Kommunal synpunktshantering

En presentation över ämnet: "Kommunal synpunktshantering"— Presentationens avskrift:

1 Kommunal synpunktshantering
Digital Fox AB Digital Fox AB Stampgatan 38 41101 Göteborg

2 Digital Fox AB Fokus på synpunktshantering sedan 2006! Digital Fox
Flexibilitet Tillgänglighet Kompetens Kommunfokus!

3 Referenskommuner Värmdö Mölndal Vetlanda Hultsfred Lomma Burlöv
Stenungssund Tjörn Bengtsfors Markaryd Perstorp Södertälje Skövde Sigtuna Landskrona Karlskoga Kävlinge Svedala Hjo

4 Projektplan för införande
Utredning Policy Rutiner Anpassning Installation Utbildning Registratorer Handläggare Administratörer Lansering Support Inom 24 timmar, prata alltid med rätt person!

5 Kundfördelar Kunskapsnätverk Ta del av material från andra kommuner.
Årliga användarträffar. Årlig jämförelsestatistik. Ta del av material från andra kommuner. Slipp uppfinna hjulet på nytt!

6 Varför synpunktshantering?
Kvalitetsarbete Förebygga och rätta fel. Lära av misstag. Underlag för förbättringsarbete. Synpunkter hanteras enhetligt och systematiskt. Medborgardialog Utveckla dialog med brukarna. Tydliggöra vart allmänheten vänder sig med synpunkter och klagomål. Brukare och allmänhet känner att synpunkter tas emot, åtgärdas och följs upp.

7 Vad krävs för att lyckas?
Synsätt och värderingar förankrade hos personalen. Personalen känner till rutiner och policy. Allmänheten känner till att synpunktshantering finns och vad det innebär. Synpunkter skall: Betraktas som värdefull information Vara lätta att framföra Behandlas systematiskt Analyseras löpande Redovisas löpande Behandlas systematiskt enligt policy Enligt Motala: Gemensamt förhållningssätt Angående öppenhet Ex. Markaryd: Politiker -> Lekpark

8 DF Respons™ – det anpassningsbara verktyget
Digital Fox AB Stampgatan 38 41101 Göteborg

9 Process för synpunkter generellt
Insamling & registrering Handläggning & återkoppling Statistik & beslutsstöd Publicering & redovisning

10 Exempelprocess för synpunkter medborgarperspektiv
Registrator DF Respons Handläggare Synpunktslämnare Dokumentation 7. Om önskas, synpunkter publiceras automatiskt 5. Resultat och åtgärder dokumenteras 6. Svar till synpunktslämnare 3. Mottagningsbekräftelse till synpunktslämnare 1. Synpunkt registreras, t.ex. via kommunens hemsida 2. Registrator meddelas automatiskt 4. Handläggare utses och meddelas

11 Insamling & Registrering
Alla synpunkter registeras i en gemensam databas oavsett hur de kommer in. Berörd registrator/handläggare meddelas per e-post. Ärende via någon extern kanal, t.ex. e-post/brev fax/telefon personligt samtal vem som helst! Ärendet registreras i systemet. Ärende via webben -> direkt i systemet Automatisk meddelning till berörda personer -> direkt behandling

12 Integreras med hemsidan
Insamling & Registrering Integreras med hemsidan Demonstration Visa hur det kan se ut hos kund DF Respons

13 Handläggning & återkoppling
Insamling & Registrering Handläggning Handläggning & återkoppling Automatiska svarsmallar för mottagningsbekräftelse och svar. Automatiska påminnelser när ett ärende drar ut på tiden. Kategorisering. Handläggning Klassificering Återkoppling Rättigheter & Sekretess Avslut

14 Statistik & Beslutstöd
Insamling & Registrering Handläggning Statistik & Beslutsstöd Statistik & Beslutstöd Analysverktyg Rapporter Medborgare Politiker Automatisk publicering Synpunkt & svar Postlista Efter en viss tidsperiod eller löpande kan detaljerad statistik och rapport tas fram ur systemet. Informationen kan användas till olika aktiviteter som utveckling, publicering och beslutsstöd. Statistik & rapporter Formuläret styr statistiken Gör analys möjlig Kan användas för uppföljning Ger beslutsstöd

15 Statistik & beslutsstöd
Insamling & Registrering Handläggning Statistik & Beslutsstöd Statistik & beslutsstöd Demonstration

16 Fördelning mellan förvaltningarna
Insamling & Registrering Handläggning Statistik & Beslutsstöd Fördelning mellan förvaltningarna Demonstration

17 Publicering & redovisning
Insamling Handläggning Statistik Publicering Publicering & redovisning Återkoppling till medborgarna. Även anonyma synpunktslämnare kan få ett svar. Automatisk publicering på kommunens hemsida. Automatiskt när ärendet avslutas. Eller när handläggaren väljer. Demonstration

18 Vad tycker våra kunder? Annica Carter, Hjo Kommun ”Det bästa med Digital Fox är att de är anspråkslösa. Det gör det tillåtet att vara som man är i kontakten med dem. Det är skönt att ha kontakt med folk som inte utgör sig för att sitta inne med alla svaren men som ändå kan hjälpa en att hitta svaren på alla ens frågor! När vi valde system var våra alternativ att antingen använda vårt diarium eller att köpa in ett system som var specifikt anpassat för synpunktshantering. Diariet gick inte att använda på ett funktionellt sätt för detta ändamål så det alternativet uteslöts. Vid en jämförelse med övriga leverantörer visade sig DF vara både billigast och mest lämpat för våra behov.”

19 Vad tycker våra kunder? Brittmarie Ahlm, Karlskoga kommun "Anledningen till att vi valde DF Respons var användarvänligheten för sällananvändarna. Att det håller ser vi nu i efterhand. Långt ifrån alla användare har gått utbildningen, men de klarar av att svara på synpunkter i systemet ändå."

20 Vad tycker våra kunder? Marie Göransson, Kävlinge kommun "Digital Fox har ett professionellt bemötande där de tar sig tid till att lyssna av och komma med synpunkter/förslag. Återkopplingen mellan fråga till svar har hela tiden varit mycket snabb vilket vi har uppskattat. De två främsta faktorerna till att vi valde just DF Respons var främst att systemet var användarvänligt samt att priset var bra."

21 Vad tycker våra kunder? Ola Eknor, Markaryds kommun "Vi är mycket nöjda med samarbetet vi haft med Digital Fox. Programmet fungerar över förväntan och det har hela tiden blivit bättre och bättre. Bemötandet och servicen som vi fått från Digital Fox har också vida överträffat våra förväntningar."

22 Vad tycker våra kunder? Göran Pettersson, Tjörns kommun "Tjörns kommun köpte från början in systemet DF Respons för att hantera kommunens synpunkter och klagomål. Efter att vi börjat arbeta i systemet insåg vi potentialen att kunna bygga ytterligare modeller för andra tillämpningar. DF Respons visade sig vara ett mycket kraftfullt verktyg för detta ändamål. Vi har idag utvecklat en väl fungerande ärendehantering för: avvikande händelser, barnolycksfall och VA-info. Vid skrivandets stund arbetar vi med att utveckla ytterligare modeller. En viktig förutsättning för att lyckas utveckla nya modeller är god lyhördhet från leverantören. Denna finns verkligen! Tack vare Digital Fox flexibilitet har vi fått våra krav väl uppfyllda och där med lyckats komma vidare i vårt utvecklingsarbete.”

23 Digital Fox AB Kontakta oss för mer information: Linus Grinsvall
Andreas Ernstad