Organisationer, modeller och informationssystem

En presentation över ämnet: "Organisationer, modeller och informationssystem"— Presentationens avskrift:

1 Organisationer, modeller och informationssystem

2 Bakery Vinst 1 mkr stödjer stödjer stödjer Kostnader 11 mkr
Genomloppstid 10 dagar Försäljning 12 mkr stödjer

3 Registrera försäljningen i kassan
Bakery Vinst 1 mkr stödjer stödjer stödjer Kostnader 11 mkr Genomloppstid 10 dagar Försäljning 12 mkr stödjer Försäljning Fylla på hyllorna Räkna dagskassan Kundleveranser Registrera försäljningen i kassan Antal och produkt behöver arbetsuppgifter information

4 System komponenter system

5 Dagens föreläsning System Arbetssystem Informationssystem
Klassifikation av informationssystem Konceptuella modeller

6 Vad är ett system? Exempel - Matsmältningssystemet - Immunförsvaret
- Ett hemelektroniksystem - En skola Vi börjar med att försöka hitta en definition av ordet ”system” genom att betrakta några typiska exempel på system. Matsmältningssystemet består av magsäck, tarmar, bakterier m.m. Som tillsammans hjälper till att omvandla mat till ämnen som kroppen kan använda. Immunförsvaret består av vita blodkroppar och andra celler som bekämpar främmande ämnen som kommer in i kroppen. Ett hemelektroniksystem kan bestå av TV, radio, DVD-spelare och andra komponenter som syftar till att förmedla information och underhållning. En skola är ett system som består av studerande, lärare, byggnader m.m. Som finns till för att förmedla kunskaper och färdigheter till de studerande.

7

8 System - definition Ett system är
en uppsättning interagerande komponenter som arbetar tillsammans för att uppnå ett mål systemgräns Det som är gemensamt för alla de här exemplen på system är för det första att de består av en uppsättning interagerande komponenter – för matsmältningssystemet var det magsäck, tarmar, bakterier, enzymer o.s.v. För det andra så arbetar de här komponenterna tillsammans för att uppnå ett mål – för matsmältningssystemet var det att omvandla föda till ämnen som kroppen kan använda. Så en definition av system skulle alltså kunna vara ... input Öppet system output Mål System a Slutet system omgivning

9 Ett system sett utifrån
- Mål - Systemgräns - Omgivning - Input - Output Input = föda Omgivning Output = näringsämnen Om man betraktar ett system utifrån, d.v.s. Hur det uppfattas av sin omvärld, så kan man beskriva systemet med hjälp av fem begrepp: mål, systemgräns, omgivning, input, output. Målet beskriver vad systemet är bra för, vad det skall uppnå. Systemgränsen beskriver var systemet börjar och slutar, hur det avgränsas mot sin omgivning. Omgivningen är var systemet befinner sig någonstans, vad som finns utanför systemet och påverkar det. Input är det som går in i systemet och output är vad systemet producerar. För ämnesomsättningssystemet är målet att omvandla föda till ämnen som kroppen kan använda. Systemgränsen utgörs av gränsen mellan matsmältningsorganen och resten av kroppen. Omgivningen är resten av kroppen. Input är föda och output är ämnen som kroppen kan tillgodogöra sig. Systemgräns Mål: omvandla föda till näringsämnen

10 Kaffeautomat - övning - Mål - Systemgräns - Omgivning - Input - Output
Beskriv en kaffeautomat med hjälp av ovanstående! Här är en övning som går ut på att beskriva en kaffe- och godisautomat m.h.a. De grundläggande systembegreppen mål, systemgräns, omgivning, input, output. Det kan vara bra att försöka tänka ut en lösning innan man går vidare till nästa bild.

11 Kaffeautomat - lösning
- Mål: att förse människor med förfriskningar - Systemgräns: allt som ej är kaffebryggning, t.ex lämna tillbaka växelmynt - Omgivning: lokaler och människor - Input: kaffepulver, vatten, el, pengar - Output: kaffe

12 System och delsystem Leveran- törer Företag Produkt utveckling
Tillverkning Försäljning Leverans Service Hitintills har vi tittat på system utifrån, d.v.s. Hur de fungerar externt, gentemot omgivningen. Men man kan också studera system inifrån och se hur de är uppbyggda av delar. Det fungerar ofta bra att tänka som att ett system är uppbyggt av olika delsystem. Och där varje delsystem kan beskrivas med hjälp av mål, systemgräns, omgivning, input och output. Vill man rita upp hur ett system består av delsystem och hur de är relaterade till varandra kan man göra som i den här bilden. Här är Företag ett stort system som består av ett antal delsystem ... Sambanden mellan delsystemen ges av pilar, där en pil representerar att output från ett delsystem blir input till ett annat delsystem. Sådana input och output kan vara antingen fysiska föremål eller information. Det kan vara en bra övning att fundera över vad pilarna i den här figuren står för innan man går vidare. Pilarna representerar output från ett delsystem som blir input till ett annat. Input och output är fysiska föremål eller information. Kunder Övning: vad står pilarna för? Behövs fler pilar?

13 System - dynamik System Omgivning Systemgräns Mål Input Output
Den här bilden sammanfattar vad vi sagt om system så här långt. Ett system beskrivs av sitt mål, sin omgivning, sin systemgräns, samt input och output. Internt kan vi beskriva hur ett system är uppbyggt av delsystem och vi ritar pilar för att visa att output från ett delsystem används som input till ett annat delsystem. Men på det här sättet beskriver vi bara ett system statiskt. Vi behöver också beskriva systemets dynamik, dess beteende, hur systemet fungerar över tiden. Mål, omgivning, systemgräns, input och output beskriver hur ett system fungerar mot sin omgivning. Systemets uppdelning i delsystem beskriver den statiska strukturen internt. Man behöver också beskriva systemets beteende, dess dynamik, hur det fungerar över tiden.

14 Dagens föreläsning System Arbetssystem Informationssystem
Klassifikation av informationssystem Konceptuella modeller

15 Dagens föreläsning System Arbetssystem Informationssystem
Klassifikation av informationssystem Konceptuella modeller

16 Arbetssystem Ett arbetssystem är
”a system in which human participants and/or machines perform a business process using information, technology, and other resources to produce products and/or services for external or internal customers” Vi har nu kommit fram till att kunna definiera begreppet arbetssystem, och det kommer vi senare att använda för att mer precist säga vad ett informationssystem är. Ett arbetssystem är... Kärnan i ett arbetssystem är alltså en process, men systemet innehåller också de människor som utför processen, och de resurser som behövs för att utföra processen, särskilt teknik och information. Vidare betonar man systemets output – produkter eller tjänster, samt de kunder som konsumerar dessa produkter och tjänster.

17 activities performed in the
Arbetssystem Customers people who benefit from the products produced by the work system Products and Services what the work system produces Business Process activities performed in the work system Man skulle grafiskt kunna rita upp ett arbetssystem som på den här bilden. Observera att själva arbetssystemet består av de fyra nedersta gröna boxarna. Den röda boxen med produkter och tjänster är output från systemet, och den blå boxen med kunder är en del av systemets omgivning. Centrum i arbetssystemet är processen, aktiviteter som utförs i systemet. Deltagarna är de människor som utför processen. För att kunna utföra processen behöver dessa människor använda information. Vidare kan de behöva använda teknik som hårdvara och mjukvara. Arbetssystemet producerar som output produkter och tjänster. Slutligen finns kunderna som får nytta av det som arbetssystemet producerar. Participants people who perform the business process Information information used by participants in doing work Technology hardware, software, etc. used by participants kontext infrastuktur

18 Exempel på arbetssystem
Customers Företag, myndigheter, privatpersoner Products and Services DVD-spelare. stereoanläggningar Business Process Marknadsföring Här är ett exempel på ett arbetssystem. Ett företag som producerar DVD-spelare och stereoanläggningar för kunder som är företag, myndigheter eller privatpersoner. Processen här är marknadsföring och den utförs av marknadsföringsavdelning, de som arbetar där. För att kunna utföra processen behöver de information, t.ex. Försäljningsstatistik och kunduppgifter. Och de använder olika slags teknik för att hantera denna information, Linux servrar och Oracle databaser. Participants Marknadsförings- avdelning Information Försäljningsstatistik, kundregister Technology Linux server, Oracle DBMS,…

19 Övning Skissera grafiskt ett arbetssystem kring processen ”ge ett moment” på ett universitet! Här är en uppgift som det kan vara lämpligt att försöka lösa innan man går vidare till lösningen på nästa bild.

20 Övning - lösning Customers Products and Services Business Process
Studenter Products and Services Kunskap… Business Process Föreläsa, lektioner, laborera, kopiera, administrera etc Processen i detta arbetssystem var alltså att ge en kurs. Den processen ger som output olika produkter och tjänster, föreläsningar, lektioner, examination, övningsuppgifter m.m. Kunderna i det här exemplet är studenter, det är de som får nytta av det som processen producerar. De som utför arbetet är främst lärare, men också annan personal deltar, som vaktmästare och administratörer. För att kunna utföra arbetet behöver de tillgång till information, t.ex. om schemat och uppgifter om de studenter som går på kursen. Den informationen kan hanteras med hjälp av olika sorters teknik, som databaser och servrar. Det kan också behövas annan typ av teknik, t.ex. Overheadprojektorer. Participants Lärare, vaktmästare, administratörer Information Schema, Studentuppgifter mm Technology Overheadproj, Linux server, Oracle DBMS, PC:n…

21 Dagens föreläsning System Arbetssystem Informationssystem
Klassifikation av informationssystem Konceptuella modeller

22 Informationssystem Ett informationssystem är ett (arbets)system som
samlar in, lagrar, bearbetar och presenterar information. Ett informationssystem stödjer alltid något arbetssystem. Nu börjar man kanske fråga sig vad allt detta har med informationssystem att göra? Idén är att vi nu kan definiera ”informationssystem” klarare och mer precist med hjälp av begreppet arbetssystem. Ett informationssystem är... Ett informationssystem existerar aldrig fristående, för sin egen skull, utan det finns till för ett annat arbetssystem, och informationssystemets uppgift är att stödja det arbetssystemet. Ett informationssystem stödjer ett arbetssystem

23 Definition av informationssystem
Datoriserat system som stödjer arbete och kommunikation av formaliserad information inom en organisation ? ? ? Nu har vi tittat på varför man behöver informationssystem, vad som är typiska egenskaper hos informationssystem samt hur dessa system skiljer sig från andra typer av system. Vi skall nu försöka ge en mer precis definition av ”informationssystem” och säger ... Är det här en bra definition? Eller finns det några fel eller tveksamheter i den? Ja, det finns åtminstone tre saker man kan ifrågasätta. Det första är att det står att ett informationssystem måste vara datoriserat. I praktiken är det inte någon invändning eftersom alla informationssystem idag använder datorer och informationsteknik. Men rent principiellt kan det förstås finnas IS som inte använder IT. Historiskt har det ju funnits IS i årtusenden, men då använde man kortregister eller liggare eller stentavlor istället för databaser. Och man använde brevduvor eller kurirer istället för eller fax. Men det var likafullt informationssystem som fanns då. En större invändning mot definitionen är att det står att det måste vara formaliserad information. Traditionellt har informationssystem främst hanterat formaliserad information, t.ex. Uppgifter om anställda i tabellform. Men idag blir också mer oformaliserad, ostrukturerad information viktig att ta hand om, exempelvis dokument och mail som innehåller vanlig text i naturligt språk. Ett exempel är konferenssystem som innehåller huvudsakligen textdokument med oformaliserad information. En tredje invändning är att det sägs att ett IS bara används inom en organisation. För 10 eller 20 år sedan stämde det i stort sett att IS bara användes inom en organisation, det var alldeles för komplicerat att få flera organisationer att använda system gemensamt. Men idag blir IS allt viktigare för att binda samman organisationer. Det handlar alltså om att stödja arbete och kommunikation både inom och mellan organisationer. ?

24 Arbets- & informationssystem
Arbetssystem “Informationssystemet är dedikerat till ett visst arbetssystem Informationssystemet ungefär samma som arbetssystemet Beroende på arbetssystemets karaktär så kan ett informationssystem ha olika stor betydelse för det. Om man betraktar arbetssystem som är ”fysiska” så spelar informationssystemet bara en liten, stödjande roll. Antag att vi har ett arbetssystem som handlar om att skörda åkrar, då är det bara en mycket liten del som handlar om informationsbearbetning, det mesta handlar om fysisk bearbetning av mark och plantor. Informationssystemet skulle kunna hjälpa till med planering av resursanvändningen vid skörden, vilka maskiner och vilka människor som skall skörda vilka åkrar och vid vilka tidpunkter. Men det finns andra typer av arbetssystem som huvudsakligen handlar om informationsbearbetning och då sammanfaller nästan arbetssystemet med sitt stödjande informationssystem. Ett exempel är banksystem där arbetet till största delen går ut på att hantera information, vilka kunder som finns, vilka konton de har, vilka saldon kontona har, vilka transaktioner som kunderna gjort o.s.v. I en bankverksamhet finns det knappast några arbetsuppgifter som inte innebär informationshantering. En annan relation mellan arbets- och informationssystem är att samma informationssystem kan stödja många olika arbetssystem. Detta brukar man kalla för integrerade informationssystem – man har då ett stort gemensamt informationssystem som stödjer flera olika processer i en organisation, t.ex. Både tillverkning, marknadsföring och försäljning. Poängen med detta är att man ser till att samma information används för olika arbetsuppgifter och då minskar man risken för att felaktig eller motsägelsefull information kommer till användning. Informationssystem som stödjer ett antal arbetssystem

25 Exempel på informationssystem
Orderhantering Lagerhantering Fakturering Ett av de äldsta och mest klassiska exemplen på informationssystem är order- lager och faktureringssystem. Kunder lägger order till ett företag på produkter de vill ha levererade och företaget behöver då bland annat hålla reda på vilka kunder som finns, deras adresser, vad de beställt, vilka order som är hanterade. För lagerhanteringen behöver företaget veta lagersaldo för olika varor, var någonstans varorna är placerade, vilka leveranser som är på väg in och vilka leveranser som skall ut till kunder. Fakturering innebär att kräva betalt av kunder och man behöver då hålla reda på faktureringsbelopp, vilka fakturor som betalats, förfallna fakturor m.m. Informationssystemet skall kunna lagra alla dessa uppgifter och presentera dem för olika användare av systemet.

26 Exempel på informationssystem
Platsbokning Flygresor Medicinska behandlingar Personaladministration Banksystem Informations system Ett annat vanligt exempel på informationssystem är platsbokningssystem. Det kan vara inom helt olika områden som för flygresor eller medicinska behandlingar, men själva platsbokningen går till på ungefär samma sätt oberoende av domänen. Det här exemplet illustrerar hur ett informationssystem kan användas för att koordinera, samordna olika människors aktiviteter. Det kan ju vara så att flera olika anställda bokar in resenärer på samma flight, och då måste man se till att inte två anställda bokar in var sin resenär på samma flygplansstol, och för detta behöver man ett informationssystem. Ett annat exempel på informationssystem, som finns i praktiskt taget alla organisationer, är system för personaladministration. Där behöver man hålla reda på vilka anställda som finns, deras löner, adresser, arbetstider m.m. Några av de största informationssystemen är banksystem, eller mer generellt finansiella informationssystem. De håller reda på en banks kunder, konton, transaktioner på kontona som intag och utsättningar. De här systemen kan behöva hantera mycket stora volymer, ibland miljontals transaktioner varje dag.

27 Varför informationssystem?
Organisationsnivåer 1. Koordinera aktiviteter 2. Kontrollera, övervaka 3. Ge underlag för beslut Strategisk (Taktisk) 4. Effektivisera, automatisera 5. Nya tjänster/produkter 6. Nya organisationsformer Operationell Informationssystem har idag en enorm spridning och används av nästan alla organisationer, och de flesta individer kommer dagligen i kontakt med ett eller flera informationssystem. Man kan då fråga sig varför IS blivit så populära. Ett grundläggande svar är att IS behövs för att samordna, koordinera aktiviteter. Om t.ex. Flera anställda skall boka in resenärer på en flight så behöver de koordinera sina aktiviteter så att inte två resenärer hamnar på samma stol. Och då använder man typiskt ett informationssystem som håller reda på vilka bokningar som gjorts. En annan uppgift för IS är att kontrollera och övervaka en verksamhet. Exempelvis kan ett lagerhanteringssystem ge en signal när lagersaldot för en viss vara understiger en viss nivå så man ser till att då lägga en beställning. Ett annat exempel är ett kvalitetskontrollsystem som signalerar då felprocenten i ett visst produktionssteg blivit för hög. Man kan också använda IS för att ta fram underlag för beslut. Man brukar prata om att man i en organisation tar beslut på olika nivåer. Operationellt, taktiskt och strategiskt. På den operationella nivån tar man beslut som rör den dagliga verksamheten på mycket kort sikt – i en högskola skulle det kunna vara att bestämma hur många kurskompendier man skall trycka upp till en viss kurs eller hur man skall dela in studenter i seminariegrupper. På taktisk nivå tar men beslut som har en mer långsiktig effekt men som inte påverkar organisationens inriktning eller karaktär. T.ex. Att bestämma vilka kursmoment som skall ges ett visst läsår och hur de skall schemaläggas. På strategisk nivå tar man beslut som avgör vad organisationen på sikt skall arbeta med och vilken profil den skall ha. På en högskola kan det vara att bestämma vilka ämnesområden skolan skall vara verksam inom, om man skall satsa främst på grundutbildning eller på forskning eller på samverkan med näringsliv eller någon kombination av dessa. IS kan göra nytta genom att ge underlag för beslut på samtliga dessa tre nivåer. När man började införa informationssystem, på 60- och 70-talen var den främsta anledningen att man ville effektivisera verksamheter, ofta genom att försöka helt automatisera vissa arbetsuppgifter, t.ex. Utskrifter av fakturor eller lönebesked. Under de senaste åren har IS däremot allt mer börjat användas av organisationer för att de skall kunna erbjuda nya tjänster och produkter åt sina kunder. Ett exempel är internetbanker som gör det möjligt för människor att sköta sina affärer på ett helt annat sätt än tidigare, nämligen via webben. Ett annat exempel är automatbeställning av taxi, där kunden inte behöver tala med en telefonist utan ett IS vet om från vilken adress kunden ringer och därmed kan skicka bilen dit. Slutligen kan IS användas för att skapa nya organisationsformer – mer om det på nästa bild.

28 Övning Du har tidigare skissat runt ett arbetssystem för processen ”ge ett moment”. Vilka informationssystem tycker du för att stödja arbetssystemets processer på bästa sätt? Här är en uppgift som det kan vara lämpligt att försöka lösa innan man går vidare till lösningen på nästa bild.

29 Dagens föreläsning System Arbetssystem Informationssystem
Klassifikation av informationssystem Konceptuella modeller

30 Organisatoriska funktioner
En funktion är en enhet inom en organisation som utför ett antal relaterade aktiviteter. Vanligen kräver dessa aktiviteter en viss kompetens eller specifik utrustning. Funktioner på ett universitet Hitintills har vi sett hur man kan klassificera informationssystem utifrån vilka typer av beslut som de stödjer. En annan dimension för att klassificera informationssystem är att se på vilka delar, vilka funktioner i en organisationen som stöds av ett system. Med en funktion brukar man mena en enhet ... Exempel på funktioner vid en universitetsinstitution är ... Systemadministrationen består av en grupp som underhåller och hanterar IT-systemen vid institutionen. För att kunna utföra de uppgifterna har medlemmarna i gruppen specifika kompetenser och använder särskild utrustning och det blir därför naturligt att man håller samman de här personerna både organisatoriskt och lokalmässigt. Vaktmästeriet har hand om tryckning av kompendier, posthantering m.m. Vilket kräver särskild utrustning som kopieringsmaskiner. Kursregistreringen sköter bl,a, inrapportering av betyg till LADOK. Och undervisningen sköts av lärare med speciell utbildning. Man delar alltså upp organisationen i delar, funktioner, genom att gruppera samman människor som utför relaterade arbetsuppgifter. På de följande bilderna kommer vi att se exempel på några generella funktioner som finns på praktiskt taget alla företag. Och vi tar också upp exempel på informationssystem som kan stödja dessa funktioner. System administration Vakt- mästeri Kurs registrering Undervisning

31 IS för marknadsföring System som stödjer försäljning, marknadsföringskampanjer, marknadsanalys, m.m. CRM (Customer Relationship Management) System för försäljningsanalys Marknadsföring är en funktion som handlar om att sprida information om ett företag och dess produkter i syfte att stödja försäljningen av produkterna. Här kan man använda informationssystem som stödjer marknadsanalyser eller försäljningsanalyser. En alltmer populär typ av IS är här CRM. CRM-system angriper ett problem som många stora organisationer har, nämligen att kunderna får en opersonlig service. Antag att en kund en dag ringer och beställer en viss vara och då får prata med en ordermottagare i företaget. Nästa dag ringer kunden och får prata med en annan ordermottagare som inte vet vad kunden sagt dagen innan. När kunden fått leverans vill kunden klaga, ringer till företaget och får prata med en tredje person som inte heller vet vilka kontakter kunden haft tidigare med företaget, Alla de här kontakterna med olika personer som inte känner till den enskilda kunden ger upphov till opersonlig och dålig service. En viktig idé med ett CRM-system är att övervinna dessa problem genom att i systemet lagra information om alla de kontakter som en kund tidigare haft med företaget. När en ny anställd skall kommunicera med kunden finns all denna kunskap lätt tillgänglig för den anställde som då kan ge bättre service.

32 IS för personaladministration
System som stöder planering, samordning, administration och ledning av personal Lönesystem Kompetensdatabas Personaladministration är också en funktion som finns i alla organisationer. Den första typen av IS man kanske kommer på för personalfunktionen är lönesystem som hanterar de anställdas löner och ger underlag för utbetalning av lön. Men det finns också många andra slag av informationssystem, t.ex. System som håller reda på de anställdas kompetens, utbildning och tidigare arbetsuppgifter – när företaget behöver personal till nya projekt och uppgifter kan man använda ett sådant system för att identifiera de lämpligaste personerna.

33 IS för ekonomi System som tillhandahåller finansiell information som underlag för beslut Intern och extern redovisning Ordermottagning Fakturering Ekonomi är en funktion som finns i alla organisationer. ...

34 IS för tillverkning och tjänster
System som stöder inköp, kvalitetskontroll, lagerhantering, produktionsplanering, m.m. Logistiksystem Materialförsörjningssystem En annan funktion är tillverkning, produktion. Här behövs system som stödjer... Logistiksystem är system som administrerar flödet av material, resurser, produkter inom en organisation.

35 Klassifikation av informationssystem
Beslutstyp Vilka typer av beslut som systemet stödjer Strategiska Taktiska Operationella Strategisk (Taktisk) Operationell Det finns två olika dimensioner som man kan använda för att klassificera IS. Det ena är att utgå från den typ av beslut som informationssystemet skall stödja, att utgå från vilken nivå i organisationen som besluten tas på – strategiskt, taktiskt eller operationellt. Den andra dimensionen är att utgå från vilken funktion i organisationen som systemet skall stödja, det kan vara... Eller någon annan funktion. Vi börjar med att klassificera IS efter dimensionen beslutstyp.

36 EIS - Executive Information Systems
EIS - system som kan användas för att interaktivt analysera och presentera stora mängder information Drill-down Grafisk presentation Ett EIS är ett system som kan användas för att utforska stora mängder information. Med ett EIS kan man grafiskt visualisera informationen och analysera den interaktivt. En typisk funktionalitet hos ett EIS är s.k. drill-down. Det innebär att man först kan se information på en mycket hög och aggregerad nivå. Exepelvis kan man först se försäljning per land. Därefter kan man borra sig ner I den information som ligger under, man skulle kunna för ett visst land se försäljning uppdelad efter produkttyp. Därefter kan man borra sig ännu längre ned och se t.ex. Försäljning för ett visst land uppdelat efter podukttyp och återförsäljare. Visa omsättning per region under året Visa omsättning per produkt för viss region Visa omsättning per månad för viss produkt och region

37 DSS - modell för beslutsstöd
Intern data “What-if” analys Måluppfyllelse Riskbedömning Beslutsmodeller I kärnan av ett DSS ligger en beslutsmodell, ofta en ekonomisk modell som beskriver samband mellan olika ekonomiska variabler som pris, efterfrågan, marknadsandelar, vinst o.s.v. Denna modell behöver data, dels data internt från företaget som kan hämtas från TPS men också extern data som rör branscher och marknader I företagets omgivning. Med hjälp av beslutsmodellen kan man göra olika analyser. Man kan göra what-if analyser. What-if Vad händer om råvarupriset ökar 5%? Vad händer med marknadsandelen om priset höjs 10%? Vad händer med vinsten om vi tar bort de 10 mest olönsamma produkterna? Eller man kan göra måluppfyllelse-analyser, som svarar på frågan Vad behöver vi göra för att uppnå ett visst mål? Hur kan vi nå 10% ökad omsättning genom att - öka marknadsandelen - öppna nya marknader Extern data

38 MIS - system som bevakar den interna verksamheten
Sammanfattningsrapport - aggregerar data från många transaktioner och presenterar dem i ett koncist format Månatlig försäljning Årlig personalomsättning Avvikelserapport - beskriver avvikelser mellan prognos och faktiskt utfall Budgetöverskridande Försäljningsminskning Ett Management Information System, MIS, stödjer beslut på den taktiska nivån. Ett MIS kan övervaka den interna verksamheten i en organisation och ge underlag för beslut på medellång sikt. Ett MIS producerar typiskt sammanfattningsrapporter som ... Ett exempel på en sammanfattningsrapport är månatlig försäljning som beskriver hur olika produkter har sålt i olika regioner under en viss månad. En sådan rapport kan man använda för att få en översikt över verksamheten, att se vilka produkter som säljer bra respektive dåligt, om det finns problem i vissa regioner, om det finns trender över tiden. En annan typ av rapport som ett MIS producerar är avvikelserapporter som beskriver ... Det kan t.ex. vara att en viss avdelning överskridit sin budget eller att att försäljningen av en viss produkt börjat minska. MIS:et kan skicka en signal om en sådan här avvikelse uppstått och då kan man snabbt vidta åtgärder för att rätta till situationen. MIS

39 TPS - system som hanterar och lagrar transaktioner
Transaktion: ett utbyte mellan två parter Uttag från bankkonto Förfrågan om pris på en produkt Beställning av en vara TPS Hur ett TPS hanterar en transaktion Vi börjar på den operationella nivån och ser närmare på hur transaktionsbearbetningssystem fungerar. En transaktion är… När ett TPS hanterar en transaktion sker detta I fyra steg. Först matas data in, exempelvis ett konto och det belopp som skall tas ut från kontot. Därefter valideras data, man kontrollerar att de är korrekta. Att kontonumret är giltigt och att tillräckligt mycket pengar finns kvar på kontot. Därefter bearbetas data, vid uttag av pengar är det enkelt, man räknar ut det nya saldot. I andra fall, som ränteberäkningar vid årsskiftet, behövs mer komplexa bearbetningar. Till slut så lagrar man data, I exemplet med uttag så lagrar man det nya saldot samt data om själva uttagstransaktionen. Mata in data Steg 1 Validera data Steg 2 Bearbeta data Steg 3 Lagra data Steg 4

40 Samband mellan TPS, MIS och ISS
Omvärlds- bevakning ISS: ger stöd för komplexa beslut Strategisk MIS: genererar rap- porter om företaget Taktisk Den här bilden försöker sammanfatta de samband som finns mellan olika typer av informationssystem. Längst ned, på den operationella nivån, finns TPS som hanterar stora volymer av transaktioner. På den taktiska nivån finns MIS, som kan användas för att planera, övervaka och följa upp verksamheten. MIS genererar olika typer av rapporter om företaget och bygger på den information som finns i TPS. På den strategiska nivån finns ISS som stödjer beslut för komplexa och ostrukturerade problem. Även dessa system behöver information från den operationella nivån, från TPS. Men minst lika viktigt är information om omvärlden. Skall man t.ex. Ta beslut om att utveckla helt nya produkter så är intern, historisk information av begränsat värde, viktigare är omvärldsinformation om vilken framtida efterfrågan på sådana produkter som man kan förvänta sig. TPS: hanterar transaktioner Operationell

41 Konceptuella modeller

42 Models A model is a structure that represents certain aspects of some part of the reality Vi börjar med en definition av ordet modell och säger att en modell är en struktur som representerar någon del av verkligheten. Ett typexempel på en modell är en karta, t.ex. en karta av en stad, ett land eller hela världen. En karta är en modell eftersom den representerar något som finns i verkligheten. Ett annat exempel på modeller är matematiska ekvationer. Exempelvis differentialekvationer som kan användas för att beskriva projektilers banor. Ett tredje exempel är repliker, fysiska miniatyrmodeller, t.ex. av byggnader, eller leksaksbilar som är modeller av riktiga bilar. Vad som är gemensamt för alla dessa exempel är att modellerna beskriver, representerar någonting annat, något som finns utanför modellerna, ute i verkligheten.

43 Purpose of Models - Studying the reality through studying the model
Modeller används i många olika sammanhang, och man kan undra varför modeller blivit så populära, varför de används så mycket? Det finns två huvudsyften med modeller. Det första är att man kan studera verkligheten genom att studera modellen. Och i de flesta fall är det mycket enklare att studera en modell än att studera den verklighet som modellen representerar. Det är t.ex. lättare att studera är ritning över en byggnad än att studera byggnaden direkt. Det andra huvudsyftet med modeller har att göra med kommunikation mellan människor. Det är ofta viktigt att en grupp av människor har en gemensam syn på en verksamhet. Exempelvis kan en grupp av ingenjörer och byggnadsarbetare behöva ha en gemensam syn på en byggnad som de skall bygga, för att de skall kunna arbeta effektivt tillsammans. I sådana fall visar sig ofta modeller vara ett bra instrument för att skapa en gemensam syn, då modellerna underlättar kommunikation inom gruppen. Har man en modell framför sig kan man peka och ta på modellen vilket gör det mycket lättare att förklara vad man menar. Facilitate communication and create a common view

44 Properties of Models Models simplify
Vi går nu över till att titta på några viktiga egenskaper hos modeller. En modell är alltså något som representerar någonting annat. Och det innebär förstås att modellen måste förenkla. Man har ingen nytta av en modell som är lika komplicerad som den verklighet den skall beskriva. Modellen måste vara enklare. Detta blir mycket tydligt om man ser på en världskarta som är en extrem förenkling av det den representerar. En modell kan inte heller representera allting i en verklighet, den måste välja ut vad den skall fokusera på, vilka aspekter i verkligheten den skall representera. En världskarta kan t.ex. vara politisk eller topografisk eller visa på förekomsten av mineraltillgångar eller utbredningen av olika typer av växtlighet. Men det fungerar inte om kartan försöker göra allt samtidigt. En tredje egenskap hos modeller är att de ofta förvränger verkligheten. I och med att en modell förenklar och fokuserar på vissa aspekter så blir det lätt så att modellen inte troget kan representera verkligheten. Ta t.ex. Mercators kartprojektion, som är en mycket praktisk modell över världen i två dimensioner, som i figuren på den här bilden. Men Mercatorprojektionen förvränger kraftigt ytstorlekar. T.ex. ser det på den här kartan ut som om Grönland och Afrika är ungefär lika stora. I verkligheten är dock Afrika 14 ggr större än Grönland. Models simplify Models focus - topographic, political Models lie - Africa, Greenland

45 Conceptual Modelling Fundamental concepts Objects Relationships
Attributes Entities Så här långt har vi tagit upp modeller i allmänhet. Men nu kommer vi att i mer detalj gå in på en viss sorts modeller, s.k. Konceptuella modeller eller begreppsmodeller. Konceptuella modeller försöker att beskriva en verksamhet m.h.a. Ett litet antal grundbegrepp, objekt, relationer, attribut och klasser. Ett objekt är ting eller företeelser, t.ex. personer eller bilar eller byggnader. Objekten är relaterade till varandra, personer kan t.ex. äga bilar. Objekten har olika egenskaper, vilket man här kallar attribut. En person kan t.ex. ha en längd eller en hårfärg. Vi grupperar också samman likartade objekt i klasser, t.ex. alla personer i en klass som man kan kalla Person. I de följande bilderna går vi in i mer detalj på vart och ett av dessa grundbegrepp.

46 Objects Object: phenomenon of interest Concrete objects
Napoleon The Eiffel tower A car Abstract objects Beethoven’s fifth symphony The number 7 The currency euro Det viktigaste grundbegreppet i konceptuell modellering är Objektet. Med ett objekt avses ett ting, en företeelse, ett fenomen som är av intresse i ett visst sammanhang. När man håller på och modellerar en verksamhet är det ofta konkreta objekt man identifierar först. Konkreta objekt är fysiska objekt som man kan se och röra vid. Det kan t.ex. vara en person som Napoleon, eller en byggnad som Eiffeltornet, eller en viss bil. Men också mer abstrakta företeelser kan vara objekt. Beethovens femte symfoni är ett objekt, olika valutor är objekt, tal är objekt. När man modellerar en verksamhet är det vanligen så att det för vissa företeelse är uppenbart att man vill göra dem till objekt i sein verksamhet. Modellerar man t.ex. ett bibliotek är det självklart att man vill betrakta böcker som objekt. Men för många andra företeelser är det inte alls självklart om de skall betraktas som objekt eller inte. Man måste då helt enkelt bestämma sig och välja om man vill se de företeelserna som objekt. Det som brukar avgöra om något skall bli objekt i den konceptuella modellen är om det har intressanta egenskaper eller har många relationer till andra objekt.

47 Relationships Relationships describe how objects are associated to each other has_father owns married_to Det här tar oss vidare till nästa grundbegrepp: Relationerna mellan objekt. Objekt existerar inte i isolering utan de är alltid relaterade till varandra. En person kan t.ex. äga en bil En person kan också ha flera olika typer av relationer till andra objekt. En person kan t.ex. ha en far, ha en mor, och vara gift med en annan person - tre olika slags relationer. Mellan två objekt kan det också finnas flera relationer, t.ex. kan en person både bo i ett hus och äga samma hus. Det finns alltså två olika relationer mellan de här båda objekten. has_mother

48 Attributes Attributes are properties of objects reg. no model year
colour Det tredje grundbegreppet i konceptuell modellering är attributen. Attribut är egenskaper som ett objekt har. En bil kan t.ex. ha ett registreringsnummer, en modell, ett tillverkninsgår, och en färg. En person kan ha ett namn, en ålder, en lön, en hårfärg. Attribut används alltså för att beskriva objekt. Vilka attribut man skall inkludera i en modell är sällan självklart och man måste bestämma sig för vilka som är intressanta och viktiga i en viss situation. name age salary hair colour

49 Entities Entities group together similar objects Concrete Entity
People Buildings Cars Abstract Entity Symphonies Numbers Currencies Det sista grundbegreppet i konceptuell modellering är Klasser. En klass grupperar samman ett antal objekt som liknar varandra. Vi kan t.ex. samla ihop bilar och skapa en klass för dem som vi kallar för BIL. Eller vi kan samla ihop personer och bilda en klass som kan heta PERSON. Klasserna hjälper oss att strukturera upp beskrivningen av en verksamhet så att man får en bättre överblick. Man kan inte göra beskrivningen på en så låg nivå att man ser varje enskilt objekt i modellen utan man måste upp på en högre, mer abstrakt nivå. Och då behöver man använda klasser.

50 Example Conceptual Model
married to PERSON CAR name age salary hair colour reg.no. model year colour owns Vi har nu kommit så långt att vi kan rita upp en första enkel konceptuell modell. Ofta uttrycker man konceptuella modeller som grafer. Man ritar t.ex. en rektangel för varje klass, man skriver upp attributen inuti rektangeln och man ritar pilar mellan rektanglarna för relationerna. Om vi fortsätter på det exempel vi haft tidigare så handlade ju det om personer och bilar. Så det verkar naturligt att införa två klasser, två rektanglar, en för PERSON och en för BIL. Vi skriver sedan upp attributen för PERSON inuti rektangeln, och på samma sätt för BIL-klassen. Sedan är det dags att rita ut relationerna som pilar. En person kan äga en bil. En person kan vara gift med en annan person. Det kan här vara på sin plats att reflektera något över den här modellen. Är det en bra modell? Har man nytta av den? Ja, en styrka med modellen är att den snabbt ger en överblick över verksamheten - man ser att det centrala är personer och bilar och inget annat. Man ser också direkt hur personerna och bilarna är relaterade till varandra och vilka egenskaper de har. Det här ser man betydligt enklare än om man haft en lång text i naturligt språk som beskrivit samma sak. Att modellen är gratisk och tvådimensionell gör att den också fungerar bra som ett hjälpmedel för kommunikation, det är lätt för andra personer att förstå modellen, att kritisera den och det är lätt att föreslå ändringar genom att rita direkt i modellen.

51 Objekt i Entiteter PERSON CAR owns married to owns
reg. no.: ABC123 model: Ford T year: 1922 colour: black name: Anna van Hee age: 62 salary: 3400 hair colour: white owns name: Luc Rolland age: 33 salary: 2700 hair colour: brown reg. no.: DEF456 model: Renault D year: 1928 colour: green married to En konceptuell modell brukar vara på typnivån, d.v.s. Man ritar upp de klasser som finns i en verksamhet. Men ibland kan det vara bra att gå ned på instansnivån, d.v.s. Man ritar upp också de enskilda objekt som ingår i de olika klasserna - dessa objekt kallas för instanser av klasserna. Detta illustreras i den här bilden där vi har två klasser PERSON och CAR. I PERSON har vi tre objekt, tre instanser, två av de instanserna är relaterade till varandra via relationen married-to. I CAR finns det också tre instanser, och det finns relationer mellan instanserna i PERSON och de i CAR, som uttrycker att vissa personer äger vissa bilar. Vidare så beskrivs instanserna av attribut. Den här bilden sammanfattar samtliga grundbegrepp i konceptuell modellering. Det finns här sex stycken objekt, olika personer och bilar. Dessa är förbundna med varandra via relationer. De olika objekten beskrivs m.h.a. Attribut. Och objekten har grupperats samman i två klasser. reg. no.: GHI789 model: Ford T year: 1922 colour: black name: Gregor van Hee age: 61 salary: 2700 hair colour: white owns

52 Example Model Borrowers may borrow books at a library. Each book has a title, one or several authors, and an ISBN number. When a borrower borrows a copy of a book, the date of the loan has to be registered as well as the date when the copy is to be returned. If the borrower returns the copy too late or if it is damaged, she has to pay a fee. If a borrower wants a book which is not available (i.e. it is borrowed by another person), she may make a reservation for the book. Det första steget nu är att identifiera vilka typer av objekt som finns, d.v.s. Vilka klasser som behövs. För att komma igång med detta kan man utgå från texten och se vilka substantiv som finns där, och välja ut de viktigaste av dessa substantiv som får bli klasser. Borrower är ett substantiv och det verkar viktigt i den här verksamheten så det stryker vi under. Böcker är förstås centrala, så vi stryker under Books. Kopior av böcker är också viktiga, d.v.s. Fysiska exemplar av böckerna. Lån är förstås också centrala i verksamheten. Så då har vi identifierat fyra viktiga substantiv och vi gör dem till klasser. Nu kan man ställa sig en fråga. Det finns ju många andra substantiv också i texten, varför får inte de bli klasser? Varfår får t.ex. inte författare bli en egen klass? Ja, det är faktiskt inte orimligt att författare skulle bli en egen klass. Anledningen till att vi inte gör författare till en klass är att författare inte har några egna intressanta egenskaper, och författare är inte heller relaterade till flera andra objekt i domänen. Därför finns det inget behov av att göra författare till en egen klass så vi låter bli det. Man bör nämligen inte introducera fler klasser än nödvändigt. Klasserna i modellen skall hjälpa en att se vad som är centralt i verksamheten och därför bör man begränsa antalet klasser som införs.

53 Example Model - Objects
Borrowers may borrow books at a library. Each book has a title, one or several authors, and an ISBN number. When a borrower borrows a copy of a book, the date of the loan has to be registered as well as the date when the copy is to be returned. If the borrower returns the copy too late or if it is damaged, she has to pay a fee. If a borrower wants a book which is not available (i.e. it is borrowed by another person), she may make a reservation for the book. BOOK COPY BORROWER LOAN Det första steget nu är att identifiera vilka typer av objekt som finns, d.v.s. Vilka klasser som behövs. För att komma igång med detta kan man utgå från texten och se vilka substantiv som finns där, och välja ut de viktigaste av dessa substantiv som får bli klasser. Borrower är ett substantiv och det verkar viktigt i den här verksamheten så det stryker vi under. Böcker är förstås centrala, så vi stryker under Books. Kopior av böcker är också viktiga, d.v.s. Fysiska exemplar av böckerna. Lån är förstås också centrala i verksamheten. Så då har vi identifierat fyra viktiga substantiv och vi gör dem till klasser. Nu kan man ställa sig en fråga. Det finns ju många andra substantiv också i texten, varför får inte de bli klasser? Varfår får t.ex. inte författare bli en egen klass? Ja, det är faktiskt inte orimligt att författare skulle bli en egen klass. Anledningen till att vi inte gör författare till en klass är att författare inte har några egna intressanta egenskaper, och författare är inte heller relaterade till flera andra objekt i domänen. Därför finns det inget behov av att göra författare till en egen klass så vi låter bli det. Man bör nämligen inte introducera fler klasser än nödvändigt. Klasserna i modellen skall hjälpa en att se vad som är centralt i verksamheten och därför bör man begränsa antalet klasser som införs. Entities

54 Example Model - Relationships
Borrowers may borrow books at a library. Each book has a title, one or several authors, and an ISBN number. When a borrower borrows a copy of a book, the date of the loan has to be registered as well as the date when the copy is to be returned. If the borrower returns the copy too late or if it is damaged, she has to pay a fee. If a borrower wants a book which is not available (i.e. it is borrowed by another person), she may make a reservation for the book. BOOK COPY BORROWER LOAN reserves of who Vi går nu över till att identifiera vilka relationer som skall finnas i modellen. Man kan då börja att se på de verb som finns i texten och andra fraser som binder samman objekt. Att låntagare lånar böcker är ju centralt, eller mer precist är det så att en låntagare lånar ett exemplar av en bok. Vi behöver alltså binda ihop Borrower med Copy och det gör vi lämpligen via klassen Loan. För ett Lån anger vi först vem det är som lånar, och pekar ut en låntagare. Sedan anger vi vad det är som lånas och pekar ut ett exemplar av en bok. Vidare så finns det en relation mellan ett exemplar av en bok och boken, betraktad som ett abstrakt objekt. Så det ritar vi in en pil från Copy till Book. Det talas också om att en låntagare kan reservera en bok. Det leder till en relation mellan Borrower och Book. Observera att relationen skall gå till Book, inte Copy, för vad man reserverar är ju inte ett konkret specifikt exemplar. Att reservera betyder att man vill ha något exemplar av boken, men det spelar ingen roll vilket exemplar det blir. what Entities Relationships

55 Example Model - Attributes
Borrowers may borrow books at a library. Each book has a title, one or several authors, and an ISBN number. When a borrower borrows a copy of a book, the date of the loan has to be registered as well as the date when the copy is to be returned. If the borrower returns the copy too late or if it is damaged, she has to pay a fee. If a borrower wants a book which is not available (i.e. it is borrowed by another person), she may make a reservation for the book. BOOK COPY BORROWER LOAN title authors isbn name number reserves of who Till sist identifierar vi de attribut som finns. Om vi börjar med bok så omnämns följande egenskaper i texten, titel, författare och isbn nummer - så de får bli attribut i klassen Book. För låntagare så nämns inga egenskaper explicit, vi antar här för exemplets skull att namn och låntagrnummer är relevanta egenskaper. För lån så nämner texten datum då lånet, tas, datum då boken skall lämnas tillbaka. Det finns ytterligare ett datum, nämligen när boken verkligen lämnades tillbaka. Slutligen sägs det att en avgift kan bli aktuell vid sen tillbakalämning. Så då blir dessa attribut i Loan. För Copy, exemplar av bok, nämns egentligen bara att bokexemplar kan vara skadat. Vi antar också att det finns ett sereinummer för varje bokexemplar. serialno damaged loandate duedate returndate fee what classes relationships attributes

56 Exempel konceptuell modell
Gör en konceptuellt modell som beskriver den information som en gymnasielärare behöver för hålla reda sina elevernas olika proveresultat. Läraren undervisar samma elever i flera olika ämnen.

57 Resultatmodell Prov Betyg Poäng provdatum Elev namn telnr Ämne
Ämnesnamn Ämneskod termin har gör

58 F3 instuderingsfrågor Redogör för vad som menas med system
Redogör för om det finns några samband mellan de olika typerna av system som är av intresse för detta momentet? Redogör för hur man kan klassificera olika typer av informationssystem samt hur dessa typer är relaterade till varandra. Vilka komponenter ingår i en konceptuell modell? Försök att göra en konceptuell modell som beskriver den information som har med inköpsrelaterade arbetsuppgifter att göra. Du skall även förse varje entitet med några attribut.