Indikatorer – mäta för vem?

En presentation över ämnet: "Indikatorer – mäta för vem?"— Presentationens avskrift:

1 Indikatorer – mäta för vem?
Avdelningen för Drift- och Underhållsteknik Indikatorer – mäta för vem? Thomas Åhrén Doktorand vid avd. för Drift- och underhållsteknik Luleå tekniska universitet

2 Disposition Inledning Mätningens problematik Indikatorer – vad är det?
Indikatorer som beslutsunderlag Backspegelns problematik Verksamhetsstyrning Processorienterade och resultatrelaterade Exempel Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer CO2-halt och miljömål Kan man mäta diffusa processer ingenjörsmässigt Avslutning

3 Mätandets problematik
Kan vi mäta det vi vill mäta Mäter vi det vi ska mäta (validitet) Hur bra är mätningarna (reliabilitet) Hur förhålla sig till mätdata som beslutsunderlag

4 Ett exempel Tänk på en termometer som visar -10o C
Du planerar en utomhusaktivitet Vilka slutsatser drar du? Tänk nu på en termometer som visar +10o C Vilka slutsatser drar du nu? Vilka slutsatser skulle du dra utan termometer?

5 Exempel 2 Bilens hastighetsmätare visar 110 km/h
Tillåten hastighet är 90 km/h Du närmar dig vägverkets hastighetskamera Hur kommer du att reagera? Vad skulle hända om bilens hastighetsmätare är ur funktion?

6 Relevanta frågor Är det tillräckligt att veta temperaturen för att få en trevlig utomhusvistelse? Är det tillräckligt att veta bilens hastighet för att få en säker bilkörning? Vad vill hända om informationen är felaktig?

7 Indikatorer – vad är det?

8 Vad är indikatorer (nyckeltal)?
”Just an indicator of performance” (Wireman, 1998), “Performance indicator is a measure capable of generating a quantified value to indicate the level of performance taking into account single or multiple aspects” (Liyanage et al., 2001)

9 Kärt barn har många namn…
Indikatorer Index Nyckeltal KPI (Key performance indicators)

10 Varför indikatorer? En önskan att kunna påverka ett fastställt mål, genom att följa upp och mäta de påverkansfaktorer som målet är beroende utav.  Väljs rätt indikatorer kan målvärdet påverkas i önskad riktning under resans gång

11 Indikatorer En möjlig definition Hur indikatorer fungerar Signallikhet
Komprimerad information levererad som ett tal Hur indikatorer fungerar Identifierar behov av handling, alarmbeslut Identifierar vad som bör göras, diagnostik Signallikhet Beslutslikhet Samband signal  beslut Processmått (Performance driver) Resultatmått

12 Indikatorernas egenskaper
Uttryckt som ett tal Ger information om: fysiska förhållanden eller processtatus mål- eller strategiorienterad enstaka objekt/uppgift eller grupper av objekt/uppgifter Skalbar lokal, regional och global

13 Typer av indikatorer Förutspående eller kvitterande
Standard eller skräddarsydd Lång- eller kortsiktig Snabb eller långsam Redundans Kompromiss (Trade-off)

14 Indikatorer jmf målvärde
Målvärdet mätbart Indikator mätbar här Tid Leading eller förutspående indikator  performance driver Lagging eller kvitterande outcome measurments  indikator = målvärde Coincident eller just-nu förändras parallellt med målvärdet  indikator kan vara målvärde

15 Signal- eller beslutslikhet
Signallikhet (motorinformation) Oljetryck Tankmätare Vattentemp. Hinder/fara Poliskontroll Trötthet Beslutslikhet Beslutslikhet Stanna nu Planera stopp

16 Skapande av indikatorer
Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpliga indikatorer

17 Indikatorer som beslutsunderlag

18 Uppföljning och kontroll – en tillbakablick
1880 – ingenjörsmässiga uppföljningssystem behov av resurskontroll 1920 – ekonomirelaterade förvaltningssystem offentlig ekonomisk kontroll 1960 – behov av kompletterande ingenjörsmässiga aspekter ekonomi, utrustning och organisatoriska perspektiv 1990 – behov av kompletterande företagsmässiga aspekter säkerhet, hälsa och miljömässiga perspektiv

19 Backspegelns problematik
Traditionell verksamhetsstyrning via resultatmått ekonomirelaterad reflekterar gårdagens aktiviteter ”kör bil genom att titta i backspegeln” Vad händer om bilen är en ”supertanker” lång tid mellan beslut och kursändring vissa kursändringar ej mätbara inom normal planeringshorisont Vad händer om bilen är ”börsen” kursändringar sker så snabbt att inga beslut hinner fattas

20 Verksamhetsstyrning Resursförvaltning
Företags- övergripande mål Resursförvaltning Hantering av oväntad input/output Strategiskt fokus Stödja övergripande företagsmål Länka verksamheten mot företagsövergripande mål Mäta verksamhetens effektivitet Infrastruktur- integritet Relationer Processer Kompetens SHM ROI (Åhrén och Kumar, 2004)

21 Indikatorer som beslutsunderlag
Organisatorisk kontroll Kvantifiera organisationens effektivitet Grad av organisatorisk måluppfyllelse Identifiering av starka och svaga områden Förbättra organisationens prestation

22 Indikatorer kan utgöra en bas för:
Resursallokering och kontroll Identifiera problemområden Bidrag till övergripande företagsmål Benchmarking Trender

23 Indikatorers användning
Historia Trender “Gör inget” + Mål - “Agera” Positiv Mål Negativ “Avvakta” “Agera” Benchmarking Tid Konkurrent Positiv Mål Negativ Typ of indikator Avstävmning Övervakas Styrande Behov Tid Visualisering Visualiserings nivå Röd – Otillfredsställande Gul – Behöver förbättras Vit – Tillfredsställande Grön – Utmärkt Överallt Strategiskt Operativ

24 Länk och effektmodellens uppbyggnad
Företags- övergripande mål SHM ROI Strategiska indikatorer (System) Taktiska indikatorer (Delsystem) Operationella indikatorer (Komponent) Infrastruktur- integritet Infrastruktur- integritet Relationer Kompetens Processer

25 Styrning och uppföljning
ROI HSE SHM Infrastruktur- integritet Kompetens Processer Relationer Effektivitet Produktivitet Ekonomi Arbetsmiljö Innovation Kvalitet

26 Två olika typer av prestanda
B C Process Input/Output Processens prestationsförmåga Beslut baserat på relevant information

27 Reducerad processkontroll
Process- relaterade indikatorer Dolda processer utan insyn Program Program Planering Planning Mål & Strategier Genomförande Execution Analys Analysis & & Feedback Feedback Resultat- orienterade indikatorer

28 Banverkets strategiska plan: från resultatmått till indikatorer
Ett exempel på hur indikatorer kan skapas

29 Banverkets strategiska plan
Strategisk styrning Vision, värderingar och policyer Transportpolitiska delmål Målredovisning Prioritering Återrapporteringskrav

30 Strategisk planuppbyggnad
Totalt 222 resultatmått

31 Ett potentiellt problemområde
Styrning / ledning 42 strategiska delmål 222 resultatmått Prioriteringar Trade-offs

32 Hur lösa problematiken
222 resultatmått Reduktion av antalet mått Övergripande målperspektiv Prioriterade mål Återrapporteringsfrekvens Indikatoregenskaper Människans minneskapacitet Resan eller resmålet 5 - 8 indikatorer för respektive målperspektiv

33 Indikatorer – en lösning
Ett tal Process eller fysiskt relaterad Strategi- eller målinformation Ofta jämförelse av “är-bör”-värde Skalbar Psykologin säger – max 5-8 st Signallikhet Beslutslikhet Samband signal  beslut BÖR ÄR

34 Analyskriterier för indikatorer
Max 5-8 parallella indikatorer Presenterbar som ett tal Larmande eller diagnostiserande larmsignal eller peka på nödvändiga beslut Kopplas mot organisationens övergripande mål reflektera det som går att påverka Skalbara lokala, regionala eller globala Icke-redundanta behövs ej flera mått som beskriver samma sak

35 Utdrag ur måttbilagan…
Måttbilagans rubrik Tillgänglighet Så här ser det ut! Information av typen inventarielista Vad signalerar detta? Vilket beslut följer?

36 Mera utdrag ur måttbilagan…
3.1.2 Turtäthet och kapacitet ska öka + Rubrik – 3.1.5  Konsumerad kapacitet per…

37 Valda indikatorer Egen verksamhet, förmåga & utveckling
Medarbetarsamtal Individuell utvecklingsplan Antal ändringsmeddelanden avseende PSB Antal marknadsföringsåtgärder Underhållskostnad per… Antal tågförseningar pga överskridet A-arbete Andel beviljade tåglägen Andel körda tåg enligt plan Kunder, uppdragsgivare & samhällsintressenter Konsumerad kapacitet per… Punktlighet totalt / för/ per …. Antal tågförseningstimmar totalt / för/ per …. Nöjdhet med Banverkets trafikantinformation Hastighetsnedsättning Tågstörande fel Antal döda och allvarligt skadade Antal olyckor

38 Sammanfattning av studien
Antalet resultatmått kan reduceras Resultatmått  skalbara indikatorer Prioriteringar viktiga Återrapporteringsfrekvens vägledande Avse både process och slutmål

39 CO2-halt och miljömål Ett exempel

40 CO2-halt och miljömål Ökningen av CO2-halten måste stoppas
Relativt eniga om att problemet existerar Relativt enkelt att mäta Förändrad CO2-halt tar lång tid Måste förlita sig på förändrade beteenden hos människan Förändring övervakas enbart med processkontroll

41 Kan man mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt
En möjligt lösning

42 Kan man mäta diffusa processer med ett ingenjörsmässigt förhållningssätt
Systematiskt tillvägagångssätt krävs Betrakta processen som diffus Identifiera liknande problemsituationer CO2-halt och miljömål Skapa processindikatorer Fokusera på resan

43 Generella processer Mål och strategier Program Planera
Analysis/continuos improvement Genomföra

44 Oklara delprocesser Klara orsak-verkan samband saknas
”Gör vi så här förväntar vi oss att detta ska hända” Länk och effektmodellens grundtanke kan användas Process- relaterade indikatorer Dolda processer utan insyn Program Program Planning Planering Mål & Strategier Genomförande Execution Analys Analysis & & Feedback Feedback Resultat- orienterade indikatorer

45 Välj lämpliga indikatorer
Skapa indikatorerna… Fastställ mål Skapa strategier Bestäm kritiska framgångsfaktorer Välj lämpliga indikatorer … och fokusera på resan BÖR ÄR

46 Sammanfattning Inledning Mätningens problematik
Indikatorer – vad är det? Indikatorer som beslutsunderlag Backspegelns problematik Verksamhetsstyrning Processorienterade och resultatrelaterade Exempel Att använda Banverkets resultatmått som indikatorer CO2-halt och miljömål Kan man mäta diffusa processer ingenjörsmässigt Avslutning

47 Tack för visat intresse
Frågor?