erbjuda en stimulerande arbetsmiljö där kvalitet, utveckling och användarorientering står i fokus.” 76

Införd e-förvaltning på ett år
Iteration 1 Iteration 2 Iteration 3 Kontrakts - Godkännande - Basinförande Public 360 Anpassningar förhandlingar period Basinförande Portal 24 Tid Kontrakt Installation och utbildning Kommunspecifik anpassning Integration e-service för indata och publicering Integration till verksamhetssystem Utökade e-tjänster Slutligt godkännande Dag 0 Dag 30 Dag 120 Dag 150 Dag 365 77

Basinförande Public 360 Installation Utbildning
Installation av 1 miljö i virtuell miljö inkopplad i kommunens nätverk Utbildning Utbildning enligt Herskin metodiken Användarutbildning Mallkonstruktion Administratörsutbildning etc Train the trainer eller samtliga användare

Basinförande Kommunportal24
Grundinstallation Installation och konfiguration av kommunspecifik instans – ex. Kopplingar mot Skatteverkets Folkbokföring Kopplingar mot BankID för identifiering och autentisering Självregistrering Rollhantering Min profil Implementation av e-tjänstepaket Installation av e-tjänster enl. ök SSO enl. ök. Integration mot interna verksamhetssystem (hämta) Integration mot ärendehanteringssystem (hämta/lämna) Publicering av nyheter, feeds1 miljö i virtuell miljö inkopplad i kommunens nätverk

Vidareutvecklingsiterationer

Hur gå vidare? Samverka – med både kommuner och leverantörer
Använd värdechecken Visionsworkshop tillsammans med Software Innovation och Kerfi där kommunens vision inom e-Förvaltning tas fram (1 dag). Pilotinstallation av Kerfis Kommunportal24 Workshop tillsammans med Software Innovation med syfte att jämföra Public 360° och dess ”Best Practice” och ett önskat arbetssätt i kommunen Kontaktpersoner: Kerfi, Per-Åke Andersson, tel Software Innovation, Anders Palm, tel 82

Kan också vara viktigt... Sverige anordnar nästa ministerkonferens om e-förvaltning hösten 2009 Samhällsfinansiering via EUs strukturfonder (PRIOS) 83

Helhetslösningar för offentlig sektor

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Helhetslösningar för offentlig sektor"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss

Logga in

Logga in via sociala nätverk:

Helhetslösningar för offentlig sektor

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Helhetslösningar för offentlig sektor"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss